- 面接の日程調整メールはフォーマットに則って書く
- 企業からのメールには24時間以内に返信する
- 内容は簡潔に書くことが大切
- メールの書き方は選考に影響する
就活の選考が進むと、企業から面接の日程調整に関するメールが送られて、就活生は企業との連絡をメールで行うことになります。メールを送る際は、日常での使い方とは異なり、就活に適したメールを作成することがマナーです。
もし、マナーのないメールを企業に送ってしまうと、不快感を与えてしまい、ネガティブな印象を持たれてしまうでしょう。企業は常に就活生の目上の立場であるため、目上の人への失礼のない対応をすることが重要となります。
就活での企業へのメール作成方法は、ステップを踏んで学ぶことが大切です。普段当たり前だと思っていたことが、実は非常識であったという場合もあるので、就活のメールに関する基本事項を抑えていきましょう。
面接の日程調整メールが送られてきたら?
書類選考を通過し実際に企業との面接を行う前に、面接の日取りをすり合わせします。通常、企業から就活生のもとにメールが送られ、メールを通じて面接の日取りを決めることが多いです。
事前に伝えられることはあるものの、いざ企業からメールが送られ、どのように対応すればいいのか戸惑う場合もありえるでしょう。基本的には、企業側から面接日を提示され、就活生は自身の都合に合わせて返信する形で問題ありません。
しかし、ただ返信すれば良いかというと、そういうわけではありません。ビジネスの場である以上、正しいメールの書き方や注意点を意識してメールを送る必要があります。書き方に問題があれば、マナーが伴ってないと見なされ、マイナスの印象を持たれる恐れがあります。
フォーマットに則って書くことが重要
ビジネスメールには適切な書き方が存在します。例えば、メール特有の件名の書き方や、本文の入り方から締め方などです。日常生活で送るメールの書き方とは違う部分が多いので、ビジネスメール作成の基本的な手引きを踏まえることが重要です。
同じ文章でもメールの文章の書き方は、手紙の場合とは大きく異なります。手紙では、「拝啓」などの頭語を用いますが、メールでは不要となります。普段から手紙を用いて企業と連絡することに慣れている場合、手紙とメールで異なる書き方も同時に押さえることが大切です。
書き方を押さえれば、誰でも立派なビジネスメールを作成することができます。まずは、メールに合わせた書き方のポイントを押さえましょう。基本を押さえることで、場面別に合わせた文章も作成することができるようになります。
書き方次第では選考に影響が出る可能性がある
適切なメールの書き方ができていないという理由で、選考から外されるということはありません。しかし、企業との連絡を取る際はビジネスマナーが伴っていなければ、常識に欠けた人物として評価される可能性があります。
人事にマイナスな印象を与えれば、選考で不利になってしまうかもしれません。面接の前段階からネガティブなイメージを持たれてしまうと、払拭することが困難となるからです。目上の立場である企業に対して、失礼のない対応をすることが基本的なマナーとなります。
就活生にとっては小さなミスでも、企業はそれを多く受け止める場合もあります。メールでの些細なミスでも、就活生にとっては致命的になり得るのです。メール作成や送信を含めた、一つ一つの行動が選考に影響するのだということを常に意識しましょう。
面接の日程調整のメールのポイントは?
