内定承諾書の添え状の書き方｜基本構成から提出までの流れを解説！

内定承諾を進めるにあたって、「内定承諾書の添え状はどう書けば良いのか」「添え状を作ったことがないから失敗しないか不安」などの悩みをお持ちの方は多いです。

本記事では、内定承諾書の添え状を作るときのポイントや注意点を例文付きで解説します。内定承諾書の添え状を作る時のマナーを理解し、企業から好印象を得て入社したい方はぜひ最後までご覧ください。

内定承諾書の添え状とは？

内定承諾書の添え状とは、内定承諾書を郵送するときに同封する文書です。内定承諾書は、企業へ入社意思を示すために重要な書類ですが、単独で送付するよりも、添え状を一緒に送付した方が、より丁寧な印象を与えられます。

しかし、内定承諾書はあくまで入社意思を示すことのみが目的なので、自分の気持ちなどを書くスペースはありません。一方、添え状は内容を自由に書けるので、入社意欲や企業への感謝の気持ちなどをアピールできます。

内定承諾書の添え状は必須ではありませんが、上手く活用すれば、企業に対して好印象を残せます。

内定承諾書を提出するまでの流れ

労働条件を確認する

内定承諾書を記入する前に、必ず労働条件をチェックしましょう。求人票や面接で聞いた内容と異なる点がないか、一つひとつ確認するのが重要です。

チェックすべき主な項目は、以下のとおりです。

少しでも疑問点や不明点などがあれば、企業へ連絡しましょう。入社後に「ちゃんと聞けば良かった」と後悔してしまわぬよう、納得できるまで確認する姿勢が大切です。

必要な各項目を記入する

労働条件を確認したら、内定承諾書に必要事項を記入しましょう。以下では、企業から指定される基本的な記入項目をまとめました。

また、書面の最後には内定承諾に同意する署名箇所があります。署名を書いたら、捺印箇所に印鑑を押しましょう。なお、入社意思を示すための正式書類において、シャチハタの使用はNGです。

添え状を添付して提出する

最後に、添え状を添付すれば完了です。誤字・脱字のない完璧な添え状を添付すれば、「ビジネスマナーをしっかり意識できている」という好印象を残せます。

詳しい書き方は、次の項目で詳しく説明しますので、一つひとつ目を通していきましょう。

内定承諾書の添え状を作る際の基本構成

①日付

添え状の右上に、書類を発送する日付を書きましょう。日付は、「年・月・日」という形式で書くのが一般的です。

なお、年の表記は、西暦・和暦どちらでも構いません。いずれのパターンでも、内定承諾書の提出日が年明け以降の場合、昨年の年数を書いてしまわないように注意しましょう。

②宛名

添え状の左上に、宛名を記入してください。一行目に会社名を、二行目に部署名と担当者の名前を書きましょう。

また、会社名・部署名は省略せずに、正式名称で書くのがマナーです。部署宛の最後に「御中」を、担当者宛には「様」をつけるのが鉄則です。

③差出人の情報

続いて、あなたのフルネーム、大学名・学部・学科、連絡先を書きましょう。万が一、送付状に同封し忘れた書類があったときや、問い合わせがあるときなどは、提出先の企業から連絡が入る可能性があります。

