【例文付き】面接の不採用メールに返信すべき？NG対応例やポイントも

面接の結果、不採用通知を受け取ったときに、どのように対応すべきか迷うことはありませんか？特に、メールでの返信が必要かどうかについては、疑問に思う就活生も多いと思います。

本記事では、不採用通知へのメールの返信が必要かどうかや、返信する場合の具体的なケースを解説しながら、返信に相応しい例文を紹介します。

本記事を通じて、メール返信の基本的なマナーや注意点を学び、正しい不採用通知に対する返信の仕方を学びましょう。

面接の不採用通知にメール返信は必要？

基本的に返信は不要

面接の不採用通知に対して、基本的にメールでの返信は不要です。企業側は採用活動を通して多くの応募者に対応しなければならないため、返信を期待していません。一般的な不採用通知メールに返信する必要はないと言っていいでしょう。

また、返信が不要な理由として、企業側が他の業務に集中するために、応募者からの不要なメールを減らしたいという意図を汲む目的もあります。

このように、返信が不要である理由は、企業の負担にならないように配慮するためです。返信が必要な場合は、特定の状況に限られます。そのケースに該当しない限り、返信を控えるべきでしょう。

返信が必要なケースもある

面接の不採用通知を受け取ったときは、基本的に返信は不要です。しかし、一部のケースでは返信すべき場合があります。例えば、選考プロセスでお世話になった人事担当者に対して感謝の意を伝える場合や、将来的に再応募を検討している場合などが該当します。

また、不採用通知に個人的なメッセージが含まれていた場合や、友人や知人の紹介で選考を受けた場合が返信を検討するケースです。こうした場合では、感謝の気持ちを伝えることで、紹介者や人事担当者に対して誠実な印象を与えられます。返信内容は丁寧でビジネスマナーに則したものであることが重要です。

返信すべきケースについては次項で詳しく解説していますので、参考にしてください。

面接の不採用通知にメールで返信するケース

採用担当者にお世話になっていた場合

面接や選考の中で採用担当者にお世話になった場合、感謝の気持ちを伝えるメールを返信するとよいでしょう。

面接のスケジュール調整や、就職活動に役立つ情報を提供して頂くなど、担当者があなたに対して親切に対応してくれた場合、その厚意に対する感謝の意を示すことは、ビジネスマナーとしても大切です。

具体的には、選考の機会を提供して頂いたこと、就職活動に関する相談に乗ってもらったことなどに対して感謝の意を表すと良いでしょう。

企業への再応募を検討している場合

基本的に不採用通知に対する返信によって選考の結果が変わることはありません。しかし、一度選考に落ちてしまっても２次募集などで再応募できる可能性があります。企業に対する志望度が高く、再応募を視野に入れている場合、不採用通知に返信する形で、採用担当者に入社への熱意をアピールできるかもしれません。

再応募を見据えてメールを返信する場合は、選考に対する感謝の気持ちを述べたうえで、再応募の意思を明確に示し、今後の抱負や展望について触れておくとよいでしょう。

不採用通知に個人的な内容が書かれていた場合

面接の不採用通知に個人的な内容が書かれていた場合、返信が必要になるケースも考えられます。例えば、今後の就活に役立つアドバイスや採用を見送った理由が添えられていた場合です。

一般的に不採用通知はテンプレートの定型文である場合が多い中で、あえて個人的な内容に触れてくれた企業側の厚意に対しては、お礼の言葉を述べるべきでしょう。

就活生にとって、選考に対するフィードバックはとても貴重です。選考の合否は変わりませんが、個人的な内容が書かれていたら、忘れずに感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

紹介で選考を受けた場合

友人や知人など、誰かの紹介で企業の選考を受けた場合、不採用通知に対して返信をすべきケースがあります。紹介を通じての応募は、通常の応募とは異なり、企業と紹介した人の関係性が関わってくるため、紹介者の顔を立てる意味でも返信を検討した方がよいでしょう。

選考に対する感謝の気持ちを返信で伝えることによって、紹介者との関係を良好に保つだけでなく、企業に対しても誠実な印象を与えられます。

面接の不採用通知に対してのNG対応

メール以外で返信する

不採用通知に対して、メール以外で返信することは避けるべきです。電話や手紙で返信すると、企業側に思わぬ負担をかける可能性があります。また、SNSやメッセージアプリを通じての返信も適切ではありません。ビジネスの場では、公式なコミュニケーション手段としてメールが最も適しているためです。

メール以外の手段で返信することで、企業に負担をかけたり、不誠実な印象を与えたりすることがないようにしましょう。

不採用の理由を問い合わせる

不採用の理由を企業に問い合わせることは避けましょう。企業側は多くの応募者に対して公平に選考を行っており、個々の理由を詳細に説明する余裕がない場合が多いです。また、理由を尋ねることで、企業に対してプレッシャーをかけることになりかねず、相手にとって不快な印象を与える可能性があります。

