面接のお願いメールの基本マナー｜日程変更や注意点を徹底解説【例文あり】

就活が始まると、企業と面接に関するメールのやり取りが増えてきます。志望度の高い企業であればなおさら、メールのマナーで採用担当者に悪い印象を持たれないか不安になりますよね。企業へのお願いメールでは、マナーを守ることが最優先です。

本記事では、いざという時に自信をもってやり取りできるように、面接のお願いに関するメールの基本マナーをご紹介します。

面接のお願いメールを送る時のマナー

返信は24時間以内に送る

面接の日程に関するメールに限らず、ビジネスではメールの返信は遅くとも24時間以内に送るのがマナーです。採用担当者は複数の学生との面接日程を調整しなければなりません。返信が遅いと担当者に迷惑をかけてしまうだけでなく、「志望度が低い」「やる気がない」と判断されてしまうかもしれません。

他の企業の面接や学業との兼ね合いですぐには返答できないこともあるでしょう。その場合でも「○○日までにご連絡します」と伝え、何の連絡もしないで放置しておくことだけは避けてください。

また、メールに返信する時間帯にも配慮し、なるべく企業の就業時間中に送りましょう。余程の緊急事態でない限り、あまり夜遅くに送るのは失礼に当たってしまいます。

前日や当日の連絡は電話で

面接の当日に急用が入ったり、体調不良や交通機関の遅延が生じたりしてやむを得ず面接の辞退や日程変更が必要になることもあります。当日に面接をキャンセルする場合、メールではなく電話で担当者に直接事情を伝えるのがマナーです。

前日や当日の朝からすでに面接に行けないことがわかっているのであれば、事前にメールで断りを入れ、当日の営業時間中にも改めて電話しましょう。

電話連絡の例文

件名と本文を残して返信する

企業からのメールに返信する時は、過去にやり取りしたメールの件名と本文の引用を残しておきましょう。そうすることで担当者は過去のメールを探さなくてもどのメールに対する返信かすぐに確認でき、それまでの経緯を把握しやすくなります。

多くのメールソフトでは、返信ボタンを押すと件名の最初に返信を意味する「Re:」が自動的に付き、元のメールの本文が引用形式で残るようになっています。

やり取りを重ねるうちにRe:が増えすぎてしまった場合は1個だけ残して他は削除し、件名が読みやすいようにしておきましょう。また、やり取りの中で用件が変わっている場合は件名を付け直した方がベターです。

面接メールの雛形

企業と学生の双方がスムーズに面接の日程を調整するためには、メールの書き方に配慮が必要です。書き方によっては失礼だったり非常識な印象を与えてしまうことも。そこで、面接のお願いメールの基本の雛形をご紹介します。

件名

採用担当者は日々膨大な数のメールをやり取りするため、件名を見てその緊急性や返信の優先度を判断することがあります。件名を空欄のまま送るとメールを見落とされてしまったり、後回しにされてしまったりして日程調整が遅れてしまうかもしれません。

そのため、件名は一目で用件がわかるように書くことが大切です。面接の日程調整であれば「面接の日程調整のお願い（○○大学 氏名）」などとすると用件と差出人がすぐにわかります。

宛先

ビジネスメールの宛先では、企業の法人格を正式名称で記載するのが基本です。(株)や(有)などの省略形は避けましょう。会社名の後は所属部署・肩書き・氏名の順に記載します。採用担当者の氏名がわからなければ「採用ご担当者様」でOKです。

あいさつ

書き出しの挨拶は、初回のメールでは「お世話になります」、2回目以降は「お世話になっております」が一般的です。続けて自分の所属大学や氏名を名乗りましょう。

本文

メールの主旨を記載します。要点のみを簡潔にまとめ、冗長にならないように注意してください。一文が長過ぎると、何が言いたいのかわかりにくい文章になってしまうため、長くても60文字程度に収めましょう。

必要に応じて改行や段落分け、箇条書きを使用して見た目のわかりやすさに配慮することもポイントです。

締め

本文に用件を書き終えたら締めくくりの挨拶を書き添えましょう。締めがないメールは一方的で素っ気ない印象があり、マナーがなっていないと思われてしまう可能性があります。

一番シンプルで基本的な締めは「よろしくお願いいたします」。相手が多忙であることに配慮して「お忙しいところ恐れ入りますが」などのクッション言葉を使うとより丁寧な印象になります。

締めの挨拶にはいくつかバリエーションがあるので、シーンに応じて適切に使い分けることが大切です。

署名

ビジネスメールでは本文の最後に必ず署名を付けるのが常識です。署名は差出人の情報や連絡先を記したもので、名刺としての役割があり、本人が送信したことの証でもあります。差出人の連絡先を記載しておくことで、その後のやり取りを円滑にする目的もあります。

学生であっても企業と面接に関するやり取りをする時は署名を忘れないようにしましょう。

署名の上下には下記の例のように罫線を入れ、本文と区別して記載するのが一般的です。

【シチュエーション別】面接にまつわるお願いメールの例文

企業から提示された候補日で了承する場合

こちらから面接の候補日を提示する場合

企業側は複数の応募者と面接を調整しなければならないため、ピンポイントでの日程調整は難しい場合があります。希望日時の候補は少なくとも3つ以上提示するようにしましょう。

