【例文付き】面接辞退の連絡はメールよりも電話？マナーを守った伝え方

この記事のまとめ

面接の数日前までならメール連絡でもOK
前日・当日、最終面接、返信がない時は電話で
機会をもらったことへの感謝とお詫びを伝える
連絡はできるだけ早く

面接辞退の連絡をメールでした場合、企業に対して失礼にあたる可能性はあるのでしょうか？結論から言うと、辞退の連絡をメールでしてもいいかどうかは状況によって変わります。

そこで本記事では、面接の辞退連絡をする時の基本的なマナーや、電話で連絡すべきシチュエーションとメールでもOKなシチュエーションをそれぞれ解説します。辞退を伝える時の電話での会話例やメールの例文も紹介しているので参考にしてみてください。

そもそも面接は辞退しても問題ない？

面接を辞退する機会は誰にでも起こり得ることです。むしろ、自分の適性にマッチしない企業に入社することは自分にとっても企業にとっても不幸な結果につながるため、よく考えた上で納得しているのであれば、面接を辞退すること自体は問題ありません。

ただし、辞退の伝え方や伝えるタイミングによっては企業に迷惑をかけてしまう可能性があります。失礼にならないために、面接辞退の基本マナーを知っておきましょう。

面接辞退の連絡方法

面接辞退の連絡方法は電話かメールで行います。基本的には電話が望ましいですが、状況によってはメールでの連絡もOKです。

数日前ならメールでもOK

面接の2日以上前であればメールでの連絡でも問題ありません。

応募者が殺到する有名な大企業では採用担当者もかなり多忙になります。また、規模の小さい企業の中には採用担当者が他の業務と並行して採用活動を行っている場合もあるため、時間を拘束されずに自分のタイミングで確認できるメールの方が都合がいいこともあります。

担当者が多忙で電話をしてもなかなか捕まらない場合なども、電話に出た相手に要件を伝えて言伝を頼み、別途メールで辞退の連絡を入れるようにしましょう。

絶対に電話で伝えなければならないというわけではないので、面接当日まで時間の余裕があれば、臨機応変に採用担当者の負担が少ない連絡方法を選ぶようにしてください。

面接直前やケースによっては電話での辞退が望ましい

面接辞退はメール連絡でも良いとされていますが、以下のケースではきちんと誠意を示すために電話での連絡が望ましいといえます。

面接の前日や当日の辞退

前日や当日など、直前での面接辞退は企業にとって少なからず迷惑がかかります。そのためなるべく早く企業側に連絡することが大切です。

メールでは相手がすぐに確認できるかどうかわからないため、辞退の意向がきちんと伝わらない可能性があります。電話であれば採用担当者に直接連絡できるので迅速かつ確実です。

最終面接の辞退

企業側は最終面接に至るまでの採用活動に多くの時間と労力、コストを費やしています。この段階に来て面接辞退の連絡をメールだけで済ませてしまうのは社会人としてマナーに欠ける行為です。担当者によってはメールでの連絡を怠慢と捉える場合もあるでしょう。

最終面接の辞退連絡は、電話で担当者に直接伝え、感謝の気持ちや申し訳ない気持ちも伝えるようにしましょう。声のトーンからメールでは伝わりにくいニュアンスも伝えることができます。

今後、別の企業でその担当者と出会うかもしれません。電話で丁寧に辞退の意向を伝えておくことで、良好な関係を築きやすくなります。

辞退のメールに連絡がない

メールは相手に確実に届いたかどうか、開封されたかどうかを確かめることができません。担当者が忙しくて未開封のままだったり、メールを見落としていたり、アドレスの入力ミスや迷惑メールフォルダに振り分けられたりして相手にきちんと届いていないこともあります。

メールで辞退の旨を伝えたにもかかわらず返信がない場合、何らかの理由で採用担当者に読まれていないのかもしれません。

2〜3日待っても返信がなければ再度メールを送ってみてください。面接まで日にちがない場合は電話で連絡を入れましょう。

面接を辞退する時の基本マナー

辞退すると決めたらなるべく早く連絡する

面接を辞退すると決まったら、できるだけ早く企業に連絡しましょう。辞退者が出ると、採用担当者は他の候補者に連絡を取り、面接日程を調整する必要があります。連絡が遅れるほど他の候補者への対応が遅くなり、選考スケジュールに支障が出るなど迷惑がかかります。

特に最終面接の場合、面接官は役員など企業の重要な意思決定に関わる人物が担当することが大半です。そのような人々の時間を無駄にすることは、企業にとっても大きな損失となります。また、連絡が遅れると企業に対して誠意がないと思われる原因となります。

