- 会社説明会の申し込みメールは【宛先→件名→宛名→本文→署名】で構成する
- 【就活専用のアドレス】を用意する
- メールを書く際は【誤字・脱字】に注意する
- 別日の変更や辞退の連絡も丁寧に行う
企業研究や企業の雰囲気などをキャッチアップするため、会社説明会へ参加しようと考えている方は多いでしょう。
会社説明会を実施している多くの企業では、説明会への申し込み方法は、メールでのやり取りを指定している場合が多いです。しかし、就活生の多くは社会人とメールでやり取りした経験がほとんどないため、戸惑う方も多いでしょう。
本記事では、会社説明会の申し込みメールの書き方や、送る際の注意点やポイントについて例文を交えて解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
会社説明会の申し込みメールはマナーを守って作成しよう
会社説明会の申し込みメールはマナーを守って作成することが重要です。会社側は基本的にメールのマナーが守られている前提で内容を確認します。
マナーが守られていないと印象が悪く、記憶に残りやすいです。会社説明会の申し込みメールはマナーが守れていると好印象になるのではなく、守れていないとマイナスな印象になることを把握しておいてください。
そのため、少しでも興味がある会社説明会の申し込みメールはマナーを守り、ミスがないように気をつけましょう。
会社説明会における申し込みメールの書き方とは？
宛先は正しく設定する
宛先を記載する際は、入力ミスに注意しましょう。誤った宛先でメールを送信すると、自動返信でエラーメッセージが届くケースがあります。ただし、必ずエラーメッセージが送信されるとは限らないため、宛先の誤りに気が付かない可能性もあります。
宛先の入力ミスを防ぐには、企業の公式ホームページに記載のメールアドレスをコピペし、記載後は2〜3回程度見直すクセをつけると良いでしょう。1文字ずつ手打ちで宛先を入力する方法もありますが、ヒューマンエラーが発生する可能性が大きいため、宛先は公式ホームページ記載のアドレスをコピペする方法がおすすめです。
また宛先の記載タイミングはメールを送信する直前がおすすめです。本文を入力中に誤って送信してしまう可能性もあり、未完成のメールを受け取った企業側も戸惑ってしまうため、宛先の記載タイミングは最後にするように徹底しましょう。
件名は一目で分かりやすくする
メールの件名を記載する場合は、担当者がメールを見つけ出しやすくなるような、件名を記載しましょう。件名はメールを開かなくても、「どこの誰からどのような要件」のメールなのか、一目で分かるような件名を記載するように心がけます。
したがって件名には必ず学校名と氏名を記載するようにしましょう。企業の担当者側は、同じような件名のメールを数多く受け取っています。件名に学校名と氏名を記載しておけば、別途連絡が必要になった場合も、企業の担当者はメールを探しやすくなります。
より丁寧な件名にしようと学部や学科まで記載する方も多いでしょう。件名に学部や学科まで記載してしまうと、表示枠に収まり切らない可能性があり、担当者がメールを探しにくくなります。したがって件名には学校名と氏名のみ記載するようにしましょう。
宛名は社名・部署・氏名を記載する
メールを作成する場合、本文を記載する前に必ず宛名を記載しましょう。基本的な宛名の記載方法は、「メールを送信する社名・部署名・氏名」に「様」を付けた形で記載します。送信相手の個人名が分からない場合は、「企業名＋部署名」のみでメールを送信します。ただし「企業名+部署名」でメールを送信する場合は、部署名の後に「御中」を必ず付けましょう。
社名を記載する場合は、(株)や(一社)の様に省略した形での記載は避けましょう。(株)であれば「株式会社」、(一社)であれば「一般社団法人」のように省略せず、正式名称で記載するのが望ましいです。また宛名を記載する際に、「〇〇株式会社 人事採用部御中 〇〇様」と、御中と様を併用してしまう方がいますが、御中との様の併用は避けましょう。
