履歴書をメールで送る方法｜添付やパスワードの設定まで解説【例文あり】

最近、メールで履歴書を送付するよう指示する企業が増えています。しかし、履歴書のファイル形式や写真の要不要、スマートフォンから送信してよいのかなど、就活生が疑問に思うポイントも多いです。

そこで本記事では、履歴書をメールで送る際の基本的なマナーや、PDFファイルへの変更方法、パスワードの設定方法などを詳しく解説します。さらに、スマートフォンでの送信方法や写真の添付方法についても紹介しますので、ぜひ活用してみてください。

履歴書をメールで送るときの基本的なマナー

就職活動で履歴書をメールで送る際には、社会人としての基本的なマナーを守ることが重要です。採用担当者は、メールのやりとりを介して、ビジネスマナーを心得ているかをチェックしている場合もあるため、より丁寧に対応する必要があります。

企業から指定の送付方法を確認する

履歴書を送る前に、企業が指定している送付方法を必ず確認しましょう。企業によっては、特定のフォーマットやファイル形式（PDF、Wordなど）の指定があったり、添付ファイルのサイズ制限がある場合もあります。これは、企業によって様々ですので、企業からの指示をしっかりと確認し、それに従うことが大切です。

できるだけ早く送信する

企業に履歴書を提出する際には、できるだけ早く送信することが求められます。特に、応募締め切りがある場合は、猶予を持って送信するのがマナーです。

また、メールを送るタイミングを企業の営業時間に合わせることも大切です。営業時間外に送られたメールは、担当者が翌営業日以降に確認するため、重要なメールが他のメールに埋もれてしまうリスクがあります。メールを作成する時間が営業時間外になる場合は、送信予約機能を活用し、適切な時間に送信されるよう設定すると良いでしょう。

件名と本文は簡潔に書く

メールの件名や本文は、簡潔かつわかりやすく作成することが大切です。件名には「履歴書送付の件」や「応募書類の送付」など、内容が一目でわかる表現を使いましょう。

本文では、履歴書を添付していることを簡潔に伝え、自分の名前や大学名、所属する学部などを明記することが重要です。また、企業名や担当者名を正しく記載し、敬意を持って丁寧な文章を心がけましょう。

必要に応じてファイルにパスワードを設定する

個人情報が含まれる履歴書を送る際には、セキュリティ対策としてファイルにパスワードを設定することが推奨されます。企業から特に指示がない場合でも、個人情報保護の観点から、履歴書やESなどの書類にパスワードを設定し、別のメールでパスワードを伝える方法がおすすめです。

履歴書を添付するメールの文章構成

①メールの件名

メールの件名は、簡潔かつ具体的に書きましょう。採用担当者がメールを開く前に、一目で内容を把握できるよう、履歴書を添付していることを明確に示すことがポイントです。

また、件名に自分の名前を記載しておくと、誰からメールが届いたのかがわかりやすくなるため、より丁寧な印象を与えます。

②宛先と挨拶文

本文の前に、応募する企業の担当者名を正しく記載し、ビジネスメールにふさわしい挨拶から始めましょう。担当者名がわからない場合は、「採用ご担当者様」と記載します。

ビジネスメールの基本マナーとして、宛名と挨拶文は必須です。これを省略すると、相手に対して丁寧さや礼儀を欠いていると感じられ、社会人としてのマナーが不足している印象を与えてしまいます。就職活動では、ビジネスマナーやコミュニケーションのスキルも評価されるため、基本的なルールをしっかり把握しておきましょう。

③本文

本文では、どのような用件でメールを送っているのかを明確に伝えます。丁寧にメールを作成するのは大事なことですが、冗長な文章にならないよう注意しましょう。

また、履歴書のデータファイルにパスワードを設定する場合は、同じメールの本文中には記載しては意味がありません。履歴書を添付するメールとは別に、パスワードに関するメールを送ることでデータを守ることができます。

④添付ファイル

添付ファイルが履歴書であることを明記し、ファイル名にも自分の名前を含めることで、担当者名がわかりやすくなります。ファイル形式が企業から指示されている場合は、それに従いましょう。また、ファイルの添付漏れを防ぐために、送信前に必ず確認しましょう。

