【例文付き】会社説明会をキャンセルするときは？メール・電話での連絡方法

就活で会社説明会をキャンセルするときは、メールや電話で連絡を必ず入れます。キャンセルの意向は、できるだけ速やかに企業に伝えなければなりません。

しかし、気まずさを感じたり、印象の悪化を恐れるあまり、二の足を踏む人も多いのではないでしょうか。

この記事では企業へのメールや電話に戸惑う人に向け、キャンセル連絡で覚えておきたい鉄則や、場面に応じた適切な連絡手段、理由の伝え方を説明します。

会社説明会は都合悪くなってもキャンセルできない？

都合により会社説明会に参加できなくなったら、Webフォームやメール、電話を通してキャンセルすることができます。説明会当日の変更でも、心配することはありません。担当者に電話で予定の急変を伝えます。

避けなければならないのは、無断でのキャンセルです。開催直前の時間帯でも、連絡は必須です。

会社説明会をキャンセルしたら印象が悪化する？

会社説明会のキャンセルで、企業からの印象が悪化することはありません。企業も就活生の忙しさは理解しています。連絡をきちんとすれば、すんなりと受け入れられるでしょう。

特にWebフォームからのキャンセルは、極めて事務的に処理されます。特定の人事担当者とやりとりする必要もありません。

印象が悪化するのは、説明会の無断キャンセルです。企業は参加者のために時間をかけて準備を進めています。礼儀を欠く行為だと自覚しましょう。

会社説明会をキャンセルする際の鉄則

都合が分かった時点で早めにキャンセルする

会社説明会のキャンセルは、都合が悪くなった時点で早めに行いましょう。企業は参加人数を確認しながら準備を進めています。連絡が遅くなると、用意が無駄になる可能性があります。

また、参加者のやりくりにも影響します。一般的にキャンセルが出た分は、キャンセル待ちの学生に割り当てられます。遅くなるほど、円滑な割り当てが困難になるため、早めに連絡を入れましょう。

説明会に興味ない人以外は日程変更の意思も伝える

企業への興味を失っていないなら、キャンセルと同時に日程変更の意思も伝えましょう。企業に変わらぬ熱意を伝えられます。

ここで新たな参加日程を決定する必要はありません。現在はWebフォームを通した予約が主流です。後ほどサイトで予約できます。

会社説明会当日の無断欠席は厳禁

いかなる理由があっても、会社説明会の無断欠席は厳禁です。企業はあなたの席を確保し、資料を用意して待っています。また定員の問題で参加を見送った就活生に対しても、申し訳なさを感じなければなりません。

急病や事故で電話したくてもできなかった場合は、後日事情を説明し、心からのお詫びを伝えましょう。

会社説明会の無断欠席はバレる

会社説明会は事前予約制です。企業は当日の参加者を把握しています。無断欠席者はすぐに分かります。

ただし、無断欠席をどの程度問題にするかは企業によりけりです。大人数の参加者を抱える企業では、一人ひとりの出席状況には注意を払わないかもしれません。逆に少人数で開催し、参加者との対話を大切にする企業では、印象の悪化は避けられないため注意が必要です。

会社説明会のキャンセルの仕方は？状況ごとの連絡方法

サイト上で手続き可能な会社が増えている

最近は会社説明会の申し込みを、サイト上の予約フォームで行う会社が増えています。多くの場合、キャンセルもサイト上で行えます。指示通りの手順を辿れば手続きでき、担当者と直接やり取りする必要はありません。

機械的に処理されるため、キャンセルへの心理的な負担は少ないでしょう。その一方で、「お詫びの気持ちを伝えられない」「別日での参加意思を告げられない」などのデメリットもあります。

サイト上で手続きできる期限は、多くの会社で前日までです。期限が過ぎたら、メールや電話でやりとりします。

お詫びのメールも入れることで想いの強さを示す

サイト上で手続きを済ませた後、志望度が高い企業にはお詫びのメールも入れると良いでしょう。Webフォームではキャンセルの事実しか伝えられません。メールを入れることで、心から申し訳なく思う気持ちや、今後も志望し続ける熱意を伝えられます。

会社説明会の前日まではメールでキャンセル連絡を

サイト上でキャンセル手続きが行えない場合、説明会の前日まではメールを利用します。予定が合わなくなったお詫びと、必要なら別日での参加意思を簡潔に記しましょう。

企業に届いた順にキャンセル処理が行われ、処理が終わると担当者からメールが返信されるのが一般的です。

メールには、時間をかけて作成できるメリットがあります。口下手な人や、緊張しがちな人でも、ゆっくりと自分の気持ちを整理できます。

メールでキャンセルしたら返信が来ないケースもある

多くの場合は企業から返信がもらえるものの、円滑に返信できない企業があることも頭に入れておきましょう。申込者の人数や状況によっては、すぐの返信が困難なケースもあります。処理をしてもらえないとは考えづらいものの、心配なら電話で確認しましょう。

