- 最終面接の案内メールに必ず返信しよう
- 返信はビジネスマナーを守り24時間以内に
- メールには感謝やお詫びの気持ちを盛り込む
- 採用案内メールには必ず返信しよう
最終面接に関するメールが届いたら、ビジネスマナーを守って速やかに返信することが大切です。適切に返信することで、採用担当者に好印象を与えられます。
また、最終面接後にはお礼のメールを送りましょう。志望する想いの強さを企業に伝えられます。感謝の気持ちを十分に伝えてください。
本記事では、例文を交えて、最終面接に関するメールが届いたときにすること、返信メールを書くポイントなどを解説します。
最終面接に関するメールが届いたら何をすればいい？
内容を十分に確認する
選考が進むと、多くの場合、メールで重要な内容が通知されます。最終面接に関するメールが届いたら、内容を十分に確認しましょう。
重要な項目を読み飛ばすと、最終面接のチャンスを逃してしまうかもしれません。メールに記載されている最終面接の日時、会場、提出物などを十分に確認することが大切です。
メールを読み終えたら、他の選考と日時が被っていないか、提出物を用意できるかなどを速やかに確認します。
マナーを守って24時間以内に返信する
最終面接に関するメールの内容を確認したら、ビジネスマナーを守って24時間以内に返信しましょう。
特に、日時を変更したい場合、提出物の用意が間に合わない場合などは、速やかにメールで相談することが大切です。メールの内容に承諾する場合も、返信せずに放置してはなりません。承諾の旨をメールで返信しましょう。
メールにおいてもビジネスマナーを守ることが重要です。マナーが守られていなくとも、学生であれば多少は大目に見てくれるかもしれませんが、評価が下がる恐れがあります。
最終面接案内への返信メールを書くポイント
最終面接案内のメールに返信する場合、採用担当者の読みやすさやメールの整理しやすさなどを考慮してメールを作成しましょう。
件名を変えずに返信する
最終面接案内への返信メールを作成する場合、件名を変えずに「Re：（元の件名）」とします。「Re：」が付いていれば、相手からの返信だということを担当者が一目でわかります。
返信するたびに件名を変えると、誰との何の要件のメールなのかがわからなくなってしまうかもしれません。特に採用担当者は多くの応募者とメールでやり取りをします。担当者がメールの整理をしやすいように、件名を変えずに返信しましょう。
「返信」ボタンを押せば自動的に「Re：」が付くメールソフトやアプリが一般的です。基本的に送信前に一度確認すれば、特別な操作は必要ないでしょう。
本文を残す
最終面接案内のメールに返信する際は、本文を消さずに残します。本文を消したほうが、メールがすっきりと整理されるように感じられるかもしれません。
しかし、本文を消すと、相手とのやり取りを遡り確認する手間がかかります。担当者の手間を増やさないように、本文を残しましょう。
メールソフトやアプリによって、自動的に本文が残るかどうかが異なります。自分が使っているメールソフト・アプリの設定を確認し、必要に応じて本文が残る設定に変更しましょう。
面接への感謝や意気込みを述べる
最終面接案内のメールに返信するときは、事務的な内容だけでなく、面接への感謝や意気込みを述べることをおすすめします。これによって、入社への高い意欲を伝えられます。
メールの内容が最終面接の結果を左右する可能性は小さいかもしれませんが、担当者に好印象を与えて損はありません。ただし、感謝や意気込みを述べることは必須ではありません。日時の調整のような重要な内容を誤りなく記載することを優先的に心掛けましょう。
忘れずに署名を付ける
返信メールを作成したら、文末に必ず署名を付けましょう。署名を付けなくとも、送信元のメールアドレスで送信者を特定できるかもしれません。しかし、一目で誰が送ったか判別できるよう署名を付けることがビジネスマナーです。
氏名だけでなく、住所、電話番号、メールアドレス、在籍している大学名などを署名で簡潔に示します。本文と区別できるよう、署名の上部に罫線を付けることをおすすめします。
多くのメールのソフト・アプリでは、自動的に署名を付けるよう設定可能です。毎回メモ帳アプリからコピペしたり手書きで書いたりすることには手間がかかります。自分の使っているメールソフト・アプリで署名の設定を試してみましょう。
最終面接の案内への返信メール例文
3つのシチュエーションに分けて、最終面接案内への返信メールの例文を紹介します。失礼のないようにビジネスマナーを守って書くことが大切です。
例文を参考に、自分の言葉で書いたテンプレートを用意しておきましょう。
提示された日時の面接を承諾するとき
企業から提示された最終面接日時を承諾する場合、承諾の旨をメールで返信してください。変更がないからといって、返信せず放置してはいけません。返事がないと、採用担当者から問い合わせのメールが届くでしょう。
また、承諾のメール中に、最終面接にまで進めてもらったことや日程を調節してもらったことなどへのお礼を盛り込みましょう。
希望日を自分が提示する必要があるとき
自分が希望日を提示しなければならないとき、返信メールで希望日を3～5つ程度提示しましょう。
1～2つの希望日しか提示しなかった場合、企業側の都合がつかず、改めて希望日を提示しなければならないかもしれません。何度もメールでやり取りをすることを避けるために、初めから3～5つ程度提示することをおすすめします。
