内定辞退メールはいつまでに送る？連絡するタイミングや注意点【例文あり】

就活生として企業から内定が出た瞬間、嬉しいと感じる方は多いでしょう。しかしいくつかの企業に応募している方であれば、内定辞退するタイミングが訪れます。

多くの就活生は内定辞退の連絡をするのは心苦しく、連絡を先延ばしにしてしまいがちですが、連絡を忘れてしまうと企業側に迷惑をかけるため注意が必要です。

本記事では内定辞退メールを送るタイミングや、送る際のポイント・注意点を解説していきます。さらに電話で内定辞退する方法まで徹底解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

内定辞退のメールはいつまでに送るべき？

内定が出た後に内定辞退の連絡をする場合、メールはいつまでに企業へ送れば良いのか悩む方も多いでしょう。結論として、内定通知を受け取った1週間以内を目途に内定辞退の連絡を行いましょう。

企業によっては、内定承諾か否かを1週間以内に連絡するように別途指示がある場合もあります。企業側から連絡期限の指示がある場合は基本的に期限までにメールで連絡しましょう。

ただし前述でお伝えした期限はメールで連絡する目安期間であり、期限に関わらず内定辞退の意思が早々に決まっている場合は、早めに企業へ内定辞退の旨を伝えてください。あなたが内定辞退したことで、次の応募者の選考対応を進める必要があるため、企業側としても早めに内定辞退か否かが分かると次の動きがスムーズにできます。

内定辞退の後ろめたさから企業への連絡が遅くなりがちですが、内定辞退の意思が決まっているのであれば、早めに連絡するように心がけましょう。

内定辞退メールを送る際のポイント

お礼とお詫びを合わせて伝える

内定辞退のメールはお礼とお詫びを合わせて伝えます。内定に至るまで多くの時間と労力を1人の応募者に対して使っているため、まずは内定を頂いたことに対してお礼や感謝を伝えましょう。

お礼や感謝を伝えたら、内定辞退の趣旨と理由を伝えてお詫びしてください。内定辞退の意思をはっきりと伝えなければ、企業側は内定を出した就活生は内定承諾か否かを迷っていると捉えて保留状態となります。保留状態が長期化してしまうと、企業のみならず次の選考待ちをしている就活生にも、迷惑がかかります。

また企業側も就活者一人ひとりに向き合い内定を出しています。内定辞退のメールを送る場合は、今まで対応してくれたことに関するお礼と申し訳ない気持ちがある点も伝えましょう。

簡潔に理由を伝える

内定辞退のメールでは、内定辞退する理由を簡潔に述べることが重要です。内定辞退の負い目から丁寧なメールを作成しようとすると、文章が長くなってしまいがちです。文章が長いと相手の時間を奪ってしまうだけでなく、読みにくさからストレスを与えてしまう可能性があります。

したがって内定辞退のメールを企業へ送る場合は、辞退理由を完結にまとめ伝えるように心がけましょう。辞退理由は、「一身上の都合により」「他社からの内定を承諾することにした」など簡潔な理由を伝えると良いです。

内定辞退の意思が強い場合は、伝えられる範囲内かつ完結に内定辞退の旨を伝え、真摯に対応することが大切です。

内定辞退メールの例文

メールを作成する場合の注意点は件名に、内定辞退の旨のメールであることと氏名を必ず記載しましょう。採用担当者は日々多くのメールを受信しているため、あなたのメールが埋もれてしまう可能性があります。しかし件名に内定辞退のご連絡と記載することで、目につきやすくなり埋もれる心配がないでしょう。

さらにメール作成時のポイントとして、必ず以下の流れで作成しましょう。流れを押さえることで簡潔かつ読みやすいメール文面の作成ができるため、ぜひ参考にしてください。

内定辞退メールを送る際の注意点

回答期限を超えないようにする

内定辞退することが決まったら、回答期限を超えないように連絡を入れましょう。何かを断る時は心理的負担が大きいですが、他の選考をストップしている可能性があるため、回答期限を過ぎてからの連絡は企業側に迷惑がかかります。

したがって内定辞退の旨が決まったら、回答期限までに必ず企業へ連絡しましょう。

メールを誰に送るのか明確にする

企業は毎日多くのメールを受信しているため、内定辞退のメールは誰に送るのか明確にしておきましょう。メールの宛先を明確にせず送信してしまうと、他のメールに埋もれてしまい、確認が遅くなったり、担当者にメールが届かなかったりする可能性があります。

したがって、企業へ内定辞退のメールを送る場合は、必ず誰にメールを送るのか明確にしてから連絡しましょう。

返信が必要な場合はなるべく早く返す

内定辞退を伝えた後に、辞退理由の確認や再検討の打診をされる場合があります。その際、あなたの意思を担当者へ伝えるために、受信したメールへの返信が必要です。

メールの返信が必要な際はなるべく早めに担当者へ連絡します。返信が日をまたいでしまうと企業側に迷惑がかかってしまうため、メール受信の当日中に返信するよう心がけましょう。

