- 緊急性の高さに応じて、メールか電話を選ぶ
- 問い合わせ内容が伝わる明確な件名を付ける
- 企業の営業時間に配慮して送信する
- 返信に対してのお礼メールは24時間以内がベスト
初めての就職活動では、企業に対して問い合わせをしたい場面が多々あるでしょう。しかし、企業への問い合わせメールは、日常的に友人や家族に送るメールとは異なり、ビジネスマナーが求められます。正しいマナーを理解せずに送信すると、意図しない印象を与えてしまう恐れもあります。
そこで本記事では、就活中の企業への問い合わせメールの書き方から、適切な送信時間、返信マナーまでを詳しく解説します。さらに、実際のメール作成に役立つ具体的な例文も紹介しますので、問い合わせメールの作成に不安がある方は、ぜひ参考にしてください。
就活の問い合わせはメール？電話？連絡手段の選び方
メールで問い合わせてもよい内容
就活中の問い合わせでメールを選ぶべき状況は、緊急性が低く、内容を記録に残したい場合です。例えば、面接や企業説明会の服装や応募書類の追加書類、選考プロセスや職種に関する詳細な質問などが挙げられます。
メールであれば、送信内容が記録として残るため、後から内容を見返したり、返信を確認する際に便利です。返信を待てるだけ日程に余裕がある場合は、メールを選ぶことで、効率的かつ正確なコミュニケーションが図れるでしょう。
電話で問い合わせるべき内容
緊急性が高い場合や即時の対応が必要な状況では、電話での問い合わせが適しています。例えば、面接当日に体調不良や遅刻の可能性がある場合、急なスケジュール変更が生じた場合などが挙げられます。
電話であれば、相手と直接会話しながら迅速に対応策を考えることができるため、緊急時に有効です。企業側からしても、迅速な対応が求められる状況では、電話のほうがスムーズで確実です。緊急性が高い内容を伝えたい場合は、電話で直接連絡することで、トラブルを防ぐことができます。
就活の問い合わせメールの基本的な書き方
件名は簡潔にわかりやすく付ける
問い合わせメールの件名は、受信者がメールの内容を一目で把握できるよう、簡潔でわかりやすくすることが重要です。具体的で明確な件名を付けることで、メールが迅速に処理される可能性が高くなります。
長すぎる件名や曖昧な表現は避け、簡潔かつ具体的な表現を心がけましょう。
本文の前に宛名を入れる
メールの本文を書き始める前に、宛名を入れることで礼儀正しさと相手への敬意を示します。宛名には、受取人の名前と肩書を明記することが大切です。
会社名や担当者名は省略せず、フルネームで記載することがビジネスマナーです。また、相手の名前がわからない場合は、「ご担当者様」とするなど、できる限り具体的な宛名を使用するようにしましょう。
あいさつ文を入れた後に名乗る
メールの冒頭には、適切なあいさつ文を入れ、その後に自分の名前を名乗ることで、受取人に対して礼儀正しい印象を与えます。
初めてやりとりする相手であれば「初めまして」「突然のご連絡失礼いたします」、2回目以降のやりとりでは「お世話になっております」が適切な挨拶となります。
挨拶のあとは簡潔に自己紹介を行います。あいさつ文を入れることで、メール全体が丁寧になり、印象アップに繋がります。
問い合わせ内容を簡潔に伝える
本文では、問い合わせ内容をできるだけ簡潔に、明確に伝えることが求められます。長々とした説明や不必要な情報は避け、要点を押さえて具体的な質問を記載します。
このように、必要な情報を本文の初めに記載すると、その後の説明文がより伝わりやすくなります。
締めの言葉を記載する
メールの最後には適切な締めの言葉を記載し、受取人への感謝の気持ちを伝え、丁寧に締めくくります。このとき、メールの内容や目的に応じて適切なあいさつ文を選び、使用することが大切です。
例えば、担当者に何か情報を聞きたい場合は、「ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます」というような表現が適しています。また、日程調整などこちらから新しい提案を依頼する場合は、「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」と伝えましょう。
