【例文付き】就活メールの件名の書き方｜注意点から避けるべき件名まで

就活で採用担当者にメールを送る際、失礼にあたらないか悩んでしまう就活生は少なくありません。メールの内容が選考に影響するケースは少ないものの、良い印象を与えたいと思う就活生がほとんどでしょう。

就活メールでは、内容はもちろん件名を書くときにもマナーがあります。適切な件名を書くことで、採用担当者にビジネスマナーのアピールが可能です。

本記事では、就活メールの件名が重要視される理由や件名を書くときのルールを解説します。あわせて、就活メールの件名で注意するポイントや避けるべき件名、また就活で利用頻度の高い件名を例文付きで紹介します。

件名以外の就活メールの基本マナーについても解説するため、就活メールでお悩みの方はぜひ参考にしてください。

就活メールの件名が重要な理由とは？

就活では日程変更やお礼を伝える際に、企業へメールを送ることがあります。メールの内容自体が選考に影響する可能性は低いですが、内容によってはビジネスマナーが備わっていないと判断される恐れがあるので気をつけましょう。

就活メールの「件名」は、注意してほしいメールマナーのひとつです。プライベートのメールであれば、件名を入力しないで送る場合が多いこともあり、就活メールの件名に悩む方は少なくありません。企業にメールを送る際は、内容を一目で理解できる件名にすることがポイントです。

なぜ就活メールの件名が重要なのか、理由を2点紹介していきます。

ビジネスマナーのひとつだから

前述したとおり、就活で企業に送るメールはビジネスマナーが身に付いているかの判断材料になります。メールにわかりやすい件名をつけていると、メールの内容が即座に解釈できるため、受け取った方に余計な手間をかけずに済みます。

相手への配慮があるメールを作成できていれば、ビジネスマナーが備わっていると判断されるでしょう。たとえ、急ぎの用件だとしても、メールに件名をつけないのはマナーに反しています。メールは就職後も使う頻度の多いツールなので、就活中の今からマナーを身に付けておくと役立つでしょう。

迷惑メールと間違われる恐れがあるから

企業の採用担当者は、日々大量のメールを処理しています。一通一通開封する暇がなく、メールの件名によって重要度や緊急性があるのかを判断している方が少なくありません。

メールに件名がなかった場合、迷惑メールかと思ってしまい、開封されないままゴミ箱行きになる恐れがあります。そのため、メールに具体的な内容の件名を書くことは、採用担当者に必要なメールだと解釈してもらうために必要です。

メールの返信が早く欲しい場合は、件名にいつまでに返事が欲しいかの日付を入れると効果的です。その際は、件名だけでなく本文にも日付を記載しておきましょう。

就活メールの件名を書くときのルール

内容が伝わる件名にする

就活で送るメールの件名は、一目で内容が伝わるように作成しましょう。件名で内容が伝われば「後で確認して良い内容だな」「今すぐ確認しておこう」と、メールを開封しなくても優先順位を判断できます。

注意してほしいのは、長文すぎる件名にしないことです。長い件名は反対に何が伝えたいのかの判断が難しくなるため、15～20字ほどに留めましょう。

目的が伝わる件名にする

就活でメールを利用する目的として、企業への質問やお願いをするときがあるでしょう。その際は、一目で目的が解釈できるように件名を作成します。件名で目的がわかれば「返事が必要なメール」と認識してくれるため、開封の優先順位が上がるでしょう。

しかし、目的が解釈できたとしても「質問」「お願い」のみの件名はNGです。短すぎると何についての目的か判断できないため、内容も一緒に記載してください。

名前と学校名を入れる

就活メールを受け取る採用担当者は、就活生のアドレスを知らないため、アドレスや件名だけでは誰から届いたメールか判断できません。ほかの就活生は件名に名前と学校を入れているのに、自分は入れていない場合だと、開封の優先順位は下がるでしょう。

そのため、上記の具体例のように、件名には名前と学校名も忘れずに入れてください。大学名が入っている件名だと、採用担当者に採用関係のメールだと即座に判断してもらえます。

就活メールの件名で注意するポイント

返信する際は件名を変更しない

自分からではなく、企業発信のメールが届くこともあります。返信をする場合は、件名を変更せず、企業から届いた件名に「Re:」がついた状態で送りましょう。

採用担当者は「Re:」の有無によって、メールが新規なのか返信されたものなのかを判断しています。返信メールの件名を変えてしまうと、相手がメールを見失ったり管理しづらくなったりする恐れがあるので気をつけましょう。

件名と内容が合致しているか確認する

企業へメールを送信する前は、必ず件名と内容が合致しているか確認しましょう。特に、テンプレートを使用した場合や、以前のメールを再度利用するためにコピーして作成すると、ミスが発生しやすいので注意してください。

また、採用担当者と何度もメールのやり取りをしていると、途中で件名と内容が変わっている場合があります。その際は企業が何のメールか把握できて、現在の内容も伝わる件名に変更することがポイントです。

「Re：」が増えすぎたら適宜削除する

採用担当者とメールのやり取りが続くと「Re:」の数も増え続けていきます。返信だと判断してもらうために「Re:」は削除しませんが「Re:」が続きすぎると読みづらくなるものです。

そのため「Re:」の数が増えすぎた場合は、適宜数を減らしましょう。すべての「Re:」を削除すると返信メールなのか判断できないため、2～3個以上の「Re:」のみ削除することをおすすめします。

件名を入れ忘れた場合は入力して再送信する

就活生が企業に送るメールでミスしがちなのが、件名の入れ忘れです。学生は日常でメールに件名を書く機会が少ないため、うっかり忘れてしまうことが多くあります。

件名を入れ忘れただけで選考に影響があるわけではありませんが、無題のメールでは採用担当者に開封されない恐れがあります。そうならないためにも、入れ忘れた場合は件名を入力したメールを再送信しましょう。

