- 「御中」は会社や団体に対して使用する
- 「様」は特定の個人宛に使用する
- 「御中」と「様」の併用はNG
採用担当宛ての「御中」は、就活やビジネスシーンにおいて重要なマナーです。しかし、採用担当の宛名には「御中」と「様」どっちを記載すれば良いのか迷ってしまうでしょう。
そこで本記事では、「御中」の正しい使い方や「様」との使い分けについて詳しく解説します。敬称の選び方で迷わないためのポイントも解説するので、正しい敬称を使って企業に対して丁寧な印象を与えましょう。
採用担当の「御中」とは
「御中」の基本的な意味
「御中」はビジネスシーンでよく使用される敬称で、企業や団体、特定の部署宛ての文書や郵送物に対して使われます。
組織に対して敬意を示す際に用いられる表現ですので、「御中」を使うことで、特定の部署や会社全体に向けられていることを明確に伝えます。
採用担当に「御中」を使用する場面
「御中」は、書類や郵便物を採用担当部署に対して送付する際に使います。
例えば、就職活動で履歴書やエントリーシートを郵送する場合、封筒の宛名として「〇〇株式会社 採用担当御中」と書くことで、その書類が企業の採用担当部署に向けられていることを示します。
また、採用担当者宛にメールを送る際、個人名が分からない場合や部署全体に対して送信する時にも「御中」を使用します。これにより、相手に敬意を示しながら、確実に書類やメールが届くように配慮することができるでしょう。
採用担当の宛名は「御中」と「様」どっちが正しいのか
「御中」と「様」の使い分けは、ビジネスマナーの基本となる部分です。適切に使用することで相手に対する敬意を表し、信頼関係を築くための第一歩となります。
就職活動やビジネスシーンにおいて、相手に正しく敬意を示すために、基本的なルールは必ず守るようにしましょう。
基本的には「御中」を使用する
企業や団体宛てに文書や郵送物を送る際、一般的には「御中」を使用するのが正しいマナーです。
「御中」は組織や団体に対する敬称であり、個人ではなく部署や部門全体を対象とする場合に使います。これにより、送付した文書が企業内で適切に処理されることが期待できるでしょう。
例えば、「株式会社〇〇人事部御中」と宛名を書けば、人事部全体に対しての文書であることが明確になります。また、採用担当者が複数いる場合や担当者が特定できない場合にも、この形式が便利です。
採用担当の個人名には「様」を使用する
一方、採用担当者の名前がわかる場合、その個人宛てに文書やメールを送る際は「様」を使用します。「様」は個人に対する敬称であり、宛先が特定の個人である場合にはより丁寧な印象を与えます。
例えば、「株式会社〇〇 採用担当 〇〇様」のように宛名を書くことで、その文書が特定の担当者の手に直接届くように意図していることが明確になります。
個人名を特定できる場合は、必ず「様」を使用し、その個人への配慮を示すようにしましょう。
「御中」と「様」の併用はしない
「御中」と「様」を併用することは避けるようにしましょう。例えば、「株式会社〇〇採用担当御中 〇〇様」と書くと、敬称が重なり不自然な印象を与えてしまいます。
そのため、宛名が組織や部署の場合は「御中」、個人なら「様」を使用し、それぞれの状況に応じて適切に使い分けることが重要です。
採用担当の宛名で「御中」を使用する際の具体例
会社や団体の時は「株式会社〇〇御中」とする
採用担当者が所属する会社や団体に対して書類やメールを送る場合は、宛名には「御中」を使用しましょう。
宛名が「株式会社〇〇」なら、敬称として「御中」を付けて「株式会社〇〇御中」と書くことで、企業全体に対して敬意を示せます。
このような記載方法は、相手先が企業や団体であり、特定の個人に送るわけではない場合に適しています。
部署や部門の時は「株式会社〇〇採用担当御中」とする
一方、特定の部署や部門宛に書類を送る場合は、宛名に「採用担当」を付け加えて「株式会社〇〇採用担当御中」と記載するのが一般的です。
