履歴書の送り方マナー｜封筒への入れ方・書き方・郵送方法を徹底解説

履歴書を送るにあたって、「どんな流れで提出すれば良いか分からない」「どんな種類の封筒を使えば良いか」などの疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

履歴書を送る際にも、ビジネスマナーが複数存在しています。ルールに沿って丁寧に準備すれば問題ありません。

本記事では、履歴書の送り方のポイントや注意点を解説します。履歴書に添付する送付状のテンプレートも紹介しますので、履歴書を送る予定がある方は、ぜひ最後までご一読ください。

履歴書を入れる封筒の選び方

色

封筒のカラーは、白色が最もおすすめです。白色は清潔感があり、正式な書類のやり取りでもよく使われます。また、封筒の表面に「履歴書在中」と朱書きをする際に、白い封筒の方が赤文字とのコントラストで目に留まりやすくなるというメリットもあります。

他には、茶色もビジネスシーンでよく使われますが、履歴書を入れるときにはあまり使われません。茶色の封筒は社内で書類を渡す際などに使われることが多いです。そのため、基本的には一番使い馴染みの良い白の封筒を選ぶようにしましょう。

サイズ

封筒を入れるときは、以下2パターンのサイズの封筒を選びましょう。

これらのサイズであれば、クリアファイルに入れた履歴書やエントリーシートを折らずにそのまま入れられます。

なお、市販で売っている封筒付きの履歴書セットの中には、A4サイズの用紙を三つ折りで入れられる長形3号（縦120mm☓横235mm）のものもありますが、一般的にはアルバイト・パートの選考にて用いられるので、就活においてはあまり好ましくありません。

履歴書を入れる封筒の書き方

封筒の宛名の書き方は、企業に送る場合と個人宛てに送る場合で、書き方が異なります。具体的には、以下のようなイメージです。

＜企業宛ての場合＞

＜個人宛ての場合＞

もちろん、あくまで履歴書を送ることが目的ではありますが、ビジネスマナーを守れていないとマイナス印象を与えるおそれがあるので、封筒を送るときもビジネスマナーを正しく守る必要があります。これから解説するマナーに沿って、封筒を準備しましょう。

表面

企業宛

人事担当の名前が分からない場合は、宛名に「御中」と書きましょう。なお、会社名の後に部署名が来るときは、部署のみに「御中」をつけて、重複させないよう気を付けてください。

なお、「〇〇行」と宛名があらかじめ記載されている封筒を使うときは、「行」の部分を二重線で消し、横に「様」と書きましょう。また、人事担当が履歴書だとひと目見て分かるように、封筒の左下に赤字で「履歴書在中」と書いておきましょう。

個人宛

個人宛に送る場合には、宛名に「〇〇様」と敬称をつけましょう。この時、企業名や部署名に「御中」を一緒に使うと、二重敬語となってしまうため注意しましょう。個人名をあえて大きめに書くなど、全体のバランスを意識するとキレイに仕上がります。

個人宛においても、封筒に「〇〇行」と宛名が記載されている場合は、「行」の部分を二重線で消し、横に「様」と書いてください。最後に、封筒の左下に赤字で「履歴書在中」と書けばOKです。

直接手渡し

手渡しの場合は、封筒に宛先を書かなくても問題ありません。なぜなら、手渡しであれば企業側も誰へ手渡すべきかが判り切っているので、あえて封筒に書く必要はないからです。

ただし、他の箇所は郵送と同様に書く必要があります。表面の左下に「履歴書在中」と書き、赤色のペンで記入し、周りを長方形で囲みましょう。裏面には、左下に自分の住所と氏名を書いてください。

裏面

封筒の裏面には、左下に自分の住所と氏名を書いてください。これは、履歴書を郵送するパターンと手渡しをするパターン共通のルールです。住所と名前は、裏面の右下に書きましょう。

多くの場合、縦書きで書く方が一般的ですが、特に決まりはありませんので、横書きで書いても問題ありません。なお、住所は郵便番号とセットで書くのが正しいビジネスマナーです。裏面の記入は、個人情報を伝える重要なポイントですので、書き損じがないように気を付けましょう。

履歴書を送る封筒を書くときの注意点

封筒の宛名は油性ペンで書く

封筒の宛名は、油性ペンで書くようにしましょう。水性ペンで書いた場合、郵送時に雨で濡れてしまった時や企業側が何らかのアクシデントで濡らしてしまった時に文字がにじんでしまうおそれがあります。

