内定保留の伝え方|メール・電話でのポイントや保留期間を徹底解説【例文あり】

内定保留の伝え方|メール・電話でのポイントや保留期間を徹底解説【例文あり】
この記事のまとめ
  • 内定保留の連絡は基本的に電話で行う
  • 電話の後にはメールも送ると誠実な印象に
  • 内定の時期によって保留期間が異なる
  • 迅速かつ丁寧な対応を心がける

就活生の中には、「企業から内定を受けたけど、他の企業の結果を待ちたい」「承諾するための時間が欲しい」と内定の保留を考える方も多いでしょう。しかし、内定を保留する際は、伝え方次第で企業に悪い印象を与える恐れがあり、最悪の場合には内定取り消しのリスクも伴います。

本記事では内定保留を申し出る際に役立つ、メールや電話での具体的な伝え方を例文を交えてわかりやすく解説します。また、保留期間の目安についても紹介しますので、内定を受けたタイミングに合わせて参考にしてください。

そもそも就活で内定保留はしてもいいの?

内定保留を申し出ることは、就職活動において珍しいことではありません。他の企業の選考結果を待ちたい、または内定を承諾する前に検討する時間が必要な場合もあります。

しかし、企業によっては保留の申し出が受け入れられない場合や、最終的な内定取り消しの原因となることもあります。内定保留を申し出る際は、企業に対する敬意と誠意を持ち、明確な理由とともに丁寧に伝えることが大切です。

内定保留の期間や条件は企業によって異なる

多くの企業は応募者が納得したうえで契約を進めたいと考えているため、内定保留の申し出を受け入れています。ただし、内定保留の期間や条件は、企業ごとに大きく異なります。企業の選考スケジュールや人材ニーズによっては、保留期間が短い場合もあり、すぐに返答を求められることもあるでしょう。

また、一部の企業では、内定保留の申請を受け入れない場合もあります。そのため、内定の保留を検討する際は、期間や条件は企業によって異なることを念頭に置いたうえで申し出る必要があるでしょう。

できるだけ早く理由や状況を説明することが大切

内定保留を申し出る際には、できるだけ早く理由や状況を企業に伝えることが重要です。遅れて申し出ると、企業の選考スケジュールに影響を与え、迷惑をかけてしまう恐れがあります。

迅速かつ誠実に理由を説明することで、企業側も状況を理解しやすくなり、返答を待ってもらいやすくなるでしょう。

内定保留の主な理由

他の企業の選考結果を待っている

内定保留の理由として最も一般的なのが、他の企業の選考結果を待っている場合です。複数の企業に応募している場合、他の企業からの結果が出る前に承諾することで、のちに選択肢が狭まることがあります。

納得のいく決定をするためには、内定を保留し、他の企業の選考結果が出るのを待つという選択肢がベストとなるでしょう。ただし、保留する期間が長すぎると、企業の信頼を損ねる恐れがあるため、適切なタイミングでの連絡と説明が鍵となります。

複数の企業から内定を貰い迷っている

複数の企業から内定を貰い、どの企業に承諾するか決めかねているというケースもよく見られます。どの企業が自分が希望する条件と合っているのか、またどの企業での成長が見込めるかを比較するために、時間がかかることもあるでしょう。

内定を保留することで、各企業の提供する条件や企業文化をさらに調査し、最終的な判断を下すための時間を確保することができます。しかし、保留の期間が長引くと企業側に対して失礼と捉えられることがあるため、速やかに対応することが望ましいです。

内定承諾を慎重に検討したい

内定承諾に際して慎重に検討したい場合も、内定保留を選択する理由の一つです。内定承諾は大事な決断であり、業務内容や職場環境、企業の文化などを十分に理解したうえで決めることが大切です。

急いで承諾すると、後々後悔してしまうかもしれません。時間をかけて慎重に選択することで、結果的に良い結果をもたらす可能性も秘めています。

内定保留の期間はどれぐらい?

内定保留の期間は通常、1週間から2週間程度が一般的ですが、内定通知の時期によってはそれ以上もしくは以下の期間が定められる場合があります。企業の選考スケジュールや自分の状況に応じて、保留期間を考えることが大切です。

大学3年生

大学3年生の段階で内定を保留する場合、比較的長期間の保留でも待ってもらえる可能性が高いです。この時期は主にインターンシップや企業説明会が中心で、正式な内定を受けることが少ないため、企業側も柔軟に対応することが多いです。

特に外資系企業やベンチャー企業は、優秀な人材を早めに確保したいと考える企業が多く、早期選考を行う傾向があります。自分の状況や理由を伝えることで、大手の日系企業が選考を開始する大学4年生の6月頃まで猶予を設けてもらえる可能性もあるでしょう。