この方法により、送付先が採用担当部署であることを明確に示し、部署全体に敬意を払う形になります。
「採用担当」を付け加える記載の仕方は、特定の担当者が不明である場合や複数の担当者がいる場合に最適です。
採用担当の宛名「御中」で封筒を送る際の注意点
企業名や部署名は略さず正式名称で書く
封筒に記載する企業名や部署名は、相手に対する敬意を示すためにも略さずに正式名称を記載することが非常に重要です。例えば、「株式会社」を「(株)」と省略することは避け、「株式会社〇〇」とフルで書くなどです。
このように正式名称で記載することにより、受け取る側にも信頼感を与え、丁寧さが伝わるでしょう。
また、部署名も同様に略語や通称を使わず、正式な部署名を使用して書くことで、宛先が明確になり書類が確実に届けられます。
宛名は封筒の中央にバランスよく配置する
封筒に宛名を記載する際は、封筒の中央にバランスよく配置することが重要です。宛名が中央に配置されることで見た目が整い、封筒全体がきちんとした印象を与えます。
特に、行間を適度に空けて書くことで読みやすさが向上し、宛名がはっきりと相手に伝わります。
また、バランスを意識して記載することで、封筒全体のデザインが整い、よりマナーのある印象を与えられるでしょう。
返信用封筒に書かれている「行」や「係」は消す
返信用封筒には、宛名に「行」や「係」と書かれていることがあります。その際は、「行」や「係」を消して「御中」に訂正するのが一般的なマナーです。
そうすることで、相手企業に対して適切に敬意を示すことができるでしょう。
このひと手間をかけることで、ビジネスマナーの細やかさや丁寧さが伝わり、相手に対する配慮が評価されることが多いです。封筒の宛名にしっかりと気を配り、コミュニケーションを心がけましょう。
採用担当の宛名「御中」での郵送マナー
無地の封筒を選ぶ
就活において書類を郵送する際には、無地でシンプルな封筒を選ぶことが基本的なマナーです。特に、白やクリーム色の封筒が一般的であり、派手な色やデザインがある封筒はビジネスシーンにはふさわしくありません。
そのほか、封筒の質感も重要であり、薄い紙ではなく、しっかりとした質感のものを選ぶことで受け取った相手にきちんとした印象を与えることができます。
また、封筒のサイズは、書類を折り曲げずに送ることができるA4サイズの封筒がおすすめです。A4サイズを選ぶことで、書類が折れたり破損したりするのを防ぐことができるでしょう。
書類は順序よくまとめる
封筒に入れる書類は順序よく整理することが大切です。履歴書やエントリーシート、成績証明書など、送付する書類の種類が多い場合は、重要な書類から順に並べるようにしましょう。
また、書類の順序について応募要項に指示がある場合は、指示に従うようにしてください。書類の順序が乱れていると採用担当者に不快な印象を与えてしまうことがあるため、注意が必要です。
さらに、各書類の間にインデックスシートや見出しを挟み、担当者が書類を確認しやすくする工夫も効果的です。
クリアファイルに書類をいれる
書類を封筒に入れる際には、クリアファイルに入れてから封入することで、書類が折れたり汚れたりするのを防ぎます。
また、クリアファイルは書類の保護に役立つだけでなく、採用担当者に対して丁寧な印象を与えることにも繋がります。
特に、雨天時や湿気の多い季節では書類が濡れてしまうリスクがあるため、クリアファイルの使用が好ましいです。さらに、クリアファイルを選ぶ際には無地で透明なものを選び、書類が見やすく、取り出しやすいように配慮しましょう。
切手は不足がないようにする
郵送する際には、切手の不足がないように注意を払うことが重要です。書類の重さや封筒のサイズに応じて適切な額の切手を貼る必要があります。
切手が不足していると受取人が不足分を支払う必要が生じ、相手に迷惑をかけてしまうでしょう。
