- 封筒は「A4サイズの白封筒」が無難
- 誤字・脱字や過不足は事前確認で防ごう
- 書き間違えた場合は最初から書き直す
エントリーシートを提出するにあたって、どのような郵送方法が正解なのかで悩む方も少なくありません。
せっかく立派なエントリーシートを作成できたとしても、間違った送り方をしてしまうとマイナスな印象につながり、そもそも読んでもらえないケースもゼロではありません。
本記事では、エントリーシートの郵送方法について徹底解説します。用意する準備物や郵送するときのポイント、注意点も解説しますので、エントリーシートの郵送を目前に控えている方は、ぜひ最後までご一読ください。
エントリーシートを送るために準備するもの
A4サイズの白封筒
エントリーシートを郵送する際に、まず準備したいのがA4サイズの白封筒です。A4サイズの封筒であれば、エントリーシートを折らなくて済むので、書類に折り目が付いてしまうことを防げます。また、企業へ書類を正式に提出するときは白の封筒を使うのが一般的です。
なお、封筒の材質は滑らかでインクがにじみにくいケント紙や、角2マチ付き封筒などに使用される白クラフトがおすすめです。A4サイズの白封筒を選ぶ際は、封筒の材質にも注意しましょう。
送付状
送付状は、エントリーシートと一緒に同封する書類です。送付状には、エントリーシートを送る目的や同封書類、あなたの氏名や連絡先などを記載します。
企業は、多くの応募書類を受け取ります。送付状があれば、どの応募書類が誰から送られてきたものかが一目で分かるので、人事担当への気遣いにもつながります。送付状は、ネット上でも無料のテンプレートをダウンロードできるので、必要に応じて活用すると良いでしょう。
油性のボールペン
封筒を書くときは、必ず油性のボールペンを用意しましょう。油性であれば文字がにじみにくいので、万が一、郵送時に雨や雪などで濡れてしまったり、人事担当が水をこぼしてしまった場合でも、文字がよれてしまう心配もありません。
また、ボールペンの太さも重要です。太さの目安は、1.0～1.6mmがおすすめです。なお、不安な方は封筒に書く前に試し書きをし、滑らかに書けるかをチェックしておくと安心です。
クリアファイル
クリアファイルも、エントリーシートを郵送するときに必ず準備しておきたいアイテムです。クリアファイルに入れて送ることで、書類が折れたり、汚れたりするのを防げます。クリアファイルは、エントリーシートを折らずに済むA4サイズのものを用意しましょう。
さらに、マチ付きのクリアファイルを選ぶと、複数の書類をまとめて収納できるので便利です。クリアファイルに入れる際は、書類の順番に注意し、折れ曲がらないように丁寧に扱いましょう。
【書き方】エントリーシートの郵送方法
【表面】封筒の書き方
宛名は中央に大きく書く
エントリーシートを郵送する際の封筒の書き方は非常に重要です。なぜなら、封筒は企業に送る最初の「顔」だからです。特に宛名は、企業への第一印象を大きく左右する要素の一つです。宛名は、封筒の中央に大きく書きましょう。
中央に書けば、視覚的に分かりやすいので、人事担当としてもスムーズにエントリーシートを確認できるでしょう。また、文字の大きさも重要なポイントです。小さすぎる文字は読みづらく、不親切な印象を与えてしまう可能性があるので、ひと目見て分かるようなサイズ感を心がけましょう。
企業名の末尾に「御中」と書く
企業名の末尾には必ず「御中」と書きましょう。「御中」は、宛先が特定の個人でない場合に用いる敬称です。これは、企業に対して敬意を示していることを表す意味があり、ビジネスシーンでは一般的なマナーです。
もし、担当者名を把握できている場合は、「〇〇様」と書いてもOKですが、担当者名が分からない場合は必ず「御中」と書くようにしましょう。「様」や「御中」を書かなかった場合、ビジネスマナー的に失礼とみなされるので、注意が必要です。
左下に「応募書類在中」と書く
封筒の左下には「応募書類在中」と朱書きで大きく書きましょう。左下に書く理由は、郵政法である「内国郵便約款」では、 宛名記載部分に宛名以外の情報を書いてはいけないとされているからです。
「応募書類在中」と書いたら、その文字を四角で囲ってください。このように書けば、ひと目見るだけで、封筒の中に応募書類が入っていることを伝えられます。「応募書類在中」の文字は、赤いボールペンで書けば問題ありません。
【裏面】封筒の書き方
左下に自分の名前を書く
封筒に自分の名前を書くときは、一般的に封筒の左下に書くことが一般的です。なぜ左下なのかというと、企業側が封筒を開けたときに、最初に目につく位置だからです。
