就活の応募メールの書き方｜好印象を与えるポイントと注意点【例文あり】

企業に直接応募する場合、自分でメールなどでやりとりすることになりますが、応募メールは選考を進めていく上でも非常に重要になります。単に送って終わりではなく、その後の説明会や面接、最終的には入社してからの印象を決める最初の一手です。ここで良い印象を持ってもらえると、その後の選考でも有利に働くことでしょう。

そのためには送信する時間帯やビジネスマナーを弁えた書き方など、相手のことを考えたメールを作成しなければなりません。本記事では、企業の求人に直接メールするときの書き方や送るときの注意点などを解説していきます。

企業の求人に直接メールで応募してよい？

結論から言えば、企業の求人に直接メールなどを送って応募することは、全く問題ありません。最近では、企業への求人応募といえばマイナビやリクナビなどの所謂ナビサイトを活用することが一般的です。どちらも数多くのの企業の求人を掲載しており、これらのサイトを活用していないという就活生はまずいないでしょう。

しかし、統計局の調査では日本に存在する企業は500万社以上とされており、毎年何万社もの企業が誕生しては倒産をくり返しています。それを考えると、実はナビサイトに登録している企業の方が少数派ということになります。そのため、企業に対して直接応募することは珍しいことではありません。

間にエージェントやサイトを介さない分、企業と密接な関係を早期に形成できるのは直接応募のメリットといえます。ただ、同時にビジネスマナーや礼儀などが要求されるため、直接応募するにあたってマナーを弁えたメールの書き方や送り方をマスターしておきましょう。

企業の求人に直接メールで応募するときの注意

企業の求人に直接メールを応募するときは、ビジネスマナーが重要になります。間にエージェントやサイトを介さないため、送ったメールの印象がそのまま第一印象を決めてしまいます。ここで良い印象を持ってもらうには、相手に配慮のあるメールの文面や送る時間帯など、マナーを弁えたものにしなければなりません。

メール1通で合否が決まることはありませんが、メールのやりとりから説明会や面接などが続いていきます。良い印象で面接につなげるためにも、応募メールを送るときは細部までこだわりましょう。

送る時間は、必ず相手の営業時間内にする

前提として、求人に応募するメールである以上相手に見てもらわなければ意味がありません。そのためには、相手が確実に確認できる時間帯にメールを送信する必要があります。具体的には、相手企業の営業時間内です。

しかし、この時間内であればいつでもよいわけではありません。多くの企業では12時から13時の間は昼の休憩となっているため、この休憩の間にメールは対応できません。さらに、始業開始や終業直前なども忙しいため、避けた方が無難でしょう。

もし、どうしても深夜や忙しくなる時間帯にしか送れないという場合は、送信の予約機能を活用するなどの工夫をしましょう。

件名は分かりやすく簡潔に

求人への応募メールに限らず、ビジネスのメールは分かりやすさが重要です。特に最初に目にする件名は具体的に記載しましょう。「履歴書送付」や「面接について」など、中身を開かなくても、誰からの、何の用件なのかが分かるようにしなければなりません。

また、用件だけではなく本文も分かりやすさが重要です。余計な比喩表現や慣用表現は入れてはいけません。分かりにくいだけではなく、自分と相手で認識が異なると大きな誤解を招くことになります。とにかく伝えたいことだけを簡潔に書くことを心掛けましょう。

また、長文になることも避けた方が賢明です。どうしても内容が長文になりそうならば、内容を箇条書きにする、時系列に沿って記載するなど、相手が理解しやすいようにするとスムーズにやり取りできます。

敬語は正しく使う

応募メールの場合、「面接の日程調整をしてほしい」「資料を送ってほしい」など、相手に「〇〇をしてほしい」というお願いをする内容がメインになります。「～してください」だけでも敬語として通用しますが、「～していただけないでしょうか」「～をお願いいたします」などのより丁寧な表現を用いることで印象アップに繋がります。

ただし、不正確な敬語表現は基本的なビジネスマナーが足りないような印象も与えかねないため、十分に注意して本文を書くようにしましょう。

クッション言葉で印象アップ

例えば「よろしくお願いします」だけでも十分に敬意が伝わりますが、これを「誠に申し訳ありませんが、よろしくお願いします」とすると、敬意だけではなく相手への気遣いも感じられる文章になります。このような言葉遣いをクッション言葉といい、ビジネスシーンではよく使われます。

