【例文付き】内定承諾は電話？メール？｜手順やトラブルの対応方法を解説

企業から内定通知を受けたら、できるだけ早く意思を示さなければなりません。しかし承諾をしたくても、いつどのような手段で伝えるべきか迷う人もいるのではないでしょうか。

この記事では内定通知を受けた人が、適切な時期に円滑に承諾を伝えられるよう、電話とメールに分けてポイントを説明します。労働条件通知書の送付をお願いする場合や、保留した後に連絡する場合など、状況ごとの例文も掲載しました。連絡前の参考にしてください。

内定の承諾は、社会人の第一歩となる大切な決定です。入社への強い意志と熱意を示せるよう、効果的な伝え方を習得しましょう。

企業からの内定通知を承諾する方法は？

内定承諾は企業が連絡してきた手段で行う

内定の承諾は、電話、メール、手紙のいずれかで行うのが一般的です。自由に選ぶのではなく、企業が通知してきた連絡手段に合わせます。

異なる手段で連絡すると、企業にとって不都合な場合があります。たとえばメールを使用する企業の場合、就活生の電話に対応できる人的リソースがないのかもしれません。意気込んで電話をすると、かえって迷惑になる可能性があります。

企業から折り返しの連絡手段が指定される場合もあります。その場合は指定に従いましょう。

電話かメールどちらも可能なら「電話」を選ぶ

「返事は電話でもメールでも構わない」と伝えられることもあります。電話とメールを選べるなら、電話を選ぶと良いでしょう。

電話は声のトーンや話し方を通して、さまざまな感情を表現できます。内定承諾では、感謝や喜び、入社への意志を伝えなければなりません。感情を豊かに表現できる電話の方が、伝達には適しています。

内定承諾を電話とメール両方で行う方法もある

電話とメールをうまく併用することで、円滑に意思を伝えられることもあります。たとえば電話をかけても、担当者の不在が続く場合です。メールであらかじめ電話の予定を伝えておけば、つながりやすくなるでしょう。

電話できる時間が営業時間外にずれこむときにも有効です。メールを一本入れることで、翌日円滑に通話できる可能性が高まります。

内定通知にはすぐに返事をしないといけない？

一週間以内に必ず返事をするのが鉄則

内定通知が届いたら、承諾・保留・辞退を問わず、できるだけ早く返事をしましょう。一般的に返事の期限は、内定通知から一週間だと言われています。それを超えると「入社の意思がない」と思われかねません。

すぐに決められない場合は保留の連絡をする

「他社の連絡を待ちたい」「雇用条件を確認してから決めたい」などの理由で、すぐに決められない場合は保留の連絡をします。保留期限を明示すれば、失礼にはあたりません。企業によるものの、一般的に一ヶ月程度は待ってもらえます。

「キャリアパスを見極めたい」「慎重に判断したい」といった事情を話せば、企業の理解を得られるでしょう。

意思決定前に労働条件通知書の確認を

入社の意思を決定する前には、できる限り労働条件通知書を確認しましょう。労働条件通知書は、就労時間や賃金、休日など雇用条件の諸々が書かれた書類です。

労働条件の明示は労働基準法第十五条で義務付けられています。内定通知と多少の時間差が生じる場合はありますが、数日以内に郵送かメールで届くはずです。確認後の判断でも遅くはありません。

確認事項があれば先に問い合わせをする

雇用条件に関することはもちろん、少しでも気になることがあれば、返事の前に問い合わせをします。企業も疑念や不信感がある状態での入社は望みません。内定承諾の意思を固める前に、疑問を解決するべきです。分からないことは、担当者に積極的に質問しましょう。

内定承諾後辞退にならないよう慎重に考える

内定承諾後の辞退は、できるだけ避けなければなりません。あなたの入社準備を進める会社に、多大な迷惑がかかります。時間がかかっても、慎重に考えて返事をするべきです。

一週間以上の時間を要するときには、保留の意思を伝えます。

電話やメールで内定承諾を行うまでの手順

①企業から内定を通知する連絡が来る

最終面接の後、企業から電話やメール、手紙で内定通知が送られてきます。普段以上に意識的に着信やメールを確認しましょう。

突然の電話でも失礼な対応にならないよう、あらかじめ企業とのやりとりをシミュレーションしておきます。

②お礼を伝え労働条件通知書の送付を確認する

電話でもメールでも、最初に伝えるべきはお礼です。企業は多数の受験者からあなたを選び、内定を出しています。まずは感謝を伝えましょう。

すぐに答えを出すのではなく、判断は労働条件を確認してから行います。労働条件通知書は、郵送またはメールで数日以内に送られてきます。

「労働条件がどうであれ、何が何でもこの会社で働きたい」と思うなら、その場で入社を承諾する方法もあります。ただし、労働条件の確認を十分行えないデメリットは覚悟しましょう。

