- お礼メールは必ず送るべき
- ハッキリとした意思表示が大切
- 形式的な内容はNG
就活で内定をもらった際に、感謝の気持ちを伝えるお礼メールを送るかどうか迷う人もいるでしょう。実際、内定を受けた後のメールは重要なマナーの一環であり、送ることでプラスの印象を与えられます。
そこで本記事では、内定を受けた際のお礼メールの書き方を詳しく解説します。例文と好印象を与えるポイントも解説するので、ぜひ本記事の内容を参考にして適切なお礼メールを送りましょう。
内定ならお礼メールは送らない？
意思表示のために送るべき
お礼メールは単なる感謝の気持ちを伝えるだけでなく、自分の意思をはっきりと企業に伝えるための手段でもあります。内定を承諾する場合、迷っている場合、または辞退する場合でも、適切な意思表示を早めに行うことで企業に対して誠実な対応ができ、信頼を築くことができます。
具体的には、内定承諾の意向を示す場合、今後のスケジュール調整や入社準備のためにスムーズなやり取りが可能となります。
また、保留や辞退する場合でも、誠実さを示しながら丁寧に理由を述べることで、企業に対する礼儀や真剣な姿勢を示せるでしょう。就職活動は次のキャリアを見据えた長期的な関係作りでもあるため、意思表示を明確にすることで信頼できる社会人としての第一歩を踏み出せます。
好印象につながる可能性もある
お礼メールを送ることで企業側に礼儀正しさや誠実さが伝わり、好印象を与えられるでしょう。例えば、内定を承諾する際には「貴社で働くことを大変光栄に思います」といった感謝の言葉や意欲を伝えるフレーズを加えることで、企業への思いがしっかりと伝わります。
また、お礼メールを送ることで採用担当者に対して前向きな印象を残すことができ、入社後のスムーズなコミュニケーションにもつながるでしょう。
さらに、内定者としての印象がメールを通じて高まり、今後の入社手続きやオリエンテーションの準備も円滑に進む可能性が高くなります。このように、入社前からしっかりとコミュニケーションを取ることで、企業との関係がより良好なものとなるでしょう。
内定のお礼メールの書き方
件名
メールの件名は、採用担当者がすぐにメールの内容を把握できるように、シンプルでわかりやすくする必要があります。なぜなら、件名が曖昧だったり抽象的すぎると、担当者がメールを見逃してしまう可能性もあるからです。
そのため、「内定のお礼」「内定承諾のご連絡」など、件名で何を伝えたいのかを簡潔に表現し、内容と一致するようにしましょう。このように、ビジネスメールでは件名が一番最初に目に入るため、ここで誠実さや真剣さが伝わることが重要です。
挨拶と自己紹介
メールの冒頭では挨拶と自己紹介を行い、誰からのメールであるかを明確に伝えましょう。就職活動では応募者が多数いるため、内定を受けた後であっても担当者がすぐに自分の名前や所属を思い出せるとは限りません。
そのため、「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇です。」と自己紹介を入れ、採用プロセスで関わっていたことを思い出してもらうことが大切です。この一文で、担当者があなたのメールをすぐに理解でき、スムーズなやり取りが可能になるでしょう。
感謝の言葉
内定を受けたことに対して、企業に感謝の意を伝えることは最も重要なポイントの1つです。「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。」という形式的な表現でも構いませんが、具体的にどのように感謝しているかを伝えるとより効果的です。
具体的には、「貴社の一員として働けることを非常に光栄に感じております」といった言葉を加えることで、感謝の気持ちがより深く伝わります。こうしたフレーズを通じて、企業が内定をくれたことへの喜びを具体的に示すことができるでしょう。
今後の意気込みや抱負
感謝を伝えた後には、今後の意気込みや抱負を述べましょう。ここでは、企業に対してどのように貢献したいか、また自分がどのように成長していきたいかを具体的に伝えることがポイントです。
「貴社での業務に全力を尽くし、これまで培ったスキルを活かして貢献してまいります」といった言葉は、今後のキャリアに対する意欲や目標を明確にするうえで非常に効果的です。
また、企業のミッションやビジョンに対する共感も示すことで、採用担当者に「企業との相性が良い」と感じさせることができるでしょう。
例えば、「貴社の〇〇業務に大きな魅力を感じており、業務を通じて自身のスキルを高めたいと考えています」などです。このような表現をすることで、自分が会社でどのような役割を果たしたいかを明確に伝えられるでしょう。
結びの言葉
メールの最後には、敬意を込めた結びの言葉を忘れずに入れましょう。例えば、「今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます」という丁寧な言葉で締めくくることで、相手への敬意を示すことができます。
結びの言葉はメール全体のトーンを整える重要な要素であり、特にビジネスの場では結びの表現が相手の心に残る部分となります。そのため、ビジネスマナーを守りつつ、結びの言葉で感謝の気持ちを締めくくりましょう。
署名
メールの最後に、署名を忘れずに記載します。署名には、氏名、大学名、学部・学科、電話番号、メールアドレスを記載するのが基本です。また、簡単に連絡が取れるように、日中連絡が可能な連絡先を明記しておくと良いでしょう。
また、ビジネスメールにおいて署名は、単なる連絡先の記載にとどまらず相手に信頼感を与える重要なものです。しっかりとした署名を用意しておくことで、社会人としてのマナーを示すことができるので、署名は忘れずに記載しましょう。
内定のお礼メールの例文