営業時間中に連絡する

面接辞退の連絡は、平日の営業時間中に行うのが常識です。緊急の連絡を除き、早朝や深夜、土日祝日など営業時間外の連絡は避け、担当者に迷惑をかけないように注意しましょう。

何らかの事情で営業時間中に連絡ができない場合、メールでその旨を説明したうえで辞退の意向を伝え、翌日の営業時間中に改めて電話でも連絡を入れるようにしてください。

また、始業時間直後は担当者が業務に追われていることが多いため、なるべく始業から30 分程度経ってから連絡する方が親切です。

感謝とお詫びの気持ちを伝える

せっかく日程を調整してもらったにもかかわらずそれを辞退することは、企業に対して少なからず迷惑をかけることになるため、丁寧な対応が求められます。

面接を受ける機会を与えてもらったことに対する感謝の気持ちと、辞退することへのお詫びの気持ちを必ず伝えましょう。これは、社会人としての基本的なマナーであり、誠意を示すためにも重要です。

非通知設定にしない

非通知設定で電話をかけると、企業側が誰が連絡してきたのか分からず、不審に思われる可能性があります。また、企業が電話を取れなかった場合、番号が特定できないために後で折り返しすることができません。

近年は迷惑電話や営業電話への対策として非通知電話の拒否設定をしている企業も多くなってきています。連絡をスムーズにするために、電話番号を表示した状態でかけるようにしましょう。

無断キャンセルはNG

面接に限らず、ビジネスで企業とのアポイントを無断でキャンセルすることは絶対にやってはいけません。時間を調整してくれた企業側に対して失礼にあたるだけでなく、約束を守れない人という印象を与え、信用を失ってしまいます。自分の評価だけでなく、出身大学の評判を下げることにもなりかねません。

また、応募者が約束の時間に現れないことで「事故などのトラブルに巻き込まれたのではないか？」と企業側に余計な心配をかけさせてしまうこともあります。

どうしても面接を辞退する必要がある場合は必ず事前に連絡し、誠意ある態度を示すことが大切です。

辞退理由は聞かれない限り伝えなくてOK

面接辞退の理由は企業側から尋ねられた場合のみ簡潔に伝えるようにしましょう。企業側が面接の辞退理由を聞くのは、単に候補者の状況を知りたいわけではなく、今後の選考に活かすためです。

聞かれていないのに辞退理由を説明しても、企業が求めている情報にはならないかもしれません。特に辞退理由がその企業にとってネガティブな内容である場合、ストレートに伝えてしまうと企業側に不快感を与えてしまうので注意しましょう。

辞退理由は基本的に「一身上の都合」「諸般の事情」でOK。これらはビジネスシーンで断る時の決まり文句でもあります。

なお、詳細な説明は必要ありませんが、明らかに嘘とわかる理由を答えることは不誠実な印象を与えるため避けましょう。

無難な辞退理由の伝え方

他社から内定をもらった

面接の辞退理由として「他社から内定をもらった」という理由はもっとも無難な断り方のひとつといえます。他社を選んだ具体的な理由を聞かれることもあるかもしれませんが、「他社の方が条件がよかった」など企業批判と捉えられそうな発言は控え、あくまでも自分のキャリアプランに基づいた選択であることを伝えるようにしましょう。

なお、最終面接で第一志望と伝えていたにもかかわらず他社からの内定を理由に面接を辞退するのはマナー違反です。

どうしても辞退を希望する場合は、嘘の理由でごまかすよりも、正直に理由を説明した方が印象の悪化を避けられます。

家庭の事情

家庭の事情で面接を辞退しなければならなくなった場合、聞かれなければ詳細な事情を説明する必要はありません。答えにくければ「プライベートな内容であるため、詳細は差し控えさせてください」と答えても問題ないでしょう。

ただし、家庭の事情で就職しない決定をしたのか、今回の面接に来られないだけなのかは明確にする必要があります。企業によっては日程の再調整が可能な場合もあるため確認してみましょう。

自分の適性やキャリア目標と合わない

「自分の適性やキャリア目標と合わない」というのは面接を辞退する理由として正直かつ誠実です。

ただ、それだけでは説得力に欠けるため、面接を通して会社や仕事内容について理解を深めたうえで、具体的にどのような点が合致しなかったのかまで説明するようにしましょう。

電話で面接を辞退する時の会話例

面接前日の辞退

面接の前日や当日は採用担当者も準備に追われて忙しく、メールを確認する時間が取れない可能性があります。自分ではメールを送って連絡をしたつもりでも、担当者に伝わっていないと無断欠席を疑われてしまうかもしれません。電話をして直接辞退の旨を伝えるか、担当者がすぐには電話に出れなければ取次の方に伝言を頼むようにしましょう。