面接企業に電話するベストな時間帯は？連絡の手順と折り返し電話のマナー

就活をしていると、企業に電話したり、面接先の企業からの着信に折り返す場面に遭遇します。しかし、いつでも電話をかけて良いというわけではありません。

企業に電話をかける最適な時間帯を知っておくことは、社会人として身に着けておきたいビジネスマナーの1つです。忙しい時間帯を避け、最適な時間に連絡することで、担当者もスムーズに対応してくれます。

一方で、自分の都合だけで電話をかけてしまうと、相手に迷惑をかけてしまう可能性もあり、企業側に良い印象を与えません。

この記事では、企業に電話をかけるのに適した時間帯や避けるべき時間帯、折り返し電話のマナー、電話をかけるときの事前準備や流れについて詳しく説明します。この記事を参考に、電話をかけるベストな時間帯を知って、企業とのコミュニケーションを円滑に進めましょう。

面接先の企業に電話をかけてよい時間帯は？

【10:00〜12:00】業務が落ち着いている時間帯

企業に電話をかけるときは、午前10時から12時の時間帯がベストです。この時間帯は、朝一番のミーティングや急ぎの業務が一段落し、担当者が比較的余裕を持って対応できることが多いからです。

始業時間が10時の企業であれば、1時間後の11時頃など、始業後1時間後くらいがおすすめです。企業によって始業時間は異なるので、電話をかける前に確認しておきましょう。

【14:00〜16:00】昼食後の落ち着いた時間帯

昼食後の午後2時から4時の時間帯も、企業に電話をかけるのに適した時間です。この時間帯は、午前中の業務を終え、社内の雰囲気も比較的落ち着いているタイミングだと考えられます。

担当者も昼休みを終えてリフレッシュした状態なので、ゆとりをもって対応できます。企業に良い印象を与えるためにも、相手の状況をイメージして電話する時間帯を考えましょう。

企業から指定された時間帯

企業から明確に電話をかける時間帯を指定されている場合、その時間帯を厳守するのが基本です。指定された時間帯は、企業側が最も対応しやすいと考える時間であるため、スムーズなやり取りを行えます。

指定された時間帯以外に電話をしてしまうと、企業にマイナスな印象を与えかねません。緊急でない限り、指定時間を守って電話をかけましょう。

電話を避けるべき時間帯

始業前と始業直後の時間帯（10:00以前）

企業に電話をかけるときは、始業前や始業直後の時間帯は避けるべきです。特に9:00以前や9:00から10:00の間は、企業の担当者が朝の業務準備や重要な会議に追われていることが多いからです。

この時間帯に電話をかけると、担当者が忙しくて対応できない可能性が高いだけでなく、急ぎの仕事に追われている中での連絡は、企業側に迷惑をかけることになります。電話をかけるときは、始業後しばらくしてからの落ち着いた時間帯を狙いましょう。

昼休憩（12:00〜13:00）

昼休憩の時間帯である12:00から13:00の間も、企業への電話は避けるべきです。多くの企業では、この時間帯は昼食の時間であり、社員がリフレッシュするための貴重な休憩時間となっています。

この時間帯に電話をかけると、担当者が対応できないだけでなく、プライベートな時間を侵害することになります。相手の時間を尊重することはビジネスマナーの基本です。昼休憩の時間帯を避けることで、企業に対して配慮のある姿勢を示しましょう。

終業間近（16:00以降）

終業間近の16:00以降の時間帯も、企業に電話をかけるには適していません。この時間帯は、社員が一日の業務を締めくくり、翌日の準備を始める時間です。

担当者が急ぎの仕事を片付けている可能性も高く、電話に対応する余裕がないかもしれません。また、終業間近に電話をかけると、シャットダウンしたパソコンを再度立ち上げる手間がかかるほか、電話が長引いてしまえば残業になってしまいます。このように、担当者の負担を増やさないよう、終業時間ぎりぎりの電話連絡は避けましょう。

終業後（18:00以降）

企業の終業後、特に18:00以降の時間帯に電話をかけることは避けましょう。担当者がすでに退社していた場合、そもそも電話を取り次いでもらえません。仮に取り次いでもらえたとしても、残業のため忙しくしている可能性が高いです。

もし担当者が帰宅しようとするタイミングであればプライベートな時間を奪うことになります。最近は労働時間に関して厳しい企業が増えてきているので、終業後の電話は非常識な印象を与えてしまうかもしれません。遅い時間帯になってしまったときの電話連絡は、翌日以降に持ち越しましょう。

