就活でメールを送れる時間帯は？営業時間外・土日祝日に送るときのマナー

就活メールには、送信に不適切な時間帯があります。企業の事情を考慮せずに送信すると、常識がないと判断され、選考に悪い影響を及ぼしかねません。正しいマナーを身に付け、適切な時間帯に送信するよう心がけましょう。

この記事では就活生が最適な時間帯にメールを送れるよう、身につけるべきマナーを説明します。時間帯ごとの送信可否や返信のタイミング、営業時間外にずれ込む場合の対処法などを理解できるでしょう。

メールのマナーは社会人としての責務です。正しい知識の習得に努めましょう。

就活メールには送る時間帯に最低限のマナーがある

就活メールは企業の営業時間内に送るのが原則

就活メールは、企業の営業時間内に送るのが原則です。メールを受け取る担当者にとって、営業時間外は「オフ」の時間帯です。余計な気遣いをさせたり、対応を強いることがあってはなりません。送信先企業の営業時間をあらかじめ確認しましょう。ただし、営業時間と就業時間が異なる場合は、就業時間に合わせましょう。

オフの時間帯にメールを送ると、「相手の状況を考えられない」「常識がない」など悪い印象を持たれる恐れがあります。就活で印象の悪化は致命的だと認識しましょう。

就活メールを営業時間外に送るなら配慮が必要

企業の営業時間外に就活メールを送るのは、緊急性の高い場合に留めます。良識に欠けることを自覚し、お詫びや気遣いを添える配慮が必要です。

本題に入る前に、「業務時間外に申し訳ありません」「お休み中に失礼いたします」などと書き添えると良いでしょう。短い言葉でも、印象が大きく変わります。

メールソフトの送信予約や時間指定も使うのも良い方法です。企業の営業時間に合わせてメールを送れます。

【営業時間内】担当者にメールを読まれやすい時間帯

企業の営業時間内であれば、どの時間帯にメールを送信しても問題ありません。ただし円滑に対応してもらいたいなら、「読まれやすい時間帯」を狙うと良いでしょう。

一般的には「始業直後」「昼休み」「終業1時間前」が該当します。

メールをチェックしがちな始業直後

多くの社会人は、始業直後にメールを確認します。このタイミングでメールを送れば、すぐに読まれる可能性が高いでしょう。返信が必要な内容でも、素早い反応を期待できます。

メールを送る前に、送信先企業の営業時間をいま一度確認しましょう。10時や11時始業の会社もあります。

メールを見ながら昼食をとる人もいる昼休み

昼休みもメールを送るのに適しています。午後の業務開始時にメールを確認する人が多いためです。社内で食事をする人の中には、お昼を食べながらメールを見る人もいます。

ただし、昼休みの時間を把握しにくい難点もあります。企業によって休憩の取り方はまちまちです。社員の裁量に任せる会社も少なくありません。時間帯を窺い知れない場合は、一般的な昼時である「12時〜13時」を目安にします。

メールの最終確認をする終業1時間〜30分前

終業1時間〜30分前は、メールの最終チェックを行う時間帯です。メッセージを読んでもらえる可能性が高まります。当日に伝えるべき内容は、この時間帯が最終ラインだと考えましょう。

終業前30分を超えたらメールを控えます。一日の業務を終わらせるため、慌ただしく動き回ることが多いからです。人によっては帰りの準備に移り、メールで業務に引き戻されることを嫌うかもしれません。

【営業時間外】始業前の朝のメールは何時から可能？

朝の就活メールは始業30分前以降の時間がマナー

始業前の時間帯にメールを送るなら、始業30分前以降がマナーです。始業直前に送ったメールは、始業後最初のメールチェックで確認できます。対応が必要な場合も動きやすいでしょう。始業の準備に取り掛かっている人も多く、不快感を持たれにくい時間帯でもあります。

メールを送る時間が早すぎるのも就活では非常識

始業30分前より早い時間帯のメールは不適切です。出勤を急かされているように感じ、不快に思う人もいるでしょう。起きて間もない時間帯だと、非常識だと判断されます。

大学や企業説明会などで早い時間帯にしか連絡できない場合は、「早朝に申し訳ありません」といったお詫びを添えるようにします。その時間帯に送らなければならない事情を簡潔に記せば、理解を得られるでしょう。

【営業時間外】就活でメールは夜何時まで送っていい？

就活メールは遅くとも19時までには送る

終業後にメールを送らざるを得ない場合、終業1時間後までを目安にします。18時退勤の会社なら、19時がメールを送れる限度だと考えましょう。

企業間のメールでは、終業から多少の遅れが生じることは珍しくありません。一時間以内の遅れは「やむを得ない」と判断されます。就活メールも同様です。簡潔に事情を説明し、先方の理解を得ましょう。

