ビジネスメールの返信マナーを徹底解説！就活状況別のメール例文あり

この記事のまとめ

ビジネスメールの返信にはマナーがある
ビジネスメールでは要点を簡潔に述べる
返信が必要かは状況次第
返信する時は相手の状況に配慮する

ビジネスメールの返信には、いくつかの基本的なマナーがあります。学生気分のまま軽い調子で返信してしまうと、相手に失礼なだけでなく不信感を抱かせてしまうこともあります。

ビジネスメールの返信マナーは、社会人としての常識です。ビジネスメールの返信ポイントを理解し、相手に好印象を与えるメールを送るようにしましょう。

この記事では、ビジネスメールの返信マナーやどこまで返信すべきか、さらに返信時の重要なポイントを詳しく解説しています。また、就職活動中に企業からのメールに返信する際の例文も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスメールを返信する際の基本マナー4つ

1.返信は24時間以内に行う

ビジネスメールの返信は可能な限り速やかに、最低でも24時間以内には行いましょう。迅速な返信は、相手の信頼を得るための基本です。返事が遅れることは、相手に不安や不快感を与え、場合によってはイメージダウンにつながることも考えられます。

ただし、メールを返信する時間帯には気をつけた方が良いでしょう。深夜や休日のメールは、「受け取る側の事情に配慮しておらず、常識がない」と捉えられる恐れがあります。メールに気づいた時間が遅かった場合は、翌営業日の朝や業務時間内に送信すると良いでしょう。

メールに気づいていても、すぐに判断できず返信ができない場合には、「のちほど確認してから、改めてご連絡いたします」など、一言返事をしておくことで相手への配慮を示すことができます。

2.件名は変更せず「Re：」をつけて返信する

ビジネスメールを返信する際には、基本的に件名は変更せず、そのまま「Re：」をつけて返信しましょう。

「Re：」をつけて返信することで、相手は何の用件に対する返信かを一目で理解しやすくなります。件名が変わってしまうと、相手がメールの内容や文脈を把握するのに時間がかかってしまうため、メールのやり取りがスムーズに進まなくなる可能性があります。

ただし、メールのやり取りが長くなり、「Re：」が何度も繰り返されて件名が長くなる場合には、1～2個を残して消去しても問題ありません。読みやすさを考えて、適度に整理するのも相手への配慮でしょう。

3.「Cc」や「Bcc」で受け取ったメールは返信不要

	違い	具体例
Cc	Ccに含まれた人全員が互いに誰がメールを受け取ったかを確認できる	プロジェクトのメンバー全員に進捗状況などを周知する（プロジェクトメンバーは顔見知り）
Bcc	Bccに設定された受信者同士は誰がメールを受け取っているのか確認できない	イベントの参加者に一斉メールでイベント内容を周知する（イベント参加者は他人同士）

「Cc」や「Bcc」で受け取ったメールは、直接の対応や返信は必要ありません。

「Cc」は「Carbon Copy」の略、「Bcc」は「Blind Carbon Copy」の略で、どちらも情報を共有することが目的のメールです。会社の説明会に関する情報などは、「Bcc」の一斉送信で送られてくることもあるでしょう。

「Cc」や「Bcc」で受け取ったメールの返信は、送信者から明確な指示があるときや、自分が全員に共有するべき情報がある場合にだけ行うのがルールです。

4.引用返信を活用する

複数の質問に回答する場合、引用返信を活用すると良いでしょう。

引用返信とは、相手のメール内容を引用し、その下に自分の回答を追記する方法です。これにより、相手がどの質問に対する答えなのか一目で理解できるため、誤解を防ぐことができます。

引用する際は、引用する元の文章の頭に「＞」の記号を入れ、元の文章を変更せずにそのまま引用しましょう。

ビジネスメールにどこまで返信するかの目安

自分からメールを送った場合は返信が必要

自分から送ったメールに相手からの返信があった場合には、必ずそれに対する返信が必要です。

たとえば、何かを質問して相手から回答をもらった場合、その回答を確認したことと、対応してもらったことへの感謝を伝える文章を返信しましょう。

メールのやり取りをはじめた側が最後にやり取りを終えることで、相手に「きちんと伝わった」という安心感を与えることができます。ビジネスメールは、最後まで丁寧に対応することが信頼関係を築くために重要なポイントです。

