就活でメールの返信が遅れたら落ちる？返信マナーと対処法【例文あり】

「就活でメールの返信に遅れたらどうすれば良い？」「どんな内容で返信すれば良いのか分からなくて不安」といった悩みを持っている就活生も多いのではないでしょうか。

本記事では、就活でメール返信が遅れたときの対処法や注意点などを解説します。

実際に取り入れられる例文もいくつか紹介しますので、企業へマイナス印象が残らないようにメールを返信したい方はぜひ最後までご覧ください。

企業へのメール返信が「遅れた」とみなされる期間の目安とは

結論として、受信から24時間以内に返信できなかった場合、「遅れている」と見なされることが多い傾向にあります。

その中でも、下記のメールは重要度が高く、できるだけ早く返信するのがマナーとされています。

特に、日程調整のメールは、返信が遅れれば遅れるほど、日程が確約できないリスクも高まるため、意識して早めに返信する姿勢が大切です。

ただし、返信が遅れたからといって、選考から落ちる心配は基本的にありません。仮に返信が遅れたとしても、お詫びの気持ちを添えて丁寧に返信すれば、マイナス印象を軽減できるかもしれません。

就活でメールを返信するときの基本的なマナー

メールは迅速に返信する

企業からもらったメールには、できるだけ早めに返信しましょう。できれば当日中、遅くとも翌日中には返信するのがベターです。

返信しないままだと、人事担当から「メールの確認すら出来ていない」もしくは「メールを見ていても返信を後回しにしている」というマイナスの印象を持たれてしまいます。

就活においても、入社後にビジネスマナーがしっかりと守れる人材なのかを冷静に判断されています。たとえ忙しくとも、就活中はメールのチェック・返信する時間は意識的に確保しましょう。

返信時に件名を変更しない

メールへ返信する際、タイトルは変更せずにそのままにするのが正解です。なぜなら、タイトルを変更してしまった場合、そのメールを受け取った人事担当が「これは何のメールだろう？」と確認する手間が増えてしまうからです。

人事担当は、あなた以外にも多くの就活生、従業員、取引先などからメールを受け取ります。その中で、件名が勝手に書き替えられたメールを受け取ってしまうと、必要以上の工数を割く羽目になってしまうので、必要最低限の配慮としても、件名は変えずに返信しましょう。

本文前に宛先と挨拶を伝える

メール本文には、まずは宛名を書き、次に簡単な挨拶と書きましょう。挨拶は、「大学名＋学部＋学科＋氏名」といった簡潔な形式で問題ありません。

なお、相手と何度もやり取りしている場合は、すでに送信者が誰なのかを知っているはずです。この場合、何度も「〜と申します」と送るのは違和感があります。

そのため、相手とのやり取りの有無や関係性を考慮し、自己紹介の語尾を変えるのが正解です。

元メールの本文を引用して返信する

企業から届いたメールへ返信をするときは、企業から届いた本文も必ず残しておきましょう。

企業から受け取った内容と自分が作成した内容の経緯が残っていれば、人事担当がやり取りを把握しやすいからです。

なお、返信の場合は一部引用ではなく、全文引用が正解です。引用部分が長くなる分には問題ないので、全文引用で返信し、これまでのやりとりを記録に残しましょう。

最後に名前や連絡先などの署名を残す

ビジネスメールの最後には、必ず署名を入れるのがマナーです。また、署名は連絡先をひと目で知らせる重要な役割も担っています。

署名は1通目のメールだけではなく、返信する際もその都度入れるようにしましょう。そうすれば、採用担当者が過去のメールを遡って、連絡先を探す手間が省けるからです。

なお、署名へ盛り込むべき具体的な項目は、所属、氏名、電話番号、メールアドレス、住所です。多くのメーラーでは、設定項目から署名を設定できますので、一度設定さえしてしまえば、メールを立ち上げる度に署名が自動反映されるので、便利です。

就活でメールを返信する際の注意点

誤字・脱字がないように気を付ける

基本的なことですが、誤字・脱字がないように気を付けましょう。ビジネスシーンにおいて誤字・脱字は、「ケアレスミスが多い人」という印象を持たれるもっとも大きな要因です。

誤字・脱字を防ぐ一番有効な方法は、メールを作成し終えたら、すぐに送らずに確認作業をおこなうことです。本文全体に目を通すだけでなく、一言一句声に出して読むようにすると、冷静な視点に立って誤字・脱字がないかをチェックできるでしょう。

就活用のメールアドレスを使用する

メールに返信するときは、YahooメールやGmailなどのフリーメールアドレスを使用しましょう。大学用のメールアドレスは、卒業後は一切利用できなくなるため、企業間の連絡においては不向きです。

なお、就活用のメールアドレスは、たとえば「afwgeshjshAA0111@gmail.com」のように、アルファベットや数字をたくさん羅列させたものはおすすめしません。基本的には、メールアドレスをひと目見るだけであなたの連絡先であることが伝わるように、「氏名_誕生日下四桁@gmail.com」などで作成する方がベターです。

企業名や担当者名は正式名称で記載する

返信する際、企業名や担当者名は省略せず、正式名称で記載しましょう。

特に企業名においては、前株か後株かによって、「株式会社」という表記を前後どちらに書くべきかが変わります。中には、前株か後株かが異なる以外、同じ企業名の法人も存在するため、注意が必要です。

また、担当者名は、原則として苗字のみの記載で問題ありません。ただし以下のような苗字においては、複数パターンの漢字の造りが存在し、間違えやすい傾向のため、気を付けましょう。

