就活メールの送り方｜書き方と基本マナーを徹底解説【例文あり】

この記事のまとめ

就活用メールアドレスは必須
誤字脱字や正しい敬語の使い方に注意
企業への返信は24時間以内がベター
メールの件名や本文は短く簡潔に書く

就職活動において企業とのメールのやりとりが必須となる中で、正しいメールの送り方を身につけておくことは重要です。メールの送り方一つにも様々なビジネスマナーが存在しています。

メールを送る際の時間帯や、敬語の使い方、改行や段落わけのルールなど社会人になる上でも重要なメールのビジネスマナーを掴んでおくことで企業からの印象アップを狙っていきましょう。

本記事では、就活メールを送る際の基本ルールや、気になるマナーなどについて徹底解説していきます。面接辞退や日程変更などシチュエーションごとにメールの例文もまとめているのでぜひ参考にしてみてください。

就活メールの送り方

就活用メールアドレスを使用する

就職活動では企業とメールでのやりとりを行うこともあります。そのため、メールアドレスもプライベート感の強いものでなく、見られても恥ずかしくないような無難なメールアドレスにするのが良いでしょう。

私用のメールアドレスのままだと、重要なメールを見落としてしまう可能性もあります。就職活動が本格化すると、複数の企業とのやりとりや説明会やイベント、選考メールなど就職活動に関するメールの件数がかなり多くなります。大事なメールの見落としがないようにするためにもメールアドレスの使い分けが重要です。

就活用のメールアドレスを新たに作る場合は、フリーメールにするのが良いでしょう。特にgmailの場合は、容量も多く、スマートフォンとの同期やカレンダーとの同期も可能であるため非常に便利です。自分の名前とあわせて生年月日、学籍番号を入れるなどシンプルな形で作成しましょう。

大学のメールアドレスは大学在籍の証明となり、信頼度も上がります。大学によっては内容量が少ないものもあるため事前に確認しておきましょう。

To・CC・BCCの正しい使い分けをする

メールの宛名を記載する際は、「To・CC・BCCの使い分け」を適切に行う必要があります。

Toはメインの送信相手の宛先です。メールの内容を伝えたい採用担当者や特定のメールアドレスを記載しましょう。

CCはカーボンコピーのことで、Toの宛先に加え、情報共有をしたい相手がいる場合に記載します。この機能を使うことでより迅速で確実に情報共有を行うことができます。

BCCはブラインドカーボンコピーのことで、この宛先に記載したメールアドレスは他の受信者から確認できないような仕様になっています。就活メールで学生が使用することは基本的にありませんが、ビジネスマナーでは基本となるためTo・CCとあわせて覚えておくと良いでしょう。

改行・段落分けを適切に行う

就活メールを送る際には、簡潔に見やすい形で送る必要があります。ダラダラと文章を続けて書いてしまうと、非常に読みにくく、内容が伝わりずらくなってしまいます。適切な形で改行はこまめに行いましょう。

時にはスマートフォンからメールを送信する場合もあるかもしれません。しかし、企業の方は基本的にパソコンでメールの確認をしていることが多いため、パソコンで見た時にも見やすい改行や段落分けを心がけましょう。

正しい敬語を使う

企業の採用担当者は社会人として敬語の使い方が身についている相手です。そのため、誤った敬語を使うことのないようにしましょう。

就活生の多くは、丁寧な言葉遣いにしようと意識するあまり二重敬語になりやすいという傾向があります。あまりに過剰な敬語表現は相手にも違和感を与えてしまいます。しかし、ラフな言葉遣いにならないよう、敬語の使い方には十分に注意しましょう。

就活メールのマナー

就業時間内にメールを送る

企業へメールを送る際は時間帯を配慮するようにしましょう。社会人になるとビジネスマナーとしてメールのやりとりする時間にも配慮が必要となります。就活生として企業にメールを送ったり、返信するときは時間帯にも十分に気をつけましょう。

基本的には、就業時間内であれば何時に送っても問題はありません。最適な時間に送りたいという人は、企業の就業開始時間に合わせるのがベストです。就業開始が9時からの企業ならば9時前にメールを入れることで朝イチにメールの確認をしてもらえる可能性が高くなります。

それ以外の時間帯であれば、昼休憩の12時〜13時ごろ、夜は20時〜21時ごろまでを目安にメールを送るのが良いでしょう。昼休憩の時間帯は、昼食を取りながらメールチェックをすることがあります。また、昼休憩中に送ることで休憩後、業務開始のタイミングでメールを見てもらえる可能性が高くなります。

緊急の連絡の場合は、深夜などにメールを入れるなどやむを得ないこともありますが、マナーとしてはあまり良くありません。その際は、「夜分遅くに申し訳ございません。」などと謝罪の一文を添えましょう。それ以外の場合で、深夜にメールに気が付いたときは翌朝一番にメールの返信をしましょう。

できるだけ早く返信する（24時間以内）

企業から返信が必要なメールを受け取った場合には、なるべく早く返信するのがベストです。24時間以内に返信をするのが最も理想的ですが、諸事情などで当日中に返信ができない場合には翌日の朝一番にメールが送信できるよう、メールの送信予約機能なども活用してみましょう。

メールの返信が遅くなってしまうと、企業から自己管理能力が低いと思われてしまったり、志望度が高くないという印象を持たれてしまう可能性があります。就活の時期は定期的なメールチェックを日課にしましょう。

メールは気付いたらすぐ返信するのがビジネスマナーの基本です。しかし、土日、祝日などは企業の採用担当の方もお休みしている場合があるため、企業の就労時間や休日などに合わせる心遣いも必要です。

