面接は当日キャンセルできる？電話・メールでの対応法｜日程変更の依頼の仕方

やむを得ない事情で、面接当日にキャンセルしなければならない就活生は毎年一定数います。面接当日のキャンセルは企業に迷惑をかけてしまうので、企業に連絡をする際は、適切な連絡方法やその後のリスクを知ることが必要不可欠です。

特に、キャンセル先の企業の志望度が高い場合は注意が必要です。面接をキャンセルすることで、日程の再調整が取れず、最悪の場合は選考から外されてしまう恐れもあります。

そのため、なるべく就活生と企業の両方が納得する形の連絡を取ることが望ましいです。主な連絡手段である電話とメールの2つの場面別の例文を通して、面接をキャンセルする際に意識すべき点を確認しましょう。

面接当日のキャンセルは可能か？

面接当日のキャンセルは可能だが注意が必要

結論から言うと、面接当日のキャンセルは可能です。面接当日に体調不良になったり、急な家庭の事情により、面接日に企業に行けない就活生は毎年一定数います。企業側も就活生の事情を考慮に入れており、なるべく柔軟に対応するよう努めてくれます。

しかし、就活では基本的に一度設定したスケジュールに沿って行うことが前提なため、当日のキャンセルはできるだけ避けることが望ましいです。面接当日のキャンセルをする際も、キャンセル理由や連絡マナーが不適切だと、企業側にマイナスな印象を与えてしまうので注意が必要です。

連絡を入れる前に面接当日キャンセルのリスクを知ろう

面接当日にキャンセルをする時、様々なリスクがあります。例えば他の日程調整を組めず、その後の選考に参加できなかったり、そもそもキャンセル当日に企業と連絡が取れないといった可能性などです。

基本的に企業は、時間が少ない中で多くの就活生と面接をしなければなりません。面接当日のキャンセルは可能ですが、再びスケジュールを組むなどは企業側にとっては大きな負担となります。特に日程変更を望む場合は、自分の望みが通らない可能性が大きいと言うことを念頭に入れましょう。

面接当日にキャンセルする際に気をつける事とは？

無断キャンセルは避ける！

どのような理由であっても、面接当日の無断キャンセルは絶対避けましょう。就活生としてだけでなく、人としてのマナーは守らなければなりません。

就活では、常に企業の方が就活生より立場が上にあります。面接当日のキャンセルは、企業に対して大変失礼な行為に当たり、多大な迷惑をかけることとなります。

就活生は、自身が所属する大学名を背負って選考に参加します。もし、企業側に迷惑をかければ、自分のみならず所属する大学に対しても悪い印象を抱かれる可能性が高いです。その後に、企業側が同大学の他の就活生や後輩に同じ印象を持つ場合があるので、無断キャンセルは控えましょう。

早めの連絡がマスト！

やむを得ない事情で面接当日にキャンセルをする場合、できるだけ早めに企業に連絡をしましょう。面接をキャンセルする場合、具体的に何時間前に連絡をしなければならないルールはありませんが、早めの連絡がマナーとなります。

連絡が遅ければ遅いほど、企業が就活生を心配したり、本来面接をするはずだった時間が無駄になってしまいます。企業に負担をかけないためにも、面接当日キャンセルの場合は、すぐに連絡を入れましょう。連絡が早ければ、面接日を他の日程に変更してもらえる可能性もあるため、素早く行動するのが好ましいです。

基本的に電話で連絡をする

面接当日にキャンセルの連絡をする場合、電話で連絡するのがマナーです。面接官は普段から、多くの就活生とメールでやり取りをしています。メールの連絡を送ったとしても、他のメールの山に埋もれて、面接官にすぐ伝わらないことがあります。

電話で連絡すればメールよりも通知が伝わりやすい上、メールの文面よりも誠意が含まれた言葉を伝えやすいです。もし電話で面接官に繋がらない場合は、電話の内容を他の人に伝えるかメールを送りましょう。

電話で連絡を取れなかった場合はメールを送る

面接当日のキャンセルをする時、電話が繋がらなかった場合はメールで面接キャンセルの旨を伝えましょう。就活での連絡は電話でするのがマナーなので、メールを送る際は一度電話をかけた上でメールをしていることを伝えましょう。