24時間以内に返信するのが基本
企業から面接の日程調整についての連絡が来た場合、受け取ってから24時間以内に返信するようにしましょう。面接官は、複数の就活生と同時に連絡を取り合っているため、返信が遅くなると、面接のスケジューリングに影響が出てしまうからです。
面接日程は、就活生達の都合と企業の都合がうまく合わさるように立てられます。返信が遅くなれば、他の就活生だけでなく自身にも影響が及ぶことになるのです。面接官や周囲の負担をできるだけ少なくできるよう、面接関係の返信はすぐに行いましょう。
面接日程を立てる以外にも、返信が遅くなるとルーズな人であるという印象を与えてしまう可能性があります。連絡が来たらすぐに返信を入れるというのは、社会人としての常識であるため、就活の段階から早く返信することを心がけましょう。
メールに合わせた書式で書くようにする
面接の日程調整に関するやり取りをメールで行う際、メールに適した書式で文章を書くことが大切です。メールにはメールのフォーマットが存在します。正しいフォーマットではない場合、マナーが無い人だと思われてしまうため注意しましょう。
企業からの連絡が来た時は、早く返信をすることがとても重要です。しかし、適切な書式を踏まえず返信をすれば、どんなに早い返信だとしてもマイナスな印象を与えてしまいます。内容は同じでも、書式一つで文章全体の印象は変わってしまうのです。
就活の選考では、社会人としてふさわしいかどうかを、メールを含めた就活生の行動から判断されます。メールにおいても選考を左右するポイントなので、自分が書いているメールの書式が適切かどうかを確かめましょう。
メールの内容がわかるように件名を目立たせる
面接の日程調整に関するメールを企業に送る場合は、メールの内容が分かるような件名にしましょう。面接官は業務の中でメールのやり取りを、日々大量に行っています。多くのメールの中で、件名から面接に関するメールだと分かれば、いちいち探す手間を省くことができます。
企業は日々膨大な数のメールを受け取るため、件名が無いメールは開かれずに削除される可能性があります。そうなれば、面接日程のスケジュリーングを行うことは困難となります。
件名を書く際は特別に工夫する必要は無く、簡潔に「面接の日程について」という書き方で問題ありません。その際、誰からのメールなのかが分かるように自身の氏名を大学名と一緒に書きましょう。
内容は簡潔に書く
面接の日程調整に関するメールを作成する際は、冗長にならないようにしましょう。多くの場合、企業から面接日程の候補を示されるので、それに自身の回答をシンプルに書くだけで問題ありません。
文章全体が長ければ、読みづらくなってしまい、面接官は不快感を覚えてしまいます。不快感を覚えれば、当然就活生に対する印象も良くなくなってしまう場合があるでしょう。文章全体は簡潔にまとめるのがベストです。
企業に返信する際、日程調整に関わらない話を入れることはマナー違反です。例えば、自己PRや企業理解のための質問といった、関係のない内容を書くことは避けましょう。
本文の中にはお礼の文言を必ず入れる
日程調整の連絡の本文には、お礼の言葉を入れると良いです。お礼の文章があれば、礼儀正しい人や誠実な人という好印象を抱いてもらえる可能性が高まるためです。
文章が淡白だと、あまり良い印象は持たれないでしょう。面接日程を調整する時、日程のみが書かれメールを送れば、読んだ企業は就活生に対して、無愛想な人という印象を持ってしまいます。
メールの要点である日程調整の文章の前後には、「ご連絡ありがとうございます」などの一言を加えると良いです。お礼の文章に集中しすぎて、文が長くなってしまうと、冗長なものとなってしまうので注意しましょう。
最後には署名を必ず入れる
メールの最後には必ず署名を入れましょう。署名は誰が差出人の情報を示すものであり、署名が無いと誰からのメールなのかわかりません。メールの本文が書き終わり、気が抜けて書き忘れてしまうことが無いようにしましょう。
署名が無いままだと、メールを送ったとしても、本文の内容が企業に伝わらない場合があるでしょう。特に選考に大きく関わる事項の場合、面接日程が組めなくなってしまいます。
面接の日程調整メールの書き方
件名
「件名」には書き方が2通りあります。自分から初めてメールを送る場合は「面接の日程について」といった用件の概要に、大学名と氏名を記入した件名にします。
企業からのメールに返信する場合は、企業が記入した件名は変えず、自動で追加される「Re:」も付けたままで返信しましょう。これにより、何についてのメールなのかを企業がすぐに判断できます。
宛先
メールの中での「宛先」では、送る先の企業名と、面接担当者の部署名と氏名を書きます。書く際は、略さず全て正式名称で書きましょう。
面接担当者の氏名や部署名が分からない場合もあるかもしれません。その場合は、「採用ご担当者様」と記入すれば問題ありません。もし、分からないまま書き間違えると、失礼にあたるので気をつけましょう。
挨拶