会社説明会の当日キャンセルには必ず電話を使う

説明会当日のキャンセルには必ず電話を用います。伝達の速さを重視するためです。

担当者の携帯番号が開示されている場合は、携帯に電話します。時間によっては会場に出向いており、会社への電話だと伝わらない可能性があるからです。携帯番号が分からなければ、会社に電話しましょう。社内に残った職員が対応し、担当者に取り次いでもらえます。

会社説明会の当日キャンセルにメールは使用しない

会社説明会当日にキャンセルをする場合、メールは使用できません。説明会の開始までに意向が伝わらない恐れがあるからです。開始直前は特に忙しく、担当者もメールに気が回らない可能性があります。確実に伝達するには電話が適切です。

企業に悪い印象を与えない会社説明会のキャンセル理由

「私用」や「一身上の都合」で構わない

会社説明会へのキャンセルを伝える場合、「私用」や「一身上の都合」といった当たり障りのない理由で構いません。

企業にとって、キャンセルは「よくあること」です。就活生の忙しさも重々理解しています。キャンセルの申請があれば、一人ひとりの事情を考えることなく事務的に処理するでしょう。できる限り担当者の迷惑にならないよう、簡潔に用件だけを伝えましょう。

当日キャンセルは「体調不良」か「急用」で

当日に電話でキャンセルする場合は、少々事情が異なります。担当者の心情を考えると、「体調不良」や「急用」といった理由が適切です。

キャンセルは、期日までにWebフォームやメールで申し込まなければなりません。当日のキャンセルは、イレギュラーです。「私用」や「一身上の都合」では、担当者も納得できないでしょう。

「今朝からの急な体調不良のため」「家庭の急な事情で」といった理由を説明し、丁寧にお詫びします。

真実を伝えると企業に悪い印象を与える場合も

キャンセルで真実を語りすぎると、企業に悪い印象を与える恐れがあります。たとえば「他の説明会と重なった」と正直に話すと、「スケジュール管理ができない」「当社への志望度が低い」といった印象を与えるでしょう。

こちらに負い目がある行為だからこそ、「何が失礼に当たるか」「担当者がどう感じるか」をよく考えなければなりません。

会社説明会へのキャンセルをメールで伝える方法

メールの件名はひと目で分かるよう簡潔に

メールの件名は「簡潔に、分かりやすく」が鉄則です。開封しなくても、用件が分かるよう工夫します。説明会をキャンセルする意向と、メールの送り主がはっきり分かるように記述します。

タイトルの文字数が長すぎると、メールソフトで表示しきれません。少しでも文字数を減らすため、日付は半角とスラッシュを用いた表記を用いると良いでしょう。

大学名と氏名を記すのは、どこの誰からのメールか分かりやすくするためです。

キャンセルする意向を簡潔に伝える

本文ではキャンセルの意向を簡潔に書きます。説明会の開催日時・場所を忘れずに伝えましょう。

キャンセル理由は、「私用」「一身上の都合」など簡単で構いません。説明が過剰だと、言い訳がましく思われたり、言いたいことが伝わりづらくなる可能性があります。

キャンセルすることを丁寧に謝罪する

キャンセルの意向を示した後は、丁寧に謝罪しましょう。キャンセルはあなたの都合です。担当者の手を煩わせる申し訳なさを伝えなければなりません。

同時に「説明会に参加できない悔しさ」「キャンセルする心苦しさ」も表明できると良いでしょう。謝罪はできるだけ自分の言葉で、素直に表現するよう心がけます。

会社説明会の日程変更は意思だけを伝える

会社説明会の日程変更を希望する場合は、簡潔に意思を示しましょう。多くの場合、Webフォームから再度申し込む形になるため、日程の提示は必要ありません。企業への変わらぬ熱意や、説明会を心待ちにする気持ちを伝えることに重点を置きましょう。

署名を入れて連絡先を明示する

メールの最後に記載する差出人の情報を「署名」と言います。メールの最後には署名を入れ、大学名や氏名、折り返しの連絡先がすぐに分かるよう明示します。あらかじめ、メーラーで署名の設定を済ませておくと良いでしょう。

メールで会社説明会をキャンセルする際の例文

キャンセルのみの場合

①では「あなたは誰なのか」「どのような用件か」がはっきり分かるよう記述します。タイトルに大学名や氏名を入れても、本文で再度伝えてください。

②では、メールの主眼となるキャンセルの伝達から入ります。「どこで」「何日の」「何時から」行われる説明会を欠席するか、はっきり分かるように書きましょう。②の記述が分かりづらいと、キャンセルの意向がうまく伝わらない恐れがあります。

