体調不良で面接はキャンセルできる？メール・電話連絡のマナーと例文を解説

面接当日に体調不良になってしまった場合、企業側に辞退の連絡をする必要があります。

就活生にとっては不測の事態であり、辞退や日程変更の連絡をどのようにすればいいか悩む人も多いでしょう。

また、電話やメールの文面に関しても、伝え方によっては、面接官に悪い印象を与えかねないため、文章の書き方も悩みどころです。

本記事では、面接当日に体調不良になったときの、電話やメールのマナーを解説していきます。あわせて、具体的な例文や心得ておくべきマナーについても記載しているので、ぜひ参考にしてください。

体調不良のときに面接に行くのは厳禁！

体調不良の状態で無理をして面接に行くことは、決しておすすめできません。体調が悪いと集中力や判断力が低下し、面接で十分なパフォーマンスを発揮できない可能性があります。また、体調不良のまま面接に臨むことで、相手に対して不誠実な印象を与えてしまうかもしれません。

さらに、体調が悪い状態で外出すると、あなた自身の健康をさらに悪化させるリスクも伴います。面接は将来を左右する重要な場面であるため、最善の状態で臨むべきです。体調不良のときは無理をせず、企業に対して適切な対応をとることを心がけましょう。

体調不良で面接の日程変更はできる？

面接の日程が決まっていても、突然の体調不良で当日に参加できないことがあります。そのような場合でも、体調不良による日程変更は十分可能です。面接官に対して丁寧に事情を説明し、正しい手続きを踏むことで、多くの場合は日程の再調整を受け入れてもらえます。

ただし、体調不良で面接の日程変更を依頼する際、伝え方を誤ると相手に悪い印象を与えかねません。特に、曖昧な理由や不十分な説明では、信頼性が損なわれる恐れがあります。正しい方法で日程変更をお願いするようにしましょう。日程変更をするときの例文は本記事でも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

体調不良で面接に行けないときのマナー

面接の無断キャンセルは厳禁

面接の無断キャンセルは、企業に対して非常に悪い印象を与えます。無断でキャンセルすることは、相手の時間を無駄にするだけでなく、今後の信頼関係を損なう原因にもなります。

また、無断キャンセルは社会人としてのマナーに欠ける行為です。企業側は面接の準備に時間と労力を費やしているため、急なキャンセルでも必ず連絡を入れなければなりません。面接のキャンセルが必要な場合は、できるだけ早めに連絡をし、誠意を持って対応しましょう。

体調不良による面接キャンセルは原則電話で

面接当日に体調不良になってしまった場合、キャンセルの連絡は原則として電話で行うのがマナーです。電話での連絡は、企業側に迅速かつ確実に情報を伝えることができ、誠意を示す手段として最も効果的です。

メールやメッセージアプリでの連絡は、企業側がすぐに確認できない可能性があるため、直前の連絡では避けるべきです。特に面接当日の連絡は時間が限られているため、確実に担当者に伝わる電話での連絡にしましょう。

前日時点で回復の見込みがない場合は辞退の連絡をする

面接の前日の時点で体調が回復する見込みがない場合、早めに面接辞退の連絡をすることが重要です。企業側も面接の準備を進めているため、面接時間ギリギリに辞退の連絡することは避けるべきです。

前日に連絡する場合でも、辞退の連絡は電話で直接伝えるのがベターです。電話が難しい場合は、メールで連絡することも可能ですが、その際は丁寧な文面で、申し訳ない旨をしっかりと伝えましょう。

また、選考を続けて希望する際は、日程変更を依頼する旨を採用担当者に伝える必要があります。日程変更の依頼の仕方は、例文で本記事に記載していますので、参考にしてください。

やむを得ない場合はメールで早めに連絡を

やむを得ない事情で電話連絡が難しい場合は、メールで早めに連絡をすることが重要です。メールでの連絡は、できるだけ具体的な状況と理由を明記し、誠意を持って対応しましょう。

例えば、急な体調不良や家庭の事情など、どうしても電話が難しい場合は、メールでの連絡を選択肢として考えましょう。この場合も、できるだけ早く連絡をすることが大切です。面接官に対しての配慮を忘れず、基本的なマナーを守った文章でメールを送りましょう。