そのため、事前に郵便局で重さを測定し、適切な切手を購入することが欠かせません。また、封筒に貼る切手のデザインにも気を配り、ビジネス向けのシンプルなデザインの切手を選ぶようにしましょう。
添え状の添付もする
書類を郵送する際には、添え状（カバーレター）を添付することが基本的なマナーです。添え状には、送付する書類のリストや、挨拶、送付の目的を簡潔に記載します。
これにより、採用担当者が受け取った書類の内容を一目で把握でき、よりスムーズな対応が可能となるでしょう。
添え状はビジネス文書としての形式に則り、敬語や文末表現にも注意を払うことでより丁寧で信頼感のある印象を与えることができます。また、添え状自体もクリアファイルに入れてから封筒に封入すると、書類がきれいな状態で届くよう配慮できます。
採用担当の宛名「御中」でメールを送る際の注意点
正式名称を省略せずに書く
メールを送る際には、企業名や部署名を省略せずに正式名称で記載することが重要です。省略された名称は相手に失礼な印象を与える可能性があり、ビジネスマナーとして適切ではありません。
特に、正式なやり取りでは企業名や部署名を略さずにフルネームで記載し、「株式会社〇〇 採用担当御中」などのように、きちんと書くことが大切です。
個人名が分かるなら「様」を使う
宛先が個人名である場合、「〇〇様」と書くことで相手に対する敬意を示すことができるでしょう。一方で、個人名が不明な場合や特定の担当者がわからない場合は、「御中」を使用するのが適しています。
個人名が分かる場合に「御中」を使用するのは誤りなので、使い方には気を付けるようにしましょう。
件名に「御中」は使用しない
メールの件名には、「御中」を使用しないのが原則です。件名は、メールの内容を簡潔に伝えるためのものであり、「御中」は宛名に使用するものです。
例えば、「〇〇株式会社 採用担当御中」と件名に記載するのではなく、「面接の件に関して」や「応募書類の送付について」などです。件名は内容に沿ったもので簡潔に記載してください。
メールを送信する時間帯にも気を付ける
メールを送信する時間帯にも配慮することが求められます。具体的には、ビジネスマナーとして、就業時間内にメールを送信するのが理想です。
深夜や早朝にメールを送るのは避け、一般的な営業時間内である9時から18時までの間に送信することで、相手に配慮したコミュニケーションが取れるでしょう。
特に、重要なメールであれば、送信時間にも細心の注意を払うことが大切です。
採用担当の宛名「御中」での正しいメールの書き方
簡潔で明確な内容の件名にする
メールの件名は、相手が一目で内容を把握できるように簡潔かつ明確に記載することが重要です。例えば、「応募書類の送付について」や「面接日程の確認のお願い」といった件名は、メールの目的がすぐに分かるため相手にとって親切です。
このように、長すぎる件名や曖昧な表現は避け、具体的で短いものにすることで相手がスムーズに内容を理解できるようにしましょう。また、件名の設定時は、スペースや記号の使い方にも注意し、見やすさを意識するようにしてください。
宛名の後は改行して本文を記載する
メールの冒頭には宛名を記載しますが、その後に本文を始める前に改行を入れることで、読みやすさが格段に向上します。
例えば、「株式会社〇〇 採用担当御中」と記載した後に改行し、本文を始めることで相手が情報を整理して読みやすくなります。
一方で、改行がない場合は文章が詰まって見えてしまい、読む側に負担をかけてしまうかもしれません。そのため、相手の読みやすさを常に意識したレイアウトを心がけましょう。
挨拶後は簡単な自己紹介を記載する
本文の冒頭には、「お世話になっております」などの挨拶文を記載し、その後に自分の名前や応募したポジションを簡潔に記載しましょう。
例えば、「〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。この度、貴社の採用プロセスに参加させていただき、ありがとうございます」といった形です。
