【テンプレあり】就活メールの署名の書き方｜設定方法と添付忘れの対処法

就活メールでは、ビジネスシーンと同様に署名を記載する必要があります。そもそも署名とは、名前や所属先などが記載されている差出人の情報です。署名があることで、送り先がはっきりとわかるため、企業とのメールのやり取りがスムーズになります。

本記事では、就活メールの署名に関するマナーについて解説します。署名に必要な項目や作成のポイントなどをテンプレートとあわせて紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

就活のメールで署名が必要な理由とは？

企業とのメールをやりとりする際は、全体の最後に署名を付けて送信することが望ましいです。メールの署名は、自分の情報を記載するものであるため、名刺代わりになります。

メールは、顔が見えないやりとりであるため、細かい部分まで丁寧に作成することで相手に対する礼儀やマナーをアピールできます。

ビジネスメールにおけるマナーの一貫だから

ビジネスシーンにおけるメールでは、署名を付けたうえで送信することが一般的なマナーです。なぜなら、署名が付いていないメールは、身元が不明確で相手に不信感を与える恐れがあるからです。

就活のメールでは、署名を含むビジネスマナーを守ることが、第一印象や採用の結果に直結する重要な要素になります。正式な署名を含むメールを送ることで、相手に対する丁寧さや信頼性をアピールできます。

企業に連絡先を認識してもらうため

就活メールで署名が必要な理由は、企業に自分の連絡先を明確に伝えるためです。メールに署名があることで、企業の担当者が簡単に連絡先を確認でき、円滑なコミュニケーションが可能となります。

特に、面接や選考の段階においては、迅速かつ正確に対応することが求められるため、署名には必ず氏名や連絡先を含めましょう。

大量のメールに埋もれないようにするため

自分のメールが埋もれないようにするためにも署名が必要です。企業は、数多くの応募者とメールのやりとりをしています。署名を付けずにメールを送った場合、送信元が一目で分からず見落としてしまうかもしれません。

署名には、簡単な自分のプロフィールを示すことになります。そのため、署名があることで大量の応募者からのメールがあった場合でも、自分のメッセージを印象付けることができます。結果として、企業側の負担を軽減できることにも効果があります。

就活メールの署名に必要な項目は？

署名の必須項目1：氏名・ふりがな

就活メールの署名に必要となる項目の一つ目は、自分の名前とふりがなです。ここでは、フルネームで記載するのが丁寧です。

例えば、以下のように記載します。

このように、漢字でのフルネームの後に、ひらがなまたはローマ字でふりがなを付けます。ほかにも、カタカナでふりがなを記載するのも問題ありません。

例文のように、「山﨑」を「やまさき」と読む場合もあれば、「やまざき」と読む場合もあります。相手のことを考えると、正確に氏名の読み方が把握できるほうがよいため、フルネームでふりがなを付けましょう。

署名の必須項目2：大学名・学部

氏名の次の段落には、自分が所属する大学名や学部を記載します。氏名だけを記載している場合、もしかすると同姓同名の学生がエントリーしているかもしれません。そのため、個人を特定するために所属先は必須です。

学生によっては、ゼミや研究室など所属先が複数あることでしょう。就活のメールでは、大学名や学部、学科名があれば十分です。

署名の必須項目3：連絡先（電話番号、メールアドレス）

就活メールの署名では、氏名や所属先と一緒に連絡先が必要です。基本的には、電話番号とメールアドレスのみで大丈夫です。企業と郵送のやりとりがある場合は住所を記載しておくと親切ですが、必ず記載しなければならないというわけではありません。

電話番号やメールアドレスは、企業と連絡が取れる連絡先を記載しましょう。就活でメールを利用する場合は、就活用のメールアドレスをつくることをおすすめします。

そうすることによって、個人のメールや迷惑メールと区別化でき、見逃すリスクを防ぐことができます。また、応募企業ごとのメールを分類しやすくなるでしょう。

署名の必須項目4：罫線

就活のメールの署名には、ここまで紹介したように氏名や所属先、連絡先を記載しておけば問題ありません。これらの情報をわかりやすく提示するためには、罫線が必要です。

罫線とは、文章の行間を区切る線のことです。メールでは、本文と署名を区切るために用います。罫線を付けることで、視覚的にわかりやすいメールが作成できます。ただし、見栄えのために飾りつけるのではなく、相手が見やすいような罫線を選びましょう。

【テンプレート】就活に役立つ！メールの署名3選

就活で活用するメールの署名では、主にふりがなが平仮名の場合とローマ字の場合、そして住所を記載する3つのパターンが用いられています。

このシンプルな3つのパターンを押さえていれば、氏名や所属先、連絡先を変えるだけですぐに就活用のメールとして活用できます。

テンプレート1：ふりがなが平仮名の場合

署名の氏名部分は、漢字でフルネームを記載した横に、ふりがなを記載します。漢字だけだと読み方が難しい場合もありますので、このように表記すると相手方に丁寧なメールが作成できます。

