【例文付き】メールで面接辞退するときのマナー｜辞退理由・書き方を解説

選考を進める中で何かしらの理由により面接を辞退したいと考える方もいるでしょう。しかし「面接辞退はメールでできる？」「企業にどのように伝えれば良いの？」と迷うかもしれません。

そこで本記事では、面接辞退メールの例文を理由別で紹介します。守るべきマナーや失礼のない断り方についても紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

面接辞退をメールでする際のマナー

面接辞退をすることは決して悪いことではありません。しかし、基本的なマナーを守らなければ企業側に迷惑をかけてしまいます。面接辞退を考えている方に向けて守るべき基本的なマナーを紹介します。

無断での面接辞退は絶対に避ける

無断での面接辞退は絶対にしてはいけません。無断での辞退は、スケジュールや面接場所を押さえている企業側に大きな迷惑をかけてしまいます。また、自身の勤めている会社や大学などにも悪い影響を与えてしまう可能性があります。

辞退の連絡は気が引けるかもしれませんが、連絡は社会人として当たり前のマナーです。無断での面接辞退は避け、必ずメールを送付するようにしましょう。

できるだけ早いの段階で連絡する

面接辞退の連絡はできるだけ早めにしましょう。企業側は面接時間を押さえることはもちろん、面接官や面接会場などさまざまな準備をしています。

また、面接を受けるのは自分自身だけではないため、面接者が辞退すると企業側はスケジュールの再調整が必要になります。そのため、面接辞退の連絡が遅いと迷惑をかけることになりかねません。

当日、体調不良になるといった急な場合は仕方がありませんが、事前に面接辞退を決めている場合は、その段階で早めに連絡しましょう。また、体調不良で面接辞退を申し出る場合は面接日程を再調整してもらえる可能性があります。

企業の営業時間内に連絡する

面接辞退のメールは、企業の営業時間内に送るようにします。営業時間内の連絡であれば迷惑をかけることもなく、担当者はメールの確認をしやすいです。また、できるだけ営業開始直後や昼休憩、営業終了直前などの時間帯は避けるのが望ましいです。

仮に、何かしらの事情で営業時間内に連絡できない場合は「夜分遅くに失礼します」といった一言を添えた上でメールを送付しましょう。

面接辞退はメール連絡で基本的にOK

面接辞退の連絡は基本的にメールで問題ありません。誠意のこもった対応を心がけ、面接辞退への謝罪と、機会を与えてくれたことへの感謝を伝えましょう。しかし、場合によってはメール連絡のみではいけないこともあるので、以下で詳しく解説していきます。

電話で伝えた方が良い場合もある

企業側から電話で連絡してくださいと指示がある場合は、指示内容を必ず守るようにしましょう。また、面接日程の直前にメールを送付しても担当者が確認できない可能性があります。電話であれば直接伝えることができるので、直前の辞退はメールよりも電話の方が好ましいです。

電話連絡であればメールよりも誠意が伝わりやすいです。周りが静か且つ電波の良い環境で面接辞退の旨を伝えましょう。

当日・前日はメールと電話で伝える

面接当日または前日なら電話連絡後にメールも送るようにしましょう。両方で伝えることで伝え漏れや面接辞退による連絡の行き違いを避けられます。

電話をした際に担当者が不在であれば、面接辞退の旨とお詫びを担当者に伝えてもらうようにします。その後、担当者宛てに面接辞退のメールを送付しておくと安心です。

また、電話で担当者不在だった際のメール送付については、「電話をしたが不在だったためメールにて失礼します」の一文があるとより内容が伝わりやすくなります。

【理由別】面接辞退メールの例文

他社から内定をもらった場合

他社から内定をいただいたことと謝罪を併せて伝えましょう。他社内定による面接辞退に全く問題はないので、失礼がないように注意してメールを送付してください。

他社の選考と被った場合

他社の選考と被った場合はその旨を伝えれば問題ありません。しかし、後日改めて面接を受けたいのであれば、日程調整を申し出ることで面接日程を調整してもらえる可能性もあります。

家庭の事情で行けない場合

上記のように詳しい理由を伝えなくとも面接辞退ができます。ですが、やむを得ない事情なら面接日程を再調整してもらえるかもしれません。日程調整を希望する場合は、辞退理由を伝え、再調整が可能であるか否かを聞くようにしましょう。

怪我や病気など体調不良で行けない場合

体調不良で選考を辞退する場合は、上記メールで問題ありません。しかし、怪我で会場に行けないという場合は、オンライン面接に変更してくれる可能性があります。選考を希望する場合は、怪我により会場に行けないことを伝え、オンライン面接が可能であるか担当者へ相談してみると良いでしょう。

企業に合わないと感じる場合

最初に抱いていたイメージと現実にギャップが生じるのは就職活動で起こり得ることです。しかし、企業イメージにギャップが生じたことをそのまま伝えるのは避けましょう。具体的な理由を伝える必要はないので、上記例文のようにマイナスな表現を用いないことが大切です。

伝えづらい理由がある場合

理由を伝えづらいのであれば「一身上の都合」として問題ありません。しかし、明確な理由を伝えない分、謝罪の意をより表す必要があります。「重ねてお詫び申し上げます。」の一言を添えるなど、一身上の都合で面接辞退するなら細心の注意を払いましょう。