本文で文字の色付けや絵文字などを使わない

当たり前の部分ではありますが、本文で文字を色づけしたり、顔文字や絵文字などは使わないでください。

ビジネスシーンにおいては、クライアントへ提案メールを送るときなどは文字の色付けや装飾を行う場合もありますが、就活においてはメールを送る主旨が決まっており、強調する必要はないため、余計な装飾は行いません。

改行や段落を使って文章全体を読みやすくする

読みやすい改行バランスを意識して、読みやすい文章作成を心がけましょう。改行を入れるべき具体的な場所は、上記のとおりです。これらの改行の後には、空白行も挿入します。

それ以外の部分については、本文の内容や1文の長さに応じて判断する必要があります。

少々センスを問われる部分ではありますが、基本的には、内容の切れ目に適宜空白行を入れるようにすれば、問題ありません。

正しい言葉遣いができているかをチェックする

メールは、口で発する言葉とは異なり、目に見える形で残ってしまうので、正しい言葉遣いを心掛けることが大切です。よくある言葉遣いとしては、以下のようなものが挙げられます。

NG	OK
了解です・分かりました	かしこまりました・承知しました
御社（話し言葉）	貴社（書き言葉）
見ました	拝見いたしました
とりあえず	取り急ぎ
よろしかったでしょうか	よろしいでしょうか

また、丁寧な言葉遣いを意識するあまり、以下のような二重敬語になっているケースも少なくないので、注意しましょう。

NG	OK
ご覧になられる	ご覧になる
伺わせていただきます	伺います

【パターン別】就活でメールに返信するときの例文

面接の日程調整をする場合

面接の日程調整をするときは、このようなシンプルな内容で問題ありません。

挨拶を終えたら、担当者から提示されていた日程が問題ない旨を伝えましょう。

面接の日程変更をする場合

面接の日程変更を依頼するときは、変更理由だけでなく、こちらから複数の日程案を提示しましょう。もちろん、日程変更を依頼する旨へのお詫びの言葉も必要です。

理由はどうであれ、面接日程の変更を相談するのは、少なからず担当者へ迷惑がかかるものです。その部分もふまえて、「お忙しいところお手数をおかけいたしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします」という言葉も添えた方がベターです。

内定のお礼メールを送る場合

内定へのお礼メールを送るときは、感謝の言葉とともに、面接を通じて企業へ感じた印象や感想などを前向きな言葉で表現しましょう。

最後に、企業から指定されている内定承諾期日までに回答する旨を述べれば、より丁寧でビジネスマナーが徹底できている人という印象を残せます。

内定辞退の連絡をおこなう場合

内定辞退の連絡をする際は、選考を受ける機会をもらったことへのお礼も添えて、内定辞退をしたい旨と、そこに至った経緯を簡潔に述べましょう。

最後に、「貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」といった言葉で締めくくれば、企業への感謝の気持ちと敬意を表現できます。

メール返信が遅れてしまった場合

メールへの返信が遅れてしまったときは、挨拶の後にお詫びの言葉を述べるのが正解です。

その後、なぜ返信が遅れてしまったのかを簡潔に述べると良いでしょう。最後に、返信が遅れたことへのお詫びを加えると、より丁寧な印象を残せるので、真似してみてください。

就活で企業へメール返信をする際によくある質問

メール返信が遅れたら電話した方が良い？

基本的には、返信が遅れた旨をメールでしっかりと謝罪できれば、電話をしなくても問題ありません。

ただし、メールが到着して5日間経過している場合など、大幅に返信が遅れてしまったときは、人事担当からメールが届いているかの確認電話が来る可能性もあります。もし、企業から着信をもらった場合は、メールの返信だけでなく、必ず電話を折り返しましょう。

送った後に本文の間違いに気づいたらどうする？

間違いの範疇にもよりますが、文脈が読めなくなるほどの誤字・脱字でなければ、再送する必要はありません。

ただし、面接日程などの日付を間違えていたり、企業名や担当者名に誤りがあった場合は、認識の齟齬や失礼な印象を残したままになってしまうので、再送すべきです。

再送する場合は、件名の頭に【再送】と付け、本文の最初に「大変申し訳ございません。先ほどお送りした文章に誤りがございましたので、再送させていただきます。」といった一文を付け加えましょう。

なお、本文は間違えた箇所のみ訂正し、その他の文章はそのままで問題ありません。

「返信不要」というメールにも必ず返信した方が良い？

基本的に、「返信不要」というメールに返信する必要はありません。なぜなら、企業側がこの一文を付け加える多くの理由は、本文自体がシンプルに返信を求める主旨ではないからです。

逆に、意欲をアピールするために返信してしまうと、メールの受け取り主次第では、「また返信のラリーを交わす必要がある」と捉えてしまう恐れもあります。相手の工数を必要以上に割かないためにも、「返信不要」というメールには返信しないようにする方がベターです。

就活でメールの返信が遅れても焦らず冷静に対処しよう

就活でメールの返信が遅れたとしても、選考の結果に大きな影響は及びません。仮に何らかの理由で返信が遅れても、丁寧な姿勢でお詫びの言葉を伝えれば、問題ありません。

多くの方にとって、企業へメールを送る経験は決して多くありません。返信が遅れている事実に気づくと、「どうしよう」という気持ちに陥りがちですが、選考の結果を決めるのは、あくまで面接であると理解しておけば、焦りの気持ちも軽減するはずです。

焦って返信した結果、誤字・脱字だらけのメールを送ってしまっては、かえってマイナス印象につながりかねません。メールに返信するときは、「冷静に・丁寧に・正確に」の3点を意識するように心がけましょう。