企業は多くの応募書類に目を通す必要があるので、一目見るだけで誰が送った書類なのかが分かるように、この位置に名前を書くことがマナーとされています。もし、他の場所に名前を書いてしまうと、企業側が確認するときに手間がかかってしまい、マイナス印象につながるおそれがあります。
左上に発送日を書く
左上には封筒の発送日を書きましょう。書き方としては、図のように「〇〇年△月□日」といったかたちで縦書きで書くとキレイに収まります。
また、左上に書くのは封筒の作成日ではなく発送日なので、混合しないように注意してください。なお、履歴書やエントリーシートにも記入日を書く欄がありますが、この日付と封筒の書く発送日を一致させる必要はありません。封筒に書くのは、あくまでも発送日であると覚えておけばOKです。
封をしたら中央に「〆」と書く
封筒を封したら、中央に〆を書きましょう。封筒の中央、 蓋の部分にまたがるように書けば、しっかりと封をしたことが分かります。「〆」は封字と呼ばれており、未開封の書類であることを示す意味があります。
封字の「〆」はなくても選考の結果などに影響はありませんが、書いておいた方が、よりフォーマルで丁寧な印象を与えられます。なお、封字を書く時は「✕」という文字にならないように注意しましょう。
【送り方】エントリーシートの郵送方法
書類は全てクリアファイルに入れる
提出書類は、全てクリアファイルに入れます。クリアファイルに入れれば、書類が折れたり汚れたりするのを防げますし、綺麗な状態で企業に届けることができます。
どの書類が入っているのかがひと目見て分かるように、透明のクリアファイルを使うのが正解です。また、クリアファイルに書類を挟めば、書類の順番がバラバラになるのを防げます。企業側としても、クリアファイルに入っていた方が書類を確認しやすいでしょう。
送付状を一番上にする
書類を封筒に入れるときは、送付状を一番上に置きましょう。なぜなら、企業側が最初に確認するのは送付状であり、「誰から」「何の目的で」「どんな書類が入っているのか」が一目見るだけで分かるからです。
送付状を一番上にしておけば、企業側がスムーズに書類を確認できますし、「ビジネスマナーをしっかり守れている」という好印象を与えることができます。エントリーシートを送る場合、送付状は必須だという認識を持っておきましょう。
送料に合った切手を貼る
封筒に貼る切手は、送料に合ったものを貼ることが大切です。通常、クリアファイルに入れた送付状・履歴書・職務経歴書・エントリーシート程度の重さであれば、180円切手で問題ありません。提出するものが多く100g以上となった場合は、料金が変わり、270円となります。
切手の金額が不足した状態で送ってしまった場合は、書類が不着になる可能性や、企業に不足料金を支払ってもらう必要があり、企業に迷惑がかかってしまうため、注意が必要です。
なお、切手過多の場合でも、余剰金額が返金されることはありません。たとえば、同封する書類が多く、180円の切手で間に合うか不安で、270円の切手を使う程度であれば問題ありません。ただし、あまりにも金額が大きすぎるのは、マイナス印象につながるおそれがあります。
そのため、郵便局の窓口で封筒の重さを量ってもらい、適切な切手を購入する方が安心です。
普通郵便で郵送する
エントリーシートは、普通郵便で郵送するのが一般的です。簡易書留は、受け取る際に受領印や署名が必要になるので、企業側の手間が増えてしまうのでNGです。
なお、速達に関してもできるだけ避けた方がベターです。なぜなら、「入社意欲が低いから郵送が〆切間際なのでは」と思われてしまう可能性があるからです。
また速達は、普通郵便と料金が異なることや速達を表す赤線を封筒に引く必要があり、初めてだと対応に手間取ってしまいます。どうしても速達でエントリーシートを郵送しなければならない場合は、郵便局の窓口で対応してもらうと安心です。
できるだけ普通郵便で郵送できるように、エントリーシートは応募締切に間に合うよう時間に余裕を持って取り組みましょう。
エントリーシートを郵送する直前のチェックリスト
①誤字・脱字はないか
エントリーシートを送る前に、必ず誤字や脱字がないか確認しましょう。企業へ提出する正式な書類なので、たった一つの誤字・脱字でも、企業にマイナス印象を与えてしまうおそれがあります。
特に、自分の名前や会社名、部署名などの重要な箇所は、何度も見直すようにしましょう。不安な方は、Wordの校正機能などを活用して、丁寧に確認することが大切です。 誤字・脱字がないか確認すれば、企業に対して誠意ある対応ができていることを示せるでしょう。
②書類に過不足はないか
エントリーシートだけでなく、履歴書やその他の提出書類がすべて揃っているか確認しましょう。提出書類が不足していると、選考の対象外と判断されてしまう可能性があるので注意が必要です。