また、日程確定後、忘れずに承諾の旨をメールで返信しましょう。可能であれば、面接への感謝や意気込みも盛り込めるとより良いです。
提示された日程の都合が悪いとき
採用担当者から提示された日程の都合が悪いとき、日程変更をお願いする旨のメールを返信しましょう。良識のある一般的な企業であれば、日程変更のお願いをすることが理由で不合格にはなりません。
その際、日程の都合が悪い理由を素直に述べることをおすすめします。素直な理由のほうが、採用担当者の納得を得られやすいでしょう。無理に嘘をつくことは避けましょう。
ただし、「旅行の予定がある」、「面接対策がまだ十分ではない」といった身勝手な理由での変更は認められません。
都合が合わない場合は、自分が日程の代替案を提示することがマナーです。3～5つ程度の複数の日程を提示しましょう。
また、日程変更の事務的な内容だけでなく、謝罪の気持ちもメールに盛り込むことが大切です。やはり日程確定後の連絡も欠かさないように注意してください。
最終面接後に送るお礼のメールを書くポイント
最終面接の案内への返信メールだけでなく、最終面接のお礼のメールも書きましょう。
基本的にお礼のメールによって採用合否が決まることはありませんが、志望度の高さを伝えられます。お礼メールの書き方、注意点を以下に解説します。
感謝やお詫びの気持ちを述べる
必須ではありませんが、最終面接後、感謝やお詫びの気持ちを盛り込んだメールを送りましょう。お礼のメールを書くことで採用担当者に好印象を与えられます。
お礼メールが採用合否の結果に与える影響は小さいかもしれませんが、まったく影響がないとも言い切れません。メールを送るかどうかで迷うのであれば、練習だと思ってお礼を書きましょう。
面接してもらったことへの感謝や、不手際があった場合のお詫びの気持ちをお礼のメールで伝えます。可能であれば、入社への意欲も述べることをおすすめします。
最終面接の翌日までに送る
お礼のメールを送ることを決めた場合、可能な限り速やかに送りましょう。可能であれば面接当日中、遅くとも翌日までに送ることが大切です。
あまりにも送信が遅いと、採用担当者が不自然だと感じるかもしれません。面接結果が先に通知される可能性もあります。
最終面接を受ける前にお礼メールを書いて送るタイミングを考えておくことが望ましいといえます。お礼メールのテンプレートを準備しておけば、速やかに作成できるでしょう。
質問は控える
最終面接のお礼メールで会社に質問することは控えます。基本的に、気になることがあったら最終面接中に質問をするべきです。聞きそびれた質問があっても、お礼のメールで質問することは避けましょう。
どうしても質問したいことがある場合は、採用通知が送られてきてから質問します。感謝やお詫びの気持ち、入社の意欲のみをお礼メールに記載しましょう。
最終面接後に送るお礼のメール例文
最終面接後は、感謝の気持ちを十分に伝えます。可能であれば入社の意欲も述べましょう。最終面接中に不手際があった場合は、お詫びの気持ちも記載します。
就職活動中だけでなく社会人になってからも、お礼のメールを送る機会は多くあります。自分の言葉で書いたお礼メールのテンプレートを準備しておきましょう。
最終面接のQ&A
最終面接の結果はいつわかる？
最終面接当日から約1週間以内に最終面接の結果が通知されることが一般的です。
ただし、最終面接に進んだ応募者が多数いる場合は、2～3週間程度かかるでしょう。最終面接を担当する社長や役員が忙しい場合、応募者が少なくても最終面接が進まず、2～3週間程度かかるかもしれません。
通知の時期を教えてくれる企業もあります。すぐに通知が来ないからといって、不採用とは限りません。焦らずに面接結果の通知を待ちましょう。
また、お礼のメールで、最終面接の結果がいつわかるかを質問することは避けましょう。お礼のメールでは、感謝やお詫びの気持ちのみを記載するべきです。
最終面接の結果メールに返信すべき？
採用の通知であった場合は、メールの返信でお礼を述べましょう。感謝の気持ちと企業に貢献する意思を述べることをおすすめします。他のメールと同様に、マナーを守って24時間以内に返信しましょう。
不採用の通知だった場合は、返信する必要はありません。不採用でも感謝の気持ちを伝えたいのであれば、ビジネスマナーを守ってお礼のメールを送りましょう。
メールの返信で不採用への不満を述べてはなりません。社会人になってから不採用企業と関わり、気まずい思いをする可能性があります。
不採用の理由を尋ねることも避けましょう。不採用の理由は明らかにされないことが一般的です。
メールはマナーを守り24時間以内に返信しよう！
最終面接に関するメールが届いたら、内容を十分に確認し、ビジネスマナーを守って24時間以内に返信しましょう。面接への感謝や意気込みも盛り込むことをおすすめします。
また、最終面接後には、お礼のメールを送りましょう。お礼のメールは合否に直結しないかもしれませんが、志望度の高さを企業に伝えられます。感謝の気持ちを伝えて評価が下がることはありません。
速やかにメールに返信するために、テンプレートを作成することも有効です。自分の言葉でメールへの返信のテンプレートを作成してみてください。
最終面接に関わるメールの返信に悩んだら、ぜひ本記事を参考に、ビジネスマナーを守って適切に対応しましょう。