③労働条件の確認後、承諾・保留・辞退を決める

労働条件通知書の内容を確認したら、承諾・保留・辞退を決めます。疑問がある場合は、意思決定の前にメールや電話で確認しましょう。返事は疑問点が何もない状況で行います。後々判断を変えるのは、企業に対して失礼です。

④内定通知を受けてから一週間以内に連絡する

内定通知から一週間以内に、企業と同じ連絡手段で返事をします。答えが出ない場合は、保留の意思を伝えましょう。企業はあなたの判断に従い、次の行動を考えます。見通しが立たない状態が続くと、企業の迷惑になりえます。

【電話】内定承諾を電話で行う際のポイント

落ち着いて電話できる環境を整える

内定承諾の電話をするときには、落ち着いて電話できる環境を整えます。急ぎの予定がなく体調が良いときに、自宅で電話をするのが理想です。

伝える内容を確認し必要ならメモ書きする

企業に折り返し電話をする場合、伝える内容をメモ書きすると良いでしょう。メモには伝える手順を書いておくことで、スムーズに進めることができるでしょう。

電話だと緊張で話の内容が抜けがちな人もいます。あらかじめメモしておけば、伝達のミスを防げます。

企業からの伝達を受け取るメモを用意する

企業からの伝達を受け取るためのメモも用意すると良いでしょう。内定承諾の電話で、入社までの大まかな流れを話す担当者もいます。

唐突に大切な伝達事項を告げられても、焦らないようにしましょう。普段から電話とメモをセットで持ち歩く癖をつけると良いかもしれません。

【電話】企業に内定承諾を伝えるまでの受け答えの例文

①内定通知で労働条件通知書の送付を待つ旨伝える

企業から内定通知の電話が来たときのやりとりです。労働条件の確認後に返事をすることをはっきりと伝えます。

電話を切る際は、相手が先に切ることを確認しましょう。

②内定通知を受けその場で承諾する

志望度が高く、その場で内定を承諾するパターンです。意思を示した後は、入社に向けた意欲を伝えると良いでしょう。

③労働条件確認後に折り返し承諾の電話をする

折り返しの電話で内定承諾をする場合、回答を待たせたお詫びを伝えましょう。その上で入社の意思をはっきりと示します。

④内定の保留後に内定承諾の電話をかける

内定を保留した場合は、通知の電話から時間が経っているため、いつ連絡を受けたかをはっきりと伝えましょう。

その際は、長い時間待たせたことへのお詫びから入るのが適切です。同時に、時間を経ても変わらず受け入れてくれることへの感謝も伝えます。

【電話】内定承諾を電話で行う際注意すること

内定承諾の電話をかける時間に注意する

内定承諾の電話をかける際には、時間帯に注意しましょう。会社の営業時間外の連絡は厳禁です。「相手の事情を考えられない」「常識がない」などの印象を与える恐れがあります。

担当者が不在であることが多い時間帯が分かる場合は、そこも避けるようにしましょう。

内定承諾の意思を留守電に吹き込むのは不適切

担当者の不在時に、留守電に内定承諾の意思を吹き込むのは厳禁です。大切な意思決定を留守電で済ませるべきではありません。

留守電に吹き込んで良いのは、「また電話します」「お電話可能な時間帯を教えてください」といった内容だけです。

電話で内定を承諾してしまったが辞退はできる？

電話で内定を承諾したものの、後々やはり辞退したいという事例を耳にします。電話はテンポよく会話が進むため、気づけば企業のペースで話がまとめられていたというケースも、ないとは言えません。

内定を承諾しても、辞退は可能です。内定辞退は、契約の解除にあたります。これは社員が退職を申し出るのと同じです。退職が自由であるのと同様、内定辞退も自由です。

ただし、良い印象を与えないことだけは理解しましょう。企業はあなたを迎え入れる準備を進めています。辞退するなら誠心誠意お詫びしましょう。電話で連絡するだけでなく、お詫び状も書面で送ると丁寧です。

