内定先に送るメールの書き方と基本マナー

この記事のまとめ

内定後は内定先とのメールのやりとりが多い
メールは企業の営業時間内に送る
内定先からのメールへの返信は24時間以内
質問に返信をもらったらすぐお礼を伝える

内定後は会社と頻繁なメールのやりとりが生じます。今後の予定連絡や必要書類の送付など、返信で対応することもあれば、あなたから質問を送る場合もあります。メールの相手は将来上司になる可能性もある人です。マナーを遵守し、失礼のない表現を心がけなければなりません。

内定先へのメールは多岐にわたります。定型文を当てはめづらいため、難しさを感じる人もいるかもしれません。この記事では豊富な例文をもとに、状況に応じた適切なメールの書き方を説明します。

メールは内定先とあなたを繋ぐ重要な手段です。良い関係を築けるよう、適切な書き方を習得しましょう。

内定先とはどのようなメールをやり取りする？

内定先から届くメールは、入社までのスケジュールや労働条件通知書の送付、研修の指示、内定式や内定者懇談会への誘いなど多岐にわたります。書類の記入、意思の表示など明確な対応を求められることが多いため、内容に応じて適切に返信しなければなりません。決まった書き方はないものの、送信へのお礼と要件の確実な伝達が必須です。

あなたからお礼や質問をするメールを送るケースもあります。疑問は受け身では解決しないため、自分から積極的にメールする必要があります。構成や表現を工夫し、要件が確実に伝わるよう留意します。

内定先にメールで連絡する際心がけるマナー

企業の営業時間内に送信する

企業にメールを送れるのは、原則営業時間内です。やむを得ず時間外に連絡する場合は、「終業後1時間」「始業前30分」が目安です。休日に連絡するときも、失礼を詫びた上で営業日に時間を合わせましょう。就業時間を理解している内定者だからこそ、時間的な配慮を強く求められます。

頻繁なやりとりで担当者のルーティンを掴める場合は、できる限りメールを読まれやすい時間帯に送信します。例えば午前中のメールが多い人なら、朝イチが適切です。回答を要する内容は、少しの工夫で返信が円滑になります。

返信は原則24時間以内に行う

内定先からもらったメールには、できるだけ早く返信します。遅くとも24時間以内には、何らかのメールを返さなければなりません。

内定後は「学生の基準」ではなく「会社の基準」での行動を求められる可能性があります。取引先からのメールに数時間以内に返信する会社なら、あなたにも数時間以内の返信を期待するかもしれません。できるだけ早い返信を心がけるのが賢明です。

書類の作成などすぐに対応できない内容の場合、遅くなることをメールで伝えます。連絡を入れておけば、担当者が気を揉むことはありません。いつまでに返信するか、見通しが示せればなお良いでしょう。

内定後も礼儀と適度な距離感を保つ

内定後は会社の一員のように扱われることが増えます。だからこそ、礼儀と適度な距離感を保つ意識が必要です。入社までは外部の人間です。会社にも担当者にも敬意を払わなければなりません。

たとえばメールで内定先を表現する言葉は「貴社」が正解です。担当者は「〇〇様」と呼ばなければなりません。誤って社員同様の表現（「当社」「〇〇さん」）をすると、著しく礼を欠きます。入社後の評価や人間関係にも影響するため、十分な注意が必要です。

すぐに回答が必要な質問や急な要件はメールしない

すぐに回答が必要な質問や、急ぎの要件にメールは使用しません。メールは読むまでに時間がかかります。電話での連絡が確実です。

たとえば急な発病で研修を欠席する場合、連絡手段は電話に限ります。メールでは開始に間に合わない可能性があります。意向が伝わらず無断欠席と受け取られた場合、信用を失うことにもなりかねません。