緊急連絡の場合は時間帯を考慮しないこともある

重要な情報を迅速に伝える必要がある場合や、企業側から早急な対応を求められた場合には、上記の時間帯や指定された時間に関係なく連絡を取る必要があります。緊急性の高い連絡を先延ばしにしてしまうと、電話の時間帯の良し悪しに関わらず、担当者に迷惑をかけてしまう可能性があるからです。

ビジネスにおいて、緊急時に迅速かつ適切な対応が求められ、これは社内外の信用にも大きく影響します。まずは、電話すべき内容かどうかを冷静に判断し、必要があれば時間帯に関係なく早急に対応するよう心掛けましょう。

面接先の企業から着信！折り返すときのマナー

面接先から着信履歴がある理由

就職活動中、面接企業から電話で連絡が入る場合があります。電話に出られず着信履歴が残っていると、「何の連絡だろう」と不安になる人もいるかもしれません。

面接企業からの着信には様々な理由が考えられますが、例えば、面接の日程や場所の変更、選考書類の不備、追加の質問、または次の選考ステップについての連絡など、応募者にとって重要な内容であることが多いです。

もし、予め電話で連絡がくることが分かっている場合には、できる限り取り逃さないよう注意しましょう。連絡が一度で済むほうが、企業側も応募者も負担が少なくなります。

やむを得ず電話に出られなかった場合は、ビジネスマナーを守って速やかに折り返し対応することが重要です。次の項目で、面接企業に電話を折り返すときのマナーを確認しておきましょう。

当日中に折り返す

企業からの着信に対しては、基本的に電話があった当日中に折り返すことがマナーです。面接や採用に関する連絡は時間が限られていることが多いため、担当者も素早いレスポンスを求めているからです。

万が一連絡が遅れると、「レスポンスが遅い」「ルーズ」といった悪い印象に繋がりかねません。信頼関係に影響が出れば、場合によっては選考で不利になる可能性もあります。一方、速やかに対応できれば、応募者の意欲や誠実さをアピールできます。面接先から着信があった場合は、適切な時間帯を考慮しながら、可能な限り当日中に折り返しましょう。

留守電やメール連絡がないか確認してから折り返す

折り返しの連絡をする前に、企業から留守電やメールが届いていないか確認しましょう。応募者が電話に出られなかった場合、担当者が要件や次の指示をメッセージに残している可能性があるからです。

要件を理解し、返答を準備した上で折り返しの電話をすれば、企業側も再び説明する手間を省けるので、お互いスムーズに話が進みます。着信があったからと慌てて折り返し電話をせず、企業からのメッセージが残されていないか留守電やメールをチェックしましょう。

「折り返し不要」の場合は折り返さなくてOK

面接先からの着信に「折り返し不要」とメッセージがあった場合、指示に従って折り返し電話する必要はありません。このケースでは、企業側も特に折り返しの連絡を求めていないので、安心して指示に従いましょう。

もし、重要な質問や補足事項がある場合は、電話連絡ではなく、まずはメールや他の方法で確認することをお勧めします。企業が折り返し不要と伝えた理由を理解し、必要以上に連絡を取らないこともビジネスマナーの一つです。まずは相手の都合を考えて指示に従い、適切に対応な対応を心がけましょう。

面接先の企業に電話する前の準備

筆記用具とスケジュール帳の準備

面接企業に電話する前に、筆記用具とメモ帳、スケジュール帳を手元に準備しておきましょう。電話中に重要な情報をメモしたり、面接の日程を調整する際に必要不可欠です。応募書類に関する質問も想定されるため、書類のコピーも手元に準備しましょう。

担当者からの指示や質問を正確にメモしておくことで、ミスを防ぐことができます。また、スケジュール帳を活用することで、自分の予定と企業の都合をその場でスムーズに調整できます。

電話をかけ始めてから慌てて準備すると、担当者を待たせてしまい時間を無駄にしてしまいます。一度の電話で手短に用件が済むよう、準備を整えてから電話をかけましょう。

静かな環境の確保

電話をかける際には、自宅や学校の静かなスペースなど、落ち着いて会話ができる環境を確保することが大切です。周囲の騒音や雑音があると、相手の話を聞き取りづらくなり、誤解やコミュニケーションの齟齬が生じる可能性があります。