締めの言葉をしっかりと記載することで、メール全体の印象が良くなります。
最後に署名を入れる
メールの最後には、自分の署名を入れることで、自分の連絡先や情報を相手に明確に伝えることができます。署名には、名前・所属先（大学名や学部名など）・連絡先（電話番号やメールアドレス）を含めるようにしましょう。また、罫線を入れることで、メール全体が見やすくなります。
署名があると、相手はあなたに返信しやすくなります。ビジネスメールにおいても基本的なマナーですので、しっかりと忘れないようにしましょう。
【例文】就活のよくある問い合わせメール
服装に関する問い合わせメール
件名に「ご質問」と具体的な内容を記載し、メールの目的を明確にしています。また、メール本文で、説明会の案内への感謝を述べた後、不明点について具体的に質問することが大事なポイントです。必要な情報を簡潔に尋ねることで、相手に良い印象を与えることができます。
時間に関する問い合わせメール
就活では、企業からの案内に詳細が記載されていない場合や、記載が間違っているというケースも見られます。正確な情報を把握するためにも、問い合わせメールは役立ちます。その場合も、丁寧なあいさつと自己紹介を行い、具体的な質問を簡潔に伝えましょう。
提出書類に関する問い合わせメール
就活では提出書類をいくつか求められることもあります。ただし、提出方法は企業によって様々です。正しいやりとりが行えるよう、少しでも疑問に感じたら問い合わせメールを送りましょう。礼儀正しく、情報を明確に求めるメール構成を作成することで、担当者からの評価を上げることができます。
質問が複数ある場合の問い合わせメール
問い合わせしたい内容が複数ある場合は、相手が読みやすいような工夫が必要です。例文のように、番号をつけてリスト化し、聞きたい内容の見出しと詳細を分けて記載しましょう。
そうすることで、担当者はいくつ質問があり、何に対して回答すれば良いのかがはっきりわかります。ただし、あまりにも質問が多すぎるのも印象としては良くありませんので、多くても2〜3個程度に留めるようにしましょう。
就活の問い合わせメールを作成する際の注意点
簡潔でわかりやすい文章にする
就活の問い合わせメールでは、簡潔でわかりやすい文章を心がけることが重要です。長文や複雑な表現は、受取人が内容を把握しづらくなる可能性があります。
要点を押さえ、必要な情報を短くまとめて、相手にとって理解しやすいメールを作成しましょう。例えば、問い合わせの目的や具体的な質問を一文で伝え、その後に詳細な情報を付け加えるような書き方が効果的です。そうすることで、相手がスムーズに内容を理解し、迅速に対応しやすくなります。
礼儀正しい表現を使う
問い合わせメールでは、礼儀正しい表現を使うことで、受取人に対して敬意を示すことができます。ビジネスメールにおいては、敬語や丁寧な言い回しを適切に使うことが求められます。
「お世話になっております」「よろしくお願い申し上げます」といった定型句を活用し、礼儀を欠かさないようにしましょう。礼儀正しさを示すことで、メールの印象が良くなり、信頼度も高めることができます。
誤字脱字をチェックする
メール送信前に、誤字脱字をチェックすることは非常に大切な作業です。誤字や脱字があると、内容が伝わりにくくなるだけでなく、相手に「注意力が足りない」と思われる恐れがあります。メールの内容を一度読み返し、必要に応じて別の人に確認してもらうと良いでしょう。
絵文字を使わない
ビジネスメールでは、絵文字やカジュアルな表現は避けるべきです。就活中の問い合わせメールは、正式なコミュニケーション手段であるため、絵文字を使うことでマイナスの印象を与える恐れがあります。
メールは書面でのやりとりに準じたフォーマルなものであるため、適切な表現を心がけましょう。正しい言葉遣いで、相手に対して真剣な姿勢を示すことが大切です。
就活用のメールアドレスを利用する
就活で問い合わせメールを送る際は、就活専用のメールアドレスを使用することをお勧めします。個人用のメールアドレスは、プライベートな印象を与え、迷惑メールと混ざる可能性があります。
就活用にメールアドレスを持つことで、ビジネスメールとしての信頼性が高まり、企業側からしても安心感が高いです。また、就活用のメールアドレスを利用することで、メールの管理がしやすくなり、重要な連絡を見逃すリスクも減少します。