そのため、連絡が取りやすい電話番号とメールアドレスの両方を記入しましょう。

④見出し

本文の見出しとして、中央揃えで「書類送付のお知らせ」と書きましょう。見出しを書けば、この書類に何が書かれているのかを明示できます。

具体的には、「〇〇（書類名）の送付につきまして」「〇〇（書類名）ご送付の件」などと内容がひと目でわかる件名をつけるのがおすすめです。

⑤頭語・結語

文章の始まりと終わりに、「拝啓・敬具」といった頭語・結語を入れましょう。

なお、頭語は「こんにちは」、結語は「さようなら」にあたる言葉で、セットで使うのが鉄則です。

片方しか書かれていない書類を出してしまうと、基本的なビジネスマナーが守れていないと判断されかねないため、注意が必要です。

⑥時候の挨拶

本文の一行目に、「時候の挨拶」を入れましょう。基本的には、下記の定型句のいずれかを使えば問題ありません。

①「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」

②「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」

⑦入社後の抱負

最後に、内定をもらったことへのお礼と共に、「入社後の抱負」を入れておくとより好印象につながります。

なお、内定承諾書の提出を延期してもらっている場合は、期限を延長してもらったことへの感謝の言葉も必ず入れましょう。

⑧同封書類の概要

本文の最後に一行スペースを空けて、中央揃えで「記」と一文字記入し、その下に同封した書類の名称と枚数を箇条書きでまとめましょう。

これは「記書き」とも呼ばれ、本文中の「下記の通り」という表現と同様の言葉です。

「記」と入れた場合、最後は「以上」で結びます。「これより下には何も書かれていません」という意味ですので、以上の後には何も書かなくて大丈夫です。

入社承諾書の添え状を作る時のポイント

①提出日を右上に書く

提出日は、添え状の右上に目立つように記入してください。なお、この箇所は書類作成日ではなく、書類を郵送する日付を書きましょう。

書類を作成した数日後に送る場合、書類が届く日とズレてしまうため気を付けましょう。

②宛名は左上に入れる

宛名は、添え状の左上に記入しましょう。最初に目を向ける箇所に宛名を置いた方がベターです。

また、宛名に誤字・脱字があると大きなマイナス印象につながりますので、注意しましょう。

③氏名と連絡先は日付の下に書く

あなたの氏名、連絡先および大学名・学部・学科は、提出日の真下に書きましょう。

なお、改行せずに続けて書くと、文章が途中で切れてしまい見栄えが悪くなってしまうため、項目ごとに改行してまとめるのがおすすめです。

④件名を中心に置く

件名はひと目見て分かりやすいように、中心に起きましょう。なお、見出しは本文よりも少しフォントサイズを大きく設定するのがおすすめです。

たとえば、本文の文字サイズが10pxの場合は、見出しは11px～12pxで設定すると良いでしょう。

⑥同封書類の概要を箇条書きで書く

同封書類の概要は、文章ではなく箇条書きでまとめるのが正解です。箇条書きで書くことで、同封書類の概要がひと目見るだけで分かります。

なお、箇条書きをするときは、「・」などのマークを統一して使いましょう。

内定承諾書の添え状を書く時の注意点

誤字・脱字を確認する

添え状を書き終えたら、誤字・脱字がないかを必ずチェックしましょう。特に、企業名や人事担当の氏名などに書き間違いがあると、マイナス印象を持たれてしまうため、注意が必要です。

おすすめの確認方法は、パソコンの画面だけでなく、プリントアウトした書面上でチェックするやり方です。二重チェックをおこなえば、誤字・脱字がないかを客観的かつ冷静に判断できるでしょう。

文章のフォントを統一する

文章のフォントの種類は、必ず「一種類のみ」で統一しましょう。文章内に複数のフォントが混ざっている場合、文字のテイストがバラバラになってしまい、文章のクオリティが全体的として下がってしまうからです。

また、ビジネスシーンにおいても、書類を作成するときはフォントを統一するのが鉄則です。ビジネスメールに適しているのは「明朝体」と「ゴシック体」です。読みやすさで選ぶなら「明朝体」、見やすさを重視するなら「ゴシック体」なども良いでしょう。

数字は全角または半角で揃える

文章内に日付などの数字を含めるときは、全角もしくは半角のどちらかに統一しましょう。先に述べたフォントの統一化と同様に、全角と半角の数字を混在させた書類は、文章全体として見落としますし、ビジネスシーンにおいても好ましくありません。

数字の表記は全角と半角のどちらでも構いません。全体の文章をみて、どちらの方がキレイに見えるのかを判断しましょう。

内定承諾書の添え状におけるよくある疑問

Q．添え状は必ず添付しないといけない？

添え状の添付は必須ではありませんが、基本的には添付するのをおすすめします。その方が好印象につながりやすいですし、「丁寧な人」というイメージを残せます。

少しだけ手間はかかりますが、内定承諾時のマナーの一環として、作成しましょう。

Q．Web上のテンプレートを使っても問題ない？

結論として、Web上のテンプレートを使っても問題ありません。既に完成した雛形を利用すれば、イチから文章を作る手間もかからないのでおすすめです。

ただし、テンプレート内に提供元のサービス名が入ったままだったり、記載例を消さないままだったりするのは厳禁ですので、提出前に必ず確認しましょう。

Q．内容を間違えてしまったらどうすれば良い？

内定承諾書を書き間違えてしまったときは、その箇所に二重線を引いて印鑑を押し、その横に正しい内容を書きましょう。印鑑を押すときは二重線の上に必ず乗るようにしてください。

一方、添え状は内定承諾書とは異なり、企業からフォーマットを指定されません。そのため、添え状を書き間違えたときは、Word上で内容を修正し、再度印刷し直しましょう。

Q．承諾するか迷ってるけどとりあえず提出してもOK？

承諾をするか迷っている状態で、内定承諾書を提出するのは絶対にNGです。

仮にあなたが企業の人事担当だとして、学生から内定承諾書を受け取ったにもかかわらず、「やっぱり別の企業へ入社します」と言われたら、どう思いますか？ほとんどの場合、非常に迷惑な行動だと捉えるでしょう。

内定承諾書は、入社意思を企業へ正式に示すための書類です。そのため、入社意思がしっかりと定まったタイミングで提出しましょう。

Q．提出日まで間に合わなそうなときはどうすれば良い？

〆切が過ぎそうと気づいた段階で、できるだけ早めに人事担当へ連絡しましょう。

大前提として、〆切までに提出すべきですが、体調不良などのやむを得ない事情で提出が間に合わなそうな場合は、その旨を人事担当へ連絡するべきです。

ほとんどの場合、提出日を過ぎる前に連絡を入れれば、〆切を延ばしてくれるでしょう。

内定承諾書に添え状を入れて入社意思を企業へアピールしよう

内定承諾書の添え状は、あなたの入社意欲を企業へアピールするために役立ちます。ただし、ビジネスマナーを守って作る必要があるので、我流ではなく、本記事で解説した内容に沿って作成しましょう。

内定をもらったことに対する感謝の気持ちは入社意欲は言葉でも伝えられますが、書類上でも言葉として形に残せば、人事担当だけでなく、添え状を手に取った全ての方々にあなたの気持ちを伝えられます。

好印象を残すための絶好のチャンスですので、正しい手順に沿って添え状を準備しましょう。