また、移動中に歩きながら電話したり、地下などの電波状況が安定しない場所での電話はおすすめできません。企業からの着信にその場で折り返したくなる気持ちもわかりますが、まずは電話に集中できる環境を整えることを優先しましょう。

話す内容の整理

企業に電話するときは緊張してしまい、用件を度忘れしてしまうことがあるかもしれません。スムーズに話を進めるためにも、電話をかける前に、話す内容を整理しておきましょう。担当者の部署名や名前、自分が伝えたいポイントや質問を予め箇条書きのメモにまとめておくのがおすすめです。

話す内容が整理できていれば、電話の目的が明確になり、伝え忘れや聞き漏れを防止することもできます。スムーズに用件を伝えられれば「論理的な思考ができる人」「コミュニケーション能力が高い」といった評価にも繋がるので、話す内容を整理してから電話をかけましょう。

自己紹介の準備

電話をかける際には、まず自己紹介をしっかりと行うことが大切です。自分の名前、応募したポジション、連絡の目的を簡潔に伝えることで、相手に対してわかりやすく説明できます。

例えば、「お忙しいところ恐れ入ります、◯◯大学の◯◯と申します。◯◯ポジションに応募いたしました。本日は面接の日程についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。」といった具体的な自己紹介を準備しておくと、スムーズに会話を進めることができます。

自己紹介を事前に準備することで、自信を持って電話をかけることができます。誰が電話を取っても、「誰から誰宛ての、どんな用件の電話なのか」がわかるように準備しておきましょう。

面接先の企業に電話をかけるときの手順

1. 電話をかける

事前準備が整ったら、実際に企業に電話をかけます。まずは電話番号を正確にプッシュし、間違いがないように注意しましょう。電話がつながったら、落ち着いて挨拶し、自分の名前と応募したポジションなどを含めた自己紹介をします。

2. 電話を取り次いでもらう

担当者につないでもらう際には、例えば、「お忙しいところ恐れ入りますが、採用担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか？」と丁寧に尋ねると良いでしょう。

担当者が不在の場合は、いつごろ戻られるかを確認し、後ほど再度連絡する旨を伝えます。受付や秘書の方に対しても丁寧に対応することで、企業全体に対して好印象を与えることができます。

3. 用件を伝える

担当者につながったら、電話の目的を簡潔に伝えます。例えば、面接の日程調整や、応募に関する質問をする場合は、具体的な内容をわかりやすく伝えることが大切です。

相手が忙しい場合も考慮し、要点を簡潔に伝えることで、スムーズなやり取りが可能となります。相手の話をよく聞き、必要な情報をメモしながら対応しましょう。

4. 質問に答える

相手から質問があった場合には、丁寧に答えるよう心掛けましょう。自分の応募理由や経歴に関する質問があるかもしれないので、応募書類の控えも予め準備しておくと安心です。

もしその場で答えられないことやわからないことがあれば、無理に答える必要はありません。曖昧な回答は誤解や混乱を招く可能性もあるので、確認して後日連絡したい旨を伝えましょう。

5. 感謝の意を伝える

用件が終わったら、最後に感謝の気持ちを伝えましょう。例えば、「お忙しいところ、ご対応いただきありがとうございました。」といった一言を添えることで、企業に対して良い印象を残すことができます。

相手を思いやり、感謝の気持ちを伝えることはビジネスマナーの基本です。電話の内容に関わらず、必ずお礼を伝えるようにしましょう。

面接先に電話をかけるときは時間帯に注意しよう

面接先に電話をかける際には、時間帯に注意することが大切です。適切な時間帯を選ぶことで、担当者にスムーズに対応してもらえ、好印象を与えることができます。

基本的には、午前中の10:00〜12:00や午後の14:00〜16:00がおすすめです。業務が比較的落ち着いていて、担当者も対応しやすい時間帯です。反対に、始業直後や昼休憩中、終業間近は忙しい時間帯なので電話での連絡は避けましょう。

上記の時間帯はあくまで目安で、業界や業種によって電話対応しやすい時間帯は様々です。企業ごとに始業・終業時間を調べてから電話をかけるなど、相手の状況をイメージして時間帯を選ぶことが大切です。

マナーを守ったスムーズな電話対応ができれば、企業側の印象もUPします。企業に電話をかけるときは、相手を思いやる気持ちを忘れずに、適切な時間帯にかけましょう。