⑤結びの言葉

メールの結びには、丁寧な言葉を使って相手に感謝の気持ちを伝えます。「ご査収のほど、よろしくお願いいたします」は、ビジネスメールで添付資料や書類を送った際に、相手にその内容を確認してもらいたい場合に、よく使われるフレーズです。

結びの言葉がないメールは、相手に対する配慮が欠けていると感じられることがあります。必ず、本文の最後には結びの言葉を一言二言加えるようにしましょう。

⑥署名

ビジネスメールでは、署名を付けることがマナーです。署名には、学校名や名前、連絡先として電話番号やメールアドレスなどの情報を記載します。

名前や連絡先が記載されていないと、誰からのメールかがわからず、相手に混乱を与える可能性があります。特に、初めてメールのやりとりを行う相手には、署名が重要です。

履歴書をメールで送る場合の例文

例文①企業から送付方法の指定がある場合

履歴書の送付方法があらかじめ指定されている場合は、必ずそれに従ってファイルやメールを作成しましょう。特にファイル名が指定と異なると、企業が応募ファイルの整理をしにくくなり、見落としやマイナスな印象のきっかけになります。

また、本文は簡潔にし、あくまでファイルを確認してもらうことが本題であることを意識しましょう。

例文②企業から送付方法の指定がない場合

企業から履歴書の送付方法が指定されていない場合も、ファイル名はシンプルなものにするべきです。日付・名前と「履歴書」の表記があれば何のファイルであるかは伝わるので、それ以上の情報は必要ありません。

また、ファイル形式としてはPDF形式が無難です。基本的にフォーマットが崩れることがなく、履歴書の内容が正しく伝わります。

例文③パスワードを設定する場合

履歴書のファイルにパスワードを設定する場合、そのパスワードを記載したメールは別途送るようにしましょう。同一にメールにパスワードを記載しても、セキュリティ的な効果はあまり期待できません。

また、パスワードを別途送るということは必ず本文中に書くようにしましょう。パスワードは基本的に無作為な文字列であるため、何の報せもなく送られてきても迷惑メールだと思われてしまう可能性が高いです。

メールでの履歴書の送り方

履歴書データはPDFファイルに変換する

企業から特にファイルの形式について指定がない場合は、履歴書をPDFファイルに変換してからメールに添付しましょう。PDF形式にすることで、他の形式に比べてファイルが開きやすく、レイアウトが崩れにくくなります。

一方で、WordやExcel形式だと、企業側が開けない場合や、編集されてしまうリスクもあります。PDFにすることで、フォーマットの安定性とセキュリティが確保でき、より信頼性の高い書類として提出することができます。

ファイル名は「日付・履歴書・名前」と付ける

履歴書のファイル名は、誰の履歴書かすぐわかるように「日付・履歴書・名前」のようなシンプルな形が好まれます。企業側が多数の応募書類を管理しやすくなるためです。

なお、日付は提出する日のもので問題ありません。その際は、ファイル名だけでなく書類の日付もそれに合わせて変更するようにしましょう。

パスワードを設定する場合はパスワード通知メールも送る

履歴書に記載する個人情報を保護するために、パスワードを設定する場合があります。このとき、パスワードは別メールで通知することが大切です。本文に、パスワード通知メールである旨を簡潔に書きましょう。

パスワード付きで履歴書を送信することで、個人情報保護の意識が高いことをアピールでき、信頼性を高めます。

履歴書のデータをPDF化する方法

履歴書をPDF形式に変換する方法は、使用しているソフトウェアやデバイスによって異なります。今回は、wordやexcelで作成した場合の例として手順を解説します。

まずは作成した履歴書を開き、「ファイル」から「名前を付けて保存」を選択します。そして保存するファイル形式として「pdf」を選んでから保存することで、PDF形式の履歴書を作成することができます。