返信が遅れた場合は謝罪を添える

学校生活やアルバイトなどに加え就活となるとかなり多忙になるため、企業からのメールの確認忘れや確認漏れにより返信が遅れてしまうこともあるかもしれません。

返信が遅れてしまったことに気づいた場合、「返信が遅くなり、大変申し訳ございません。」「返信が遅れましたこと、深くお詫び申し上げます。」などのお詫びの一文とともにすぐに返信をしましょう。その後は、通常の本文内容を続けます。

この場合、返信が遅れてしまった理由に関しての記載は不要です。単に忘れてしまっていたわけではなく、事情があった場合でも言い訳のように感じられてしまう可能性があります。事故や病気などの大きな事情があった場合以外では簡潔に謝罪の一文の記載のみに留めましょう。

誤字・脱字に気をつける

メールを送る際には、誤字脱字にも注意が必要です。誤字脱字のミスによって選考を落とされるなどということは基本的にありません。しかし、マナーとして変換ミスや誤字脱字などには注意をし、送信する前に何度も読み直しをしましょう。

文字の装飾はしない

絵文字や太文字を使用するなどといった文字の装飾は就活メールにおいてNGです。またビックリマークなどといった記号や重要箇所へのアンダーラインも使用しないのが無難です。簡潔に分かりやすく書くなど文章の内容を工夫しましょう。

就活メールを送る場合、相手はビジネスマナーのある社会人であることを忘れずに、簡潔で装飾のない文章を送りましょう。

就活メールの書き方

①件名

就活メールを送る際の件名は、メールの内容が把握できるように簡潔なタイトルを付けましょう。また、大学名や氏名もあわせて記載すると、誰からのメールかが分かりやすくなり、より親切な形となります。

一方で、企業から送られてきたメールに返信する場合には、件名を変更する必要はありません。件名を変えてしまうと逆に内容がわかりにくくなる恐れがあるため、返信の際は件名を変えずに戻しましょう。その場合、「Re:」の部分は付けたままで大丈夫です。

②宛名

メールの冒頭には、相手の宛名をしっかりと記載します。企業名に加えて部署名や個人名など把握できている部分まで詳細に記載します。

送り先の宛名が企業名または部署名の際には「御中」を、個人名までわかる場合には「様」を最後につけることを忘れないようにしましょう。また、担当者の個人名が不明な場合は「採用担当者様」と書きます。

③挨拶・自己紹介

宛名の下には、挨拶と自己紹介文を記載します。凝った挨拶文である必要はなく、「お世話になっております。」「初めてメールをお送りします。」などです。挨拶に続き、大学名・氏名を記載しましょう。

④本文

相手が内容をすぐ把握できるようにするために、本文は結論ファーストで書きましょう。また、内容に関しても要点を落とさずに簡潔に書くことはもちろん、改行をこまめに入れ、読みやすい文章を心がけましょう。

⑤締めの言葉

締めの言葉は、本文の内容によって使い分けるようにしましょう。「ご回答のほどよろしくお願いいたします」「今後とも、何卒よろしくお願いいたします」など様々です。企業に送るメールの内容に合わせて締めの定型文を用いるようにします。

⑥署名

メール文の最後に署名を入れます。署名を入れることでメールの送り手を明確にし、企業が連絡先を確認しやすくなります。

署名は氏名・大学名（学部学科・学年まで）・メールアドレス・電話番号を明記します。

メールを送る際に毎回記載するため、打ち間違いや記載漏れを防ぐためにも、テンプレートとして残しておくのが効果的です。

【場面別】就活メール例文一覧

就活でのメール連絡には、お礼を送る場合や日程変更をお願いする場合など様々なシチュエーションがあります。それぞれにあわせたメールの返信が必要となるため、シーン別に6つのメール例文を紹介します。

OB・OG訪問依頼

OB・OG訪問の連絡の際には相手にとっても突然の連絡となるため、自分が何者なのか、どこから連絡先を得たのかなどを明確にしましょう。また会社のどんなところに興味を持ったのかなどに関して具体的に記載すると良いでしょう。

応募書類提出

エントリーシートや応募書類などファイルの提出が必要な場合はPDFで送るのが一般的です。企業からファイル形式を指定された場合は、指定された形式で送りましょう。ファイル名は「エントリーシート＿氏名」のようなファイル名にするのが良いでしょう。

エントリーシートや履歴書には個人情報が記載されているため、企業からパスワードをかける指示があったときはパスワードをつけるなどセキュリティ対策を行うのがおすすめです。

PDFにパスワードをつける場合は、ファイルとパスワードは別で分けて送るのがマナーです。PDFにパスワードをつけるのは、PDFやWordの機能、圧縮ソフトなどを使用して行います。パスワードを付けた場合、パスワードは書類を添付する本文とは別でパスワードのみを送ります。企業によって方針が異なるため、企業からパスワードをかける指示がない場合はかける必要はありません。

日程変更

基本的に日程変更はしない方が良いです。しかし、体調不良や大学の授業、他社との選考の兼ね合いでどうしても日程変更が必要になってしまうこともありますよね。面接に行けなくなってしまった場合は、事情とあわせて別の候補日を記載し、メールを送ります。その際には、複数の日時の候補を送りましょう。

こちらから日程を複数提示した方が、メールのやりとりの回数を減らすことができ、企業側の負担が軽くなります。提示した日程のなかで決定したにも関わらず、再度変更となるようなことがないよう、スケジュールをきちんと確認した上でメールを送ります。また、日程変更に対する謝罪の一文も忘れずに添えるようにしましょう。

お礼メール

面接や説明会、面談、OB ・ OG訪問などに参加した後はお礼のメールを送ります。お礼メールは当日中に送るのがマナーです。お礼メールの内容は、面接時の話の内容をもとに、感じたことや入社したいという気持ちもあわせて簡単に記載します。具体的な内容を元に記すことで、企業側にも好印象を与えることができます。