適切な連絡手段を常に意識し、正しく見極めるよう心がけましょう。

内定先から質問への返信が来たらお礼をメールする

内定先に質問を送ると、通常は翌営業日までに回答を得られるでしょう。回答をもらったら、できる限り速やかにお礼を伝えます。

担当者は忙しい時間を縫って返信しています。回答の「もらいっぱなし」は厳禁です。最低限の礼儀だと考えましょう。

内定先に送るメールの基本的な書き方

宛名は部署名まで正確に

宛名はできる限り正確に書きます。届いたメールの署名を見れば、担当者の所属部署も分かるでしょう。会社名だけでなく、部・課・係まで略さずに書くのがマナーです。

内定後は新卒採用担当者だけでなく、人事部の別部門担当者や、配属予定部署からの連絡もあります。宛先には細心の注意が必要です。「どの部署の」「誰と」「どのようなやりとりをしたか」を正確に把握するよう努めます。

入社前の挨拶は「お世話になっております」

本文は「お世話になっております」から書き始めます。入社までは「社内の人間」ではありません。従業員同士が使用する「お疲れ様です」は不適切です。一定の距離を保つ表現を心がけます。

同じ日にメールのやり取りを繰り返す場合は、「お世話になっております」を重ねて使用する必要はありません。「たびたび失礼いたします」「ご連絡ありがとうございます」など表現を変えましょう。

本文は要件を絞り簡潔に伝える工夫を

伝える要件は「内定式参加のお礼」「契約書類の質問」「企業からの質問事項への回答」など一つに絞ります。他の内容を含めたり、長々と説明を加えると、結論を簡潔に伝えられません。特に自分から質問を送る場合は注意が必要です。聞きたい内容が明確に伝わるよう、簡潔な文章を心がけます。

締めの言葉は内容に対して適切に判断する

締めの言葉はメールの内容に応じて適切に判断します。お礼が主題のメールなら「今後ともよろしくお願いいたします」、内定式や内定者懇親会への参加表明なら「皆様にお会いできるのを楽しみにしております」で終わっても良いかもしれません。

大切なのは、メールにおける自身の立場を意識することです。取るべき態度が分かれば、適切な言葉を探すのは難しくありません。

内定後のメールにも署名は必要

内定後のメールにも署名は必要です。氏名や大学名はもちろん、携帯電話番号、メールアドレス、住所を明記します。

職員間でメールをするなら署名は不要です。しかし入社までは「外部の人間」であることを忘れないでください。ビジネスマナーに則り、礼節を欠かさないよう注意しましょう。

内定先からのメールに返信する際気をつけるポイント

件名は「Re：」のまま送信する

内定先からのメールに返信する場合、件名は「Re：」のままにします。元の件名を残すことで、「どのメールへの返信か」がすぐに分かります。

毎日多数のメールを処理する企業にとって、識別のしやすさは重要なポイントです。件名で内容を予測できれば、メールの重要度や優先度をすぐに判断できます。作業効率が上がり、内容が伝わりやすくなるでしょう。

もらったメールを全文引用する

返信ではもらったメールを全文引用します。受信したメールの返信ボタンを押せば、引用文が下部に残ります。あえて消すことをせず、そのままメールを作成しましょう。引用があれば、過去の送信内容と返信を比較できます。送信メールを探す必要がないため、業務効率の向上に繋がります。

なお返信ボタンを押しても引用されない場合は、メールの設定を変更します。各ソフトの設定項目を確認してください。

連絡へのお礼を忘れずに書く

伝達すべき事柄に意識が向きすぎると、ついお礼を忘れがちです。メールは連絡へのお礼から書く意識を持ちましょう。「このたびはお忙しいところ、〜のご連絡をありがとうございました」「〜をご送付いただき、感謝申し上げます」など、適切なお礼を挨拶の後に記述します。

内定先からのメールに返信する例文【内定通知時】

最終選考を終えると、企業から内定通知が届きます。承諾の場合、メインで使うのは電話です。メールは電話後のお礼や、担当者不在時の連絡に使用します。保留・辞退はメールが便利です。気持ちを整理し、礼節をわきまえた表現ができます。

