履歴書の封筒の書き方・入れ方｜二つ折り・三つ折りのコツと書類の並べ方

就活で企業に送る履歴書は、郵送や手渡しに関係なく封筒に入れて用意しましょう。昨今ではメールで応募書類を企業に送付することが多く、あまり封筒を使う機会もありませんが無くなった訳ではありません。

郵送での提出を求める企業も存在しており、そのような企業に提出するときのために、封筒への入れ方は必ず確認しておきましょう。

たかが封筒への入れ方と言っても、そこには相手へのマナーが存在します。単純なことかもしれませんが、入れ方1つでも相手への気遣いがあり、それがあるのとないのとでは明らかに印象が異なってきます。

履歴書を入れる封筒に関するマナーをマスターして、相手に自分をアピールしましょう。

封筒への履歴書の入れ方で相手からの印象は変わる

封筒に入れる目的は大きく2つあり、1つは個人情報の保護です。名前や住所、その人の経歴全てが記載されている履歴書は慎重に取り扱わなくてはなりません。封筒に入れることで、関係のない第三者に見られる危険性を減らせます。

2つ目は、搬送途中での汚れや折れ曲がりの防止です。どれだけ履歴書の中身が素晴らしくても、書いてある紙が汚れていたり、折れ曲がっていたりするようでは魅力も半減してしまいます。また、汚れて文字が読めないという事態も防止できます。

これらの理由から、履歴書は封筒に入れることがマナーとなっています。

履歴書の入れ方1つで相手への気遣いが示せる

企業には毎日何十、何百という履歴書が送られてきます。その中で受け取った企業が読みやすいように「取り合えず封筒に入れる」だけではなく、履歴書の折り方や入れ方の他、封筒の表書きなどを工夫しましょう。1つ1つは小さくとも積み重なれば立派な気遣いです。

勿論、入れ方を間違えたからといって内定がもらえないということはないでしょう。しかし、履歴書は企業に対して自分をアピールする絶好の機会です。その機会を不意にすることがないようにしましょう。

手渡しの場合も必ず封筒に入れる

相手企業に郵送ではなく、持参する場合でも、履歴書は封筒に入れて用意しておきましょう。カバンに入れて持ち運ぶ場合、郵送するときよりも汚れや折れ曲がる危険性が高まります。封筒をさらにクリアファイルで挟む、別のポケットにしまうなど、封筒が折れ曲がらないように入れ方を工夫しましょう。

また、履歴書を受付で渡す場合は封筒のまま、面接担当者に直接渡す場合は封筒から出して渡すことがマナーです。どちらの場合であっても相手に手間を取らせないように、鞄から直ぐに取り出せるようにすることが重要です。

封筒に入れる履歴書の折り方とポイント

市販の履歴書はA3、ないしはB4サイズが一般的です。この大きさのままで入る封筒は市販されていないため、封筒に入れる履歴書は折らなければなりません。しかし、適当に折ると文字のある部分に重なったり、文章が中途半端なところで途切れてしまいます。

また、どれだけ綺麗に折ったとしても折る回数が多くなれば、その折り目の分だけ履歴書の見栄えが悪くなってしまいます。

履歴書を読む人が負担なく読める、コピーやスキャンなどの処理がしやすいように折り方は工夫しましょう。

履歴書の基本は二つ折り

履歴書は、基本的に二つ折りにして提出します。ビジネスでは履歴書に二つ折り以上の折り目を入れることはマナー違反とされています。市販の履歴書ならば、もともと入っている折り目に沿って半分に折り、そのまま使用しましょう。

パソコンで自作した履歴書を出力する場合も同様です。見開きでA3用紙、もしくはB4用紙に印刷し、紙の真ん中で半分に折ります。多くの家庭用プリンタはA3・B4サイズに対応していませんが、企業側の手間を減らすためにもA4用紙やB5用紙2枚に分割しての印刷は避けましょう。

三つ折りにするときは顔写真が見えるように折る

三つ折りにすると余計な折り目がついてしまい、見た目が美しくありません。また、折り目の部分が読みづらい、コピーにも手間がかかると、単純に企業側の手間を増やすことになってしまうため、基本的には推奨されません。

しかし、企業側が用意している封筒が三つ折りサイズ（長形3号や長形4号）である、もしくは、アルバイトやパートへの応募、派遣会社・人材紹介会社に履歴書を送る場合などは、そこまで厳しく見られることはないため、三つ折りでも問題ありません。

三つ折りにする場合は一般的な便箋とは異なり、横から見ると「Z」の形になるように折ります。必ず自分の氏名や顔写真の部分が封筒から取り出したときに、直ぐに見えるようにしておきましょう。