様を使用する場合は個人に対して使用して、御中は個人ではない時に使用するため、明確な個人名が分かっている場合は、様を優先して宛名へ記載してください。その際、社名や社員の名前を誤るのは大変失礼なことにあたるため、誤字脱字がないか隅々まで確認しましょう。
本文はあいさつから始める
本題に入る前に、あいさつ文と名乗りを入れましょう。あいさつ文の記載例として、初めてメールを送る場合は、「はじめまして」と記載するのが適切です。一方メールのやり取りが2回目以降の場合は、「お世話になります」と記載するのが良いでしょう。名乗りは学校名・学部や学科・氏名を記載することで、受け取る側は誰からメールが来たのか瞬時に確認できます。
本題に入る際は、名乗り文章の後に改行してから記載しましょう。メールは気にせず本文を記載してしまうと文章が続いてしまい読み手に対して読みづらい印象を与えます。本文を記載する場合は、1文ごとに改行したり、段落ごとに空白を入れたりすることで読みやすさがアップします。
具体的には1行30文字程度を目安に、3〜5行程度で1行空白を入れることを意識しながら本文を記載してみましょう。
最後に署名を記載する
署名はメールを読み終わったあとに、誰からのメールであるかを明確にする役割を担っています。署名には、以下の情報を記載しましょう。
- 氏名（ひらがなもしくはローマ字でよみがなを記載）
- 自身の所属（学校名・学部名・学科名）
- 連絡先（電話番号・メールアドレス）
上記の内容を含めた署名の記載例は以下の通りです。
署名と本文の境目を明確にするために、本文と署名を区切る罫線を入れましょう。罫線は記号・イラスト・顔文字で装飾する必要はありません。あくまでも相手に必要な情報を分かりやすく伝えることを心がけましょう。メールを送る場合、署名を使用する頻度が高いため、テンプレート登録しておくと便利です。
会社説明会の申し込みメールを書く際の注意点とは？
会社説明会へ参加する場合、就活生から企業へ参加申し込みメールを送る必要があります。就活生にとってビジネス上で送るメールは馴染みがありませんが、ビジネスメールには守るべき明確なマナーが存在します。
ビジネスマナーを理解せず、企業へメールを送ってしまうと勉強不足と捉えられる可能性があるため、ビジネスメールの基本的なマナーを理解することが大切です。
就活専用のアドレスを用意
就活で使用するアドレスはプライベートで使用しているアドレスは使わず、就活専用のアドレスを用意しましょう。プライベートで使っているアドレスは自身の趣味や好みが前面に押し出されている可能性があるため、無難に就活専用のアドレスを用意した方が良いです。
またプライベートのアドレスにはさまざまなメールが届き、企業から受信したメールの見落としなどメールの管理が難しいでしょう。したがってプライベートのアドレスを、就活用に利用するのはおすすめできません。
就活専用のアドレスに向いているものは2つあります。1つ目は大学のメールアドレスです。大学のメールアドレスであれば大学名も記載されているため、アドレスを通して担当者へ大学名を伝えることができるため、就活専用のアドレス向きと言えるでしょう。
2つ目はフリーメールです。フリーメールはパソコンもしくはスマートフォンから簡単に確認ができるためおすすめです。ただしメールアドレスは自由に設定できるため、プライベートな内容が含まれるアドレス設定は避け、生年月日や名前を組み合わせたシンプルなアドレスにしましょう。
誤字・脱字がないか確認する
メールの良さは電話よりも手軽に連絡できる点です。しかしその反面、文章の誤字・脱字には細心の注意を払う必要があります。まずはメールを作成した段階で文章の内容がおかしくないかや、誤字や脱字がないか確認しましょう。
確認を行うタイミングはメール作成後すぐに行わず、少し時間をおきリフレッシュした状態で本文を見直すことで、誤字・脱字などのケアレスミスに気が付きやすくなります。さらに指さし確認や、声に出して読み直す方法も効果的です。
特に企業名・部署名・氏名の記載は間違いやすいポイントで、誤った表記になると失礼にあたる可能性が大きいため、重点的にチェックしましょう。
