- 内定承諾後も辞退はできる
- 辞退することを決めたら即連絡する
- 内定承諾後に辞退するときは、電話連絡が基本
- 引き止められたり、損賠賠償を求められても意思は変えない
無事に就職活動を終え内定承諾書にサインすれば、あとは入社日を待つばかり。しかし、予期しない出来事で内定承諾後にも関わらず、それを辞退しなければならないという事態に陥ることは十分に考えられます。果たして、そのような状態でも企業は辞退を受け入れてくれるのでしょうか。
本記事では、内定承諾後に辞退することの可否や、辞退するときの連絡の方法やマナーについて解説していきます。
内定承諾後に辞退はできるのか？
厚生労働省は過去の判例から、企業の「内定」を就活生が「承諾」することで労働契約が結ばれると定義しています。つまり、実際に働いていなくとも内定承諾書にサインすれば、扱い上は従業員と同じということです。そのような状態で辞退するというのは、可能なのでしょうか。
内定承諾後も辞退はできる
結論から言うと、内定承諾後であっても、辞退することは問題ありません。
内定承諾後は、解雇や退職に関する法令である民法627条が有効になります。この法令では労働契約について、「労働者はいつでも労働契約の解約の申し入れができる」ことと、「申し入れから2週間をもって発効する」ことが定められています。
この法令に従うのであれば、入社予定日の2週間前までであれば、内定承諾後でも辞退は可能です。
内定承諾後の辞退はリスクが大きい
前述の通り、内定承諾後も辞退することは可能です。しかし、内定承諾後の辞退は、いわば労働契約の解消であるため、採用選考の途中での辞退とは企業も考え方が異なります。辞退による自分や周辺への影響を考えて、辞退を決定してください。
内定承諾後に辞退することによる懸念は、以下の2つです。
損害賠償が発生する可能性がある
内定承諾後の辞退で、最も懸念すべきは企業からの損害賠償の請求をされる可能性があるということです。企業によっては、内定承諾後から入社日の間までに経費で研修などを行うことも珍しくありません。辞退するとなると、この研修にかかる費用が全て無駄になります。
このような研修や使いまわしの利かない個人的な備品などがある場合は、企業から損失補填のための賠償請求を求められることもあります。
また、情報漏洩の懸念もあります。研修時に企業が社外秘にしている情報を扱うこともあるでしょう。
研修という体でなくても、何かしらの企業独自の情報を得ている場合、辞退することで企業に多大なダメージを与えてしまうかもしれません。そのダメージに対する責任を何らかの形で負うことになる可能性は十分に考慮しましょう。
再応募ができなくなる
もうひとつの懸念は、再応募ができなくなることです。一度獲得した内定を反故にする以上、企業からの心証は最悪です。損害賠償にならずとも、予定していたOJTの再計画や、採用活動の再実施など企業の負担は相当なものでしょう。
そのため、もう一度応募したとしても「以前内定を反故にされた」ということで、書類審査さえ通過できなくなることは十分に考えられます。この再応募できなくなる範囲は、応募した企業だけではありません。その企業の子会社や関連企業なども含めて、再応募できなくなる可能性があります。
特に、グループ企業の場合、グループ全体で採用関連の情報を共有することは珍しくありません。1社での辞退が、他の企業での採用活動にも影響を及ぼすほどに、内定承諾後の辞退は重いことであると認識しましょう。
内定承諾後に辞退するときの連絡マナー
承諾後に辞退を決めたら、すぐに連絡する
法律に則るのであれば、入社日の2週間前までであれば辞退の連絡をしても法律的には何ら問題ありません。しかし実際問題、入社日の2週間前となると企業側も使用する備品の発注や、入社後の研修の用意などが終わっていることは十分に考えられます。
企業に迷惑をかけないためにも、「2週間前までなら大丈夫」と考えず、辞退することを決めたらすぐに連絡しましょう。
連絡は電話が基本
内定承諾後に辞退の意向を伝える場合、電話で伝えることが最も望ましい形です。内定承諾後の辞退は、非常に緊急性の高い用件です。メールでは送信してから相手が読むまでの間にタイムラグがあるため、どうしても対応が遅れてしまいます。
また、一方的な発信になってしまうメールでの辞退をマナーとして嫌う人も多いため、まずは電話で一報を入れましょう。
始業直後や終業直前など相手が忙しい時間帯は避け、採用担当者へ直接電話します。電話口では謝罪とともに辞退の意向をはっきりと伝えましょう。電話がつながらない場合は一度メールを送ってから、確認の意味も込めて再度電話連絡するとよいでしょう。
また、電話ではどうしても言った言わないの水掛け論になりがちです。そのような事態を避けるためにも、会話を録音しておく、手紙やメールなどの文面におこすなど、「辞退の意思を伝えた」ことが分かる証拠を残しておくと、後々のトラブル防止につながります。
特に、お詫び文での辞退連絡は誠実さも伝えられる有効な手段です。
誠実・丁寧な対応を心掛ける
内定承諾後に辞退すると、企業に対して多大な迷惑をかけることになります。単純な備品の購入が無駄になるだけではなく、研修や配属の再計画は勿論のこと、人事担当は募集活動を再開しなければなりません。
また、新年度直前に辞退したとなれば、人数が足りない状態で業務を始めることも十分に考えられます。いずれにせよ、企業にとっては大きな負担です。
それだけの大きな負担を企業に強いる以上、誠実で丁寧な対応を心掛けなければなりません。過去には、内定者の対応が不誠実すぎたため訴訟に発展してしまったケースもあります。