相手企業からの返信が返ってきた場合は、即座に対応するのが重要です。返信が来ない場合は、再度電話で連絡を取りましょう。また、電話もメールも、相手の時間を使うことになるため、連絡の中に必ず謝罪の言葉と、感謝の言葉を入れるのがマストです。

企業が納得する理由を伝える

面接当日にキャンセルの連絡を入れる際は、正当な理由であることが前提です。例えば、身内の不幸や、体調不良などといった外的な要因による面接キャンセルは、企業も理解してくれるでしょう。一方、寝坊などの個人的な要因による面接キャンセルは不適切です。

面接当日は何が起こるかわかりません。交通トラブルなど就活生自身が解決できない問題が起きた場合は、企業に状況を説明しましょう。通常は、日程変更などの救済処置をもらえる場合があります。寝坊などの理由は認められないので、注意しましょう。

最後まで誠実な態度をとる

理由にかかわらず、面接当日のキャンセルは企業にとって多大な迷惑をかけることになります。面接当日のキャンセルの連絡の際は、企業に対して申し訳ないという気持ちを常に持ちましょう。

誠実さに欠けた態度で連絡をすれば、常識に欠けた人物だと見なされ、その後の選考から外される恐れがあります。ネガティブな印象を持たれてしまうと、拭い去ることが非常に困難なため、どんな時も企業に対して謙遜な態度を示しましょう。

日程変更を依頼する場合は他の候補日を用意しておく

もし面接当日にキャンセルし、面接日の日程変更を依頼する場合、別の候補日をできるだけ多く用意しておきましょう。企業は忙しいため、面接日の日程変更は難しいですが、可能な場合もあります。その時、企業の都合に合わせられるよう、柔軟なスケジュールを立てられるようにしましょう。

しかし、企業にはそれぞれのスケジュールやペースがあるため、必ずしも就活生との都合が合うわけではありません。もし、日程変更が不可能と伝えられた時は、素直に受け止めて気持ちを切り替えるようにしましょう。

電話で当日キャンセルする際のポイント

基本的に企業に電話で連絡を取る時は、最初に自身の大学名と氏名を名乗ります。電話が繋がり面接官が出たら、再び大学名と氏名を名乗り用件を伝えます。この時、用件はできるだけ簡潔に伝えましょう。

電話のやり取りは、一度面接官の手を止めることになります。面接官は限られた時間の中で仕事をしているため、電話のやり取りを短くするためにも用件は短く伝えましょう。面接の当日キャンセルは企業に迷惑をかけている立場にあるため、最後まで誠実な態度で臨むことが非常に重要です。

電話連絡の基本的な例文

面接当日キャンセルの連絡を入れる時、重要になるのは用件を伝える以降の流れです。まず結論として面接キャンセルの旨を伝えた後に、理由を述べましょう。結論から入ることで、相手は要点をすぐに把握できます。短い時間の中でもやり取りがスムーズになるため、結論ファーストを意識しましょう。

企業がキャンセルの旨を承諾した後は、一番最初に感謝の言葉を述べましょう。次に、キャンセルで企業側に迷惑をかけたことに対する謝罪の言葉を、例文のように言いましょう。最後に「失礼致します」と述べた後は、相手が電話を切るまで待つようにしましょう。電話を切る時は先に電話をかけたほうがきるのがマナーですが、就活ではどんな状況でも、企業が電話を切るまで待つのがマナーです。

電話をかけたが、担当者が不在だったケースもあります。その場合は、他の人に伝言を残し、あとで再び電話を掛け直す旨を伝えましょう。

メールで当日キャンセルする際のポイント

面接当日キャンセルの連絡をメールで入れる場合、電話の時と同様に簡潔に伝えるのがポイントです。

メールを送る際は、予め件名を明確にしておきましょう。面接官は日々メールのやり取りを多くしています。メールの山に埋もれず、一目で当日の面接に関する内容であることがわかる文言を件名の中に書くことが望ましいです。

企業とのやり取りでは、電話で行うのがマナーです。しかし、状況によっては電話ができず、やむなくメールで連絡を取らなければならない場面も考えられます。その場合、伝えたい内容だけでなく、メールで送ることになった理由も伝えましょう。

メール連絡の基本的な例文

メールでは、本文に入る前に「件名」や「送る先の企業名」などを上記のように書きましょう。本文に入った後は、一度謝罪の一言を入れてから面接キャンセルの旨を伝え、そこから理由を述べるのが基本となります。