ビジネスの場では、基本的に相手は忙しいという前提でやり取りを行うため、気遣いをすることが重要になります。メールの文面に少し書き足すだけで相手に与える印象が格段に上がるため、積極的に活用しましょう。

添付ファイルは要注意

応募するタイミングで履歴書や職務経歴書などの必要書類を添付することがありますが、これらの必要書類は必ず企業からの指示に従って送付しましょう。特に、ファイル形式は相手の環境によっては開けないこともあるため、必ず相手から指示された形式を守るようにしましょう。

ファイルを添付する際には、の容量も注意すべきポイントです。求人の応募書類は証明写真などもあるため、どうしてもファイル容量が大きくなりがちです。そのまま送ってしまうと、相手のサーバーに負担をかけてしまいます。原則としては2MB程度に抑え、それ以上の場合は圧縮や分割などの対応をしましょう。

また、応募書類のファイル名も指定されることがあります。指示された名前と異なると、担当者は管理がしにくくなり、手続き上のミスや印象の低下に繋がるおそれもあります。無用なトラブルを避けるためにも、企業からの指示通りに対応しましょう。

企業へ直接応募するメールの書き方のポイント

件名は分かりやすく簡潔に

求人応募のメールは一般的に企業の人事課など、採用を担当する部署に直接応募することになります。しかし、このような部署は直接応募のメールだけではなく、ナビサイトを経由して送られてくるメールや、派遣会社からの紹介など数多くの人事に関するメールが送られてきます。

それだけの数のメールを毎日やり取りする以上、件名だけで「どんな用件なのか」が分かるようにすることは、ビジネスメールを送る上で非常に重要なポイントです。誰からの、何の用件なのかを、自分の名前とあわせて件名に必ず記載しておきましょう。

本文は相手の宛先から書き始める

本文は相手の宛先から書き始めることが一般的です。ここでの宛先には、相手の社名、部署名の他、担当者が分かっているのであれば担当者の名前を書くようにします。また、団体全体を宛先にする場合は「御中」、個人を相手にする場合は「様」と敬称にも注意しましょう。

また、「〇〇会社　御中　〇〇　様」というように、「御中」と「様」を併記するのは不適切です。個人宛であれば「様」だけを使い、部署宛であれば個人名を書く必要はありません。

さらに、社名や部署名などは略さないことがマナーです。相手企業への敬意を示すためにも通称や略称は避け、正式な名前を書くようにしましょう。

用件の前には必ず挨拶を入れる

ビジネスに限らず、いきなりメールで本題に入るということは相手に対して失礼に当たります。用件に入る前にまずは挨拶から始めましょう。初めてメールを送る相手ならば「初めまして」、何度かやり取りをしている相手なら「お世話になります」というように、状況に応じて書き分けましょう。

また、冒頭の挨拶では誰からのメールかを記載します。名前だけでは同姓同名の人物から送られたときに企業も混乱するので、「〇〇大学〇年の～」というように所属も合わせて書くようにしましょう。

内容は分かりやすくまとめる

ビジネスメールで最も重要なのは「分かりやすさ」です。要件を正確に伝えるためには、余計な修飾や難解な言い回しは避け、はっきりと「何がしたい」「何をしてほしい」のかが伝わる文章を書くようにしましょう。

特に応募関連の内容は本旨が多岐にわたります。面接の日程調整をしてほしいのか、資料が欲しいのか、それ以外にも応募書類を送付しただけなのかなど、そのメールを「何のために」送ったのかを簡潔な文面で伝えましょう。

締めの挨拶を忘れずに

最後は締めの挨拶でまとめましょう。この締めの文章は定型文で問題ありません。何かを依頼したのであれば「よろしくお願いいたします」、相手からの依頼に対応した場合は「ご確認お願います」など、文章に応じて使い分けるとよいでしょう。

ただし、応募メールでの締めの挨拶は簡素なものにするべきです。応募メールはあくまでも最初のステップであり、この後には説明会や面接などが続いていきます。そこで「末筆ではありますが～」というような締めの挨拶を入れてしまうと、早く関係を打ち切ろうとしていると誤解を招く可能性もあります。