特に、早めの連絡は重要なポイントです。連絡が遅くなると、それだけ社会的な信用や信頼を裏切ることになります。万事、誠実で丁寧な対応をしましょう。
内定承諾後に辞退するときの連絡の例文
電話で辞退の意思を伝える例文
内定承諾後に辞退するということは、非常に伝えにくいことだと思います。しかし、電話で直接声に出して伝える方が相手に誠実さが伝わります。
また、連絡する相手は可能な限り、役職のある方がよいでしょう。採用活動の責任者に話を通すことで、その後の企業内の対応もスムーズになります。
メールで辞退の意思を伝える例文
メールでの辞退の連絡は、相手に電話がつながらないときの補助的な手段と考えましょう。メールだけで辞退の連絡は終わらせず、送った後で必ず確認の電話を入れるようにします。
また、メールで送る場合は、一般的なビジネスメールの書き方に準じます。件名は「誰から」の「何の用件」か分かるようにすること、文章の最後には署名を入れるなど、忘れないようにしましょう。
お詫び文の書き方の例文
電話連絡のあとでお詫び文を送ると、より誠実さが伝わります。お詫び文は誠実さだけではなく、言った言わないの水掛け論を避け、こちらが明確に辞退の意思を伝えたことが客観的に分かる証拠にもなります。
余計なトラブルを避けるためにも、一筆したためておくとよいでしょう。
- 必ず手書きすること
- 入れる封筒は白色にする
- 横書きの場合は企業名から、縦書きは「拝啓」から書き始める
- 内定承諾後の辞退となったことをお詫びする
内定承諾後の辞退を失敗しないための対処法
引きとめられても結論は変えない
民法627条に定められた労働契約に関する条文は労働者の権利であり、それを企業側が認めないということは基本的にできません。
そのため、企業は何とかして引きとめるためにさまざまな説得を試みます。提示された内容によっては、辞退を取り消すことが頭をよぎるかもしれません。しかし、それをくり返していると、結局企業や社会からの信用を失います。
また、少しつつくだけで自分の意見を変える芯のなさや、決断力の低さを露呈することになります。一度、辞退すると決めた以上は、どんなに引きとめられたとしても、その意思を貫くことが重要です。
確かに辞退する企業には迷惑がかかるかもしれませんが、意思を変えない方が社会的には信用できる行為です。
嘘はNGだが、全てを正直に話す必要はない
内定辞退の理由は、何でも構いません。企業から理由を問われても究極的には「一身上の都合」で押し通すことも可能です。ただ、できれば理由については、当たり障りのない範囲で理由を伝えた方が誠実な印象になります。
また、企業は辞退者から理由を聞くことで、採用プロセスや社内環境の改善などのさまざまな施策を打ち出すヒントにしています。今後、どのようなところで辞退した企業との縁ができるか分かりません。できるだけ質問には答える方がよいでしょう。
ただし、すべてを正直に伝える必要はありません。全てを明らかにしてしまうと、他の企業の極秘情報や友人・知人の個人情報が伝わってしまうことも考えられます。理由は答えられる範囲に留めておきましょう。
会社への呼び出しには応じなくてもよい
内定承諾後の辞退について「直接、会社に出向いて謝罪しろ」というような企業もなかにはあります。また、内定者の側としても、直接会って謝罪する方が誠実ではと思う人も多いのではないでしょうか。
ただ、結論から言えば、企業からの呼び出しに応じる必要はありません。法律的には、内定者は雇用契約が結ばれた状態ではありますが、会社の指揮命令下には存在しない状態です。そのため、企業からの命令や指示に応える必要はまったくありません。
また、憲法22条や労働基準法第5条では、労働者に対する職業選択の自由を認めています。内定承諾後の辞退という不義理をしたという心理に漬け込んで、強引に辞退を撤回させようとする企業が全くないとは言い切れません。
もし呼び出しを受けた場合は、連絡を受けた段階で毅然と対応し、改めて辞退することへの謝意を伝えて終わりましょう。
損害賠償請求には毅然と対応する
内定承諾後の辞退に対して、企業が損害賠償を請求することは十分に考えられます。しかし、労働基準法第16条では「賠償予定の禁止」が定められており、基本的に企業は労働者に対して賠償請求等ができません。そのため、期日の2週間前までというルールを守って辞退の旨を申し出たのであれば、基本的に損害賠償請求をされることは考えられないと言ってよいでしょう。万が一されたとしても無効になる可能性が高く、心配する必要はありません。
ただ、これはあくあでも内定者側が正しくルールを守っていたらの場合です。明らかに会社に対してダメージを与える目的で辞退した、著しく誠実さや社会的信用を欠くような辞退を行った場合などは、しかるべき請求が求められることは十分に考えられます。
自分の辞退のやり方は本当に問題ないのか、確認しましょう。
内定承諾後の辞退は丁寧な対応が大切！
内定承諾後は労働契約が結ばれた状態です。その状態で辞退することは、企業に対して大きな迷惑をかけることになります。辞退することは法律的にも問題ありませんが、本当に辞退してよいのか結論を出す前に一呼吸おいて考えてみましょう。
それでも辞退の意思が変わらないのであれば、企業に対しては丁寧な対応を心掛けましょう。電話やメールにしても、お詫びの意思を伝えるとともに、選考に時間を割いて頂いたことへの感謝を忘れずに伝えます。
企業がどこでつながっているかは分かりません。今後、内定承諾後に辞退した企業との縁ができたときに備えて、心残りがあるような終わり方をしないように注意を払って対応しましょう。
