- 「御中」は会社宛・「行」は個人宛の敬称
- 返送する際は「行」を二重線で消して書き換える
- 「御中」と「行」の併用はNG
「御中」と「行」は、就活やビジネスにおいて欠かせないマナーです。正しい使い方を覚えれば、メールや封筒の郵送で好印象を残すことができます。
本記事では、「御中」と「行」の正しい使い方や具体例、間違えやすいポイントを解説します。ぜひ本記事を参考に、「御中」と「行」を適切に使いこなし、相手に良い印象を与える準備を整えましょう。
「御中」と「行」の正しい使い方
「御中」の正しい使い方
「御中」は、企業や団体などの宛名に使用する敬称であり、会社名や部署名に対して使用します。
例えば、手紙や書類を企業の総務部に送る際に「株式会社〇〇 総務部 御中」という形で使います。「御中」は個人宛には使用しません。
また、個人に対して手紙や書類を送る場合には「御中」ではなく「様」を付けます。例えば、「株式会社〇〇 総務部 田中太郎 様」のようにします。個人名が分かる際に「御中」を使うと、相手に対する礼を欠く表現となるので注意が必要です。
「行」の正しい使い方
「行」は、比較的カジュアルな表現で、個人宛の郵便物や書類の宛名に使用されます。「株式会社〇〇 総務部 田中太郎 行」といった形で個人名に付け加えます。
また、ビジネス文書において「行」は敬称が含まれていないため、受け取った側が正式に「御中」や「様」などに書き換えて使うことが一般的です。
正式な場面では「行」を二重線で消し、相手に対する敬意を示すことに繋がります。
「御中」と「行」の使用例
「御中」の使用例
「御中」は、企業や組織、特定の部署宛に書類を送る際に使います。就活中の文書では、採用担当者個人ではなく、採用担当部署全体に宛てた場合に使用します。
応募書類や問い合わせ文書で「御中」を使用することで、適切な敬意を表すことができます。また、採用担当者が複数いる場合や具体的な担当者名がわからない場合には特に有効です。
「行」の使用例
「行」は、就活では正式な文書や応募書類のやり取りが主であるため使用する機会は少なく、最終的には「御中」や「様」に置き換えるのが基本です。
ただし、正式な応募書類を送る際は、「行」を二重線で消し、「御中」または「様」に書き換えるのがビジネスマナーです。これにより、企業側に対する敬意を示すことができるでしょう。
「御中」の書き方と「行」の消し方
1.「行」または「宛」を二重線で消す
企業から送られてきた書類やメールの宛名が「行」や「宛」になっている場合、そのまま返信するのはビジネスマナー違反です。
「行」や「宛」は二重線で消し、その上から「御中」または「様」と書き直すのが一般的です。
その際、二重線は直線で書き、会社宛なら「御中」、個人宛なら「様」を記載しましょう。これにより、相手に対しての敬意を適切に表現できます。
2.宛名が会社なら「御中」を書く
宛名が企業や組織の場合は、二重線で「行」や「宛」を消した後に「御中」を書きましょう。
「御中」は企業全体、または特定の部署に対する敬称です。この場合、個人名は含まず、企業や部署全体が対象になります。
これにより、送付先が個人ではなく組織全体であることが明確になります。
3.個人宛なら「様」と書く
個人宛に送る場合は「行」や「宛」を二重線で消し、「様」を付け加えます。個人名が明確な場合は「様」を使うことで、相手に対する丁寧な敬意を示すことができます。
このように、宛先が特定の人物である場合は、「様」を付けることで個人に対する敬意に繋がります。
これらの手順を守ることで、ビジネスマナーに則った適切な文書のやり取りが可能となり、企業に対して良い印象を与えられるでしょう。
「御中」と「行」の併用はNG
「御中」と「行」の併用は、ビジネスマナーとしてNGです。
「御中」はその組織や団体に向けた表現である一方、「行」は個人宛に使われる表現です。併用することで相手に混乱を与え、マナー違反と受け取られることがあります。
宛名を間違えないよう、提出する前に何度も確認することが大切です。正しい使い方を心がけ、企業に対してビジネスマナーや誠実さをアピールしましょう。
「御中」または「行」を使ってメールする際のポイント
正式名称は省略しない
メールの宛先となる企業名や部署名は必ず正式名称を使用しましょう。
例えば、「〇〇株式会社 総務部 御中」と記載する際、相手の企業名を略称や省略形で書くことは避けるべきです。相手に対して失礼な印象を与える可能性があります。
企業や部署の正式名称をきちんと使うことで相手に対する敬意を示し、丁寧な姿勢を伝えられます。また、正式名称を正確に記載することで、メールが適切な部署や担当者に確実に届くようになるでしょう。
件名に「御中」は避ける
メールの件名に「御中」を使用するのは不適切です。「御中」は宛先の敬称として使われるものであり、件名に記載する必要はありません。。
件名は、メールの内容が一目で分かるように簡潔かつ明確に記載する必要があります。
例えば、「書類送付のご案内」や「面接日程のご確認」など、メールを開封する前に内容を理解できるような具体的な表現が求められます。これにより、メールの意図が明確になり、相手にとっての利便性が高まります。
