- メールを書く際は内容を簡潔にまとめる
- 質問メールは「件名・宛名・挨拶・自己紹介・質問・締めの挨拶・署名」で構成する
- メールを送る際には誤字脱字や時間に注意する
就活をしていると様々な場面において、企業への疑問点や不明点が出てくるでしょう。疑問点や不安点は曖昧なままにせず解決することが大切です。しかしいざ企業へ質問メールを送ろうとすると、どのような形式で作成すれば良いのか戸惑ってしまう方もいるのではないでしょうか。
本記事では企業へ質問やお礼のメールを送る際の注意点やポイントなどを例文を交えながら解説します。基本的にはビジネスマナーに沿ってメールを作成することが大切です。
相手からの印象に良くない影響を与えないためにも、基本的なビジネスのマナーは身につけておきましょう。ビジネスマナーのひとつであるメール作成の方法を把握しておくと社会人生活でも役立ちます。
就活の質問やお礼メールを送る際はマナーを守ろう！
就活をしていると企業に質問やお礼のメールを送る機会が増えてきます。企業に良くない印象を与えないためにも、失礼のないようビジネスマナーに沿ったメールを送る必要があるでしょう。
企業の担当者も貴重な時間を使って対応してくれています。感謝の気持ちを忘れずに、ビジネスルールを守った内容を送ることが相手への配慮です。就活では、企業にメールを送るだけでも不安を抱いてしまうかもしれませんが、マナーを把握してある程度の定型文を使用すれば難しく考える必要はありません。
就活での質問メールの書き方
上記のように簡潔な文章を心がけ、何を伝えたいのかは最初に記載しましょう。また件名や宛名は必ずマナーとして必要なので忘れないようにしてください。
ここからは書き方を詳しく解説していきます。
メールの内容がわかる件名にする
企業に質問メールを送る際には、件名は必ず記載しましょう。企業の担当者は1日に何件ものメールを受け取っています。メールを作成する際には、件名から内容が把握できるようにすることがポイントです。内容が把握できないメールは開封する優先順位が低くなる可能性があります。
また、件名が明記されていないメールは、開封されないまま削除されてしまうケースもあります。わかりやすく件名を記載することは相手への配慮でもあります。件名にはメールの要点と所属、名前を記載するのが基本です。
正しく宛名を記載する
件名の後は本文に移る前に、宛名を記載します。宛名には企業名や部署名、敬称を正確に記してください。プライベートメールでは無いため、同じアドレスを複数の担当者が利用している場合があります。その際に誰に対してのメールなのかを明記しておくと、相手の手を煩わせません。
誤字脱字はもちろんのこと、省略も失礼にあたるため注意しましょう。企業名に不安を覚える際にはホームページやパンフレットなどで確認すると安心です。丁寧さを重視するあまり、役職に様をつけるなど二重敬称とならないように気をつけましょう。
挨拶・自己紹介・質問を簡潔に記載
前置き無く本文を記載すると失礼にあたるため、相手企業との関係性に適した挨拶を一言入れるのが基本です。何度かやり取りしている場合には「いつもお世話になっております」もしくは「お世話になります」が適しています。初めてやり取りをする企業に対してこちらからメールを送る際には「突然のメールにて失礼します」などと一言添えると良いでしょう。
挨拶をした後に自己紹介をしてから本文に移ります。本文では質問内容を簡潔にまとめると、読み手側が負担となりません。企業に質問メールを送る際には疑問形であっても「？」を使用せずに、句点で終わらせるようにします。
締めの挨拶と署名をする
簡潔にまとめた質問を記した後は、締めの挨拶に移ります。ビジネスメールにおいても締めの文章があるのは当たり前のことと認識されているため、必ず挨拶で締めくくりましょう。締めの挨拶に決められた文章はありませんが「お手数おかけいたしますが、よろしくお願いいたします」などが基本的な挨拶です。
挨拶で締めくくった後は必ず署名をしましょう。何度かやり取りをしていても、所属・名前（フルネーム）・電話番号・メールアドレスを記載することがマナーです。
企業側が返信したい時や連絡を取りたい時に手間をかけさせません。署名はテンプレートとして保存しておくと便利です。住所の記載は必須ではありませんが、資料請求する際には記しておきましょう。