折るときは定規などを使って丁寧に

角がずれている、折り目が汚いなど、雑な折り方をしている履歴書は、それだけで企業側の心証を下げる要因になりえます。見栄えを良くするためにも、履歴書を折るときは長い定規や板などを使って綺麗に折りましょう。

二つ折りの折り方

三つ折りの折り方

3等分をするときは、均等になるようバランスを考えて折り込むことが大切です。

下記のように、同じ大きさの紙を図のように重ねると綺麗に3等分できるので、参考にしてください。

三つ折りのときも二つ折り同様、定規を使って折ると真っ直ぐ綺麗に仕上がります。

履歴書を入れる封筒を選ぶときのポイント

封筒は履歴書のサイズに合わせて選ぶ

履歴書を入れる封筒は、二つ折りでも三つ折りでも、それ以上折る必要がない状態で入れられる封筒を選択します。必要以上に大きい封筒は単純に取り出しにくいばかりか、郵便料金が余計に必要になるため、好ましくありません。適切なサイズの封筒を選びましょう。

二つ折り履歴書の封筒サイズ

二つ折りの履歴書を入れる最適な封筒サイズは、履歴書の大きさがA4用紙であれば角形2号（240mm×332mm）、B5用紙であれば角形4号（197mm×267mm）です。

他にも、A4用紙が入るサイズの封筒は角型20号（229mm×324mm）もありますが、書類に厚みがある場合や取り出しやすさを考えると、角形2号のほうが望ましいでしょう。

三つ折り履歴書の封筒サイズ

三つ折りにしたＡ4用紙サイズの履歴書を入れるならば、封筒のサイズは長形2号（119mm×277mm）か、もしくは長形3号（120mm×235mm）が最適です。どちらも余裕を持って入れられるサイズですが、履歴書を三つ折りにすると意外に厚みがあるため、口の広い長形3号の方が封入しやすくおすすめです。

また、三つ折りのA4サイズの封筒には、他にも洋形長3号や洋形4号もありますが、基本的に履歴書を入れる封筒として、封筒の長辺を開く形の洋形封筒は使用しないため、注意が必要です。

封筒の色は「白」「茶色」「水色」のいずれか

履歴書のようなビジネス書類を送る封筒は、文具店や量販店などで一般的に販売されている無地の封筒を使いましょう。

企業間の郵送物のやり取りは、市販の茶封筒を使用することが一般的であるため、履歴書の郵送に茶封筒を使用することは問題ありません。ただ、企業には毎日多くの郵送物が届きます。茶封筒を使用すると、この中に紛れてしまい企業の確認が遅れる可能性があります。

中に履歴書が入っていることをアピールするためにも、封筒の色はこだわりましょう。白色は文字が見えやすく、フォーマルな印象を与えてくれます。履歴書を郵送するならば、採用の筆頭候補でしょう。

また、水色の封筒もまた履歴書の郵送では、よく使用されます。宛名書きが見やすく、赤の注意書きも映える他、単純に中身が見えにくいというのも理由です。ただ、カジュアルな印象になる点には注意が必要です。

重さ・大きさに合わせた切手を用意する

郵便物の料金が不足している場合、受取人、つまり企業が支払うことがあります。どれだけ不足しているかに関係なく「相手にいらない手間をかけさせた」「常識がない」と、その時点で企業からの印象は最悪です。必ず切手は過不足なく用意しなければなりません。

特に、2024年10月1日に郵便料金の改定が行われたため、詳しい金額が分からない場合は、最寄の郵便局の窓口から送りましょう。大きさや重さを測り、適切な金額の切手を用意してくれます。企業への応募書類は枚数が多く、厚みもあるため勝手な判断はしないようにしましょう。

なお、総務省の方針では、履歴書は個人情報を内包した特定個人に向けた書類、いわゆる信書として扱われています。信書は個人情報保護や機密保持の観点から、基本的に郵便局以外では取扱ができないことになっているため、注意が必要です。

履歴書を入れる封筒の書き方

表面の宛名書きは名前を大きく書く

封筒の表面には、応募先の企業の住所や送る相手を記載します。基本的には縦書きですが、企業名にアルファベットが含まれる場合は横書きでも問題ありません。長い住所や企業名などは2行に分けて書くと、バランスの取れた印象になります。

また、住所よりも企業名・部署名を大きく書きましょう。担当の個人名が分かっている場合は、企業名や部署名よりもさらに大きな字で名前を書きます。こうすると見栄えのよい表書きになります。

ただ、同じ個人宛てでも「採用担当者」に宛てて送る場合は、文字の大きさは部署名と揃えておきましょう。

宛名は略字や略称を使用しない

よく株式会社のことを「（株）」というように略字を用いて書くことがあります。企業同士のビジネス書類であれば問題ありませんが、履歴書の郵送においては略字の使用は厳禁です。略さずに「株式会社」と書きましょう。