内定を承諾する場合
内定承諾のメールでは、まず感謝の気持ちを伝えることが大前提です。企業が自分を採用する決断を下したことに対して、感謝をしっかり表現しましょう。ここで感謝を示すことで、企業側に対して誠実さや入社への意欲を伝えられます。
また、入社後の抱負や会社への貢献を表現することも重要です。このように、「貢献する」「全力で取り組む」といった具体的な意欲を伝えることで、ポジティブな印象を残せるでしょう。メールのトーンはビジネスメールらしく丁寧でありつつも、感謝や意欲をしっかりと示すことがポイントです。
内定を保留する場合
内定を保留する場合、感謝の気持ちを述べるのはもちろんですが、保留の理由をできるだけ明確に伝えることが大切です。そのため、「今後のキャリアについて慎重に考えたい」といった表現を使い、誠実に自分の意思を示しましょう。
また、保留することで企業側に負担をかける可能性があるため、謝罪の気持ちや早急に返事をする旨を伝えることも重要です。そのほか、返答期限を設けることで、企業側に安心感を与えることができ、信頼関係の維持に繋がります。長く保留する場合でも、事前に説明することで企業に対する誠実さを示すようにしましょう。
内定を辞退する場合
内定を辞退する際のメールは、感謝と謝罪が重要な要素となります。内定を辞退する理由は必ずしも詳細に述べる必要はありませんが、誠実に辞退の意思を伝えることがポイントです。例えば、「慎重に検討した結果」といったフレーズを使うことで、相手への配慮を示しましょう。
また、感謝の気持ちを述べる際には、企業があなたの採用に向けて行った努力に対して丁寧に感謝を示すことが大切です。そして、結びの部分では、企業の発展を祈る言葉で締めることで礼儀正しさを強調できます。このように、相手に対して尊重を示しながらも、しっかりとしたメールの内容にすることを心がけましょう。
内定のお礼メールを送るポイント
内定通知の24時間以内に返信する
内定のお礼メールは、内定通知を受け取った日から24時間以内に返信するのが理想です。迅速に対応することで、企業側に誠意と感謝の気持ちを示すことができます。特に、採用担当者があなたを選んだ労力に対する感謝の気持ちを迅速な対応で表現することが大切です。
また、早めに連絡をすることで、企業側の入社手続きや契約書の準備など、次のステップをスムーズに進めることができ、信頼関係を築く第一歩となります。時間が経つと、メールの送信を忘れがちになるため、通知を受け取ったらすぐに対応するよう心がけましょう。
簡潔かつ具体的な内容にする
お礼メールの内容はできるだけ簡潔にまとめながらも、具体的な情報を含めることが重要です。例えば、「内定をいただけたことに対する感謝」とともに、「貴社でどのように貢献したいか」という意気込みや、入社後の具体的な目標などを短くまとめて伝えると、より好印象を与えられるでしょう。
また、内容が冗長になると相手に伝わりにくくなるため、シンプルでありながらも要点を押さえた文章にするべきです。さらに、入社に対するモチベーションや自分の強みを簡潔に盛り込むことで、より説得力のあるお礼メールとなるでしょう。
感謝の気持ちを伝える
内定を受け取った際、最も大切なのは感謝の気持ちを明確に伝えることです。企業は多くの候補者の中から選んでくれたため、その選考プロセスや時間に対する感謝を示すことが必須です。
また、メールの冒頭で「内定をいただけたことに深く感謝いたします」など、丁寧な言葉で感謝を伝えることで企業側に誠実さが伝わるでしょう。感謝の気持ちは形式的にならないよう、自然な言葉遣いで表現するのがポイントです。
さらに、感謝の気持ちを伝えることで入社前の印象をより良いものにする効果もあるので、具体性を持たせて気持ちを伝えましょう。
形式的な内容は避けて誠意を伝える
お礼メールは形式的な内容に留めるのではなく、誠実な気持ちを伝えることが大切です。決まったテンプレートを使用するのも便利ですが、できるだけ自分の言葉で文章を組み立てましょう。
例えば、内定を承諾する場合、「貴社で自分の力を発揮できることを楽しみにしています」や「業務に貢献できるよう全力を尽くします」といった意欲や意気込みを加えることで、メール全体に温かみと誠意が伝わる文章にできます。
また、形式的な言い回しを避けることで、あなたの個性や熱意を伝えることができ、企業側により強い印象を残せるでしょう。
誤字脱字や略称は避ける
お礼メールでは、誤字や脱字がないかを必ず確認しましょう。特に、企業名や担当者名の誤りは絶対に避けなければなりません。これらの間違いは、相手に対して失礼な印象を与えるだけでなく、ビジネスマナーにも疑問を抱かれる可能性があります。また、略称を使わず、正式な名称や敬語を適切に使用することも大切です。
例えば、「採用ご担当者様」ではなく、担当者の具体的な名前を使用することで、相手に対する敬意を表せます。これらを意識して、メールの送信前には必ず見直しを行い、文法や表現に問題がないかチェックしましょう。
内定後はお礼メールを必ず送ろう
内定を受けた際、お礼メールを送ることはマナーとして非常に重要です。内定のお礼メールは、企業に対する感謝の気持ちを伝えるだけでなく、誠実さや礼儀正しさを印象付ける絶好の機会でもあります。企業が多くの候補者の中からあなたを選んだ労力や時間に対して感謝を迅速に示すことは、今後の関係をスムーズにする第一歩となるでしょう。
また、誤字脱字や言葉遣いに注意し、フォーマルで丁寧な文章を心がけることが大切です。ぜひ本記事の内容を参考にして、お礼メールは単なる形式ではなく企業との良好な関係を築く大切なステップであることを忘れずに、感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。
