- 面接後のお礼状は出さなくても問題なし
- お礼状は好印象に繋がるためできるだけ出す
- お礼状を作成するための手引きがある
- お礼状の内容は簡潔に書こう
毎年多くの就活生が、面接後にお礼状を出すかどうかに悩んでいます。お礼状には適切な書き方があり、作成するにはそれぞれのステップを踏まえることが重要です。手順を踏まえてお礼状を作ることができれば、企業に良い印象を与えられます。
基本事項を踏まえず、オリジナルのやり方でお礼状を作成することは避けましょう。書き方にはルールだけでなく、注意すべき点もあるからです。もし、書き方が不適切だと企業にネガティブな印象な印象を与えてしまう恐れがあるので、気をつける必要があります。
本記事では、お礼状の基本的な作成方法や、よくある質問などを解説していきます。感謝の気持ちを十分に伝えることができるお礼状を作り上げましょう。
面接後にお礼状は必要なのか？
企業の面接後にお礼状を出すべきかどうかに頭を抱える就活生もいるのではないでしょうか。そもそも、お礼状は出しても問題ないのか、出すとしたらいつまでに出さなくてはならないのかなどの疑問が出てくるはずです。
まずは、お礼状を作成することに関する基本事項を学ぶのが重要です。例えば、就活では企業は就活生の目上の立場になるので、お礼状を作成する時は、マナーが備わった文章を作成しなければなりません。
基礎的な書き方がなっていないお礼状は、かえって逆効果にもなりえます。必ず正しい作り方を理解しておきましょう。
面接後のお礼状は出さなくても問題ない
結論から言うと、面接後に企業に対してお礼状を送っても送らなくても、どちらでも構いません。一般的に、就活においては企業にお礼状を送ることは必須ではないので、送るかどうかは就活生の自由に委ねられます。
お礼状を送ったからといって、選考が有利になるわけではないので、過度に悩む必要はありません。お礼状の目的は、面接をしてもらったことへの感謝や面接で感じたことを伝えるものなので、自身の気持ちを伝えるために用いられるのです。
選考に有利には働きませんが、面接官に良い印象を与えることができます。どんな人でもお礼状を受け取れば、嬉しい気持ちになるのです。全員がやらない状況でお礼状を出せば、誠実な人や礼儀のある人であるという印象を面接官は持つようになります。
お礼状は好印象につながる！できるだけ送るのがベター
お礼状の有無が直接選考に影響するわけでないですが、送った方が良いでしょう。お礼状を送った方が、面接官には丁寧な対応であると解釈される傾向があるからです。プラスな印象を持たせれば、面接官の頭から離れにくくなるでしょう。
就活では、選考段階が後になればなるほど、就活生の人間性がより重要視されます。最終選考などで他の就活生と内定ラインを競っている時、お礼状のおかげで内定獲得に影響を与えることは多いです。
しかし、お礼状はただ送れば良いという訳ではありません。お礼状を送る際は適切な書き方があるため、正しい手引きを踏まえて作成することが大切です。お礼状の基本事項や場面別にふさわしいテンプレートなどを学んでいきましょう。
お礼状に書く基本事項とは？
面接をしてくれたことに対する感謝
お礼状を送る時は、必ず面接をしてもらったことへの感謝の文を述べましょう。面接は、忙しい状況にもかかわらず、企業が就活生のために行ってくれるものです。企業の協力なしに面接は不可能なので、企業の労力に対し謝意を伝えるのがマナーとなります。
面接をしてもらったことへの感謝を伝える際は、短くコンパクトにまとめましょう。文章が長すぎると読むのに嫌気がさしたり、短すぎると感謝が伝わらない可能性があります。限られた時間の中で相手が読みやすくするよう、適切な文章バランスを意識するのが大切です。
特に面接官が高い年齢層である場合、文章を細かくチェックします。書き方が雑であったり、書き方の順序が間違っていると、せっかくのお礼状で不快にさせてしまう場合があるのです。
