選考通過メールへの返信マナー｜返さなくていい場合や状況別の例文を紹介

この記事のまとめ

日程調整・採用通知・辞退希望は返信が必要
一斉送信や返信不要の記載がある場合は不要
返信は24時間以内・営業時間中に
選考の希望日は3つ以上を提示する

選考通過の知らせは喜ばしいものですが、どのように返信すればいいか迷う方も多いです。選考通過のメールは、返信が必要な場合とそうでない場合があり、状況によって適切な返信の仕方が異なります。

この記事では、選考通過メールへの返信マナーについて、状況別の例文を交えながら詳しく解説します。返信のポイントを押さえ、企業に好印象を与える返信を目指しましょう。

選考通過メールに返信は必要？

選考通過メールに返信が必要かどうかは状況によって異なります。選考通過メールは、書類選考や面接に受かったことを応募者に通知すると同時に、次の選考に進むにあたって必要な情報も記されています。

面接の日程を調整するために返信が求められることもあれば、企業によっては今後の連絡を待つように指示されることもあります。メールの内容にしっかりと目を通し、どのようなアクションが適切か判断しましょう。

選考通過メールへの返信が必要なケース

日程調整が必要な場合

書類選考に通過して面接に進む時には、日程調整が必要になります。面接の日時や場所が具体的に明示されている場合は必ず返信をして、提示された日時に訪問する旨を伝えるか、都合が悪い場合は代替の日時を提案しましょう。

日時の提示がなく、日程調整を行いたいと記されている場合は、自分の都合を伝えて日程を調整します。

採用を通知された場合

面接を経て採用・内定を通知された場合も原則として返信が必要です。企業側は応募者の入社意思を確認する必要があり、入社の手続きを進める上で必要な情報のやり取りもあるためです。返信期限が設けられている場合は必ずその期限内に返信しましょう。

他社の選考状況との兼ね合いによってすぐには返信ができない場合でも、いつまでに返信するのか伝える必要があります。企業側の都合もあるので、猶予期間は長くても1週間程度が目安です。

選考や内定を辞退したい場合

書類応募や面接に進んだ後でも、熟慮の結果、選考や内定を辞退するケースもあるでしょう。より志望度の高い企業から先に内定をもらうことも考えられるため、選考を途中で辞退することは誰にでも起こり得ますが、その場合でも必ず返信をしてください。

辞退の意思を固めているのであれば、返信期限にかかわらずなるべく早めにその旨を伝える方が親切です。企業は辞退者が出ると代わりの応募者の選考を進めなければなりません。企業側の事情にも配慮し、選考に時間を割いてくれたことへの感謝と、辞退することへのお詫びの言葉も忘れずに述べるようにしましょう。

選考通過メールに返信しなくてもいいケース

一斉送信・送信専用アドレスからのメールの場合

一斉送信のメールや、送信専用のアドレスから送られたメールには返信の必要はありません。

応募者が多い企業では選考通過の通知メールも一斉送信されるケースがあります。これは採用活動の効率化と連絡事項を伝達する目的で送られているので、個別の返信は期待されておらず、基本的に返信しなくてもOKです。

また、メールアドレスが「no-reply@○○.jp」のような形式であれば送信専用アドレスの可能性が高く、返信してもエラーになるか、送信できたとしても読まれることはありません。質問がある場合は採用担当者宛のメールアドレスに送るようにしましょう。

返信不要と記載がある場合

「返信は不要です」「今後の選考についてはこちらからご連絡します」といった記載がある場合は返信せずに連絡を待ちましょう。あえて「しなくてもいい」と記載しているのに返信をすると、かえって印象が悪くなるおそれがあります。

特に一度に大量の新卒を採用する大企業などでは、余計なメールを送ると採用担当者に迷惑をかけてしまう可能性があるため返信は控えるようにしてください。

Web上で日程調整を行う場合

最近では面接の日程調整をメールではなくWeb上で行う企業も増えてきています。日程調整ツールを活用してWeb上で面接の予約ができる仕組みになっており、大企業の新卒採用などで多く導入されています。Web上で面接の予約が完了したら、特に指示がない限り返信の必要はありません。

選考に落ちた場合

選考に落ちて不合格の通知が届いた場合も返信はしなくてOKです。選考結果が確定しているため、返信しても状況が変わることはありませんし、失礼に当たることもありません。