なお、ペンの種類はボールペンや黒マーカーのどちらでも構いません。ただし、黒マーカーの場合、ペンが太いせいで漢字の細かい箇所を上手く書けないケースもあるので、ボールペンの方が書きやすくて確実かもしれません。

修正ペンや修正テープは使用しない

履歴書と封筒いずれにおいても、修正ペンや修正テープの使用はNGです。履歴書は、選考を受けるために企業へ提出する正式な書類です。修正ペンや修正テープが引かれた書類は、「完璧な状態で提出する気がない」「いい加減」という印象を持たれてしまい、大きなマイナス評価につながる要因になり得ます。

それだけで、書類選考NGという評価を受けてしまうケースも少なくありません。そのため、たった1文字だけでも書き間違えてしまった場合は、最初から新しく書き直すのが鉄則です。

「履歴書在中」は必ず枠で囲む

封筒の表面の右下に、「履歴書在中」あるいは「応募書類在中」と書きましょう。さらに、その文言を赤い枠で囲んでください。「履歴書在中」の文字と枠線を書くときは、赤い油性ペンを使うのが正解です。

枠線が曲がっていたりよれていたりすると、雑な印象を与えてしまうので、定規を使って丁寧に線を引きましょう。なお、文房具屋には「履歴在中」という文字を押せるスタンプも売っています。文字を書くのが面倒な方や書き間違いが不安な方は、スタンプを使用するのも一つの手です。

封筒に履歴書を入れるときのマナー

送付状を添える

履歴書を送るときは、送付状を必ず添えましょう。送付状をきちんと添えれば、ビジネスマナーをしっかりと意識できているという印象を与えられます。また、送付状には「誰が」「誰宛てに」「何のために」「どんな書類を送付したのか」を分かりやすく伝える役割があります。人事担当としても、書類を一枚ずつ開かずに要件を知れるメリットがありますので、送付状は必ず付けるようにしましょう。

履歴書は二つ折り

基本的に、履歴書は見開きA3かB4サイズを二つ折りにして提出しましょう。二つ折りにした状態からさらに折り曲げると、余計な折り目が付いてしまい、折った部分の文字が読みにくくなるので避けましょう。

元々履歴書に折り目が付いている場合は、折り目に沿って真ん中で半分に折ればOKです。履歴書をパソコンで作成し、見開きで印刷する場合は、半分できれいに折れるように印刷しましょう。

封筒に入れる書類の順序を整える

封筒に書類を入れるときは、上記の順に重ねます。企業によっては、順番が指定されている場合もあるので、事前に確認しておきましょう。

書類はクリアファイルに入れる

提出書類は、クリアファイルに入れた上で封筒に入れましょう。そうすれば、書類が折れるのを防げるだけでなく、雨などで濡れたときに書類が濡れたり、汚れてしまうのを防ぐことができます。

また、クリアファイルに自分の名前を記入しておくと、封筒から出した後も誰が提出した書類なのかが判別できるので、企業側に「配慮ができている」という印象を与えられるでしょう。名前を書くときは、油性のマジックペンで書きましょう。ネームプレート入りのクリアファイルであれば、ネームプレートに書いて問題ありません。

のりづけで封をする

履歴書を封筒に入れるときは、のりでしっかりと封をしましょう。スティックのりよりも剥がれにくいとされる、液体のりを使う方が安心です。勢いよく出すと液体が多く出てしまうので、封筒からはみ出ない範囲で出しましょう。

また、セロハンテープやマスキングテープはNGです。一度封を解いた後も貼り直しができてしまうので、履歴書などの大切な書類を送る場合には適していません。なお、封筒に両面テープが元々ついている場合は、のりを使用せずに付属の両面テープのみで封をすれば問題ありません。

封をしたら封字を書く

封字とは、封筒が無事届く前に第三者に開封されるのを防ぎ、開封されていない事実を表す役割をもった、封筒の綴じ目の部分に書く印の名称です。封筒をのり付けした後、封筒裏面の中心に「〆」という一文字を書けば、あとは封筒を投函するだけです。