面接へのお礼を述べる前には「頭語」や「時候の挨拶」を入れるといった基本事項も押さえましょう。
面接中に感じたこと
面接へのお礼を述べた後では、面接中に感じたことを添えましょう。例えば、面接をしたことでより一層企業理念を理解できたことや、自身の意向と合致したと感じたことなどが挙げられます。
就活生が面接中に感じたことを全て把握するのは難しいでしょう。お礼状を通して自身が感じたことを伝えれば、面接官も就活生の人となりを理解するのに役立ちます。考えが伝われば、選考段階でお互いのミスマッチも防げるので、両者にとって良いと言えます。
注意点としては、マイナスなことは書かないということです。限られた文量の中でわざわざネガティブな内容を伝えるのは、失礼に当たります。たとえ、面接中に企業との不一致感を感じたとしても、その内容を伝えたらお礼状の意味がなくなってしまうので、控えましょう。
面接後の企業への志望動機の高さ
面接後に改めて感じた企業への志望動機の高さを、最後に述べます。志望動機が高いか低いかではなく、入社後の自分の姿などイメージしやすい言葉で具体的に書くのがおすすめです。具体性が高ければ、入社への気持ちが強い人物であると面接官は捉えてくれるからです。
入社の意欲が高い人物を企業は好みます。面接中のみならず、お礼状を通して入社への熱意を伝えられれば、面接官の目にも止まりやすくなるでしょう。小さなことですが、後の選考にも絡んでくる可能性はあるため、面接した企業の志望度が高ければ積極的に送るのがベターです。
気をつける点としては、自己PRを盛り込まないことです。
お礼状の目的はお礼を伝えるためであり、志望動機の高さや自己PRを伝えることではありません。つい、夢中になって自己PRも加えてしまうと、本来のお礼状の意味から外れてしまいます。場合によっては、ネガティブな印象を与えてしまうので注意しましょう。
お礼状の書き方の手引きとは？
お礼状には、適切な書き方のマナーが存在します。面接官などの目上の立場に当たる人に送る際は、適切な順序に沿ってお礼状を書くことが大切です。
もし、書き方の手引きを踏まえずお礼状を送った場合、面接官に非常識な人と捉えられる恐れがあります。失礼のないよう、お礼状の基本的な書き方のルールを学びましょう。
目上の人にお礼状を送る経験を、普段から行っている就活生は、そう多くはないでしょう。「頭語」や「結語」などの言葉は馴染みがないものである場合が多いです。お礼状を書く際は書く上での流れと、その場ごとの適切な文言を選ぶのが基本となります。
就活のみならず入社後も活きる知識なので、ゆっくり丁寧に学ぶのが大切です。お礼状を書く順序と、書く上でのそれぞれの箇所の役割をまずは理解していきましょう。
宛名
まず最初に「宛名」を書きます。「宛名」には、会社名・担当部署を正式名称で書き、担当の面接官の名前を書きます。文字を間違えたからといって選考から落とされることはありませんが、人によっては不快感を覚えるため誤字脱字のチェックは入念にしましょう。
もし、面接官の所属部署などの名称が不明なときは、「採用担当者様」と記入しても問題ありません。
頭語（とうご）
「宛名」の次に当たる部分を「頭語」と呼び、「拝啓」などが代表的な言葉となります。基本的に、手紙の本文に入る前に置かれます。「頭語」に用いられる言葉はあいさつ語としての役割を持ち、ビジネスのみならず一般的なメールや手紙のやり取りでも使われる言葉です。
時候の挨拶
「頭語」の次には「時候の挨拶」を述べましょう。「時候の挨拶」とは、その時の季節に触れるあいさつのことを指します。どんな言葉を送るかは、送る時期に合わせましょう。例えば春の季節に当たる4月では、「桜花の候」「麗花の候」といった言葉です。
普段慣れていない分、言葉選びに苦労してしまう場合もあるでしょう。ビジネスの世界では、季節に関係なく「貴社の益々の発展をお慶び申し上げます」といったフレーズが多く使われます。悩んだ時に備え、定型文も選択肢に入れておくのもベターです。