就活で企業へ質問メールを送るときの就活マナー
質問の内容はわかりやすく
企業へ質問メールを送る際、内容はシンプルにわかりやすくまとめることを心がけましょう。丁寧に伝えたいあまり文章が長くなってしまうと回りくどくなってしまい、相手に意図が伝わらない可能性があります。場合によっては「文章をまとめるスキルがない」という印象を与えかねません。
内容をわかりやすくすると、やり取りが効率的になりコミュニケーションも円滑になります。文章を作成した後は相手が読みやすいように改行すると、よりわかりやすい内容に仕上がります。
誤字脱字に気をつける
メールを作成した後は、誤字脱字がないか必ず読み返して確認しましょう。誤字脱字が多いと雑な印象を与えてしまうだけではなく、片手間で送信していると思われかねません。企業名や担当者名の誤字脱字は失礼にあたるので特に注意が必要です。誤字脱字と合わせて読みづらい言い回しがないか確認するために読み返すことは基本的なマナーです。
自分で調べて分かる質問は避ける
就活において積極性は大切です。しかしアクションを起こす前に「本当に必要な質問か」を考えることも重要です。疑問点があれば、まずは企業のホームページやパンフレットなどを確認し調べるようにしましょう。
自分で調べて分かる内容を質問するのは相手に対して失礼にあたります。また企業担当者も負担となってしまうため、気をつけなければなりません。自分で調べても解決できなかった場合だけ、企業に対して質問メールを送るようにしましょう。
一方的な要求はしない
メールを送る際には企業に対して一方的な要求をするメール内容も避けなくてはなりません。企業側は毎日多くの就活生に対応しています。一人の都合に合わせて対応することが難しい場合もあります。
自分の要求だけを伝えるメール内容は、相手に自己中心的な印象を与えてしまいます。例えばやむを得ず日程変更が必要な場合には、事情を説明したうえで丁寧に依頼することを心がけましょう。迷惑をかけてしまい申し訳ないという気持ちを企業側へ伝える必要があります。
営業時間内にメールを送る
メールを開封するタイミングは相手の自由です。しかし好きなタイミングで開封できるからと言って、いつでも送って良いとは限りません。担当者の中には緊急のメールにも対応できるように、プライベートのスマホに転送している方もいます。そのため緊急性の無いメールを就業時間外に送るのは、担当者に負担をかけてしまいます。
企業の従業時間を事前に確認し、適した時間内にメールを送りましょう。就業時間が不明であれば、9時〜17時を目安に送るのが基本です。やむを得ず時間外に送らなければならない場合には「夜分遅くに失礼します」など一言添えるようにしましょう。
適したメールアドレスを使用する
企業にメールを送る際には、プライベートで使用しているアドレスはできる限り使用しないようにしましょう。アドレスの文字列によっては相手に与える印象が変わることがあります。良くない印象を持たれないためにも、就活用にシンプルな文字列のアドレスを用意しておきましょう。メールアドレスは無料で作成することも可能です。
返信メールの催促はしない
企業の担当者は日々多くの就活生と向き合っているため、すぐに返信できる状況とは限りません。すぐに返信が来なくても、すぐに催促せずに少なくとも1週間は待ちましょう。1週間経過しても返信が無ければ、メールを再送します。企業側からの返信が遅くなっても慌てることがないように、余裕を持って準備することが大切です。
就活で企業へのお礼メールの書き方
質問に対する回答メールを企業からもらったら、お礼をするのが就活においてのマナーのひとつです。担当者が忙しい中、対応してくれたことに対する感謝の気持ちは必ず伝えましょう。
担当者も回答に対する理解を得られたことを把握できるため安心します。今後、お互いが気持ちよくやり取りするためにもお礼メールを送ることは必要な気遣いです。企業にお礼メールを送る際には次の内容に注意しましょう。
メールの件名は変更しない
企業からの回答メールに対して返信する際には、件名を変更する必要はありません。「Re：」もつけたままの状態で送り、内容に対する追記も不要です。件名をそのまま残すことで、企業担当者が回答メールなのか、新規メールなのかを判断しやすくなります。