これらの字は、「封をした」という意味を表しており、ビジネスマナーとして重要です。なお、黒以外の封字はビジネスマナー的にNGですので、注意しましょう。

封筒に入れた履歴書の送り方

切手料金の目安

履歴書を提出する際の一般的な切手の金額は、以下のとおりです。

参考記事：国内の料金表（手紙・はがき）｜郵便局

切手の金額は、封筒の重さや宛先によって異なります。わずか数gだけでも金額が変わる場合もあるので、郵便局で料金をチェックし、金額に過不足がない切手を購入し、貼るようにしましょう。

切手を貼る位置

切手は、封筒の右上隅に真っ直ぐ貼りましょう。切手が斜めになっていたり、剥がれそうになっていたりすると、雑な印象を与えてしまうので、注意が必要です。切手を貼る枚数は、できれば1～2枚におさめた方が無難です。切手の枚数が多すぎると、見栄えが悪くなるので、マイナス印象につながるおそれがあります。

なお、切手の金額は、送付先の郵便料金を確認の上、過不足などがないように気をつけてください。不安な方は、コンビニなどで切手を買うのではなく、郵便局で封筒の重さをきちんと測ってもらえば、封筒の重さに合った切手を売ってもらえるので安心です。

普通郵便で送る

履歴書は、普通郵便で送る方法が一般的です。ただし、履歴書の提出締切日が近い場合は、速達を使っても問題ありません。なお、簡易書留は受け取り側に手間をかけてしまうのでNGです。

また、普通郵便は郵送途中で紛失してしまうリスクもゼロではないので、どうしても不安な方は追跡番号がついているレターパックを利用するのも一つの方法です。たとえレターパックを使っていたとしても選考への影響などは全くありませんので、ひとつの手段として頭に入れておいてください。

ポストに投函する時は切手の貼り忘れや料金に注意

封筒に宛先を正しく記入し、切手を貼り付けたら、ポストに投函しましょう。ポストに投函する際は、上記の点に注意しましょう。特に、切手を貼り忘れている場合、封筒は郵送されないので必ずチェックしましょう。さらに、切手の料金が不足している場合、不足料金が会社側に請求されてしまい、失礼にあたるので絶対に避けましょう。

履歴書を普通郵便で郵送する場合の注意点

必着と消印有効の違いに注意

履歴書の提出期日には、「必着」と「消印有効」の2種類があります。具体的な違いは、上記のとおりです。提出期日が「消印有効」である場合、消印有効日までに履歴書を提出すれば企業に受理してもらえますが、「必着」の場合は企業に履歴書が余裕を持って到着するように提出しなければなりません。

そのため、選考を受ける際はどちらの〆切なのかを確認し、履歴書の手配を進めましょう。

切手は普通切手を使用する

履歴書を送る際は、普通切手を使用しましょう。履歴書は、企業の選考を受けるために提出する正式な書類です。人事担当としても、ビジネス書類として受け取りますので、ビジネスの場にふさわしくない切手を使用すると、「非常識だ」と思われてしまうおそれがあります。

たとえば、自然や景色などの派手すぎない記念切手であれば問題ありませんが、受け取り側次第では違和感を覚えてしまう可能性もあるので、普通切手を使用するのがもっとも無難です。

郵送料金以上の切手を貼らない

履歴書を送るときは、郵送料金以上の金額の切手を貼らないように気を付けましょう。たとえば、「120円では足りるか不安だったから140円の切手を貼った」程度であれば問題ありませんが、120円なのに300円の切手を貼るなど、金額が大幅にオーバーしてしまうのは絶対に避けましょう。

なお、仮に郵送料金以上の切手を貼ったとしても、その余剰額が戻ってくるわけではありませんので、注意が必要です。

メール便や宅急便で送らない

履歴書は、「一般信書」と呼ばれる文書に分類されており、法律上、メール便や宅配便で送ることはできません。もし、宅急便の業者に「履歴書在中」と書かれた封筒を提出した場合、郵送を受け付けてもらえないルールになっています。

もし、「履歴書在中」と書かずにメール便や宅急便経由で履歴書を送った場合でも、法律上の観点から、企業から問題視されるおそれもあります。そのため、履歴書を送るときは、メール便や宅配便は決して利用しないようにしましょう。

送付状のテンプレート

①日付

日付は、送付状の一番上の右側に記載します。日付は投函日を書きましょう。

②宛名

宛名は、日付よりも下の左側に記載します。企業名、部署名、担当者名の3つを記載しましょう。なお、宛名を書くときに「御中」と「様」を使い分ける際のポイントは以下のとおりです。