不採用の理由を尋ねる行為は、就活生が今後の就職活動に役立てるためだと思っていても、企業側に自己中心的で不誠実だと捉えられかねません。不採用の理由を詮索するのではなく、改めて選考を振り返り、自己分析を行なう方が建設的です。

不採用に対する不服を申し立てる

不採用通知に対して不服を申し立てることは避けるべきです。企業側は公正な選考を経て合否を決めていて、その決定を覆すことはほとんどありません。不服を申し立てることで、企業との関係が悪化する可能性が高く、不誠実な印象を与えかねません。

入社の意欲が高ければ高いほど、不採用の通知に感情的になりがちですが、冷静さを保つことが重要です。不服を申し立てるなどの感情的なメールの返信は、企業側に悪印象を与えるだけでなく、自分自身の評価も下げてしまいます。

選考に対するフィードバックを求める

面接の結果が不採用となった場合、選考に対するフィードバックを求めることは一見有益に思えるかもしれません。しかし、企業側の負担を鑑みて避けるべきです。企業側は通常、多くの応募者とのやり取りをしており、一人ひとりに詳細なフィードバックを提供する余裕がないことが多いからです。

フィードバックを求める姿勢は前向きで素晴らしいことですが、相手の状況を考慮した振る舞いを心がけましょう。

面接の不採用通知にメール返信する際のポイント

件名は変更しない

面接の不採用通知に対する返信メールは、件名を変更せずに送信しましょう。件名をそのままにすることで、企業側が一目で何のメールかを認識しやすくなります。特に大手企業では、多くの応募者からのメールが日々届くため、件名が変更されていると見落とされる可能性があります。

また、件名を変更しないことで、企業のメールシステムやフィルタリング設定に引っかかるリスクも減少します。返信メールの内容がどれだけ丁寧であっても、件名が適切でないと読まれない可能性があるため、注意が必要です。

選考に対する感謝の気持ちを述べる

面接の不採用通知を受け取った際には、選考に対するお礼を述べるようにしましょう。企業側が時間と労力をかけてあなたを評価してくれたことへの礼儀として記載すべき内容です。

具体的には、面接の機会をいただいたこと、選考の過程でお世話になったことなど、具体的なエピソードを盛り込むと、より感謝の気持ちが伝わる文章になります。

不採用の通知に対する残念な気持ちを述べる

面接の結果、不採用の通知を受け取った際には、やはり残念な気持ちがこみ上げてきます。特に、その企業に対して志望度が高かった場合、その落胆は一層大きくなるでしょう。選考に落ちてしまった思いをメールに記載することで、担当者に気持ちが伝わりやすくなります。

ただし、長い文章になりすぎると、担当者の負担になってしまいます。簡潔に短く伝わるような文章にする配慮が必要です。

メールの末尾に署名を入れる

メールの末尾に署名を入れることは、ビジネスメールの基本的なマナーです。署名には、氏名、連絡先、所属企業や部署名などの情報を含めることで、受信者があなたを特定しやすくなります。

所属や連絡先などの詳細は署名に記載することになるので、メールの冒頭は簡単な挨拶に留めることもおさえておきましょう。

【例文】面接の不採用通知に対する返信メール例

基本の例文

以上が、不採用通知にメールを返信する場合の基本的な例文です。面接に時間を割いて頂いたことへの感謝の気持ちに加え、結びの文章も忘れずに記載しましょう。

選考に対するお礼を伝える例文

以上が、不採用通知に対して返信をする場合で、丁寧にお礼を述べる場合の返信です。基本の例文よりも、より企業や人事担当者に感謝の気持ちが伝わりやすい例文になっています。冗長になりすぎないよう、簡潔な内容にすることを心がけましょう。

不採用通知の返信が必要な場合は感謝の気持ちを示そう

面接の不採用通知を受け取った際のメール返信のポイントと注意点について解説しました。不採用通知に対して返信する際には、感謝の気持ちを込めた文章を送ることが大切です。

企業は多くの応募者の中から選考を行い、時間と労力を費やしてくれています。その努力に対して感謝の意を示すことで、あなたの誠実さや礼儀正しさが伝わり、返信を嬉しく思う採用担当者がいるかもしれません。

また、返信することで合否が変わることはほとんどありませんが、礼節を守る、厚意に応えるという姿勢はビジネスパーソンとして欠かせない姿勢です。今後の就職活動にも良い影響を与えてくれることでしょう。本記事を参考にして、誠実に就職活動を進める助けにしてください。