理由を述べた後は、面接をキャンセルして企業に迷惑をかけたことに対する、謝罪の言葉を改めて入れましょう。そして、本来電話で連絡するところを、メールで行ったことに対する謝意の言葉も入れるようにします。

最後に、誰がメールの送り主であるかの署名を記載しましょう。書き方としては、大学名と氏名だけでなく自身の住所や電話番号を入れるのがマナーです。一通りメールを書き終わった後は、誤字脱字がないか、送る先の企業名や送り相手の名前を間違えていないかを確認してから送るようにしましょう。

電話が繋がらなかった時の場合

面接当日にキャンセルの連絡を企業に入れる際、電話が繋がらないという可能性があります。もし、電話が繋がらなかったら、伝言を入れすぐにメールで連絡を入れるようにしましょう。

メールを送る際は、一度電話をかけたということを伝えます。本来メールでキャンセルの連絡をするのは望ましくはないため、メールで送ることになってしまったことのお詫びの言葉を最後に入れましょう。

伝言も入れメールも送信したが、企業側が確認したか不明な場合もあります。その場合は、確認の意味も含めて企業側に電話をかけ直すのがベストです。面接官が連絡を見落としている可能性もあるため、連絡の内容が相手に伝えられているか必ず確認しましょう。

面接当日キャンセルにつながる理由と伝え方とは？

就活生が面接を当日キャンセルする主な理由は上記の4つです。それぞれの状況や内容は大きく異なるため、企業に伝える際には、その場面に合わせた伝え方を意識する必要があります。

特に、4番目の「志望度がより高い企業からの内定をもらった」場合の企業への伝え方は工夫が必要です。せっかく選考を進めている就活生が、他の企業に行ってしまうことは、面接官にとってはあまり喜ばしいことではありません。ストレートに内容を伝えると、面接官を幻滅させてしまいます。

面接キャンセルの連絡では、最後に企業と就活生のお互いが納得のいく気持ちで終えるのが望ましいです。面接をキャンセルする理由に適した、伝え方やポイントを例文を通して学びましょう。

【場面別】面接当日にキャンセルする時の例文

体調不良があった場合

面接当日のキャンセルの連絡を入れる際は、まず面接をキャンセルしたいという意向を先に伝えます。この時、どんな理由でもキャンセルに対する謝罪を添えましょう。その後に具体的な理由を伝えるという流れが基本です。

ここでのポイントとしては、体調不良の理由を長々と言わないことです。体調不良と伝えれば、それだけで面接官は就活生のその時の状況を理解してくれます。企業は忙しいという状況を考え、理由よりも結論としての体調不良と簡潔な理由を述べるだけで問題ありません。

まだまだ感染症の影響もあり、時期によってはインフルエンザが流行している場合があります。体調が少しでも優れないと感じたら、決して無理はせず面接に行くことを控えましょう。企業だけでなく、他の就活生にも迷惑がかかってしまうからです。

身内の事情が発生した場合

面接当日に身内の事情が発生した場合は、できる限り内容を詳細に説明するのがポイントです。面接をキャンセルするほどの、急を要するものなのだと面接官がすぐに理解してもらえるからです。

面接当日に、身内や家庭内の問題が急に起こる可能性は十分にあります。もし、何か重大なことが起こったとしても、パニックにならず落ち着いて事情を企業側に伝えましょう。状況によっては電話が使えない場合も考えられるため、その場合はメールの連絡に切り替えましょう。

交通トラブルなどに巻き込まれた場合

交通トラブルに巻き込まれたら、状況を具体的に話すことを意識しましょう。自分だけでなく、他の就活生の状況も企業側が把握しやすくなるからです。状況次第では、面接時間の変更や日程変更の救済措置を図ってくれます。

面接当日に、電車の遅延や運行休止などの交通トラブルが発生する可能性は高いです。特に雨が多い梅雨などの時期や通勤ラッシュの時間帯は、電車の遅延が発生しやすい傾向があります。

交通トラブルに巻き込まれたら、面接会場に時間通りに到着できる可能性が低くなります。

最悪の場合、例文の中の状況のように面接会場にすら到着できないこともあるでしょう。交通機関に支障が出た場合は、すぐに企業に連絡を入れるのが望ましいです。

志望度がより高い企業から内定をもらった場合

志望度がより高い企業から内定をもらったことを伝える時は、ストレートに話すことは避けてください。中身の前後には、例文のように申し訳なさを表す言葉を入れましょう。最後に、例文のような企業の発展を願う言葉を入れるのがベストです。

