履歴書を手渡しする際の正しいマナーとは？封筒・クリアファイルの使い方

履歴書を直接手渡しするときに、どのように渡すのがマナーとして適切なのか悩む就活生は多いです。履歴書を手渡しする場合は、封筒やクリアファイルを用いて、丁寧に扱うことが重要になります。

本記事では、履歴書を手渡しする際の正しいマナーや注意点について解説します。さらに、封筒やクリアファイルのベストなサイズ、宛名の書き方など具体的なポイントも紹介します。実際の面接で自信を持って対応できるよう、ぜひ最後までご覧ください。

履歴書のを手渡しにする際は封筒・クリアファイルは必須

履歴書を手渡しする際には、封筒とクリアファイルが必須です。封筒に入れておくと、提出する書類が破れたり、シワが寄ったりするリスクを最小限に抑えることができます。また、クリアファイルに入れることで、さらにしっかりと保護されるため、履歴書がきれいな状態で相手に渡すことができます。

たとえ履歴書の内容が優れていても、汚れやシワがあると第一印象は悪いです。就活面接では、履歴書を封筒とクリアファイルに入れて持参することで、好印象を与え、採用担当者に対して誠意を示すことができます。

シチュエーション別｜履歴書を手渡しする際のマナー

【受付で手渡しする場合】封筒に入れたまま手渡す

窓口の方が担当者に取り次いでくれるので、履歴書本体を出す必要はありません。もし、封筒から出すように言われた場合は、その指示に従いましょう。

封筒のまま渡すことで、担当者の手元に届くまでに汚れたり破損したりするリスクを防ぐことができます。また、受付スタッフに渡す際に、「こちらが履歴書です。どうぞよろしくお願いいたします」と一言加えるだけで、より丁寧な印象になります。

【面接官に手渡しする場合】封筒から取り出してクリアファイルに入れた状態で渡す

面接官には、封筒から出してクリアファイルに入った状態で渡すのが適切です。封筒のままだと、書類を取り出すという手間がかかってしまいます。相手がすぐに書類に目を通せる状態で提出することが、ビジネスシーンでのマナーです。

このとき、履歴書の下に封筒を重ねて提出します。相手から見て読みやすい方向に向きを揃え、一言添えてから両手で差し出しましょう。

【面接官が後から入室してきた場合】机の上に履歴書・封筒をセットしておく

面接官が後から入室してくる場合は、履歴書と封筒を机の上に出しておきましょう。就活面接の形式は企業によって様々で、自分が先に入室し、面接官を待つこともあります。この場合は、待ち時間の間に準備をしておきます。

クリアファイルに入った状態の履歴書の下に、封筒を重ねて机の上にセットします。机に準備しておくことで、面接が始まったときにスムーズに渡すことができます。

履歴書を手渡しするタイミング

先に面接官が待機している場合

面接官がすでに面接室で待機している場合は、面接官に「履歴書をお預かりします」と言われたタイミングが最適です。このタイミングで、封筒から取り出し、クリアファイルに入れたまま、丁寧に「こちらが履歴書です。よろしくお願いいたします」と伝えながら手渡します。

また、渡す際に書類のほうに目線が行きがちですが、相手の目を見ることも忘れないようにしましょう。目線が下がっていると、自信がないように見えるので、しっかり相手の目を見て、相手に伝わる声のボリュームで一言添えて渡すことが大事です。

後から面接官が入室する場合

面接官が後から入室する場合は、履歴書と封筒を机の上に整えて置いておきます。面接官が着席して履歴書の提出を求められた際に、机の上に置いた履歴書と封筒のセットを渡しましょう。

しかし、なかなか履歴書を提出するよう言われないケースもあります。その場合は、会話の流れを見ながらこちらから尋ねてみましょう。ただし、面接終了後に求められる場合もあるので、質問するのは終盤まで待ちましょう。

履歴書を手渡しする際の封筒の書き方

【表面】宛名は書かず左下に「履歴書在中」と記載する

履歴書を郵送するわけではないため、表面に宛名を書く必要はありません。封筒の表面には、左下に赤字で「履歴書在中」と記載し、その文字を同じく赤線で囲みます。

これは、封筒の中に何が入っているのかを一目で見て分かるようにするための配慮です。封筒の表面は、必要最低限の情報だけを記載し、シンプルで見やすい状態を保ちましょう。

【裏面】左下に日付・住所・氏名を記載する

封筒の裏面には、左下に提出する日付と自分の住所・氏名を記載しましょう。手渡しの場合、誰宛ての書類であるのかは記載する必要はありませんが、誰の書類なのかは明確に示す必要があります。

企業は就職活動の期間、特に多数の応募書類を管理しており、封筒に細かい配慮を示すことは非常に重要です。日付や自分の情報を記載することで、担当者が手間をかけずに履歴書を管理・処理することが可能になります。

履歴書を手渡しする際の注意点

封筒は白色のA4用サイズを選ぶ

履歴書を入れる封筒は、白色のA4用のサイズ（角形2号）が推奨されます。白色の封筒は清潔感があり、就活面接のようなフォーマルな場に適しています。

また、角形2号のサイズは、A4サイズの履歴書がそのまま収まるため、履歴書を折りたたまずにきれいな状態で保管できます。封筒の選び方は、第一印象を大きく左右するため、サイズや色に十分注意し、受け取る側に丁寧な印象を与えるよう心がけましょう。