メールの本文に入る前に、「挨拶」を一言入れるのが就活のマナーとなります。書き方としては、初めてメールを送る場合は「お世話になります」と入れ、2回目以降は「お世話になっております」と入れるのが基本です。「挨拶」は社会人としての常識として重視されるため、必ず入れましょう。
本文
「挨拶」の後に本文に入ります。ここでは、面接の日程調整についての内容のみを書きましょう。具体的な内容はメールを送る状況によって変わります。
ポイントとしては、どの内容でも簡潔に書くことです。企業は忙しい中でメールに目を通します。文が長いと、企業の時間を奪うだけでなく、場合によっては不快感を与えるため、コンパクトな文にしましょう。
締めくくりの言葉
本文で用件を伝えた後は、「締めくくりの言葉」を入れます。具体的には「何卒よろしくお願いいたします」などです。締めくくりの言葉も挨拶の一環なので、忘れず入れましょう。
日付と署名
一通りメールの中身が完成したら、本文の後ろに「日付と署名」を入れましょう。「署名」があることで、メールの内容がここで終わるという合図になるからです。
「署名」には氏名だけでなく、Eメールアドレスと携帯の電話番号も入れます。「日付と署名」を書く際は、本文と区別するために、罫線を引くことをおすすめします。
面接の日程調整メールの書き方
書き方の手順と内容を一通り学んだら、実際にどのように使われるかを、例文を通して確認していきましょう。これから扱う基本的な例文は「企業側から送られてきた面接日程のメールに返信する」状況を設定しています。
提示された日程に都合がつく場合もあれば、つかない場合もあるでしょう。次から見ていくメール例文では、2つの状況に合わせたメールの内容となっています。文章の内容や言葉選びもそれぞれ異なるため、ここでしっかり押さえましょう。
ポイントだけでなく、注意点も同時に紹介します。基本的に企業は目上の立場になるので、失礼の無い文章を作成することが非常に重要です。メール作成のマナーは就活のみならず社会人になってからも役立つため、基本をここでマスターしましょう。
企業から面接日を提示されて返信する場合

面接の日程調整についてのメール送信は上記の形が基本となります。「件名」から最後の「署名」まで、一つ一つ簡潔に書かれている所が、良い点です。これ以上長くなってしまうと、文章が冗長となるので気をつけましょう。
通常、面接日程に関する候補日は複数送られてきます。返信する際は、提示された候補日に対して、可能か不可能かを検討しましょう。もし、提示された日程全てに都合がつく場合は、上記のように希望順位と一緒に送るのがベストです。
企業から日程調整に関するメールが送られてきたら、すぐに返信しましょう。メールのやり取りを通して、面接のスケジューリングをするため、返信が早ければ早いほど面接官の負担は軽くなります。
自分から面接日を提示できる場合

企業からではなく、就活生自身が面接日程を希望するよう言われるケースもあります。その場合は、都合がつく日程を最低でも3つ以上送るようにしましょう。希望する日程が全て通るわけでは無いので、スケジュールには余裕を持たせることが重要です。
希望日程だけでなく、時間帯も設定すると企業との行き違いを防ぐことができます。就活生は1日に複数のタスクをこなさなければなりません。もし日にちのみの記載だと、他の予定がある時間帯に面接を設定される場合があるので、注意が必要です。
情報が一つでも欠けてしまうと、再度連絡する必要が出てきます。忙しい企業にとっては、大きな負担となってしまうため、一回の連絡で完結にできるよう、ミスや修正が無い内容にしましょう。
【場面別】面接の日程調整メールの例文
面接日程の調整を依頼する場合

面接の日程調整のメールの中には、自分から面接日を希望できる場合や、提示された日程の都合がつかず、再調整を依頼する場合があります。上記では、企業からの候補日に都合がつかず、再調整を希望するメール内容です。
自分から日程の再調整を依頼する場合は、例文のように謝罪の一言を必ず入れましょう。就活では、企業の都合に沿って行動するのがマナーです。自分の都合で企業に動いてもらうことは、本来あってはならないことなので、謝意の言葉を入れるのはマストとなります。
自分から候補日を送る場合は、少なくとも3つ以上の複数の日程を送りましょう。複数の方が、一つよりも日程の再調整がしやすいからです。
注意点としては、希望する日程に順位をつけないことです。再調整を依頼しているにも関わらず、希望日程の順位をつければ生意気な就活生と思われる可能性があるので、避けましょう。
面接日を再調整したい場合

体調不良や家庭の都合により、予定されていた面接日に、企業に行くことが不可能となる場合は十分に考えられます。もし不可能と分かった場合は、すぐ企業に連絡を入れましょう。連絡が遅くなれば、企業に迷惑がかかってしまうからです。
連絡を入れる際は、必ず謝罪の言葉と共に、理由も具体的に伝えましょう。理由が伝われば、共感してもらえる可能性が高くなり、面接日も再調整してもらえる場合が多くなります。