感謝の言葉
「時候の挨拶」など、最初の流れが一通り済んだら、面接をしてもらったことへの感謝の言葉を述べましょう。
書き方のルールは無いですが、自分の言葉で簡潔に述べるのが基本です。「先日はお忙しい中にも関わらず、面接をしていただき、ありがとうございました。」のようにシンプルな形で問題ありません。
面接時に感じた言葉
面接への感謝を伝えた後は、面接中に感じた自分の心境を述べましょう。抽象的ではなく、誰が読んでもイメージしやすいよう、具体的な言葉で述べるのがベターです。
マイナスのことを書くと、相手を不快にさせてしまうので、避けましょう。
面接後の志望度の高さ
最後に、面接後に改めて感じた企業への志望度を述べます。あくまでも、企業への気持ちを述べるのみにしましょう。
いきすぎて自己PRとなってしまうと、お礼状の本来の趣旨から逸れてしまうからです。書くときは面接時の心境を述べる箇所から、結論へと自然に繋がる流れを意識しましょう。
再度お礼
必須では無いですが、企業への感謝の言葉を再度入れるとベターです。例えば、「面接をしていただいたからこそ、入社への意思が固くなりました。本当にありがとうございました。」などです。
くどくならないよう、最初の「感謝の言葉」と異なる文言を入れましょう。
結びの挨拶
最後に、文章全体を締めくくる「結びの挨拶」を述べます。「結びの挨拶」とは、企業の今後の活躍や発展を祈る文章を指します。
具体的には「貴社の今後の益々の発展を心からお祈りいたします」などです。「結びの挨拶」を入れることで、企業を思いやる就活生の誠実さを伝えることができ、印象が良い文章となります。
結語（けつご）
「結語」は手紙の最後に書く言葉で、「さようなら」を伝える役目を持ちます。「結語」は、「頭語」とセットで使われるため、「頭語」に合わせて言葉を変える必要があります。
例えば、「頭語」が「拝啓」だった場合は、「結語」は「敬具」と著されるのが一般的です。「頭語」は状況によって変化するため、お礼状を送るタイミングに合わせた言葉を適宜使いましょう。
日付と署名
最後に、手紙を書いた日付と署名を加えます。署名は自身の名前のみではなく、メールアドレスや電話番号、そして住所を書きます。面接官は就活生を大学名とセットで覚えていることが多いので、大学名も名前の前に忘れず記入しましょう。
メールで送る場合、本文と連続して書くと分かりづらくなるので、改行や線を使って区切るのがベターです。
【場面別】お礼状テンプレート
手紙のテンプレート
上記が、お礼状の書き方の手引きを踏まえた、手紙の場合の例文となります。一つ一つの項目を簡潔にまとめている点が良いです。「頭語」と「結語」の部分では、ビジネスの場面で多く使われる「拝啓」と「敬具」にしています。
お礼状を手紙で作成する際の注意点としては、装飾が施された紙の素材を選ばないことです。
就活ではどんな場面でも、フォーマルな形のやり取りが求められます。色やデザインが入った手紙だと、カジュアルさが入ってしまい規範から外れてしまいます。フォーマルさを保つためにも、白色で無地の素材を選びましょう。
いざ手紙を書こうとする時、縦書きか横書きのどっちが良いか悩む就活生もいるのではないでしょうか。結論としてはどっちの書き方でも問題ありませんが、手紙の場合は縦書きで書くことが一般的なので、書き方に悩んだら縦にかくのが無難です。
メールのテンプレート
お礼状をメールで作成する時、「件名」の箇所に「面接のお礼の件ついて」と必ず氏名を記入してください。
企業は常日頃からメールでのやり取りをしており、件名が空白だとメールの山に埋もれてしまいます。どのようなメールが誰から送られてきたかを、すぐに区別できるように件名はしっかり書きましょう。
手紙とメールの大きな違いとしては、「頭語」や「結語」がメールでは不要だということです。メールでは、本文に入る前に例文のような「いつもお世話になっております」という挨拶文で入るのが基本です。