内定辞退メールの返信が来ない場合の対処法

内定辞退のメールを送ったにも関わらず、メールの返信がないと不安になってしまう方も多いでしょう。内定辞退メールに対して担当者から返信が無い場合の対処法は、メールで再度連絡する方法と、直接電話で確認する方法があります。

メールの返信が無い場合は、自分のメールが他のメールに埋もれている可能があるため、前回送ったメール内容と同一内容のメールを再送する方法があります。再送する場合は「先日お送りした内容を念のため再送させていただきます」と一言付け加えてから連絡しましょう。

電話で直接確認する場合は担当者宛に電話します。担当者につながれば、送ったメールに関して確認済みなのか尋ねます。担当者が不在の場合は再度改めて連絡するか、電話先の社員に伝言が頼めそうであれば、送信したメールの確認をお願いするように依頼してください。

ただし担当者も毎日忙しく仕事にあたっているため、電話する場合は企業の問い合わせに対する返答期限を超える場合のみにしましょう。

内定辞退をメールではなく電話で行う場合のポイント

メモを用意してから電話をかける

電話をかける場合、緊張のあまり早口になってしまったり、急いで話すあまり伝えたい内容を伝えきれなかったりする可能性があります。

そのため話したい内容をメモにまとめてから電話するように心がけましょう。電話に慣れている方であっても、内定辞退の連絡は緊張する可能性があるため、電話をかける際は伝えたい内容をまとめたメモを用意しておく方が安心です。

また、電話で内定辞退を伝えた場合に別途何かしらの対応が必要な可能性もあります。先方からの指示に聞き漏らしがないようにするためにもメモの用意は必須です。

感謝を直接伝える

電話で内定辞退を伝える場合、内定をいただいたことに対する感謝の意を述べましょう。企業は履歴書や面接を通して、あなたを高く評価し一緒に働きたいと思ったからこそ、内定を出したと考えられます。

採用活動にはコストや時間もかかり、採用に携わった社員は多くの時間や労力を注ぎ対応しています。したがって内定をいただいたことに対して、必ず感謝の意を述べましょう。

感謝の意を伝えるのは社会人としてのマナーでもあるため、内定を辞退するからといってないがしろにしないように気を付けましょう。

内定辞退の理由をはっきりと伝える

感謝の意を伝えた後は必ず、内定辞退の理由をはっきり伝えましょう。相手に内定辞退の意思がしっかり伝わらなければ、内定辞退の連絡か否か聞き返されてしまう可能性があります。結論を先延ばしにするような説明をした場合も、やり取りに多くの時間を要するだけでなく企業側の対応にも遅れが生じます。

結果的に内定辞退の理由をはっきり伝えることで、あなたも内定をもらった企業に対してけじめをつけられます。企業側もはっきりした回答を得られることで内定辞退の理由を理解でき、次の採用活動にコマを進められるため、両者にとってメリットしかありません。

電話をかける時間帯に気を付ける

企業へ内定辞退の電話をかける際は、電話をかける時間帯に気を付けましょう。内定をもらった企業の営業時間や定休日にもよりますが、基本的に平日の日中をメインに電話をかけます。

ただし始業・終業間近や昼休み前後は、採用担当者も忙しくしている可能性が高いため、電話をかけるのは避けましょう。具体的に電話をかけるのに適している時間は、午前は10時〜11時・午後は14時〜16時が理想的な時間帯です。

内定辞退の件で電話をかける際は、採用担当者が忙しくない時間帯を選び内定辞退の旨を簡潔に伝えましょう。

お詫びをする

内定辞退する旨を伝える際は、必ずお詫びの言葉を伝えましょう。前提として内定辞退することは悪いことではありません。しかし企業は内定を出すために、書類選考→面接→内定者への連絡など、内定を出すまでに、多くの時間やコストをかけています。

したがっていただいた内定を辞退する場合は、丁寧にお詫びすることを心がけましょう。

電話で内定を辞退する際の例文

電話で内定辞退の連絡をする場合は、前述の例文の通り話を進めると、スムーズに企業の担当者と話を進められます。

その上で、電話で内定辞退する際のポイントや注意点は、以下の4点です。電話をかける際は、以上のポイントや注意点をふまえ真摯に対応しましょう。

内定辞退メールを送る場合は速やかに対応しよう！

本記事では内定辞退メールはいつまでに送るべきか、送る際のポイント・注意点に関して解説しました。内定辞退メールは企業側に迷惑をかけないように、回答期限までに送信しましょう。回答期限が無い場合は、なるべく早めに回答するよう心がけてください。

さらにメールを送る際のポイントは、内定をいただいたことに対しての感謝や、辞退することについてのお詫びをしっかり伝えましょう。メールを誰に送るか明確にすることに注意し、連絡が必要な場合は迅速に対応しましょう。

内定辞退は心苦しく感じ、対応を後回しにしてしまいがちですが、連絡が遅くなれば企業へ迷惑をかけてしまうため迅速に対応しましょう。むしろ速やかに対応すると好印象になる可能性もあるため、なるべく早くメールを送るようにしてください。