再送信するメールには【再送】と件名に入れてください。また、メールの内容に「1通目は件名を入力し忘れたので再送します」といった内容の謝罪文を入れておくと印象が良くなるでしょう。

【例文付】就活メールで利用頻度の高い件名

日程調整の件名

面接日が決まっていたが、やむを得ない理由で日程調整をしてほしい場合は、上記のような例文を参考にしてください。

件名でどのような目的なのか伝わるように作成しましょう。例文のように作成することで、緊急性が高いと判断でき、開封の優先順位が上がります。

お礼の件名

就活ではインターンシップや企業説明後などで、お礼のメールを送る機会があります。お礼のメールを送るときは、何に対してのお礼メールなのか判断できる件名を作成しましょう。【お礼】だけの件名は内容がわからないので避けてください。

選考辞退の件名

就活では他社との選考の兼ね合いで、選考を辞退するシーンも多々あります。選考辞退の場合でも、件名は端的にわかりやすく表現しましょう。申し訳ないからと謝罪や言い訳などは件名に入れないでください。

内定承諾の件名

内定承諾のメールは、企業から送られてきたメールに返信するケースが一般的です。企業からのメールに返信するには、件名の変更はNGです。やり取りが続いて「Re:」が増えすぎた場合、適宜消すようにしましょう。

質問の件名

自力で調べてもわからないことがある場合は、採用担当者にメールで質問を行います。質問メールの際も、どのような内容の質問なのかわかる件名を作成します。

また、質問メールを送る際は、既に案内されていないか再度確認してから送信をしましょう。

就活メールで避けるべき件名

空欄の件名

就活メールに限らず、ビジネスメールでは件名を空欄で送信するのはマナーに反します。件名が空欄の場合は迷惑メールに間違えられたり、読む優先度が低くなったりする可能性があります。

メールが重要な内容だった場合は選考に影響が及ぶこともあるため、必ず適切な件名を入れるようにしましょう。入れ忘れて送信した場合は、再度件名を入力したメールを送ることが大切です。

あいさつ文の件名

就活メールは、あいさつ文だけの件名もNGです。件名があいさつ文だと、内容がわからないうえに迷惑メールと間違えやすくなります。

そのため、例文のようなあいさつ文のみの件名は避けましょう。

名前のみの件名

件名に名前を入れていれば差出人は判断できますが、迷惑メールと思われる可能性が否めません。差出人はわかってもメールを開封しないと内容が判断できないため、名前のみの件名も避けましょう。

また、大学名と名前は内容がわかりやすいように件名の末尾に入れることがポイントです。

内容が不明な件名

メールの件名は端的に表現する必要がありますが、抽象的すぎて内容が不明な件名は避けましょう。下記のような件名にならないよう注意しましょう。

メールを開封しなくても内容のイメージができるように「二次面接日程変更のお願い（〇〇大学　氏名）」といった具体的な件名にしましょう。

【件名以外】就活メールの基本マナー

返信は24時間以内に行う

企業からメールが届いた場合は、原則24時間以内に返信を行いましょう。やむを得ない事情から24時間以上経って返信をする場合は、必ず「返信が遅れてしまい、申し訳ございません」と本文の最初に付け加えることが大切です。

しかし、メールに気づいた時間が遅かったとしても、深夜や早朝にメールを送るのはマナーに反しています。また、企業が休みである土日祝日にもメールは送らないほうが好ましいです。

読みやすい文章を心がける

企業へ送るメールは、読みやすい文章を心がけましょう。要件は簡潔に述べ、内容がすぐに理解できるように工夫が必要です。

だらだらと長文が続くメールは相手にとって読みづらいので、適宜改行したり一文を短くしたりすると良いでしょう。また、絵文字や「！」「☆」「◎」などの記号は使わないのも、社会人として当然のルールになります。

アドレスは就活専用にする

就活で使用するアドレスは、就活専用のものを新規作成しましょう。プライベートのアドレスはさまざまな情報が届くため、企業からの重要な連絡を見落としかねません。

就活専用のアドレスを使えば就活関連の情報を整理しやすくなるため、効率的に管理できます。また、就活が終わった後を考えても、就活専用アドレスがあれば就活関連の不要なメールを一括で阻止できます。

宛名は正式名称にする

就活に限らず、ビジネスメールの宛名は正式名称で表記するのがマナーです。たとえば「（株）〇〇」とするのではなく「株式会社〇〇」にします。

また、企業の部署名しかわからない場合は敬称を「御中」、相手の名前が明確な場合は「様」と使いわけましょう。

署名を入れる

メールの署名とは、自分がメールを作成したことを示すサインのようなものです。ビジネスメールでは最後に署名を入れることがマナーであり、就活メールでも同じように必要です。

すべての情報が必須なわけではないので、一部を削除しても問題ありません。しかし、氏名・大学名・連絡先は今後の連絡を考えると、載せておくことをおすすめします。

就活メールは件名にも気を配るのが大切！

就活メールを作成するときは、一目で内容を解釈できる件名を書くことが重要です。内容や目的が伝わる件名を作成することで、採用担当者の手間を省くことができ、ビジネスマナーのアピールに役立ちます。

適切ではない件名でメールを送信すると、迷惑メールと間違えられたり、開封の優先順位が低くなったりする恐れがあるので注意しましょう。また、企業からのメールに返信する際は、件名を変更するのではなく企業から届いた件名に「Re:」をついた状態で送ることが大切です。

就活のメールは内容も大切ですが、件名も重要視されるポイントなので、本記事を参考にして採用担当者がすぐに解釈できる件名を意識して書いてくださいね。