面接で体調不良の連絡をするときに伝える内容

体調不良である事実

面接当日に体調不良になった場合、その事実を正直に伝えることが重要です。体調不良は誰にでも起こり得ることであり、無理をして面接に臨むよりも、正直に状況を伝える方が印象は悪くなりづらいでしょう。

体調不良の具体的な症状や診断結果を伝えることで、企業側に誠意が伝わります。たとえば、風邪やインフルエンザ、急な発熱など、具体的な症状を説明することで、企業側も就活生の状況を理解しやすくなります。

病院の診断結果

体調不良で面接をキャンセルする際には、病院の診断結果を伝えることが重要です。診断結果を伝えることで、面接官に具体的な状況を理解してもらいやすくなり、信頼性も高まります。特に、診断書がある場合はそのコピーを添付することで、さらに説得力が増します。

病院の診断結果を伝える際には、診断された病名や症状、休養が必要な期間などを具体的に述べることが求められます。これにより、面接官はあなたの体調不良が一時的なものか、長期的なものかを判断しやすくなります。また、診断結果を伝える際には、誠実な態度で説明することが大切です。

日程変更を希望する旨と候補日

面接の日程変更を希望する場合、まずは丁寧にその旨を伝えることが重要です。体調不良などの理由で面接に参加できない場合、相手に対する配慮を忘れずに、謝罪と共に日程変更をお願いしましょう。

具体的には、最初に体調不良であることを伝え、その後に面接の日程変更を希望する旨を述べます。そして、候補日をいくつか提示することで、相手がスケジュールを調整しやすくなります。候補日は少なくとも2〜3日を提案し、自分の都合がつく範囲で柔軟に対応する姿勢を示しましょう。

また、候補日を提示する際には、できるだけ具体的な日時を示すことが望ましいです。例えば、「○月○日の午前中」や「○月○日の午後2時以降」など、具体的な時間帯を含めることで、相手がスケジュールを組みやすくなります。

最後に、相手の理解と協力に感謝の意を示し、面接日程の変更が可能かどうかの確認をお願いする一文を添えると良いでしょう。このように、丁寧で具体的な連絡を心掛けることで、相手に良い印象を与えることができます。

面接へ体調不良で行けない場合のメール例文

【例文①】日程変更をお願いする場合

面接の日程変更を依頼する場合は、なるべく早くメールを送るようにしましょう。一度決まった日程を変更してもらうことになるので、自分の病状をしっかり説明し、お詫びの気持ちも忘れずに記載します。

また、メールを送る側から面接の候補日を送ると、企業は日程の調整がしやすいです。企業側の都合に合うように2〜3日の候補日を送るとよいでしょう。

【例文②】辞退する場合

面接を辞退する場合のメールでは、事細かに自分の病状などを説明する必要はありません。簡潔に、面接を辞退する旨と辞退する理由をメールに記載しましょう。

ただし、辞退する場合でもビジネスマナーとして、辞退することへのお詫びの気持ちは忘れずに文面に加えることが大切です。

面接へ体調不良で行けない場合の電話例文

【例文①】日程変更をお願いする場合

体調不良で面接日の日程変更を依頼する電話をかけるときは、相手が必ずしも人事部や採用担当者であるとは限りません。別の社員が出た場合は、自分の名前、予定していた面接日、電話の用件を簡潔に説明し、採用担当者に取り次いでもらうように依頼しましょう。

採用担当者が席を外しているなどですぐに対応できない場合は、何時ごろに戻るかを確認し、再度掛け直す旨を伝えましょう。

採用担当者の都合によっては、折り返しの電話になる可能性も考えられます。その場合はいつでも電話に出られるような準備をしておきましょう。

【例文②】辞退する場合

体調不良により面接を辞退する場合は、詳細に自分の状況を説明する必要はありません。簡潔に面接を辞退する旨と、それに対する謝罪の旨を伝えるようにしましょう。

体調不良の場合は適切な対応で日程を変更してもらおう

体調不良で面接に行けない場合でも、焦る必要はありません。冷静に、そして誠実に対応することが大切です。無理をして面接に行くことは避け、適切な方法で日程の変更を依頼しましょう。

面接当日に体調不良になった場合でも、正しい対応をすれば企業側に悪い印象を与えずに日程変更をお願いできます。重要なのは、迅速かつ誠実に連絡を取り、相手のスケジュールを尊重することです。この記事を参考に、体調不良時の対応方法を確認し、万全の状態で面接に臨みましょう。