また、略称の使用も厳禁です。企業によっては略称の方がよく知られている企業もありますが、こちらも略称は使わずに正式名称で記載します。特に漢字・仮名混じりの企業名は、正式名称を間違いやすいため要注意です。また部署名も同様に略さないで書きましょう。

特に企業や部署などの団体宛てに送る場合は「御中」、個人宛てに送る場合は「様」と使用できる敬称が異なります。敬称を同時に使用することは出来ませんので、宛名書きは注意しましょう。

封筒の表には必ず「履歴書在中」と記す

封筒を郵送する、手渡しで持ち込む、どちらの場合でも封筒の表には赤字で「履歴書在中」と記載しましょう。これだけで封筒の中を確認することなく、中身を判断できます。

基本的には、宛名が縦書きならば左下に、横書きならば右下に書くことが一般的です。あまりに大きく書いたり、宛名書きに重なるような場所に書いたりすると、宛名が正しく読み取れず、誤配の原因となることがあります。

裏面には送り手の名前を記入する

裏面は、封筒の左下に自分の住所、郵便番号、氏名、大学在学中であれば学校名と学部名を記載します。およそ封筒の大きさの3分の1程度を目安に全て納めるように書くと、見た目にも良い印象になります。

また、投函した日付を記載しておくと、企業もいつ届いたのか整理がしやすくなります。

履歴書を封筒に入れるときのポイント

応募書類はクリアファイルに入れて提出する

書類はクリアファイルに入れてひとまとめにしておくことで、バラけてしまうことや出しにくいといった点を回避することができます。企業の手間を考え、出しやすさや他の応募者の書類と混ざらないように配慮するためにもクリアファイルに入れてから、封筒に入れましょう。

このとき使用するクリアファイルは白の無地のものにします。派手な色や柄物などは就職活動の場として好まれません。また、企業によってはクリアファイルの使用を禁止していることもあるため、その場合はクリップなどで書類をまとめておきましょう。

応募書類は読まれる順番に重ねる

就活で企業に履歴書を送付するとき、封筒の中に履歴書以外にも、例えば在学証明書や本人確認書類など多くの書類を同封することが一般的です。これらを適当に入れたのでは、企業側に整理する手間をかけさせることになってしまいます。

必ず、書類は読まれる順番に重ねておきましょう。この読まれる順番というのは、企業にとって重要な順番と言い換えても良いでしょう。

履歴書、職務経歴書、その他の書類というように、今後の採用活動において重要な書類がすぐに見える順番に重ねましょう。

また、同時に郵送する枚数が多くなる場合は、送付状を用意します。送付状には簡単な挨拶と何の書類を何通送ったかを記載します。この送付状は目録であるため、全ての書類の一番上に重ねるのがマナーです。

書類の順番を整えてクリアファイルに入れ、そのままクリアファイルを封筒に入れて郵送で送ります。

封筒はのり付けで封をする

全ての書類を入れ終えたら封をします。封をするときは、のり付けが好ましいでしょう。セロハンテープや両面テープでもマナー違反ではありませんが、貼り方が甘いと途中ではがれてしまい、中身が出てしまうことも考えられるため、避けるのが無難です。

のり付けする際は、封筒のふた部分の端から端まで、丁寧に付けましょう。ポイントは薄くのり付けした後で丁寧に圧着することです。付けすぎるとのりがはみ出したり、封筒がよれして、雑な印象になるばかりでなく、封が切りにくくなり取り出しに手間がかかります。

また、のり付けが完了した後は、「〆」の字を封をした場所の真ん中に書きます。この印は「私は確実に封をしました」ということを伝えるものです。また、同時に「この書類は途中で開封されていません」ということを示すものでもあります。忘れずに記入しましょう。

マナーを弁えた履歴書の入れ方で印象アップを狙おう

就活で履歴書を封筒に入れるときのマナーは、1つ1つは非常に些細なことばかりかもしれません。しかし、このような「ちょっとした気遣い」ができる就活生とできない就活生では、企業からの印象が全く異なります。

どれだけ履歴書に素晴らしいことが書いてあっても、結局、働くことは誰かを相手にすることです。相手を思いやった行動ができる人とできない人、どちらを採用したいかと尋ねられたら、断然前者でしょう。小さなことでも相手を思いやることができる人は、どんな企業も欲しがる人材です。

たかが履歴書の入れ方と侮ってはいけません。履歴書の見栄えや入れ方から、企業の審査は始まっていると心得て、履歴書や入れる封筒を準備しましょう。