- 企業から連絡がない限り、面接前日のメールは不要
- 企業からのリマインドメールには原則返信する
- リマインドメールへの返信では、お礼と反復を簡潔に
- 面接前日・当日に送れるのはリマインドへの返信のみ
面接前日に企業へ挨拶メールを送るべきか、悩む人もいるかもしれません。メールを送る必要があるのは、企業からリマインドメールが届いた場合のみです。知らずに挨拶メールを送ると、企業の手間になる可能性があります。
この記事では初めて就活面接に臨む人が、リマインドメールに適切に対応できるよう、返信の判断方法や書き方のポイントを説明します。例文も掲載しましたので、記述の参考にしてください。
また選考辞退や日程変更、急病時の連絡方法にも言及します。面接前日・当日におけるメール全般のマナーが身につくでしょう。
メールへの不安をなくし、万全の状態で面接に臨みましょう。
面接前日にメールで「明日はよろしくお願いします」と伝えるべき？
面接の前日に「明日はよろしくお願いします」と挨拶メールを送ることで、礼儀正しさや丁寧さを伝えたいと考える人もいるでしょう。
しかし、挨拶メールは「送れば良い」ものではありません。求められていないのに送信すると、かえって迷惑になる恐れがあります。必要性を正しく見極めなければなりません。
企業から連絡がない限り挨拶メールは必要ない
面接前日に受験する企業からメールが届かない場合、自分から挨拶メールを送る必要はありません。担当者は日々多くのメールに対処しています。メールが増えることを歓迎しないでしょう。
選考への影響がないことも認識するべきです。翌日には面接が控えています。挨拶メールを選考の材料にする必要性がないのです。丁寧さや礼儀正しさは、面接で感じてもらえるよう努力しましょう。
面接前日にリマインドメールがあったら返信が原則
メールを送らなければならないのは、あなた宛てのリマインドメールを受け取ったときです。リマインドメールは要件の再通知を目的としたメールで、大切な約束の前日までに送られます。面接でも受験者との認識合わせのため、一人ひとりに送信される場合があります。
リマインドメールが届いたら、返信するのが原則です。ただし受験者全体に宛てたメールは返信不要です。
あなた宛てのリマインドメールには必ず返信する
あなた宛てのリマインドメールには、必ず返信します。企業の担当者は一人ひとりにメールを送ることで、面接を予定どおりに実施できるか確認しています。
メールを返信することで、予定どおり面接に参加する意思表示になります。
全体（多数）宛てのリマインドメールへの返信は不要
リマインドメールでも、受験者全員に一斉に送っている場合は返信不要です。宛名が「面接受験者の皆様」「一次審査通過者の皆様」など個人名でない場合や、本文中に「皆様の面接が近づいてまいりました」といった表現がある場合は、一斉送信のメールだと考えて良いでしょう。企業側も返信を想定していません。
面接のリマインドメールへの返信はいつ行うのが適切？
リマインドをもらった面接前日中に行うのが鉄則
リマインドメールは面接の前日までに送られてきます。受信した当日中に返信しましょう。企業には、面接を予定どおり行えるか見通しを立てる目的があります。できるだけ早い返信で応えるのが礼儀です。
ただし返信を急ぐあまり、深夜にメールを送るのは不適切です。終業後一時間までが送信可能な限度だと考えます。面接前夜でも、メールのマナーは変わりません。
面接当日まで連絡できなくても返信は必要
面接前日に連絡ができない場合も、返信を必ず行います。当日の始業時間を待ってメールしましょう。「連絡が遅くなり申し訳ありません」とお詫びを添えると好印象です。
面接当日に連絡する場合、メールではなく電話を使うべきと考える人もいるかもしれません。リマインドメールは急ぎの連絡ではないため、電話連絡は不適切です。「メールで応えるもの」と認識しましょう。
面接前日に届くリマインドメールに返信するポイント
件名は「Re:」のまま返信する
リマインドメールに返信するときには、件名をそのまま残します。「Re:元の題名」で送ることで、リマインドメールへの返信だとすぐに分かります。
企業は毎日多数のメールを処理しています。メールの円滑な識別は、業務効率に直結します。「Re:」で返信するのは、先方への思いやりです。リマインドメールに限らず、ビジネスメール全般のマナーだと考えましょう。
もらったメールは全文をそのまま残す
返信の際には、受信した内容を全文そのまま残します。メールソフトで、「返信時に元のメッセージを引用する」設定をしておくと便利です。引用があれば、用件を振り返るために過去のメールを探す必要がなくなります。
相手の業務効率に寄与するため、ビジネスメールにおけるマナーと捉えられます。
本文では連絡のお礼と内容を確認した旨を伝える
本文はできるだけ簡潔に書くのがポイントです。メールをもらったことへのお礼の後、確認事項を反復します。面接の「日時」と「場所」を箇条書きにし、目立つように示しましょう。認識にずれがないこと、翌日指定場所へ確実に訪問することを伝えられます。
明日を心待ちにしていることを伝えて締める
最後は面接に参加できる喜び、翌日を心待ちにしていることを伝えて締めます。礼儀正しさや前向きな姿勢を示せるでしょう。