注意点としては、面接の再調整がしてもらえない可能性があることです。面接のスケジュールは詰めて行われるため、再調整をしたとしても、その前段階で選考が終わることがあるからです。再調整が不可能と言われたら、悲しい気持ちになると思いますが、受け入れましょう。
企業からの返信が無い場合

企業にメールを送ったにも関わらず、返信が来ないというケースはあります。面接官が返信するのを忘れたり、メールの山に埋もれて面接官が気づかなかったなどの理由があるからです。
メールを送り企業からの返信がなければ、リマインドの意味も含めて再度メールを送りましょう。内容としては、再度メールを送った理由と前回のメールの内容を一緒に送ります。返信の催促ではなく、あくまでも確認のメールであると内容で伝えるのがポイントです。
返信が無いということだけを伝えると、面接官が前回のメールを探すのに時間がかかってしまうでしょう。前回のメールの内容も一緒に加えて送ることで、面接官はスムーズに内容と状況を確認することができます。行ったり来たりの連絡ではなく、確認の連絡だけで完結できるような内容にしましょう。
面接をキャンセルしたい場合

面接日程の案内をもらってからキャンセルの連絡を入れる場合は、まず面接の案内に対する感謝を述べ、その後に辞退する旨を記載しましょう。その際、細かい事情を書く必要はありませんが、企業からの返信で理由を深堀りされることは想定しておきましょう。
謝罪の言葉を述べることも重要ですが、何度も謝罪するのはかえって誠意が無いように見えます。1つのメールでは、謝罪は多くとも二度までにするのが自然です。また、二度目の謝罪は「重ねてお詫び申し上げます」のように、一度目と同じ言い回しを避けてください。
最後には必ず締めの言葉を添え、企業に悪い印象を残さないようにしましょう。
企業へのメールを作成する際の注意点
誤字脱字がないようにする
一通りメールが作成できたら、改めて目を通し直して誤字脱字がないかをチェックしましょう。もし、誤字や脱字があると、文章の意味が変わってきたり、不注意な人という印象を面接官に与えてしまう恐れがあるからです。
誤字や脱字があるだけで、選考から外されるわけではありませんが、回数が多いとネガティブな印象を与えてしまいます。一つのミスが、大きなトラブルに発展してしまう恐れがあるので注意しましょう。
特に、企業名や送る相手の部署や氏名が間違っていないか確認するのが重要です。誤字により企業名を間違えれば、メールのミスだと捉えられる恐れがあります。送る先の相手の氏名を間違えれば、大変失礼な行為になるのでメールを送る前に入念な確認を重ねましょう。
話し言葉と書き言葉を区別する
メールを作成する時は、話し言葉と書き言葉を、しっかり区別して文章を作成しましょう。就活において間違えやすい言葉の代表例が「御社」と「貴社」です。「御社」は話し言葉で、「貴社」が書き言葉になります。
話し言葉と書き言葉を使い分けるのは社会人として基本です。メールを受け取る企業の人達は、正しい言葉使いができているかを細かくチェックします。もし混同して使ってしまうと、マイナスなイメージを与えてしますので注意しましょう。
他にも多くの人が誤って使ってしまっている言葉はたくさんあります。普段の会話では通用しても、就活や社会の場ではNGとなってしまう場合があるのです。自分の言葉使いが正しいかを常にチェックしながらメールの文章を作成しましょう。
絵文字やスタンプの使用は控える
企業にメールを送る際は、文章の中で絵文字やスタンプを使うのは控えましょう。目上の立場である企業に対しては、フォーマルな態度でやり取りを行うのがマナーです。メールの中で絵文字やスタンプを使うと、カジュアルな雰囲気が出てしまい、相手に対して失礼となります。
便利である理由から、普段からたくさん絵文字やスタンプを使う就活生は多いでしょう。日常の感覚でついメールに入れてしまうと、相手企業に対して不快感を与えてしまうので注意が必要です。
特に年齢層が高い人は言葉遣いを気にしやすく、絵文字やスタンプを好まない可能性があります。企業の人事担当の大半は、年齢が高い傾向があるため、メールの中では用いないようにしましょう。
敬語の使い方に気をつける
メールの文章中での敬語の使い方にも注意を払いましょう。敬語の使い方を誤ってしまうと、誰に対する敬意なのかが不明になったり、多用しすぎて回りくどい印象を相手に与えてしまいます。
多くの就活生が間違えやすい敬語の使い方として、二重敬語が挙げられます。相手への敬意に気を取られ、同じ種類の敬語が連続してしまうと、間違った用法になるので注意が必要です。
敬語の使い方が間違っていると言う理由で、選考から外されることはありません。しかし、言葉遣いのミスは、勉強不足だと見なされる可能性があります。人によっては、マナーが無い人なのだなとマイナスなイメージを抱くかもしれないので、用法が適切かどうかの細かなチェックを入れましょう。
面接の日程調整メールに関するよくある質問
企業からメールの返信が来ない場合は?