面接辞退メールを書く際のポイント

件名で面接辞退の連絡だと分かるようにする

件名で面接辞退の連絡だと一目で分かるようにすることが大切です。件名はメールの中でも最初に目に付く箇所です。企業は毎日多くのメールを確認しているため、件名で内容が分からなければメールを見落とされる可能性があります。

また、件名には自身の名前も必ず記載し、誰からのどのような内容のメールなのかが分かるようにしましょう。

宛名はフルネームで記載する

メール本文の最初の宛名は、省略せずにフルネームで記載しましょう。宛名を記載する順番は上記ののとおりです。

担当者名が分からない時は、部署の後に「御中」と記載してください。また、誤字脱字があると失礼になるので、メール送付前に確認することが大切です。

本文はシンプルにまとめる

メール本文は「シンプル且つ簡潔に」を意識しましょう。これらは、ビジネスメールの基本であり、面接辞退メールにも言えることです。面接辞退だからといって長く書きすぎると、かえって配慮がないなどマイナスの印象を与えかねません。

2～3行程度の短すぎる文章はNGですが、必要な内容のみ記載し簡潔にメールを作成しましょう。

お詫びの言葉を入れる

お詫びの言葉を入れることで担当者に誠意が伝わります。メール内容を簡潔にまとめることは大切ですが、お詫びの言葉がないのはNGです。面接辞退への謝罪は必ず記載しましょう。また、面接の機会をいただいたことへの感謝も添えるとより良いメール内容になるでしょう。

本文の最後に署名をつける

誰からのメールなのか分かるように署名を必ずつけて送ります。署名に記載する内容は以下のとおりです。

また、上下を「――――」などで本文と区切ることも署名を記載する上で重要です。署名をつけるのはビジネスメールのマナーなので、忘れず最後に記載しましょう。

面接辞退メールを送る前に考えるべきこと

本当に面接を辞退すべきか考える

面接を辞退すると基本的に再選考は難しくなります。そのため、面接辞退をして後悔する前に再度考えることが重要です。

現状、企業に自分が合わないと感じる場合でも、選考途中で自身に合っていると考えが変わる可能性もあります。明確な理由がないのであれば辞退を改め、一度面接を受けてみても良いでしょう。

また、家族や友人など信頼できる人に相談してみるのも1つの手です。別視点でアドバイスをくれるため、じっくりと面接辞退について検討できるでしょう。

誠意のこもったメール内容であるか考える

面接辞退のメールを送付する前に、誠意のこもった内容になっているかを見直しましょう。「今後関わることはないだろう」といって誠意のない対応をするのは社会人のマナーとしてありえません。また、メールはシンプルで良いのですが、内容によっては悪い印象を与えてしまいます。

担当者へ失礼のないように、面接辞退への謝罪や機会を与えてくれたことへの感謝を伝えてください。社会人としてのマナーを守り誠意のこもった対応をすることで、お互いに納得のいく形で終わることができるでしょう。

面接辞退のメールに関するよくある質問

面接辞退メールに対する返信はどう返す？

担当者の方が面接辞退を了承している場合は返信不要ですが、辞退理由を聞かれた場合には返信が必要です。辞退理由については、例文を参考に簡潔に伝えましょう。しかし、どうしても伝えづらい場合は「一身上の都合」と記載し、メールを返信してください。

企業から返信が来ない時はどうする？

企業から返信が来ない場合も、一旦数日は待つようにしてください。メールの見落としや業務が忙しいことにより、返信が後回しになっている可能性があるからです。

しかし、数日待っても返信が来ない場合はメールの再送が必要です。もし面接日程が近いのであれば、メールではなく電話で連絡をすると担当者に面接辞退の旨が伝わりやすいでしょう。

面接辞退のメールは何日前に送るべき？

面接辞退のメールは、なるべく早めに送るようにしましょう。連絡を後回しにしてしまうと企業に大きな迷惑をかけてしまいます。そのため、迷惑にならないように辞退を決めてすぐに連絡することが大切です。

もし面接の当日や前日の連絡になってしまう場合は、電話とメールの両方で伝えるようにしましょう。面接を辞退することが担当者に伝わっていないといった状況を避けられます。

面接辞退メールの送付後にやっぱり選考を受けたい場合は？

どうしても再選考を受けたい場合は以下の内容を担当者へ伝え、誠意のある対応をすることが重要です。

しかし、面接辞退後の再選考は不可能なことがほとんどです。企業によっては再選考を了承してくれますが、基本的には難しいことは把握しておきましょう。そのため、面接辞退前に本当に辞退すべきかを考えることが大切になります。

面接辞退メールは誠意をもって対応しよう

面接辞退のメールは誠意をもった対応が必須です。誠意のある対応は社会人として基本的なマナーであり、不誠実な対応は自身だけでなく勤務中の会社や在学中の大学にまで悪い印象を与えてしまいます。

また、面接辞退の連絡が遅くなると企業に迷惑をかけてしまうため、できるだけ早めの連絡が大切です。連絡が面接の直前になってしまうのであればメールと電話の両方で伝え、連絡の行き違いを避けるようにしましょう。

一度面接辞退をすると再選考は難しいことを理解した上で本当に辞退すべきか検討し、辞退するのであれば誠意をもって対応するようにしてください。