件名を消してしまうと内容を把握するのに時間がかかったり、件名で検索しづらくなったりするため注意が必要です。
宛名を記載する
企業からの回答メールに対して返信する際にも、必ず宛名は記載するようにしましょう。「「Re：」が何度か続いていても、正しい会社名や敬称を用いて宛名を明記することは必須です。何度かやり取りをしているからといって、株式会社を略して記載することも失礼にあたります。
簡単な挨拶と自己紹介をする
何度かやり取りをしていても、宛名と同様に自己紹介はするようにしましょう。企業の採用担当者は日々多くの就活生とやり取りをしているため、自己紹介が無いと内容と本人をリンクさせることが難しくなります。他の就活生と混同してしまわないように、大学名とフルネームを記載することがおすすめです。
簡潔な内容でお礼を伝える
回答をもらったことへのお礼メールも簡潔にまとめる必要があります。お礼メールを送る際には確認した旨の報告、回答していただいたことへのお礼の順で記します。関係の無い内容まで含ませてしまうと、肝心の感謝の気持が伝わりにくくなってしまうためシンプルに記載しましょう。
またメール内容に「取り急ぎ」というワードは雑な印象を与えてしまうため、お礼メールでの使用はふさわしくありません。「取り急ぎ＝とりあえず急いで」という意味で捉えられてしまいます。取り急ぎではなく「略儀ではございますが」など、別な言葉を使用しましょう。
締めの挨拶と署名をする
お礼の内容を記載した後は、挨拶で締めくくり署名をします。お礼メールの際には締めの挨拶で再度お礼の言葉を伝えます。お礼の後に「当日はよろしくお願いいたします」という一言を追加しても良いでしょう。何度もやり取りしていても、必ず署名をします。署名を省略しないことも相手に対する配慮です。
就活で企業へお礼メールを送るときの就活マナー
なるべく早くお礼のメールを送る
企業から回答メールをもらったら、早めに返信することがマナーです。遅くても1日以内にお礼のメールを送るようにしましょう。特にスケジュール調整に関わる内容は、返信が遅くなると企業側に迷惑をかけてしまいます。
企業からのメール内容によってはすぐに対応できない場合もあるかもしれません。その際には丁寧にすぐに回答できない旨を伝え、できる限り早めに返信をします。早めに返信する必要がありますが、営業時間外に送るのは失礼にあたります。
お礼の気持ちを簡潔に丁寧に伝える
お礼のメールも簡潔にまとめる必要がありますが、ただ「ありがとうございます」だけでは冷たい印象を与えてしまいます。企業側も時間を使って対応しています。何についてのお礼かを記し、相手に対して明確に感謝の気持ちを伝えましょう。人同士のやり取りなので、細かい心遣いも大切です。
読みやすいメールを作成する
読みやすいメールを作成することも相手に対する配慮です。メールを作成した後は読み返して文章に違和感が無いか、誤字脱字が無いかをチェックしましょう。改行の有無でも読みやすさは変わります。
読みやすいように、改行を入れながら見やすいメールを作成することも相手に対する配慮です。可能であればスマホ画面だけではなく、パソコンの画面でも読み返します。またプライベートメールではないため、絵文字は使用してはいけません。
メールのやり取りは1往復までにする
メールのやり取りは1往復までにするのが基本的なマナーです。返信したお礼メールに対して企業から「今後ともよろしくお願いいたします」などの挨拶メールが届くことがあります。最後に送られてきた企業からの挨拶メールへの返信は、担当者がメールチェックする手間が増えてしまうため基本的に不要です。
就活の質問やお礼のメールはマナーを守ろう
本記事では企業に質問やお礼のメールを送る際の注意点やポイントについて記載しました。就活で送るメールもビジネスメールと変わりません。件名・宛名・挨拶・本文・挨拶・署名という基本的な流れを守りながら、相手に配慮したメールを作成することを心がけましょう。
企業担当者との直接のやり取りとなるため、メール内容や送信時間によって相手に与える印象が変わります。自己アピールできるひとつの機会と前向きに捉え、ビジネスマナーに沿ったメールを送ることを心がけましょう。就活マナーに沿ったメール作成に頭を悩ませている際には、本記事で紹介している例文やポイントをぜひ参考にしてみてください。