面接の日程変更をお願いする場合

最初に名乗るタイミングで既に面接の約束が決まっていることを伝え、予定の日時に面接に行けなくなったことを謝罪しましょう。再調整の手間をかけさせてしまうことに対して申し訳ない気持ちを示した上で、代替案となる候補日をいくつか提示します。

面接の辞退を申し入れる場合

面接辞退のメールはできる限り早めに送ることが重要です。できればメールのあとに電話で直接断りを入れるとより誠実な印象となります。

一度決まった予定をキャンセルするのは気後れするかもしれませんが、社会人としてくれぐれも無断で約束をすっぽかすようなことはないようにしましょう。

面接辞退の理由をそこまで具体的に記載する必要はありません。「他社から内定をもらった」「スキル不足を感じた」「家庭の事情で大学卒業後に働けなくなった」など簡潔に伝えられればOKです。

面接の結果を問い合わせる場合

合否結果の連絡時期について面接の際に説明があり、その期日を過ぎても連絡がない場合、メールで問い合わせをするのは常識の範囲内です。面接時に何も言われていなくとも、10日以上経っている場合は問い合わせをしてみてもいいでしょう。

なるべく丁寧な言葉遣いを心がけ、連絡がないことを責めるニュアンスにならないよう注意してください。

内定を承諾する場合

シンプルに内定を承諾する旨だけを記載してもいいのですが、少々素っ気ない感じは否めません。面接を通して感じたことを記載すると入社への意欲をアピールできます。

内定を保留する場合

内定をもらってもすぐに承諾する必要はなく、他社との選考状況を踏まえて慎重に決断することが大切です。ただし内定の保留をお願いする場合、いきなり用件から述べるのではなく内定を頂戴したことへの感謝とその会社で働く意欲があることを伝えましょう。

企業側の都合にも配慮し、返答期限は具体的に提示します。返答期限の猶予は長くても一週間が限度です。

面接のお願いメールを送信する前の確認事項

メールの文章に誤字脱字や失礼な表現があると、採用担当者に悪い印象を与えてしまい、選考に影響する可能性もあります。そうならないために、ここでは面接のお願いメールを送信する前に確認しておくべきことを解説します。

敬語の使い方は正しいか

正しい敬語が使えることは社会人としての常識です。とはいえ、普段使い慣れていない敬語は間違った使い方をしてしまいやすいのも事実。企業にメールを書く時は、二重敬語や不自然な敬語になっていないかよく確認しておきましょう。

よくある間違った敬語

＜二重敬語＞

宛先・宛名は正しく記載されているか

宛先と宛名を間違えると、失礼な印象を与えてしまうだけでなく、メールが正しい相手に届かない可能性もあります。メールアドレスに誤りがないかも確認しておきましょう。

誤字脱字はないか

誤字脱字は小さなミスであっても「誠意が感じられない」「だらしない」という印象を与えてしまいかねません。メールは送信前に何度も読み返し、誤りがないかしっかり確認しておきましょう。

声に出して読み上げると間違いに気づきやすくなります。メールソフトによってはスペルチェック機能が搭載されていることがあるので、ぜひ活用してみてください。

読みにくくないか

長すぎる文章や改行が少ない文章は読みづらく、不親切な印象を与えてしまいます。読みやすい文章にするためには、一文一義の簡潔な文章表現を心がけることがポイント。必要に応じて改行を入れたり、箇条書きを活用したりするのがおすすめです。

漢字が連続する文章も読みにくいため、適宜ひらがなを混ぜたり、読点を打ったりするなど工夫してみましょう。

面接の日程変更について知っておくべきこと

日程変更が理由で不採用になることはない

正当な理由があれば面接の日程変更をお願いしたからといって合否に直接影響することはありません。企業は学生の誠意や熱意を評価するため、可能な限り調整に応じてくれます。

ただし、2回以上の日程変更や、正当な理由がない当日のキャンセルは「誠意がない」と判断される可能性があるので避けましょう。

日程変更に応じてもらえないこともある

日程変更のお願いに必ずしも応じてもらえるとは限りません。特に応募者が殺到するような人気企業などでは、都合がつかない就活生一人ひとりに対応している余裕がないため、そのまま選考を見送られてしまうこともあります。

また、企業によっては選考日程がタイトなために変更に応じることができないケースもあります。企業側にも事情があることを理解し、日程変更に応じてもらえない場合は「ご縁がなかった」と潔く諦める心構えも必要です。

変更理由は伝え方に注意が必要

面接の日程を変更する理由は、なるべく正直に伝えることが大切です。学業や家庭の事情、体調不良の場合はそのまま伝えて問題ありません。他の企業と選考の日程が被ってしまった場合は、企業に不快感を与えないよう伝え方に配慮しましょう。

聞かれない限りは具体的な理由を答える必要はありません。「都合がつかなくなった」などと答えるのが無難です。

面接のお願いメールはマナーを守って送ろう

面接のお願いメールの送り方や書き方ひとつにも、その学生の人柄が表れるものです。メールがきっかけで好印象を持たれることも悪印象を持たれることもあります。採用担当者に「礼儀正しく誠意のある学生だ」と思ってもらえるように、メールの基本のマナーを押さえた上で面接に臨みましょう。