履歴書ファイルにパスワードを設定する方法

履歴書ファイルにパスワードを設定する場合も、使用するソフトウェアやツールによって異なります。上記のPDF形式への変換と同様、Officeソフトを使用した場合のパスワードの設定方法について解説します。

途中まで履歴書をPDF化する流れと同じですが、「pdf」を選択した後に「オプション」を開き、「ドキュメントをパスワードで暗号化する」を選択する必要があります。その後、好きなパスワードを設定して保存することで、パスワード付きのファイルを作成できます。

ただし、設定したパスワードを忘れてしまうと開けなくなってしまうため、自分用のメモをしておくと良いでしょう。

履歴書はスマートフォンから送ってもいい？

スマートフォンから履歴書を送信することは可能である

スマートフォンからでも履歴書をメールで送信することはできます。履歴書をメールで送るよう指示された場合に、パソコンを持っていなかったり、パソコンが使えない状態である場合は、スマートフォンから送信しても問題ありません。

多くのメールアプリやファイル管理アプリは、スマートフォンからファイルを添付し、メールを送信する機能を備えています。とはいえ、スマートフォンの操作はパソコンに比べて画面が小さく、入力やファイル管理がしづらいことがあるため、操作ミスを防ぐために慎重に行うことが重要です。

スマートフォンからもPDFファイルで送信する

履歴書をスマートフォンから送信する場合も、PDF形式でファイルを保存し、添付するのが最適です。PDFはフォーマットが安定しており、履歴書がきちんと表示されるため、受け取る側にとっても扱いやすい形式です。

スマートフォンのアプリには、PDFファイルを作成したり、変換したりする機能も備わっているため、これらを活用して履歴書をPDFで送付しましょう。

本文の改行に注意する

スマートフォンでメールを作成する際は、本文の行やレイアウトに注意が必要です。スマートフォンの小さな画面では、改行位置やレイアウトがパソコンとは異なることがあります。

送信前にメールの内容がきちんと整っているか確認し、必要であれば再編集してから送信しましょう。また、改行が多すぎたり不自然な位置にあると、メールが読みづらくなるため、適切な位置での改行を心がけましょう。

署名までしっかり作成する

スマートフォンからメールを作成する場合も、忘れずに署名を設定するようにしましょう。スマートフォンのメールアプリでも署名を設定する機能があります。署名がないと、ビジネスメールとしては不完全ですので、設定を確認し必ず署名を入れるようにしましょう。

履歴書をメールで送るときも写真は必要？

指定がない限り写真を付けた履歴書を作成する

企業から特別な指示がない限り、履歴書には写真を付けるのが一般的です。メールで履歴書を送信する場合でも、写真を忘れずに添付しましょう。

写真は、採用担当者が応募者の第一印象を判断する材料の一つです。スーツを着用し、明るく清潔感のある写真を選びましょう。

パソコンやスマートフォンで写真を加工しない

履歴書に使用する写真は、できるだけ自然な状態で使うようにしましょう。パソコンやスマートフォンのアプリで過度に写真を加工すると、不自然な印象を与える可能性があります。色合いや顔の形を大きく変える加工はせず、就活用に準備した写真をそのまま使用するようにしましょう。

適切なサイズに写真を調整する

履歴書に添付する写真は、適切なサイズに調整する必要があります。一般的な履歴書用の写真サイズは縦4cm×横3cmです。

電子版の履歴書を作成する場合も、このサイズに合わせてデジタル写真を調整しましょう。また、ファイルサイズもあまり大きくならないように注意し、読み込みやすい形でメールに添付することが重要です。

履歴書をメールで送るマナーを意識して好印象を与えよう

履歴書をメールで送付する場合は、細かなマナーを意識することで、採用担当者に好印象を与えることができます。件名や本文は、簡潔かつ丁寧な言葉遣いを心がけ、ファイル名も相手が管理しやすい形式にしましょう。

WordやExcelなどのOfficeソフトを使用すると、PDF形式への変換やパスワード設定も簡単に行えます。メールでの送付を求められた際は、慌てずに落ち着いて一つひとつの工程を確認しながら、丁寧なやりとりが行えるよう進めていきましょう。