封筒をクリアファイルでカバーする

履歴書をきれいに保管するために、封筒を入れるクリアファイルも用意します。せっかく時間をかけて準備した履歴書を汚してしまっては意味がありません。

採用担当者の手に届くまでできるだけ丁寧に取り扱うことが大切です。提出するもの全てがきれいな状態で渡せるよう、封筒に合ったサイズのクリアファイルも準備しておきましょう。

添え状は同封しない

手渡しする場合は、添え状を同封する必要はありません。添え状は通常、郵送やFAXで書類を送る際に用いるものであるため、準備しなくても大丈夫です。

添え状を同封した場合、面接官が読む書類が増えるため、シンプルに履歴書やエントリーシートなど、指定された書類のみを封筒に入れるようにしましょう。

封筒に履歴書を入れる際は二つ折りまで

封筒に履歴書を入れる際は、二つ折りにして入れるようにしましょう。一般的に、履歴書は二つ折りで販売されており、見開き部分に折り目がついている場合が多いです。そのため、二つ折りの状態で封筒に入れることが自然です。

三つ折りやそれ以上の折り方は、書類の文章上に折り目がつき、読みにくくなる可能性があるため、避けるべきです。履歴書をきちんとした状態で相手に届けるために、折り目を最小限に抑えるようにしましょう。

封筒はのり付けしない

履歴書を手渡しする場合は、封筒をのり付けする必要はありません。郵送する際には、のり付けをしますが、手渡しの場合は封筒の口を簡単に開けられるようにするため、のり付けは不要です。

のり付けをしなくても、クリアファイルでカバーしているので、破損や汚れのリスクは防止できます。ただし、事前に受付で渡すことが分かっている場合は、受付のスタッフを介して渡すことになるため、のり付けをしておきましょう。

バッグからすぐに取り出せる場所に収納しておく

履歴書はバッグの中から簡単に取り出せる位置に入れておきます。面接の場では、バッグの中で他の物と混ざらず、取り出しやすい位置に整理しておくことが大切です。

バッグの中でシワになったり折れたりしないよう適切に保管しつつ、求められた際にスムーズに取り出せるようにしておきましょう。

一言添えてから両手で差し出す

履歴書を手渡しする際は、一言「よろしくお願いします」といった簡単な挨拶を添えた後、両手で丁寧に差し出すようにしましょう。両手で渡すことによって、相手に対する敬意を示し、履歴書を丁寧に扱っている姿勢を伝えることができます。

この細やかな配慮が、相手に良い印象を与えるための大切な要素となります。一言添える際も、はっきりと自信を持って言葉を発するようにしましょう。

履歴書・封筒の準備が整った後に行うこと

履歴書の内容を再確認する

本番で慌てないように、履歴書の内容を今一度、確認しておきましょう。誤字脱字がないか、記入漏れがないかをチェックします。

また、志望動機や自己PRが応募先の企業や職種に合っているかを確認し、履歴書全体が整合性が取れているかを見直しましょう。細部にまで注意を払うことで、面接官に対して信頼性のある印象を残すことができます。

履歴書と封筒が整頓されているか確認する

履歴書と封筒がきちんと整頓されているかを確認しましょう。履歴書にシワや折れ目がなく、きれいな状態で収められているかを確認し、封筒にも汚れがないかを確認してから封をします。

封筒や履歴書に汚れや破れがないかを確認し、整った状態で提出することで、受け取る側に対して丁寧な印象を与えます。必ず最終チェックは行い、書類の見た目に自信を持ちましょう。

クリアファイルのサイズを確認する

履歴書をカバーするために使用するクリアファイルのサイズが適切であるか確認しましょう。クリアファイルが履歴書や封筒のサイズに合っているかをチェックし、履歴書がきちんと収まるかを確認します。

サイズが合わないクリアファイルを使用すると、封筒にうまく入らない場合があります。適切なサイズのクリアファイルを選ぶことで、履歴書をきれいな状態でカバーし、提出時に整った状態で届けることができます。

履歴書を一番上にして封筒に入れる

封筒に入れる書類が履歴書以外にもある場合は、履歴書を一番上に置きましょう。就活面接では、エントリーシートやその他指定の書類の提出を求められる場合もありますが、基本的に履歴書は最初に提出するものです。

履歴書が一番上にあることで、封筒を開けたときにすぐに目に入り、スムーズに取り出すことができます。これにより、受け取る側が書類を効率的に確認できるため、印象が良くなります。必要な書類を揃えたら、履歴書を一番上に置いて封筒に入れましょう。

履歴書のコピーを手元に保管しておく

履歴書を準備したら、自分用にコピーを保管しておくことをおすすめします。コピーがあれば、提出する履歴書の内容を確認することができるため、面接前に質問の練習をする際に役立ちます。

面接会場に向かう移動中や待機時間などに内容を確認することで、緊張感を和らげ、面接に対する自信も高めることができます。

履歴書を手渡す場面から自己アピールを意識しよう！

履歴書を手渡す際も、自己アピールの一環として気を抜かないことが大切です。履歴書を封筒やクリアファイルでカバーし、整った状態で渡すことで、あなたの細やかな配慮が伝わります。

また、丁寧に両手で差し出し、「よろしくお願いします」と一言添えることで、礼儀正しさや相手に対する敬意がしっかりと伝わり、好印象を与えます。履歴書を手渡しする際は、細部にまで気を配り、あなたの真剣な姿勢をアピールすることが大切です。