テンプレート2：ふりがながローマ字の場合

ふりがなをローマ字で記載する場合は、英語と同じくファーストネームから書きます。この場合、「携帯番号」や「メールアドレス」も「TEL」や「MAIL」というように英語で表記すると、見た目的にもまとまりのある署名になります。

テンプレート3：住所も記載する場合

住所を署名に記載する場合は、氏名と所属先の下に書きましょう。郵便番号と住所を横一列で記載すると、長くなってしまう場合があります。様々なデバイスで見たときにできるだけスッキリと表示されるよう、郵便番号で段落を付けるとよいでしょう。

就活メールの署名を作成する際のポイント

①本文と署名の間に罫線で区切りを付ける

就活メールを作成する際は、本文と署名の間に罫線を付けて区切るようにしましょう。罫線で区切ることで、メールの流れが整理され、内容が見やすくなります。

本文の最後の段落の後に1行開け、罫線を挿入します。読み手にとっても視覚的に受け入れやすく、重要な情報が見逃されることを防ぐ効果があります。

②パソコンのメールアドレスを使用する

就活に適しているメールアドレスは、パソコンで使用するメールアドレスです。その中でも、GmailやOutlookのようなフリーのWebメールアドレスがおすすめです。キャリアメールではデータ容量に限界があり、企業によっては就活に使用するのは非常識だと捉えられる場合もあります。

また、大学から支給されているメールアドレスは、卒業したら使用できない場合がほとんどで、保存ができません。そのため、企業とのやりとりに適しているGmailやOutlookなどのフリーWebメールアドレスを使用するようにしましょう。

③テストメールを作成し内容を確認する

企業にメールを送る前に、必ずテストメールで内容を確認しましょう。自分宛にテストメールを作成し、署名の表示に問題はないかをチェックします。

メールを受信者の視点で読み返し、伝えたい内容が明確でわかりやすいかどうかを見ることが大事です。もしも、誤字脱字があり、段落が適切に分かれていない場合、情報を正確に伝えることができません。場合によっては、不利な第一印象を与えてしまう恐れもあります。

テストメールを通じて事前に内容を確認することで、送信前に問題を発見して修正することができます。

④自動入力を設定する

就活メールで効率的かつ正確な署名を作成するためには、自動入力を設定しておくことをおすすめします。自動入力を設定しておくことで、毎回同じフォーマットで正確な署名を挿入できます。

また、毎回同じ情報を入力する手間が省けるというメリットも生じます。さらに、手動で入力する際に発生しやすい誤字脱字の防止にも役立ちます。あらかじめ設定した署名が正確に挿入されることで、専念してメールの本文の内容に集中できるでしょう。

⑤情報を変更したら署名も更新する

署名に使用している連絡先などの自分の情報に変更があった場合は、メールに添付する署名の内容を変更するのを忘れないようにしましょう。メールを送付する際は、情報が正確に反映されていることが重要です。

署名に古い情報が含まれていると、配慮が不十分であると受け取られるだけでなく、誤解や混乱を招いてしまうかもしれません。そのため、特に連絡先や重要な連絡情報が変更された場合は、早急に更新する必要があります。

就活メールの署名を作成する際の注意点

①間違った連絡先を記載しない

署名を作成する際は、自分の名前や所属先、連絡先を正しく記載しましょう。そもそも、間違った情報を記載してしまうと、企業はあなたに連絡ができなくなります。連絡が途絶えたり、信頼を失うなど、せっかくのチャンスを逃してしまう恐れがあります。

署名を入力したら、声に出して読んだり、指差し確認をしたりと、誤字脱字はないか今一度確認しておきましょう。

②不要な情報を記載しない

就活メールの署名を作成する際には、必要最小限の情報のみを記載し、内容をシンプルにまとめることが重要です。基本的には、先述した通りの氏名や所属先、連絡先のみで問題ありません。

個人情報を多く提示することは、プライバシーやセキュリティ上の問題が生じる恐れがあります。郵送のやりとりがない限りは、住所は必ずしも記載する必要はありません。不要な情報を省くことで、メール全体がスッキリとした印象になり、伝えたいメッセージがより強調されます。

③派手な罫線を使用しない

署名には罫線が必要だと前述しましたが、どのようなデザインでも良いというわけではありません。就活メールの署名では、細やかな模様や複雑なデザインが入った派手な装飾は避けましょう。