お礼メールへの返信は基本的に不要

感謝の意を伝えるメールに返信を続けると、やり取りが不要に長引くことがありますので、お礼に対する返信は基本的に不要です。

就活中には「お祈りメール」と呼ばれる、「今後の活躍をお祈りいたします」といった表現の不採用通知メールが届くこともありますが、この場合も同様に返信は不要です。

また、お礼メールに「何かございましたらご連絡ください」や「またこちらからご連絡させていただきます」といったフレーズが含まれている場合も、返信の必要はないでしょう。

ただし、メールの中に具体的な質問や追加の依頼が含まれている場合は、適切なタイミングで返信してください。

「返信は不要です」は状況に応じて

ビジネスメールの最後に「返信は不要です」と書かれている場合、相手の手を煩わせないための気遣いとして使われていることがほとんどです。そのため、状況に応じて返信するかどうかの判断をします。

メールの内容がさほど重要でない場合には、相手の気遣いに感謝して返信を控えるのも良いでしょう。反対に、何か特別なお礼を伝えたい場合や相手に心配をかけてしまったときなどには、返信をすることで丁寧な印象を与えられます。

ビジネスメールを返信するときのポイント

ビジネスメールに返信するときのポイントを、いくつかの要素にわけて詳しく見ていきましょう。

①「宛名」は間違いのないように

「株式会社」は略さない

会社名を記載する際は、必ず「株式会社」などの正式な名称を使用しましょう。略して（株）とするのは失礼に当たりますので避けてください。企業によって、「株式会社〇〇」「〇〇株式会社」などの違いもありますので、間違えないよう注意が必要です。

部署名や役職を間違えない

相手の名前の前には、「人事部」や「採用担当グループ」といった部署名と、「採用担当」「部長」「課長」「代表取締役」などの役職や肩書きを記載します。

会社では、相手の立場や地位に応じて敬意を示すことが重要とされているため、省略したり間違えたりすると相手に失礼だと捉えられることがあります。

相手の名前はフルネームで正確に

相手の名前はフルネームで書きましょう。名前の漢字の表記ミスは失礼になるため、注意が必要です。とくに、同じ読み方をする苗字でも「ほりぐち」さんの「堀／掘」や「わたなべ」さんの「辺／邉／部」など、いくつかの漢字が考えられる場合には、十分気をつけましょう。

②書き出しはあいさつから

メールで返信する場合の書き出しは、相手とのやりとりがはじめての場合「お世話になります」、2回目以降は「お世話になっております」というあいさつからはじめます。

あいさつのあと「自分の学校」「学部・学科名」「フルネーム」を明記しましょう。なお、「自分の学校」「学部・学科名」「フルネーム」は、2回目以降のやり取りにも記載します。

相手にメールを送っているのは、自分だけではありません。毎回名乗ることは、誰からのメールかをすぐにわかってもらうために重要な心遣いでもあります。

③要件は結論から簡潔に

ビジネスメールでは、要件を結論から簡潔に伝えることが重要です。相手がすぐに内容を理解できるよう、長々とした説明を避け、ポイントを押さえて短くまとめましょう。

相手に伝わりやすくするため、内容はまず結論を述べ、そのあとに必要な詳細を補足します。

長い文章が続くと相手に負担を感じさせるため、一文は短めにし、適度に改行を入れるようにしましょう。伝えたいことが複数ある場合は、それぞれを段落ごとにわけて整理するのが効果的です。

ビジネスメールには、文字の装飾や絵文字は必要ありません。シンプルで丁寧な書き方を意識しましょう。

④締めは感謝の気持ちを伝える

締めのあいさつの例

「お忙しい中恐縮ですが、〇〇についてご確認いただけましたら幸いです。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。」「ご多忙のところ恐れ入りますが、ご返信をいただけますと助かります。いつも迅速なご対応に感謝しております。」「お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。いつもご配慮いただき感謝しております。」「お手数をおかけしますが、ご対応いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」「〇〇の件では大変ご尽力いただき、心より感謝申し上げます。」「先日の〇〇ではお力添えをいただき、重ねてお礼申し上げます。」

ビジネスメールの最後には、相手が自分のために時間を割いて対応してくれていることに十分配慮し、感謝の気持ちを伝えましょう。メールの内容によって、締めの挨拶も変わってきます。適切な締めを選びましょう。