なお、個人名が分からない場合は、「ご担当者様」と書いても問題ありません。

③差出人

宛先より下の右側に記載します。学校名、学部学科名、氏名、住所、電話番号、Eメールアドレスを記載しましょう。

④添え状（送付状）のタイトル

中央に記載します。添え状（送付状）の主旨が分かる内容を書けばよいので、「選考応募書類の送付につきまして」などと記載しましょう。

⑤本文

本文は、参考画像の内容に合わせて書けば正解です。以下では、ビジネスレターにおける一般的な構成を解説します。

頭語と結語

頭語と結語を書くときは、「拝啓」と「敬具」という言葉を使いましょう。別パターンの「前略」と「早々」は、時候の挨拶をせずに取り急ぎ用件を伝えるという意味合いなので、履歴書を送る場合には適していません。

時候の挨拶

「拝啓」の後には、時候の挨拶を書きましょう。ビジネスレターでは季節にかかわらず、1年中使える挨拶文が使われるケースも決して少なくありません。参考画像のように、「貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。」と書けばOKです。

用件

続いて、書類を送付する旨を書くのもポイントです。他にも、「ぜひ面接の機会をいただきたく思います」などのように、会社を志望する熱意を自分なりの言葉で伝えるのがおすすめです。

⑥記書き

記書きは、どのような書類を送付したのかを箇条書きで分かりやすくまとめましょう。記書きは上記3つのポイントを押さえておけばOKです。

履歴書の送り方でよくある疑問と回答例

履歴書の送り方は内定に影響する？

多くの場合、履歴書の送り方が内定に大きく影響することはありません。なぜなら、内定の可否を決定するのは、エントリーシートや履歴書の書類選考と面接における評価の2点だからです。

ただし、履歴書に修正テープが使われていたり、封筒の宛名が誤字・脱字だらけだったりする場合は、「ビジネスマナーが守れていない」とみなされ、少なからず評価にマイナスの影響が生じるおそれがあるため、注意が必要です。

履歴書は大学の封筒で送っても良い？

履歴書を大学の封筒で送っても問題ありません。大学指定の封筒はデザインの体裁が整っていますし、その学生がその大学へ確実に所属しているのを再認識できるので、企業側としても安心です。

自分でイチから封筒を用意するのが面倒な方や、できるだけ整ったデザインの封筒を使って好印象を残したい方は、大学の封筒を使うと良いでしょう。

履歴書と封筒は手書きじゃないとNG？

結論として、どちらでも問題ありません。昔までは、「手書きで書いた方が熱意が伝わる」と考える企業も少なくありませんでしたが、最近は学生も企業もパソコンを使うのが当たり前になっているため、パソコンで文字を打っても評価などに影響が生じるケースはほぼありません。

そのため、文字を綺麗に書くのが苦手な方や誤字・脱字をしないか不安な方は、手書きではなくパソコンで履歴書や封筒を書くことをおすすめします。

履歴書を送った後は別途連絡した方が良い？

厳密なルールはありませんが、できれば別途メールを送るのをおすすめします。履歴書を郵送した後に報告メールを送れば、より丁寧な印象を与えられるでしょう。以下がメールの例文となります。

なお、履歴書の提出が遅れる場合の相談を除いて、電話連絡は人事担当の手を止めてしまうのでおすすめしません。そのため、原則として履歴書を送った後の連絡はメールのみで留めておきましょう。

履歴書を送る前にやっておいた方が良いことは？

履歴書を送る前に必ずやるべきことは、誤字・脱字のチェックです。履歴書にどれだけ魅力的な内容を書いていたとしても、誤字や脱字があるだけで印象が下がるおそれがあるため、徹底して見直しましょう。

普段からケアレスミスが多い方や細かいチェックが苦手な方は、履歴書全体を2、3回見直すのをおすすめします。また、声に出して履歴書を読み上げるのも、誤字・脱字や文脈の違和感を探すときに効果的な方法です。

履歴書の送り方をマスターして好印象を残そう

履歴書は、あなたの人となりを企業へアピールするための材料です。好印象につながる要素は、履歴書の内容だけでなく、ビジネスマナーを守って提出できているかという部分も含まれます。

本記事で解説したルールに沿って提出すれば、社会人としてのビジネスマナーが備わっているというプラス評価をもらえるでしょう。面接に向けて好印象を残すためにも、履歴書の送り方にも気を遣うようにしましょう。