仕事への情熱や志望度の高さを長々と書く必要はありません。翌日の面接で目一杯話せるからです。リマインドメールへの返信であることを認識し、できるだけ簡潔に済ませます。
直前だからこそ署名で忘れずに連絡先を示す
締めの文章の後には、必ず署名を付けます。翌日面接が控えているからこそ、連絡先を分かりやすく示すことが重要です。不測の事態が生じた場合に備え、緊急連絡先も明記しましょう。
なお、メールソフトで署名が自動挿入される場合、もらったメールの引用後に署名が付きます。ビジネスマナー上は問題ないものの、連絡先を目立たせる用途には不足があります。署名をコピーし、締めの文章の下に貼り付けましょう。
面接のリマインドメールへ返信する例文
面接前日にリマインドメールへ返信する例文
リマインドメールをもらったお礼から入り、確認事項を反復します。「日時」「場所」を箇条書きし、内容を確認・承知したことを明示すると良いでしょう。最後は簡単な挨拶で、面接への意気込みや熱意を伝えます。
面接当日に返信メールがずれ込む際の例文
連絡が当日にずれ込んだ場合、返信が遅くなったことへのお詫びを入れます。言い訳がましくなるため、理由は必要ありません。お詫びの気持ちが示せていれば十分です。
今回の例文はWeb面接のパターンで記述しています。リマインドメールへの返信では、面接開始日時とURL、ミーティングIDなどを反復しましょう。セキュリティの観点から、パスワードの反復は控えます。
面接前日のリマインドメールに関してのよくある質問
面接前日にメールが来ないことはある？
リマインドメールは必ず送られてくるものではありません。面接前日までに届かない場合、リマインドメールはないものと判断します。心配せず、そのまま面接に臨みましょう。あなたから連絡をする必要はありません。
面接日程は受験者ごとにバラバラです。会社説明会のように一斉に案内を出せないため、手間と時間がかかります。全ての会社が円滑にリマインドメールを送れるわけではないのです。
Web面接でも前日にリマインドメールへ返信する？
Web面接では、ミーティングURLを再提示し、受験者の便宜を図る目的でもリマインドメールが利用されます。URLを記載した事務的なメールが届くため、返信が必要か疑問を持つ人もいるかもしれません。
Web面接でも、通常のリマインドメールと考え方は同じです。あなた宛てに届いたメールなら、必ず返信します。複数の受験者に宛てたメールなら、返信は不要です。
リマインドメールへの返信で他の質問も可能？
リマインドメールの返信に書くのは、メールのお礼と確認事項の反復、簡単な挨拶のみです。質問は別途メールします。企業はリマインドメールへの返信で質問されることを想定していないため、見逃される可能性があるからです。
質問はできるだけ早くメールしましょう。担当者からの回答が必要なため、面接前日では遅すぎます。遅くとも3日前までには送信するよう心がけます。
面接前日・当日のメールで注意すること
リマインドメールへの返信は、仮に読まれなくても選考に影響しません。確実性を重視する必要がないため、面接の前日・当日でもメールが可能です。
一方で担当者へ確実に伝えなければならない用件に、メールは不適切です。メールは読むまでに時間差が生じます。前日・当日の連絡では、間に合わない恐れがあるのです。直前は電話が原則です。
体調不良などの緊急連絡は必ず電話で行う
面接前日・当日に体調不良や身内の不幸でキャンセルする場合、必ず電話で連絡します。担当者に事情を話し、お詫びした上で日程変更をお願いしましょう。
電話で日程変更をお願いした上で、メールを利用するのは構いません。希望日程の正確な伝達には、口頭よりもメールが向いています。緊急連絡には電話を、回答が必要な内容にはメールを利用すると、やりとりが円滑に進みます。
回答が必要な用件をメールで送らない
日程変更のお願いや持参物に関する質問など、回答が必要な内容は早めにメールするよう心がけます。前日・当日のメールでは面接に間に合わない恐れがあります。
前日・当日の段階で、回答が必要な内容を電話で尋ねるのも失礼です。時間は十分にとられていたはずです。熱意や志望度を疑われ、選考にも悪い影響を及ぼす恐れがあります。
選考辞退は電話連絡の上メールでお詫びする
タイミング悪く他社から内定の連絡が届いた場合など、面接の前日・当日に急な選考辞退を行うことも考えられます。メールではなく電話で意思を伝えましょう。
まずは急な連絡になることを詫び、選考辞退の意向を伝えます。簡単に理由を説明した上で、心からお詫びの気持ちを示しましょう。時期を考えると「他社への内定」「急病」が妥当な理由です。言い訳をせず、誠心誠意お詫びします。
電話の後でお詫びのメールを入れても良いでしょう。気持ちがより伝わりやすくなります。
リマインドメールへの返信は企業との認識合わせになる
リマインドメールの目的は、企業とあなたとの認識合わせです。急を要する連絡ではないため、本当に必要か疑問に思う人もいるかもしれません。
しかしリマインドメールにより、面接日程の忘却や勘違いを防げるのも事実です。人生を左右する就活面接だからこそ、リマインドメールの効果も大きいと言えます。必ず目を通し、必要に応じて返信しましょう。