③ではあなたなりにお詫びの気持ちを表明してください。せっかくの機会を無駄にせざるを得ない無念、心苦しさが伝わるよう書くと良いでしょう。

最後は締めの言葉（④）で終わります。キャンセルで迷惑をかけることを再度お詫びします。

次回以降へ日程変更の意思を示す場合

日程変更を申し出る場合、謝罪の後に⑤を付け加えます。説明会に必ず参加する意思があることを伝えましょう。このメールで参加日程を告げる必要はありません。意思の伝達だけを行います。

メールで会社説明会をキャンセルするときの注意点

謝罪の気持ちを強く出す

メールで会社説明会をキャンセルするときには、謝罪の気持ちを強く出すことが大切です。キャンセルの意向を伝えるだけに気を取られ、お詫びの気持ちが前面に出ないと不適切な文章になります。キャンセルの伝達後や、文章の締めに忘れずに書きましょう。

日程変更のお願いをメール上で申し出る手法もある

一般的に、キャンセルメールで説明会の日程変更を申し出ることはしません。しかしWebフォームを導入していない会社では、キャンセルメール上で日程変更のお願いまで言及しても、失礼にはあたりません。別日に参加する意思を伝えた後に、希望日程を明記し、調整をお願いすると良いでしょう。

上記の例のように複数の日程を示すと、調整が円滑に進みます。あなたの都合に合わせてもらうことを忘れず、ここでも必ずお詫びの気持ちを示しましょう。

会社説明会へのキャンセルを電話で伝える方法

会社への電話では説明会の参加者であることを伝える

会社に電話する場合、大学名と氏名を述べた後、その日行われる会社説明会の参加者であることを伝えましょう。

会社にはさまざまな電話がかかってきます。説明会の件だと先に伝えなければ、話が通じない可能性があります。特に別部署の人に取り次いでもらう場合は注意が必要です。

キャンセルする意向を明確に示す

担当者が電話に出たら、大学名と氏名を再度述べ、その日の予定をキャンセルしたい意向をはっきり伝えましょう。気まずさがあっても、勇気を出して伝えることが大切です。

人事に長く携わっている担当者なら、直前のキャンセルも過去に経験しています。不快感を示されることはないでしょう。

連絡が直前になったことをお詫びする

キャンセルの意向を伝えたら、連絡が直前になったことをお詫びします。避けがたい理由で当日の連絡になったことを説明し、お詫びしましょう。「急用」や「体調不良」なら、期限までに連絡ができなくても仕方がないと思ってもらえるはずです。

日程変更をする場合は意思のみ伝える

別日の説明会に参加する意思がある場合は、その意向のみ伝えます。当日は時間がない中で電話に応答してもらっています。伝えるべきことだけを伝え、できるだけ早く切り上げなければなりません。日程変更は意思の提示に留め、予約はWebフォームやメールを利用しましょう。

電話の最後はお詫びで締める

電話を切る際には、再度お詫びの気持ちを表明します。急な電話になってしまったこと、説明会開催前の忙しい時間に応答してもらった申し訳なさを伝えましょう。

お詫びの気持ちが前面に出ていれば、担当者もあなたの気持ちを汲んでくれるはずです。対話だからこそ、最後まで表現に注意を払いましょう。

直前に電話で会社説明会をキャンセルする際の例文

キャンセルのみの場合

会社に電話する場合、担当者が応答するとは限りません。まずは①で説明会参加者であることを伝え、確実に取り次いでもらいましょう。

担当者につながったら、現在通話可能か確認します（②）。相手を気遣う礼儀です。

③で本題に入り、説明会をキャンセルする意向をしっかりと伝えます。どうにもならない事情を説明しましょう。

④は謝罪です。キャンセルすることに加え、直前の連絡になったことをお詫びします。

最後の締め（⑤）もお詫びで終わるようにしましょう。

次回以降へ日程変更の意思を示す場合

日程変更の意思がある場合⑥を加えましょう。次回以降の説明会に参加する意思を、はっきり示します。

⑥にあわせ、締めの言葉（⑦）も変更します。お詫びとともに、次回出席を許可してもらえるよう、お願いの言葉を伝えます。

社会人になる責任感と相手に対するマナーを身に着けよう

説明会のキャンセル連絡は、気まずさを乗り越え、意思をはっきりと示さなければなりません。想像以上にハードルが高く感じられるでしょう。

しかし言葉の選択や表現に悩むからこそ、成長のチャンスもあります。キャンセルについて深く考えれば、「社会人が持つべき責任」を実感できるでしょう。相手を思いやり言葉を伝える習慣をつけると、取引先や顧客へのマナーの下地になるかもしれません。

後ろ向きで嫌な経験だと思わず、学ぶ意欲を持ち取り組んでください。あなたの社会人生活に、きっとプラスに働きます。