自分が採用した就活生が他の企業に流れてしまうことに、面接官は良い気持ちにならないでしょう。面接官を不快にさせないためにも、理由の後には自分のために時間と労力を投入してくれたことへの感謝を述べましょう。

面接をキャンセルしたとしても、他の内定先の企業が同じ業界ということもありえます。お互いの企業が、仕事の中で関わることも多分にあり得るため、ここで悪い印象を与えないように、謙遜な態度で理由を伝えるのが重要です。

日程変更を頼む場合

ここでは面接当日にキャンセルの連絡を入れ、日程変更を企業に依頼する際の電話例文を紹介します。日程変更をお願いする場合、ポイントを意識した文章構成や流れがあるため、例文と一緒に確認しましょう。

再度面接日程の調整を依頼する場合は、面接キャンセルと理由を伝えた後に述べましょう。ポイントとしては、理由を具体的に伝えることです。面接の調整は企業にとって、大きな負担となるため、相手が納得する理由を伝える必要があります。

他の面接候補日を上げる際は、最低でも3つ以上は挙げましょう。就活期間中は企業は採用活動で多忙になります。少しでも日程の再調整の可能性を上げるべく、候補日は多く確保しておくのが重要です。企業側もスムーズにスケジュールが組めるように、日時と具体的な時間帯も添えるのもマナーです。

最後には感謝の言葉を添えましょう。個人的な都合で企業に迷惑をかけているため、謝罪の言葉を言うのはマストです。また、必ずしも日程の再調整が実現するわけではないので、不可能と言われたら場合は受け入れましょう。

面接当日にキャンセルする際の注意する点

その後の選考に参加できない可能性がある

面接当日に限らず面接のキャンセルをした場合、その後の選考に参加できない恐れがあります。面接の日程を組むことは、時間が限られた企業にとって容易ではありません。場合によっては面接キャンセルの瞬間に選考から外される可能性が高くなるでしょう。

一般的に就活では、各企業が採用する就活生の数を毎年設けています。仮に、面接の日程を再調整できたとしても、その前に募集定員に達し選考が終了してしまったケースも過去に存在します。

どんな理由であれ、面接をキャンセルする際は今後の選考に参加できない可能性が高くなります。本当にキャンセルする必要があるか、連絡を入れる前はその後のリスクをよく考えましょう。

ネガティブな印象を与える可能性がある

面接当日のキャンセルの連絡は、相手にマイナスな印象を与える可能性があります。特に面接キャンセル時の連絡方法や理由が不自然な場合、面接官は疑問を持つようになります。もし理由が嘘であると分かった場合は、就活生に対する信用をなくし、その後の選考から外されることもあるでしょう。

面接当日にキャンセルしなければならないほどの出来事は起こり得ますが、頻繁に起こるものではありません。理由が正当だとしても、怪しまれる可能性は十分に考えられます。企業側の理解を得られたとしても、その後の選考ハードルが高くなることを覚悟しましょう。

企業によっては連絡手段が限られていることがある

企業によっては連絡手段がメールだけや、電話だけに限られていることがあります。就活では電話連絡が基本ですが、もし連絡手段がメールだけに限られている時は、メールでの連絡で問題ありません。

企業が連絡手段を限定している理由は、様々です。他の企業やクライアントの連絡だけに使いたいという理由もあるでしょう。企業に迷惑をかけないためにも、あらかじめ指定された連絡手段を使いましょう。

マナーを守って面接当日のキャンセルをしよう！

面接当日のキャンセルは企業に迷惑をかけてしまいます。やむを得ない事情でキャンセルをしなければならないこともありますが、選考から外されるリスクも存在します。その後の選考に響くことなので、就活生は適切なマナーを学ぶ必要があります。

面接キャンセルの旨を企業に伝えるとき、マナーが伴っていれば日程を変更してもらえるなどの可能性が生まれるでしょう。連絡手段が電話かメールかで、伝え方も変わるのでポイントを踏まえた連絡の手引きを知るのが重要です。

企業にかけてしまう迷惑や悪い印象を、できるだけ少なくするのが大切です。本記事を通して、面接当日のキャンセルをお互いができる限り納得するような形で終わらせられるようにしていきましょう。