また、提出書類を入れる順番がしっかりと守れているのかが厳しく見られるケースもゼロではありません。封筒を提出し終えたら取り返しがつかないので、過不足だけでなく、書類を入れる順番が間違えていないかもしっかりとチェックしましょう。
③宛名は間違えていないか
封筒の宛名や送付先の住所が間違っていないかも確認しましょう。宛名が間違っていると、書類が企業に正しく届かず、選考を受けるチャンスを失ってしまうおそれがあります。
特に、企業名が長い場合や、部署名が複雑な場合は、一文字ずつ確認しながら、丁寧に書き写すようにしましょう。書き終えたあとは、全体をチェックして見直すのをおすすめします。投函してしまったらやり直しはできないので、提出前のチェックは怠らないようにしましょう。
④封はしっかりできているか
書類を入れた後は、封筒の封がしっかり閉じているか確認しましょう。封が弱いと、書類が抜けてしまったり、汚れが付いてしまうおそれがあります。また、クリアファイルに入れた書類を送る場合は、封筒のサイズに合った封筒を使用し、しっかりと封をするのが大切です。
封をするときは、のりでしっかりと封をし、封筒が破れないように丁重に扱いましょう。封をし終えたら、のりが十分に付いていない箇所がないかチェックしてみてください。
⑤エントリーシートのコピーは取ったか
忘れがちではありますが、エントリーシートのコピーも必ず取っておきましょう。コピーを取っておけば、面接のときに見返せるので安心です。
なお、コピーしたエントリーシートは、他の企業の応募書類のひな型としても使えます。企業によって質問内容が違うので、全部を使いまわすことはできませんが、「自己PR」や「志望動機」などは、どんな企業でも聞かれる定番の質問です。
もちろん、企業ごとに内容を合わせる必要があるので、全ては使い回せませんが、一部活用できるだけでも書類作成が捗るでしょう。
エントリーシートの郵送方法でよくある質問
修正テープは使っても問題ない？
エントリーシートだけではなく、封筒を書き間違えた場合も一から書き直す必要があります。修正テープの使用は避けましょう。一般的に、選考を受けるときに提出する資料は企業へ正式に提出するものです。従って、修正テープや修正液での修正はマナー違反となります。
エントリーシートは、あなたの第一印象を左右する大切な書類です。修正跡のない、きれいな状態に仕上げるように心がけましょう。
封筒に書く文字は縦・横のどちらが良い？
一般的に、ビジネスシーンでは縦書きで封筒を書くケースの方が多い傾向にあります。縦書きと横書きの使用に決まりはありませんが、 縦書きのほうが丁寧な印象を与えられるため、エントリーシートを送るときは縦書きで記入しましょう。
横書きはカジュアルな印象があり、親しい仲にある人に対して送ることが多いため、避ける方が無難だと考えられています。ただし、横書きにしたからといって選考が不利になるわけではありません。そのため、縦書きで書くのがどうしても苦手な方は、横書きで書いても問題ないと言えるでしょう。
封をする時はのりとセロテープのどちらが良い？
一般的には、一度剥がすと貼り直しができない「のり」を使用するのが良いとされています。セロテープは、第三者が剝がしても貼り直しができるので、正式な書類を提出するときはNGです。
のりは、粘着力の強いスティックのりを使うのがおすすめです。封をするときは、きちんと乾かしてから封筒を閉じるようにしましょう。
保護テープを剥がすだけで封筒の口を簡単に接着して閉じられる「テープのり付き封筒」であれば、のりを使わなくても問題ありません。なお、どちらの場合でも封字は忘れずに記入しましょう。
〆切に間に合わない場合は手渡しでもOK？
手渡しするのはNGではありませんが、企業に無断で訪問して手渡しすることは絶対に避けましょう。企業によっては、手渡しでの提出を受け付けていないケースもあるので、注意が必要です。
どうしても〆切に間に合わなそうな場合は、必ず事前に人事担当へ確認することが大切です。もし、手渡しで提出する場合でも、日程調整を行うのがマナーです。〆切に間に合わないのが分かった段階で早めに相談しましょう。
マナーを守ってエントリーシートを正しく郵送しよう
エントリーシートを郵送するときは、正しく書くことで企業に好印象を与えられます。郵送するときは、本記事で解説した内容に沿って進めていけば問題ありません。
慣れていない方は資料に抜け漏れがあったり、誤字・脱字を見逃してしまう恐れもあるので、一つひとつ丁寧に進めていきましょう。
そのためには、提出〆切に余裕をもって準備することが大切です。郵送にかかる時間も考慮して、早めに提出するようにしましょう。