大学4年生の春〜夏

大学4年生の春から夏にかけては、多くの企業が内定を出し始める時期です。よって、承諾の返事を待ってもらう期限としては、1週間程度の短期間が妥当でしょう。

企業もこの時期には選考スケジュールに沿った迅速な決断を求めており、長期間の保留は難しいことがあります。そのため、理由を明確にし、できるだけ早く決断を下す意向を伝えることが大切です。

大学4年生の秋以降

大学4年生の秋以降は、内定がほぼ出揃う時期であり、就職活動の最終段階です。この時期に内定を保留する場合、保留期間は2〜3日程度が目安となります。多くの企業は、採用計画がほぼ完了しているため、長期間の保留は企業にとっても難しくなります。

内定保留を申し出る場合は、短期間での決断を意識し、企業に対する誠実な対応を心がけるようにしましょう。適切な期間内で決断することで、企業との信頼関係を保ちつつ、スムーズに交渉を進めることができます。

内定保留する場合のリスク

内定取り消しの原因になる場合もある

内定保留が長期間続くと、内定取り消しの原因になることがあります。企業は内定を出した段階で候補者の採用を前提にスケジュールを組んでいるため、保留が長引くと採用計画に支障をきたしてしまいます。

特に、選考スケジュールが厳密な企業や採用枠が限られている企業では、保留期間が長いと他の候補者を優先するため、最終的に内定を取り消される可能性があります。内定保留を申し出る際は、できるだけ短期間での対応を心がけることが重要です。

入社意欲が低いとみなされる恐れがある

内定保留を申し出ると、企業側から入社意欲が低いとみなされる恐れがあります。企業は内定を出す際に、候補者の入社への真剣さや熱意を重要視しています。そのため、保留の申し出が入社意欲の低さからではないことを伝える必要があります。

保留を申し出る場合は、理由を明確にし、企業への誠実な姿勢を示すことで、企業から理解が得やすくなるでしょう。

対応次第で悪い印象を与えてしまう

内定保留を伝える際の対応が不適切だと、企業に悪い印象を与えてしまうことがあります。例えば、保留の理由が不明確だったり、連絡が遅れたりすると、企業からの信頼度は落ちてしまうでしょう。

また、保留期間が長引くと、企業に対する配慮やコミュニケーション能力が不足しているとみなされることもあります。内定保留を行う際は、企業に対して良い印象を保てるように、迅速かつ丁寧な対応に努めることが重要です。

内定保留を担当者に伝える際のポイント

できるだけ早く連絡をする

内定保留を申し出る際は、できるだけ早く連絡することが重要です。内定を受けた後、すぐに保留の意向を伝えることで、企業に対して誠意を示すことができます。

また、採用スケジュールに与える影響を最小限に抑えられる効果もあります。連絡が遅れることで、企業に対して不信感を与えたり、採用計画に支障をきたす恐れがあるため、迅速な対応が求められます。

基本的には電話で連絡する

内定保留の申し出は、基本的に電話で行うのが望ましいです。電話での連絡は、担当者と対話での会話に近い形でやり取りできます。メールよりも話し合いのニュアンスや誠意が伝わりやすく、必要に応じて質問や確認ができるという点においても電話のほうが適切です。

また、電話で内定保留の連絡をした後に、メールで確認のメッセージを送ることで正式に記録を残すことができます。メールでのフォローアップにより、ビジネスにおける礼儀やマナーを心得ているというアピールに繋がるでしょう。

理由を明確に伝える

内定保留を申し出る際は、理由を明確に伝えることが重要です。保留の理由が曖昧だと、企業側が納得しにくく、信頼関係に影響を及ぼす可能性があります。具体的にどのような状況で保留が必要なのか、何を確認したいのかを正直に説明し、企業に理解を求めることで誠実な対応を示すことができます。

希望する保留期間を伝える

内定保留を申し出る際は、希望する保留期間を具体的に伝えることが大切です。保留の期間がはっきりしていないと、企業が対応しづらくなります。

例えば、「2週間程度の保留をお願いしたい」「◯月◯日までにお返事いたします」など具体的な期間を伝えるようにしましょう。これにより、企業もスケジュール調整をしやすくなり、円滑なコミュニケーションを取ることができます。

企業の意向を確認する

内定保留を申し出た際には、企業の意向を確認することが重要です。企業によっては、保留に対して柔軟に対応してくれる場合もあれば、一定の期間しか認めない場合もあります。

自分の希望する保留期間が企業の方針に合っているかを確認し、企業の意向に沿った対応を心がけることで、スムーズなやり取りが可能になります。

入社意欲があることを伝える

内定保留を伝える際は、明確に入社意欲を伝えることを意識しましょう。内定を保留することで、入社意欲が低いと捉えられる恐れがあります。

保留する理由だけをただ伝えると、せっかくの内定のチャンスを失ってしまうかもしれません。印象が悪化しないためには、自分がその企業に対して強い関心があることや、最終的には入社を希望している旨を伝えることが大切です。企業に対して前向きな姿勢を伝えることがポイントとなります。