また、罫線に色を付けるのも就活の署名としては不適切です。ビジネスシーンでは、情報を明確に伝えることが優先されるため、シンプルなデザインの罫線を選びましょう。

④画像で作成しない

就活メールの署名は、画像ではなく、テキストで作成しましょう。テキストベースの署名は、ほとんどのデバイスで正しく表示されます。一方、画像は受信者の環境や設定によっては読み込みに時間がかかり、正しく表示されないことがあります。

また、画像がブロックされる場合もあり、就活には適していません。毎回手動で入力するのが面倒だという場合は、自動入力を設定しておきましょう。

【例文あり】就活メールに署名を忘れた時の対処法

①署名を付けたメールを再送信する

署名を付け忘れたときは、署名を付け忘れた旨を記載したうえで再度送信しましょう。気付いた際にすぐに対処することで、その後のやりとりも問題なく行えます。

また、ミスへの対処が素早く行えるという好印象を与えることもできます。メールを再送信する際は、以下のように署名を付け忘れたことを謝罪する文を添えるようにしましょう。

②次回の返信メールで署名を付ける

メールを送ってからしばらく経って署名を付け忘れたことに気付くこともあるでしょう。その場合は、次回メールを送る際に署名を忘れずに付けます。その際、前回署名を付け忘れていたことを謝罪する一言を添えると好印象に繋がります。冒頭で謝罪を述べたあと、本文に入りましょう。

就活メールの署名｜自動入力の設定方法

就活メールに署名を付け忘れないようにするためには、自動入力を設定しておくと安心です。

自動入力の設定方法は、使用しているメールソフトによって異なります。あらかじめ、就活用に署名を設定しておくことをおすすめします。

①Outlookの場合

②Gmailの場合

　

就活メールで署名以外に気を付けるべきマナー

24時間以内に返信する

企業からメールが届いた際は、24時間以内に返信をするのがマナーです。就活やビジネスの場では、迅速な対応が重要視されます。早急に返信することで、相手に対する礼儀や信頼感を示し、コミュニケーションを円滑に進めることができます。

メールの返信が遅くなると、大きなチャンスを逃すこともあるため、できるだけ早く返信することを心がけましょう。

メールを送る際は企業の営業時間内に

メールを送る時間にも配慮が必要です。基本的には、企業の営業時間に合わせてメールを送りましょう。メールの送信時間に絶対的なマナーはありませんが、一部の企業では送信時間をチェックする場合があります。

そのため、明け方や深夜に送った場合「非常識だ」と捉えられることがあります。メールのやりとりで良い印象を与えるために、営業時間内に送信することを心がけましょう。

ビジネスメールにふさわしいメールアドレスを使用する

就活でメールを使用する場合は、プライベートと就活用でメールアドレスを使い分けましょう。「＠」より前の部分は、自由に設定できますが、趣味や好きなアーティスト名が入っているメールアドレスは、就活用としては不適切です。

相手に与える印象を考えると、自分の名前を含んだビジネス用のメールアドレスを使用することが推奨されます。

内容を要約した件名を付ける

メールの件名は、本文の内容を要約したわかりやすい一文を付けましょう。誰からどのようなメールが届いたのか一目でわかる件名を付けるのがマナーです。就活メールの場合、大学名と学部、氏名、そして用件が必要です。

用件の部分には、「面接日程変更のお願い」や「面接辞退のご連絡」など本文を要約した具体的な内容を記載します。これにより、相手がすぐに重要な情報を把握しやすくなります。

本文は簡潔に書く

就活メールでは、本文を簡潔にまとめることが大切です。相手にわかりやすく伝えるために、冗長的な表現や不要な内容は避け、要件や質問、要望を明確に記載しましょう。

短くてもわかりやすい言葉でコミュニケーションを取ることが、好印象を与える秘訣です。また、段落を使って整理し、視覚的にも読みやすくする工夫も効果的です。

クッション言葉を用いる

就活メールでは、クッション言葉を用いることでビジネスマナーがあると印象付けることができます。クッション言葉とは、相手に対して何かお願いやお断りをする言葉の前に、一言添える言葉やフレーズのことです。

例えば、「恐れ入りますが」や「お手数をおかけしますが」などがクッション言葉になります。社会人になると使う機会も増えますので、今のうちに習得しておきましょう。

就活メールにふさわしい署名でマナーをアピールしよう！

就活メールでは、ビジネスシーンでのメールと同様に署名を付けることが基本的なマナーです。署名を付けることで、膨大な応募者からのメールに埋もれず、重要な情報を的確に届ける効果もあります。フルネームや所属先、連絡先を明記し、罫線を付けることで視覚的に見やすくなるよう工夫しましょう。

また、署名の自動入力設定をしておくことで、付け忘れることはないでしょう。丁寧で明確な署名のフォーマットを保つことで、ビジネスマナーがしっかり身に付いていることをアピールしましょう。