夜の時間帯の就活メールは遅くなるほど不適切

やむを得ず終業時間後にメールする場合は、できるだけ早く送ることを心がけます。遅くなればなるほど不適切です。

リモートワークが普及した現在、オフの時間であっても手元のデバイスに通知が届く人も少なくありません。「メールだからいつ送っても良いだろう」という考えは、通用しなくなりました。常識の欠如や、生活習慣の乱れを先方に晒す可能性もあります。就活は一つひとつの行動が選考に影響すると認識しましょう。

【営業時間外】土日祝日に就活メールを送れる時間帯は？

土日祝日もメールは可能だが日中の時間帯に限る

就活生の中には、学校生活や説明会、アルバイトなどに追われ、平日落ち着いてメールができない人もいるでしょう。きちんと事情を伝えれば、土日祝日のメールでも理解を得られます。

連絡は平日の営業時間に合わせ、早朝や深夜を避けるようにしましょう。

休日中の返信は絶対に求めない

土日祝日にメールを送る場合、急ぎの用件でもすぐの返信を求めるべきではありません。休日に担当者を仕事に戻す言葉がないよう、注意しましょう。

「ご連絡をお待ちしております」「ご返信をお願いいたします」といった文章があると、人によっては急かされているように感じるため使用を避けます。

最低限の用件だけを伝え、返信を要する内容は平日に回すと良いでしょう。

就活メールの急ぎの返信なら時間帯は気にしない？

就活メールの返信にも時間帯にマナーがある

企業からメールをもらった場合、できるだけ早く返信するのが原則です。特に返答を求められている場合、早めに対応しなければなりません。

ただし、どんなに急ぎでも企業の営業時間内に送るマナーを忘れないようにしましょう。返信メールでも、マナーは変わりません。

やむを得ず深夜になるときは丁重にお詫びを

マナー違反を自覚してでも、返信をしなければならないケースがあります。当日必要な連絡を、多忙でできなかった場合などです。この場合、深夜の連絡もやむを得ません。

深夜にメールするときには、丁重にお詫びすることが大切です。営業時間になったら、再度電話でお詫びを伝えましょう。

営業時間内なら就活メールの返信はできるだけ早く

返信では読まれやすい時間帯を意識するよりも、速度を重視します。スピードが命運を分けることがあるからです。

例えば、説明会の予約は早い者順です。返信が遅れ希望日が通らないことで、チャンスを逃すかもしれません。営業時間を超えない限り、返信はできるだけ早くするのが大切です。

営業時間外にやむなくメールを送るときに心がけること

営業時間外に送ることへお詫びの言葉を入れる

営業時間外にメールを送るときには、必ずお詫びの言葉から入ります。「業務時間外の連絡となり失礼いたします」といった文言を添えることで、相手に謝罪の気持ちと気遣いが伝わります。

お詫びの表現には時間帯に応じた工夫が必要

お詫びの言葉は時間帯によって異なります。表現を変えることで、状況に応じた気遣いが伝えられるでしょう。どの表現もしっくりこない場合は、「業務時間外の連絡となり失礼いたします」と記します。

企業はあくまでも営業時間内に対応すると認識する

営業時間外にメールを送っても、返信・対応は翌営業日になることがほとんどです。担当者は就業時間外に対応する義務がありません。

返信がなくても、複数回メールを送ったり、電話で問い合わせないよう注意しましょう。

お詫びの気持ちが伝わる営業時間外に送るメールの例文

①始業前に面接の日程調整をお願いする

まずは①で朝早く連絡することをお詫びします。②で簡単に理由を説明し、担当者の理解を得ましょう。

以降の文章で、再度時間帯に触れる必要はありません。メールの本題に集中します。

②終業後に面接のお礼を送る

面接から帰宅し、すぐにメールを送る想定です。営業時間外にずれ込むお詫びと、今すぐにお礼を伝えたい強い意思を示します。礼を欠かさぬよう注意しましょう。

③土日祝日に書類を送付する

履歴書の作成が期限間近までかかり、やむを得ず土曜日に送付する事例です。期限のある書類であれば、営業時間外でもやむを得ません。

事情を簡潔に話しお詫びすることで、理解を得られるでしょう。

社会人にメールは必須！早いうちにマナーを習得しよう

SNSやチャットなど手軽な連絡手段が増えたことで、実生活でメールを送る機会は大きく減りました。しかし、ビジネスでは現在もメールが主流です。

社会人になると、取引先や顧客と毎日何通ものメールを交わすことも珍しくはありません。書き方やマナーをしっかりと身につけ、社会に出てから円滑に対応できるよう準備しましょう。