メールはテキスト形式で作成する
説明会申し込みメールはテキスト形式で作成しましょう。メールの形式はテキスト形式以外にも、HTMLやリッチテキスト形式などさまざまな形式がありますが、これらの形式は記号などの表記が文字化けを引き起こすリスクがあります。
メールに文字化けが起こると、メール内容の確認ができなくなってしまうため、文字化けリスクが少ないテキスト形式で送ります。また企業によってはHTML形式の受発信を制限している場合もあり、正しくメールが送受信されないリスクもあるため注意しましょう。
会社説明会参加時における申し込みメールの例文
メール作成時のポイントは、メールを受け取る側がどのような用件でのメールなのか、一目で分かる件名を記載しましょう。さらに、宛先で様と御中を併用していないか確認します。本文に関しては、内容が長文になってしまうと担当者が読みづらさを感じてしまうため、何を伝えたいのか主旨を簡潔にまとめて記載します。
注意点としては、メールの最後に署名の入れ忘れが多いため、忘れず署名を入れましょう。また、メール全体を通して誤字や脱字がないように、最終チェックを欠かさず行います。
会社説明会の申し込みメールに対する返信方法
会社説明会に参加できる場合の返信例
会社説明会に参加できる場合のメール作成のポイントは、件名の「Re：」は受信したメールに返信する場合に自動で表示されるため、削除せずに残した状態で返信しましょう。
また企業側から日程の連絡を受けている場合は、認識の齟齬がないか確認する意味でも、返信メールには必ず指定された日時を記載しメールを返信してください。
注意点としては、返信はなるべく早めに行いましょう。数日経過してから返信をすると、意欲を疑われてしまう可能性があるため、迅速な対応を心がけましょう。
会社説明会に別日で参加したい場合の返信例
会社説明会に別日で参加したい場合のメール作成ポイントは、担当者は通常業務の合間に日程調整を行っているため、提示された日程の会社説明会へ参加できない点を丁重にお詫びします。別の日程を伺う場合は、「あいにく予定があり〜」「お忙しいところご連絡いただいたにも関わらず〜」などのクッション言葉を使うことで、柔らかな印象を与えることができます。
注意点として、日程変更を依頼したい場合は早めに連絡することを心がけましょう。企業は就活生へ会社説明会の日程を送ると、当日に向けて会場の設営や配布資料などの準備に取りかかります。
したがって企業側は当日の会社説明会へ何人程度来るのかを予め把握しておきたいため、日程変更を希望する場合は早めに連絡しましょう。
会社説明会の参加を辞退したい場合の返信例
会社説明会の参加を辞退したい場合のメールは、件名に会社説明会を辞退する旨と参加予定日時を記載することで、どのような用件でのメールが届いたのか把握しやすくなります。さらに本文でも適宜クッション言葉を使うことで、柔らかな印象を与えられます。
注意点として説明会辞退の連絡は心苦しいですが、参加できないことが決まった段階で早めに担当者へ連絡することを心がけましょう。またメール作成時は日程調整を行って頂いた点に感謝しつつも、参加できないことに対するお詫びをしっかり行いましょう。
ポイントを押さえて会社説明会のメールを作成しよう！
本記事では、会社説明会の申し込みメールの書き方・送る際の注意点・ポイントに関して解説しました。申し込みメールの書き方は、宛先→件名→宛名→本文→署名の順番で記載することを心がけましょう。また就活中はプライベートのメールアドレスの使用は控え、就活専用アドレスを用意しメール管理をするのがおすすめです。
メールは気軽に相手へ送れる反面、誤字・脱字が発生しやすいため、特に社名や担当者名などの誤った表記は失礼にあたるため、必ず送信前に確認しましょう。会社説明会のメールの返信方法は、参加できる場合・別日で参加したい場合・参加を辞退したい場合の3パターンあります。それぞれ書き方のポイントや注意点を押さえて活用し、就活をスムーズに進めていきましょう。