注意すべきポイントとしては、メール特有の絵文字やスタンプなどを使ってはいけないことです。絵文字やスタンプが使われると、カジュアルな文章になってしまい、目上の立場である企業に対し失礼な対応となってしまいます。普段メールやLINEなどで絵文字を多用している方は、注意しましょう。
【場面別】お礼状テンプレート
説明会参加後
説明会参加後のお礼状では、説明会を開いてもらったことに対するお礼の文章を最初に述べましょう。説明会を通してどういった心境になり、説明会後の気持ちはどう変化したかを、具体的に書いているのが良い点です。
お礼状は面接の後に書かれることが多く、説明参加後に書く就活生はそう多くないでしょう。やっている人が少ない中でお礼状を出せば、採用担当者にも良い印象を与えることができ、小さな差別化ができます。
お礼状を出す際は、出すタイミングがポイントです。早ければ早いほど、相手に真面目さや誠実さをアピールできるので、可能なら当日に出すのがベターとなります。
面接日程調整連絡の後
個人的な都合により面接日程を変更した場合は、すぐに企業へお礼状を書くのが就活のマナーとなります。病気や身内の不幸などの問題で、面接日程を変更せざるを得なくなる場合もあるでしょう。どのような理由であっても、面接日程の変更は忙しい企業にとって大きな負担となります。
お礼状の中では、文の内容をできるだけコンパクトにしましょう。謝罪の文章が長すぎてしまうと、かえって相手の時間を奪ってしまいます。謝罪の言葉を入れたら、すぐに日程変更してくれた企業への感謝の言葉を添えるだけで十分です。
本文は手紙を想定したテンプレートですが、メールで送った方が良い場合もあります。手紙だと企業に届くのに時間がかかります。メールならすぐに送ることができるため、すぐにお礼状を届けたい場合は、メールでおくのがベターです。
内定獲得連絡の後
内定獲得の連絡を受けそのまま承諾するならば、できるだけお礼状を出すことをおすすめします。内定をしてくれたことに対する感謝を伝えるだけでなく、入社した後に関わる人達にも良い印象を与えられるからです。
内定を獲得できれば、誰でも嬉しさを感じるでしょう。喜びの文章を書いても問題ありませんが、文が長くなりすぎないよう気をつけましょう。入社までの行動目標と、これから自身を教育してくれる企業への感謝の言葉を入れると、ベストな文章となります。
就活は内定をもらって終わりではなく、その後が重要です。内定をもらった瞬間から、社会人としての一歩を踏み出すことになります。内定を獲得した後も最後まで気を抜かず、面接のために動いてくれた企業への感謝のメッセージは必ず送るようにしましょう。
お礼状を書く際の注意点
内容は簡潔に書く
お礼状を書くことは良いことですが、内容が多くなりすぎないように注意しましょう。
どんな形式であれ、お礼状を読むために一旦面接官は手を止めなければなりません。内容が長すぎたり、重複したりすればその分面接官の時間を奪ってしまいます。面接官にとって負担とならないよう、お礼状はコンパクトにまとめましょう。
お礼状でアピールしないようにする
お礼状の中では、絶対に自己アピールしないようにしましょう。
お礼状を送る目的は、あくまでも感謝を伝えることであり、アピールする場ではありません。もし、アピールの文章を書けばお礼状の意味が無くなり、面接官が不快に感じてしまう可能性が高くなります。面接でのやり残しがあったとしても、お礼状には絶対書かないよう気をつけましょう。
メールでは送る時間帯に注意する
お礼状をメールで送る際は、企業の営業時間内に送るようにしましょう。営業時間外に送っても、届かないだけでなく、非常識な人であると捉えられてしまう場合があります。営業時間内に送る時も、ランチのタイミングや、ミーティングなどが行われやすい始業・終業前を避けて送るのがベターです。
絵文字や装飾の使用は控える
お礼状を送るときは、絵文字を文章で用いたり、装飾のある手紙を使うのは控えましょう。