この締めの文章は、あくまでも送るメールの結びの文章であると認識しておきましょう。あまり畏まったものにしなくても、定型的な文章で十分です。

最後は送り主の署名を入れる

応募メールに限らず、ビジネスメールは最後に送り主の署名を記載しましょう。企業とのやり取りでは頻繁に使うことになるので、事前にメールの設定で署名を作成しておくと、余計な手間が省けます。

署名として書くべき項目は、応募者の氏名と所属、連絡先の3点です。連絡先は電話番号とメールアドレスの両方を記載しておくことで、選考についての連絡をより受け取りやすくなります。

企業への応募メールの例文

資料請求や説明会への参加を伝える場合

多くの企業は説明会を開催しており、参加は自由です。しかし、いきなりメールを送って「参加します」というのは失礼な印象を与えます。説明会への参加表明は企業とのファーストコンタクトになるため、ここでマイナスな印象を持たれると尾を引いてしまいます。

説明会ならば「参加させて頂けますか」、資料請求なら「資料を送って頂けませんか」というように、こちらからお願いするような文章にすると、いきなりのメールであっても失礼な印象が薄まります。

応募書類を送付する場合

応募書類を添付して送る場合は、本文に何を送ったのかを箇条書きで記載しておきましょう。ファイルを開かなくても何が入っているのか伝わり、送付漏れがあっても気が付くことができます。

また、履歴書をはじめとした必要書類を送付するときは、必ずパスワードを設定しておきましょう。応募書類は個人情報であるため、パスワードを設定することで情報漏洩のリスクを軽減できます。

手間ではありますが、パスワードはファイルを添付したメールと別口で送ると、よりセキュリティ的にも安全性が高まります。

面接をお願いする場合

面接も説明会同様に、こちらから実施を「お願いする」という形を取りましょう。今回の例文では企業側から面接の連絡を貰いそれに回答する形ですが、このような場合でも、「お願いします」という一言を入れるだけで相手への気遣いが伝わる文章になります。

また、面接は説明会とは異なり、多くの人の日程を調整しなければなりません。スムーズに日程調整をするためにも、面接の候補日は複数伝えましょう。可能であれば午前・午後というように時間帯をずらす、土曜日を候補日に加えるなど、企業側が調整しやすいようにしておくと、よりスムーズに決まります。

企業から返信が届いた時の対応

ビジネスメールは相手からの返信に対して、再度自分から返信する1往復半で終わらせるのがマナーとされています。そのため、企業から返信が届いた場合は、文面に「返信不要」「確認のみ」というような記載がない限りは、もう1度送りましょう。

返信は24時間以内に対応する

企業から届いたメールは24時間以内に返信することを心がけましょう。メールの放置は、相手を軽んじているように思われてしまいます。面接や説明会の日程調整など、こちら側の意思確認を含む内容も多いため、返信は忘れずにしましょう。

また、基本的に返信は同じ件名で「Re：」を付けて返信するのが一般的です。これによって、何の用件についての返信メールであるかが一目で分かります。ただし、返信するたびに「Re：」の数が増えていき、件名が読み取りにくくなってしまうため、1つ程度になるように適宜削除しましょう。

企業への返信の例文

応募メールにおける返信は、相手からの意思確認に対する対応であることがほとんどです。例えば、例文のように「面接を〇日で」という企業からの連絡に対して再度日程を確認した旨を返信するだけでも、企業には自分が確認していることが伝わり、互いの認識の齟齬を防ぐこともできます。

メールは時間や相手の不在を気にせずに送れるというメリットがありますが、返信がないと相手が確認したかが分かりません。送った側を不安にさせないためにも、このような返信メールを忘れずに送るようにしましょう。

丁寧な応募メールで第一印象をアップさせよう

ナビサイトの隆盛で、企業の求人へ直接応募するという機会は減ってきています。しかし、中小企業を中心に掲載していない企業は数多く存在しているため、そのような企業へ直接応募することを考えて、応募メールのマナーはマスターしておくべきでしょう。

応募メールは「送って終わり」ではなく、それから説明会や面接、そして入社へとつながっていく「送ってから始まる」メールです。自分の第一印象を左右する重要なメールであると捉え、内容や送り方など細部まで丁寧な印象を与えるメールにしましょう。