【メール】内定承諾をメールで伝える際のポイント

件名はあえて「Re:」のままにする

メールで内定承諾の意思を伝える場合、件名はあえて「Re:」のままにします。通常のメールソフトでは、返信のメールを作成すると、件名に「Re:」がつきます。

ビジネスメールでは、そのままの状態で送ることが推奨されます。どのメールの返信か分かりやすく、整理がつきやすいからです。

宛名は社名や部署名もしっかり書く

本文は宛名から書きます。社名や部署名を含めて書くのがビジネスメールのルールです。

①は株式会社、合同会社といった種別を含めて書きます。（株）のように省略はしないでください。下に個人名が続く場合は、「御中」は付けません。

②は部、課の順に書き、役職もあれば記載します。

③はフルネームで書くようにしましょう。

お礼と喜びの気持ちを素直に記す

メール本文で最初に伝えるのは、お礼の気持ちです。選考を進めてもらったこと、数多くの受験者から選んでもらったことに感謝しなければなりません。

同時に喜びの気持ちも伝えましょう。あなたの言葉で素直に喜びを表現することを心がけます。

入社の意思と意欲を示す

お礼と喜びの気持ちに続き、入社の意思を固めたことをはっきりと記述します。「内定をお受けしたい」「入社させていただきたい」などストレートな表現を心がけましょう。遠回しな表現は、真意が伝わらず誤解を招く恐れがあります。

入社への意気込みも入れると良いメールになります。「1日でも早く貢献したい」「戦力に慣れるよう、日々努力したい」など、仕事への情熱を簡潔に書きましょう。

署名を入れて連絡先を示す

メールの最後には、必ず署名を入れます。メールアドレスだけでなく、携帯番号や緊急連絡先などの情報を示すためです。署名の例は以下のとおりです。

パソコンのメールソフトであれば、先に署名をつくっておき保存可能です。自動的に署名がつくよう設定すると良いでしょう。

【メール】企業に内定承諾を伝えるまでに送るメールの文例

①労働条件通知書の到着まで待つようお願いする

労働条件通知書を待つ場合、「前向きに入社を検討する」姿勢を示します。書面確認後に回答を行うことを明確に伝えましょう。

②内定通知への返信ですぐに内定承諾を伝える

内定を承諾する場合、喜びと感謝の想いを伝えます。できる限り、自分の気持ちをストレートに表現しましょう。入社への意欲も同時に伝えると良いでしょう。

③労働条件確認後に内定承諾を伝える

労働条件確認後にメールで内定承諾を伝える場合は、内定通知と労働条件通知書送付のお礼から入りましょう。その後で、入社の意思をはっきりと伝えます。同時に意欲も示せるとよいでしょう。

なお、件名は本文の内容がひと目で分かるものに変更します。

④保留後にメールで内定承諾を伝える

保留した場合、長い間待たせたことへのお詫びから入ります。読みにくくならない程度に、保留から承諾への心情変化を説明すると、熱意を感じてもらいやすくなります。

【メール】内定承諾を送る際注意すること

二度目のメールからはひと目で分かる件名を書く

メールのやりとりを繰り返していると、「Re:」が多くなり、徐々に見づらくなります。許容されるのは、「Re:Re:」までです。それ以上は、新たな件名を考えましょう。

件名を設定するときには、内容がひと目で分かることを心がけます。タイトルだけ見て、概要が分かるのが理想です。

CCの相手にもメールが届くようにする

企業からのメールをよく見ると、宛先（あなた）の他に「CC」も指定されていることがあります。返信する際には、CCを消さず、そのまま送ります。

CCはカーボン・コピーの略で、「直接の宛先ではないものの、念のためメールを確認してほしい人」を指定する場合に使います。担当者が指定したCC（上司など）を消すと、その人にメールが届かず、企業の情報管理に不都合が生じるため、注意しましょう。

内定承諾は企業で働く第一歩！意欲ある姿勢を見せよう

内定承諾は、社会で歩み始める第一歩です。これから一緒に働く人達だからこそ、できる限り礼儀正しく接し、好印象を持たれたいと考えるでしょう。

しかし電話やメールは、慣れないうちは簡単ではありません。試行錯誤しているうちに社会人としてのマナーが身につき、ビジネスでの適切な距離感もつかめるようになります。前に進む意志さえあれば、心配は無用です。

今、あなたが行うべきことは、入社の意思を確実に示すことと、意欲ある姿勢を見せることです。それができれば、企業に想いは伝わります。一緒に働く仲間として、温かく迎えてもらえるでしょう。