このように、自分が誰であるかを明示しつつ、相手への感謝の気持ちを伝えましょう。これにより、相手がメールの送り主をすぐに理解でき、やり取りを円滑に進められます。
本文では要点を簡潔にまとめる
本文では伝えたい内容を簡潔かつ的確にまとめることが求められます。
例えば、「本日は面接日程の確認についてご連絡いたしました」といった具合に、メールの主旨を最初に明示することで、相手が何の話題について話すのかをすぐに理解できるようになります。
ポイントは、冗長な表現を避け、必要な情報だけを簡潔に伝えることです。箇条書きや段落をうまく使い、情報を整理することで、相手がすばやく内容を把握できるようになるでしょう。
締めの言葉と署名を忘れない
メールの最後には、「何卒よろしくお願い申し上げます」や「ご確認のほどよろしくお願いいたします」といった締めの言葉を入れ、メールを丁寧に締めくくりましょう。
締めの言葉に続いて、自分の名前、連絡先、所属などの署名を記載します。
署名をしっかりと入れることで、相手が必要なときにすぐに連絡を取れるようにするだけでなく、メール全体の印象をきちんと整え、ビジネスマナーのある印象を与えることができます。
誤字脱字がないようにする
メールを送信する前に、誤字脱字がないかをしっかりと確認することが重要です。誤字脱字は、内容が正確に伝わらなかったり、マナーの欠けた印象を与える可能性があります。
特に、企業名や担当者名が間違っている場合、信頼性に欠ける印象を与えてしまうため、送信前には必ず再確認を行い、誤字脱字がないかを確認しましょう。
正しい敬語を使用する
ビジネスメールでは適切な敬語を使うことが基本です。具体的には、「お世話になっております」や「ご確認いただけますと幸いです」といった表現を使い、相手に対する敬意をしっかりと伝えましょう。
このように、不自然な敬語や誤った表現を避け、適切で分かりやすい言葉遣いを心がけることが大切です。正しい敬語を使用することで、相手に良い印象を与え、円滑なコミュニケーションを図ることができるでしょう。
採用担当の「御中」の使い方でよくある質問
人事担当は御中か様かどっち？
人事担当者宛に書類を送る場合、一般的には「御中」を使用します。なぜなら、組織や部署全体を宛先とする場合に使われる敬称だからです。
しかし、個別の担当者の名前が分かっている場合は、「様」を付けるのが適切です。
例えば、「株式会社〇〇人事部御中」のように書く場合は部署全体に送る意図があり、「〇〇株式会社 人事部 〇〇様」と書く場合は特定の担当者に送る意図があります。
採用担当宛を間違えた時の修正の仕方？
もし宛名を間違えてしまった場合、可能であれば新しい封筒やメールを使用し、正しい宛先で再送することが最も丁寧です。
間違えた部分を二重線で消し、正しい宛名を横に書き加える方法もありますが、この方法はあまりおすすめできません。
メールの場合は、再度新しいメールを送信し、宛名の間違いについて謝罪の一言を添えることが適切です。
採用ご担当〇〇様の書き方は合ってる？
「採用ご担当〇〇様」という書き方は正しくありません。敬称を複数併用するのはマナー違反とされているからです。もし、特定の担当者が分かっている場合は、「〇〇様」とするだけで十分です。
例えば、「〇〇株式会社 採用ご担当者様」や「〇〇様」という形が適切です。敬称が複数になることを避けるため、「御中」または「様」のどちらか一方を使うようにしましょう。
採用担当の宛名は会社は「御中」・個人は「様」
採用担当宛の書類やメールを送る際は、宛名の敬称に注意する必要があります。基本的に、会社や部署全体に対しては「御中」を使用し、特定の個人宛の場合は「様」を使用します。
宛名の区別を正確にすることでビジネスマナーを守り、相手に丁寧で適切な印象を与えることができるでしょう。また、「御中」と「様」を併用しないことも重要なポイントです。就活では、これらのルールをしっかりと把握し、正しい宛名書きでコミュニケーションを円滑に進めましょう。