そのため、件名には「御中」を避け、具体的な表現で記載しましょう。
宛名の後は改行する
メール本文で「御中」や「行」を使用する際には、宛名の後に改行を入れて本文を開始するのが一般的です。改行を入れることで宛名が明確になり、本文が見やすく整理されます。
また、改行を入れることで、相手に対する敬意や丁寧さがより一層伝わりやすくなるでしょう。メールの読みやすさを考慮した配慮は、ビジネスの場で非常に重要です。
「御中」または「行」を使って封筒を郵送する際のポイント
宛名は封筒の中央に記載する
封筒を郵送する際には、宛名を封筒の中央に記載するのが基本的なルールです。これは、相手が封筒を見たときにすぐに宛先を確認できるようにするためです。宛名は、できるだけ大きく、かつ丁寧に書くことが大切です。
「〇〇株式会社 総務部 御中」と中央にバランス良く配置しましょう。これにより、封筒が正しく読み取られ、配送ミスも防げるでしょう。
添え状も同封する
封筒に書類を郵送する際には、必ず添え状を同封するのがマナーです。添え状は、書類の内容や目的を簡潔に説明するもので、相手に対する礼儀や配慮を示すため重要です。
添え状がないと、相手にとって書類の意図や背景がわかりにくくなり、誤解を招く可能性があります。
同封する添え状は、A4用紙などのサイズで封筒にきちんと収まるように折りたたんで入れましょう。添え状には、送付する書類のリストや必要な連絡先なども記載することで、気遣いのできる印象を与えることができます。
封はしっかり閉じる
封筒を送る際には、封をしっかりと閉じることが非常に重要です。封をきちんと閉じていないと、送付途中で書類が紛失したり他人に内容が漏れてしまう可能性があります。
封筒の封を閉じる際には、のりや封かんシールを使用してしっかりと封をします。また、「封緘（ふうかん）」と書いて割り印を押すとより正式な印象を与えます。
特に、ビジネス文書や重要な書類を送る場合は、相手に対しての信頼感を損なわないようにするためにも、封をきちんと閉じるよう注意しましょう。
「御中」や「行」に関するよくある質問
「御中」と「行」を間違えたらどうする？
「御中」と「行」を間違えてしまった場合は、速やかに訂正することが重要です。
郵送物で間違えた場合は、可能であれば新しい封筒を用意して、一から書き直すのがマナーです。しかし、どうしても用意できない場合は、間違えた部分に再度二重線を引いて、隣に書き直すようにしましょう。
また、封筒の提出後に間違えたことに気づいた場合は、メールや電話で謝罪するのも一つの方法です。間違えたこと自体は大きな問題ではありませんが、念の為謝罪することで好印象を与えられるかもしれません。
特に、ビジネスシーンでは、相手に失礼にならないよう丁寧に訂正するのが大切です。メールの場合は、再送するか、本文中で訂正する旨を伝えるようにしてください。
横書きの場合｜「御中」の書き方
横書きで「御中」を使用する場合は、通常、宛名の後に続けて書きます。「〇〇株式会社 御中」といった形です。郵便物やメールなどでは、この書き方が一般的です。
横書きでは、相手の会社名や部署名に続けて「御中」を記載することで、誰に対して送っているのかが明確になります。
横書きであっても、「御中」は省略せずにしっかりと記載することがビジネスマナーとして重要なので、把握しておきましょう。
縦書きの場合｜「御中」の書き方
縦書きの場合も「御中」は宛名の後に書きますが、配置は縦に続けて書きます。会社名や部署名を記載した後に、「御中」をその下に縦に並べます。
縦書きの場合も宛名の位置に気をつけ、封筒の中央にバランス良く配置することが大切です。また、会社や部署全体に送る場合に「御中」を使用し、個人宛ての場合は「様」を使うことを忘れないようにしましょう。
「行」を「御中」に直さないのは失礼？
「行」を「御中」に直さないことはビジネスマナーとして失礼にあたります。「行」は書類やメールが個人宛であることを示し、「御中」は会社や部署宛であることを示します。
したがって、書類やメールを会社や部署に送る場合、「行」を「御中」に変更しないと相手に対して不適切な印象を与えかねません。
そのため、どの敬称を使うのか郵送物やメールの宛先を確認しておくのが重要です。
基本的に、返信用封筒には「行」と書かれています。その返信用封筒を使用して企業に郵送する際は、必ず「行」を二重線で消し、「御中」と書き加えましょう。
「御中」と「行」の正しい使い方を理解しよう
「御中」と「行」の使い方は、ビジネスマナーの基本として非常に重要です。これらの敬称を正しく使用することで相手に対する敬意を示し、信頼関係を築く要素となります。
「御中」は企業や団体宛に、また「行」は個人宛に使用することが原則です。特に、郵便物やメールのやり取りにおいて、「御中」と「行」を間違えることは失礼にあたるため、しっかりと使い分けましょう。
また、「御中」と「行」を間違えてしまった場合の対処方法も心得ておくことで迅速な対応が可能になります。ビジネスシーンでは、適切な形で敬称の使用しなければならないため、細心の注意を払って対応することが重要です。ぜひこの機会に、本記事の内容を参考にして「御中」と「行」の使い方をしっかりと理解し、実践してみてください。