状況に応じた書き方を身につけ、先方に失礼がないよう留意しましょう。

内定を承諾する

担当者に電話がつながらないときにはメールを併用すると便利です。メールで内定承諾の意思を伝え、後日改めて電話します。

書き方のポイントは、「内定へのお礼」と「内定承諾の意思」をはっきりと示すことです。まずはお礼から入り、段落を分けて意思を伝えましょう。

後ほど電話する意向も忘れずに記述します。「メールは取り急ぎの連絡」だと分かれば、丁寧な印象を与えられるでしょう。

内定を保留する

内定を保留する場合は、言葉を工夫しながら失礼のないよう留意します。ポイントは、一方的なお願いをする立場をわきまえることです。どのような表現であれば納得してもらえるか、考えながら記述します。「キャリアパスを見極める」など意思決定に関わる理由なら、角が立ちにくいでしょう。

保留期限を明示することも忘れないでください。期限を書かないと、担当者が見通しを立てられません。

内定を辞退する

内定辞退は基本的に良い印象を残せるものではありませんが、先方に不快感を与えないためには「意思をはっきりと伝えること」と「お詫びとお礼の気持ちを丁寧に伝える姿勢」が必要です。内定への感謝や、辞退を残念に思う気持ちが伝われば、担当者も悪く思うことはないはずです。

注意したいのは、上から見下す態度をとらないことです。「貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」といった締め方は、人によっては威圧的に感じます。定型文にこだわらず、気持ちをまっすぐに書いた方が良いでしょう。

内定先からのメールに返信する例文【内定承諾後】

内定式や内定者懇親会への出欠を伝える

内定式や内定者懇親会の前には、実施要項がメールで届きます。出席が望ましいものの、予定が合わない場合は丁寧に欠席の意向を伝えましょう。

出席の意思を示す

メールは短くて構いません。大切なのは出欠を明確に伝えることです。まずは出席の意思を端的に示し、続けて伝達事項を承知した旨記述しましょう。締めの言葉では、当日への期待感を表すのが適切です。

欠席の意向を伝える

欠席の場合は、「欠席の意向表明」→「今後の対応方法の相談」→「締めの挨拶」の順に書きます。内定式では雇用契約の締結や必要書類の記入・提出が行われることが多いため、担当者への相談が必須です。忘れずに記述しましょう。

内定先からメールされた今後の予定に返信する

内定後はスケジュールがメールで送られてくることもあります。返信では「スケジュールを把握したこと」と「送信のお礼」を伝えます。簡潔な文章で構いません。

参加困難な予定があれば、返信時に相談しましょう。早めに連絡することで、日程調整、代替手段の検討などをお願いしやすくなります。

内定先への提出物案内メールに返信する

雇用契約には多数の書類が必要です。多くの場合、書類はメールを介して送られます。返信では「必要書類を理解したこと」「確実に送付する意思」を伝えましょう。

役所での書類入手、保証人の捺印などで時間がかかる場合は、その旨報告します。時間がかかることが伝われば、担当者が気を揉むことはありません。

内定先に自分からメールする際気をつけるポイント

ひと目で要件が分かる件名をつける

内定先に自分からメールを送る場合は、ひと目で要件が分かる件名を心がけます。担当者はメーラーに表示される件名と差出人を見て、重要度や優先度を判断します。円滑な対応を求めるなら、件名の工夫は必須です。

たとえば雇用契約に対する質問なら「フレックスタイムについてのご質問＜大学名（氏名フルネーム）＞」「資格手当についてのご質問＜大学名（氏名フルネーム）＞など具体的な質問内容が分かる件名にします。「ご質問」と明記することで、回答を求めていることも伝わるでしょう。優先度を上げて対応してもらえるかもしれません。

なお、件名に大学名と氏名を含めるのも忘れないでください。知らない差出人の場合、迷惑メールや営業メールを疑われることがあります。