最終決定の期限を守る

内定保留を申し出た後は、最終決定の期限を守ることが非常に重要です。企業は、内定を保留されることでスケジュールに影響が出るため、決められた期限内に最終的な返答を行うことが求められます。

期限を守ることで、企業に対しての信頼を保ち、円滑に契約を進めることができます。最終決定を迅速に行うことで、内定を承諾した後も良好な関係を築いていけるでしょう。

【例文】内定を保留したい場合の伝え方

内定を保留することを決めたら、すぐに担当者に連絡をしましょう。このとき、なぜ承諾を待ってほしいのか、いつまで返答を待ってほしいのかをしっかりと伝えることが大切です。

また、連絡を入れる際には、企業の営業時間に合わせて電話やメールをするのが一般的なビジネスマナーです。基本的には、電話での連絡が望ましいですが、担当者が不在で話せない場合や電話で連絡が取れない場合などは、メールを通じて内定保留を申し出ましょう。

電話の場合

内定保留を伝える電話の例文

担当者に電話が繋がった場合は、まず最初に「内定について」という用件を明確に伝えることで、続く話が理解してもらいやすくなります。

その後、理由と期間をあわせて内定保留の依頼をします。この時はなるべく申し訳ないという姿勢を見せるようにしましょう。図々しい態度で頼んでしまうと、悪い印象を与えます。

保留に対して了承を得られた場合は、最後にお礼と謝罪に加え、速やかな決断を約束するような挨拶ができると誠実さを示せるため良いでしょう。

メールの場合

内定保留を伝えるメールの例文

メールで保留の依頼をするのは、主に電話が担当者に繋がらなかった場合です。メールの本文にもその旨を記載し、はじめからメールで連絡をしてきたと思われないように注意しましょう。

メールの場合は電話よりもやや詳しく事情を説明しても問題ありません。最終的な保留の期限を明確に示していれば、企業からの理解を得ることにも繋がります。

【例文】内定を保留後に承諾する場合の伝え方

内定を保留した後、承諾する場合も電話やメールでの連絡が必要です。内定を承諾する場合は、返答を待ってもらったことに対するお礼や、入社後の意欲や熱意を伝えることが大切です。できるだけ電話で連絡を入れ、その後にメールを送ることで確認や手続きがスムーズに進められます。

電話の場合

内定保留後に承諾する電話の例文

電話で内定承諾を決めたことを伝える場合、保留の場合と同様に何の用件かを明確にしてから、内定を承諾することをはっきりと伝えましょう。内定先の職種やポジションが既に伝えられている場合は、その職種名も添えるとより丁寧になります。

その後、今後の手続きなどを伝えられると考えられるので、メモなどの用意も事前にしておくとスムーズに話を進められます。

メールの場合

内定保留後に承諾するメールの例文

メールは、基本的には電話をした後に、改めて確認をするという意味合いで送りましょう。まずは電話の対応に対するお礼を伝え、電話で話した内容についての再確認や、今後についての確認事項などを記載します。

最後は今後の意欲や姿勢を示すような、ポジティブな印象を与える挨拶で締めましょう。

【例文】内定を保留後に辞退する場合の伝え方

内定を保留後に辞退する場合も、電話やメールでの連絡は必須です。辞退する場合は、担当者に電話で連絡を入れ、記録として残すためにメールを送るようにしましょう。謝罪の気持ちだけでなく、内定を貰ったことや保留を受け入れて貰えたことに対する感謝を伝えることが大切です。

電話の場合

内定保留後に辞退する電話の例文

内定辞退の電話では、「誠に勝手ながら」などの申し訳ないという気持ちを伝え、誠意ある対応を心がけましょう。また、謝罪だけでなく、内定を貰えたことに対する感謝の気持ちを伝えることも重要です。

用件を伝え終えたら、改めてお礼を言い、「ますますのご発展をお祈り申し上げます」といった挨拶で締めることで、最後まで誠実な印象を残せるでしょう。

メールの場合

内定保留後に辞退するメールの例文

電話で内定辞退の旨を伝えた後に送るメールでは、基本的には電話で伝えた通りの内容を繰り返すような文面で問題ありません。電話よりもじっくり考えて伝えられる分、電話の時よりも丁寧にお礼や挨拶などを記載しましょう。

内定保留を丁寧に伝えて後悔のない就職活動にしよう!

内定保留を申し出る際には、企業への配慮と丁寧なコミュニケーションが重要です。自分の状況をしっかりと説明し、希望する保留期間を明確に伝えることで、企業の理解を得やすくなります。

また、内定保留後に辞退や承諾の連絡をする際も、感謝の気持ちと謝罪の意をこめて、誠実に対応しましょう。これにより、企業との関係を良好に保ちながら、自分にとってベストな決断を下すことができます。内定を保留する際は、迅速かつ丁寧に対応し、就職活動を後悔のないように進めましょう。

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