メールを送ったにも関わらず、企業から返信が来ないという状況は珍しくありません。就活生だけでなく、通常の業務に関するメールも送られてくるので、面接官が気づかなかったという場合があるからです。
企業からの返信が無い場合は、もう一度同じメールを送りましょう。ポイントとしては、再度メールを送った理由と、前回のメールの内容をセットで送ることです。前回のメールの内容が添えらえていれば、企業側が過去のメールを探すという負担をなくすことができます。
注意点としては、返信を催促するような内容にしないことです。場合によっては、メールには気づいているが、企業がまだ返信してないという状況が考えられるからです。企業側が返信をする前に、返信の催促を促すと、せっかちや自分勝手な人だなと思われてしまうので、控えましょう。
メールはいつまでに送るべき?
面接の日程調整は、企業と就活生達の都合がうまく合うように作られます。企業から面接の日程に関するメールが送られてきたら、24時間以内に返信をするのがベストです。限られた時間の中で企業が、面接のスケジューリングをするにはタイムリーな返信が重要となるからです。
厳密には、メールの返信はいつまでという決まりはありませんが、遅くなればなるほど企業に迷惑がかかります。企業への負担だけでなく、返信が遅いという理由から、誠実さに欠けた人であるというイメージを与えてしまう可能性もあるのです。
社会人の連絡対応では、早く返信することが基本です。メールへの対応においても、就活の段階から社会人としての基本的な要素があるかが問われます。一つ一つの行動が選考に絡むので、メールを含む企業からの連絡では、素早い対応を心がけましょう。
採用担当者の役職名がわからない場合は?
企業へのメールを送る時は、企業名と先方の人の氏名と役職名を一緒に書くのが基本です。しかし、氏名や役職名がうろ覚えだったり、そもそも知らないために、書けないと悩む就活生もいるでしょう。
もし、相手の氏名や役職名が分からなければ、「採用担当者様」と書いて問題ありません。自身の氏名と面接に関する情報から、相手企業が採用担当者へと繋げてくれます。その後も連絡が続くことを考え、採用担当者の氏名や役職名は後で調べておきましょう。
注意点としては、誤った氏名や役職名を書いてしまうと、相手に対して大変失礼な対応となることです。もし、記憶が曖昧なままだと間違う可能性が高くなるので、その場合は無理して書かないようにしましょう。
マナーを守って面接の日程調整メールを作成しよう!
就活の選考では、面接の内容が結果を左右するくらい、重きが置かれます。面接だけでなく、面接前後のESや企業とのメールのやり取りの行動も、一つ一つ細かくチェックされます。
特に面接に入る直前の段階である、面接の日程調整に関するメールから、企業は就活生の人となりを探っていきます。もし、メールでのやり取りの段階から、マナーがある人物であるという印象を与えられれば、その後の面接もうまくいきやすくなるでしょう。
就活では面接の日程調整だけでなく、色々な場面で企業とメールをする機会が多くなります。企業に失礼のないマナーのある対応が非常に重要です。本記事を活用し、一つ一つステップを踏んでいき、就活生としてふさわしいメールを作成し、面接に繋げていきましょう。