送信時間に配慮する
メールの送信時間にも配慮することが重要です。一般的には、相手の営業時間内に送信することが望ましいとされています。
ただし、営業開始直後や終業間際は、忙しいことが多いため避けたほうが良いでしょう。このように、相手がメールを確認しやすい時間に送信することで、やりとりがよりスムーズになります。
就活の問い合わせメールで避けるべき内容
自分で調べればわかる内容
問い合わせメールでは、自分で調べればわかる基本的な情報を尋ねることは避けるべきです。例えば、企業の公式ウェブサイトや求人情報に掲載されている内容、よくある質問（FAQ）に掲載されているような質問は、自らのリサーチで解決することができます。
このような内容のメールを送ると、企業に不要な手間やコストをかけさせてしまう恐れがあります。自分で調べて確認できる情報は、問い合わせメールの対象から外し、より重要で具体的な質問にのみ焦点を当てるようにしましょう。
企業に要求するような内容
問い合わせメールでは、企業に対して過剰な要求や無理な要求をすることは避けるべきです。例えば、短期間での返信を強く要求する、企業の内部情報に過度に立ち入るなどの行為は、相手に不快感や圧力を与えかねません。
メールでは、礼儀正しく、適切な依頼や質問に留めるよう心がけ、企業との良好な関係を築くための配慮が大切です。要求ではなく、適切な質問や依頼を行うことで、相手に対して尊重と敬意を示しましょう。
問い合わせに対する返信にはお礼メールを送るべき？
24時間以内にお礼メールを送る
問い合わせに対する返信を受け取ったら、24時間以内にお礼メールを送ることが望ましいです。迅速な対応をすることで、相手に対する敬意や感謝の気持ちが伝わり、良好なコミュニケーションを維持することができます。
また、早めに返信することで、志望企業への熱意や誠実さをアピールすることができ、好印象を与えます。お礼メールは、回答を受け取った後すぐに送信するという意識が重要です。
簡潔かつ丁寧に感謝を伝える
お礼メールでは、感謝の気持ちを簡潔かつ丁寧に伝えることが大切です。上記のようにシンプルな表現を用いましょう。丁寧な言葉遣いで感謝の気持ちを伝えつつ、メールの内容を簡潔にすることで、相手に対して礼儀正しさをアピールできます。
件名は変えずに「Re：」を付けて送信する
お礼メールを送る際は、元の問い合わせメールの件名を変更せずに、「Re：」を付けて返信するのが一般的です。これにより、メールのスレッドが一貫して保たれ、過去のやりとりを確認しやすくなります。
企業の担当者は、日々様々な人たちと連絡を取り合っています。「Re：」が付けられている件名であれば、以前のメールの文脈をすぐに理解でき、効率的です。できるだけスムーズなやりとりができるよう、件名の付け方を理解しておきましょう。
【例文】問い合わせに対する返信へのお礼メール
日程の確認へのお礼
日程などの確認の問い合わせついて返信を貰ったら、お礼メールでも再度確認する文章を記載しましょう。そうすることで、きちんと内容を理解していることを先方に伝えることができます。また、最後まで丁寧に感謝の言葉を伝えることで、好印象を与えられます。
疑問に対する回答へのお礼
どのような情報や回答に対して感謝をしているのかを具体的に述べ、今後の対応や次のステップについての意向を簡潔に示すことが大切です。これにより、相手に対する配慮が伝わります。長すぎるお礼メールは相手にとって負担になることがあるため、簡潔にまとめて、要点を押さえてお礼の気持ちを伝えましょう。
問い合わせメールもマナーを意識して作成しよう
就活においては、問い合わせメールのマナーも重要な評価ポイントとなります。企業とのやりとりを通じて、あなたのビジネスマナーやコミュニケーション能力が問われます。問い合わせメールのポイントを押さえ、丁寧で礼儀正しい表現を心がけましょう。
また、返信の際には迅速にお礼を述べ、確認事項は簡潔に伝えることが大切です。正しいメールマナーを実践することで、良い印象を与え、選考過程での評価を高めることにも繋がります。メール一通にも気を配り、志望企業に対する熱意や誠実さをアピールしましょう。