ただ、面接官と個人的なつながりがあった場合や、面接で親身に話を聞いてもらった場合など、感謝の気持ちを伝えたい時には返信しても問題ないでしょう。

選考通過メールへの返信マナー

なるべく24時間以内に返信する

ビジネスメールでは24時間以内に返信することが基本のマナーです。

企業は多くの応募者との選考スケジュールを調整しています。返信が遅くなると日程調整が円滑に進まず、後回しにされてしまう可能性があります。

また、レスポンスの遅い学生よりも迅速な学生の方が「やる気がある」と判断されやすいものです。入社への意欲をアピールしたいなら、24時間以内にこだわらずなるべく早めに返信しましょう。

応募者が殺到する人気企業の場合、せっかく選考を通過して次に進んでも、あまりに返信が遅いと「入社の意思がない」と見なされ、選考を見送られてしまう可能性もゼロではないので注意してください。

営業時間中に返信する

企業へのメールは営業時間中に送ることもビジネスマナーのひとつです。営業時間中に返信することで、企業側もすぐに対応でき、スムーズなコミュニケーションが可能になります。

早朝や深夜、土日祝日など、企業が業務を行っていない時間帯・曜日の返信は「マナーがなっていない」と思われることもあるので避けたほうが賢明です。また、営業時間外にメールが届くと、緊急性の高い連絡と勘違いされ、迷惑をかけてしまう可能性もあります。

トラブルや緊急の用事のためにどうしても営業時間中に返信できない場合は、簡単に事情を説明して断りの言葉を入れておくようにしましょう。

選考と結果の連絡に対してお礼を述べる

選考通過メールへの返信では、選考の機会を与えてもらったことや時間を割いてくれたこと、そして連絡をもらったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。採用担当者は、面接での態度や受け答えはもちろん、メールの文面からも学生の人となりを判断しています。

それほど恭しくする必要はありませんが、「この度はお忙しい中、選考通過のご連絡をいただきありがとうございます」と最初に一言述べる方が、いきなり用件に入るよりも丁寧な印象になります。お礼の言葉は単なる形式的なものではなく、企業と良好な関係を築き、選考を円滑に進める上でも大切です。

選考の希望日時は3つ以上提示する

こちらから面接の希望日時を提示する時は、企業側の都合も考慮し、複数の候補を挙げるのが一般的です。少なくとも3つ以上の日時を提示すると、日程調整をスムーズに進めることができます。

ただし、予定が空いているからといって「いつでもいい」と回答するのは、投げやりな印象や消極的な印象を与えるためNG。候補日の提示を企業に丸投げするのも失礼です。せめて「○○日以降であればいつでも可能です」とするなど、企業が調整しやすいよう配慮しましょう。

件名は変えずに「Re：」を残して返信する

「Re：」はそのメールが返信であることを示すものであり、ビジネスメールの返信では、件名の冒頭についている「Re：」を残すことがマナーです。「Re：」が付いていることで、多くのメールの中からどのメールに対する返信なのかすぐに把握でき、過去のやり取りを辿りやすくなります。メールのラリーを重ねるうちに「Re：」の数が増え、件名が見えなくなる場合は最初の1つだけを残してあとは削除してもいいでしょう。

また、やり取りの途中で件名を変えてしまうと、一見しただけではメールの内容がわからなくなってしまいます。やり取りの内容が変わらない限りは件名も最初のまま変更しないようにしてください。

Ccのメールアドレスにも返信する

「Cc」とは、メールを直接受け取る当事者以外にも、内容を確認してほしい人がいるときに使用する機能です。送信側は自分以外の関係者にも情報を共有したいという意図でCcを指定しているため、ビジネスメールではCcに入れられている宛先はそのまま残して返信するのが一般的。選考通過を知らせるメールでも同様、Ccに記載されているメールアドレスは削除せずに返信しましょう。

ラリーは自分からの連絡で終える

選考通過メールへの返信に限らず、就活で企業とメールのやり取りをする時は、基本的に自分の返信で終わらせることを心がけましょう。特にお互いにスケジュールの擦り合わせをして、企業から最終的な日程を提示された場合は、「承知しました。○月○日（○）○○時に伺います」とはっきり返事をして、その日程で問題ないことを示します。

返信をしないと、企業としては「学生に日程が伝わったのか」「この日程で確定していいのか」を判断することができません。

ただし、メールのやり取りがきりの良い内容で終わっており、客観的にこれ以上返信の必要がないと判断できる場合や、「返信は不要です」と記載がある場合は返信しなくても問題ありません。