ビジネスでのやり取りはフォーマルな形式で行われるのが基本です。絵文字や装飾の入った手紙だとカジュアルな雰囲気が出てしまい、ビジネスの場に相応しくありません。年齢層が高い人ほど形式を重んじる傾向があるので、気をつけましょう。
誤字脱字がないかチェックする
お礼状を書き終わった後は、誤字脱字がないか入念に何度も確認しましょう。誤字や脱字によって文章の本来の意味が大きく変わってしまったり、不注意な人なのだというネガティブな印象を与えてしまいます。
トラブルに発展することもあり得るため、お礼状を出す前に細かくチェックしましょう。
宛名に間違いがないか確認する
宛名に間違いがないか確認しましょう。
似た名前の企業名はいくつも存在します。もし企業名の漢字が違ったりした場合、他の企業宛のお礼状だと誤って認識される恐れがあります。部署は違うが、名前は同じだったり似ている人がいるケースもあるでしょう。その場合も、少しのミスでお礼状が本人に届かなくなるので、気をつけましょう。
電話連絡でお礼を言わない
面接後のお礼のメッセージを企業に伝える時、電話を使うのは避けましょう。電話だと、相手の作業を止めるだけでなく、緊急の会議の時などにかかってしまい迷惑をかけてしまいます。メールや手紙の方が面接官の都合に合わせて読むことができるため、手紙やメールを使いましょう。
お礼状に関するよくある質問
お礼状を送るのはメールと手紙のどっちが良い？
結論から述べるとどちらでも構いませんが、面接官が高齢の場合は手紙で送ることをおすすめします。メールよりも手紙のほうが読みやすかったり、字面から思いや感情を相手に伝えることができるからです。
とはいえ、書き方のルールは電話かメールかによって異なります。どちらで書くか迷ったら、自分が書きやすい方を選ぶと良いでしょう。
業界によってメールと手紙は分けるべき？
厳密には、業界によってメールか手紙かを分ける決まりはありませんが、分けた方が良い場合が多いです。
例えば、コンサルティング業界の場合は、業務の中での効率性が重んじられ得るので手紙よりもメールの方がベターです。対して、伝統を重んじる老舗企業では手紙の方が、良い印象をもたれやすいです。どちらにするかは、面接や説明会の雰囲気を通して決めると良いでしょう。
お礼状は面接関係者全員に送るべき？
お礼状を送るのは、面接官だけで問題ありません。もし、面接官が3人などのように複数で行われた場合は、代表者1人に送るようにしましょう。
この時の注意すべきポイントとしては、面接官の役職名や名前を間違えないことです。相手の名前や役職名を間違えることは、失礼な行為になります。名前の間違いで選考から外されることはありませんが、相手を不快な気持ちにさせてしまうので、ミスは避けましょう。
面接後のお礼状はいつまでに出す？
お礼状をいつまでに出さなければならないルールはないですが、できるだけ早めに出すのが良いです。面接日程から日がすぎるほど、自身の印象が薄くなってしまいます。
選考結果を早く出す企業もあるため、面接官の記憶が鮮明な内に、目を通してもらえるように早めの段階でお礼状を出すのが良いでしょう。
お礼状の書き方を学び、企業に良い印象を与えよう！
企業にお礼状を送ることはとても良いことです。しかしただ送るだけでは不十分で、適切に書くステップを踏むことが大切です。ステップを踏まえずに書いてしまうと、せっかくのお礼状が台無しになってしまい、場合によっては逆に相手に迷惑をかけてしまいます。
お礼状を普段から書くという就活生は、そう多くないでしょう。お礼状を書こうとしても、右も左もわからないという人は多いはずです。何もわからない状態でお礼状を作るのは、ほとんど不可能と言ってもいいでしょう。
お礼状を書く上での書き方や基礎知識をまず学びましょう。適切な手順で書けば良いお礼状が出来上がり、企業にも良い印象を与えられます。本記事を活用し、感謝の気持ちを十分に伝えることのできるお礼状をつくりあげましょう。
