- インターンの辞退は少なからず不利に働く
- 期間に余裕があればメール、直前の場合は電話もする
- 丁寧に謝罪の気持ちを伝えることが重要
- 基本的には正直に理由を伝えた方が良い
インターンの参加が決まった後で辞退しなければならなくなった時には、1日でも早く丁寧に辞退の連絡を入れることが大切です。
本記事では、辞退の連絡の基本となるメールの書き方や、辞退の理由別にメール例文をご紹介。インターンを辞退することによる選考への影響や、悪い印象を与えにくい辞退の伝え方も解説しています。
辞退の連絡で良い印象を与えるのは難しいですが、できるだけ企業との関係を悪化させないような対応を心がけましょう。
インターンは辞退しても問題ない？
インターンを辞退したからといって、必ずしも不採用になったり選考に進めなかったりするわけではありません。伝え方や期間的な余裕の有無によって、悪い印象を与えないようにすることができます。
そのために、辞退を決めたら1日でも早く連絡するようにしましょう。やむを得ない事情であっても、連絡を先延ばしにしているとそれだけで印象は悪くなってしまいます。
誠意を持って謝罪することが第一
辞退の連絡をする際には、担当者や企業に対する謝罪の気持ちを、丁寧な言葉遣いで率直に伝えることが重要です。
どのような理由でも、企業からすれば志望者の都合による辞退でしかありません。言い訳や他責的な物言いをしてしまえば、担当者からの印象は一気に悪くなってしまいます。
企業は多くのインターン志望者を相手にするため、1人が辞退したからといってそれを過剰に責めるようなことはしません。企業に迷惑をかけてしまうことに対して誠意を持って謝罪すれば、悪い印象は与えにくいでしょう。
無断での欠席はNG
インターンを辞退する上で、何の連絡も入れずに無断で欠席することは絶対に避けましょう。
企業はインターンを開催するために、少なくない労力をかけています。無断でキャンセルすることはそうした企業だけでなく、他のインターン参加者にも多大な迷惑となります。
辞退後に選考に参加するつもりが無くとも、将来的に別の企業の一員として関わることになる可能性もあるため、必ず辞退の連絡を行いましょう。
インターンを辞退しても選考は受けられる？
企業によっては、インターン参加者に早期の内定を出したり、参加者にのみ本選考へ進める機会を与える場合もあります。
また、インターン参加者限定の説明会や、単に社員と関わる機会なども多いです。インターンに参加していない人でも選考を受けられる場合であっても、インターンに参加した人と比べれば少なからず不利になりやすいといえます。
もちろん、選考の結果がインターンだけで決まるわけではありませんが、少しでも選考を有利に進めるために、なるべく辞退という選択はしないようにしましょう。
インターン辞退の連絡はメールと電話のどちらがいい？
期間に余裕がある場合はメールでもOK
辞退の連絡を入れるのがインターンの数週間以上前など、期間に余裕がある場合には、メールだけでも問題ありません。1日や短期のインターンであれば、1～2週間程度が「余裕がある」の目安となります。
その場合にも、しっかりと理由と謝罪の意を伝え、担当者に悪い印象を与えないようにすることが大切です。
ただし、長期のインターンなど企業側の準備の負担が重いものについては、電話でも連絡をするのが望ましいでしょう。
直前の場合は電話とメールで
インターンの数日前や前日など、直前に辞退せざるを得ない事情が出来た時には、電話とメールの両方で辞退の意思を伝えるようにしましょう。
基本的には先に電話で辞退の理由や謝罪を伝えてから、メールで改めて辞退する旨を送り、辞退したことを記録として残しておくようにしてください。
電話をかける際には、10時付近の始業直後や、13時前後のお昼休みの他、職種ごとの忙しい時間帯は避け、担当者にも余裕を持って対応してもらえる時間帯にしましょう。
辞退のメールを送って返信が来ない場合は？
企業は多くのインターン志望者や、選考の応募者の対応をしているため、キャンセルを確認したら返信はしないということが多いです。
返信がなくとも問題なく辞退はできていると考えられますが、もしメールサーバーの不具合などでメールが届いていない可能性がある場合は、電話で確認を取り、もし届いていないようであれば改めて辞退の意向を伝えましょう。
インターンの辞退メールの書き方
件名にインターン辞退の旨と氏名を書く
メールの件名は、一目でインターンの辞退メールとわかる文章にしましょう。企業は多くのメールを管理しているため、わかりにくい件名は確認が漏れ、辞退の意向が伝わらない可能性があります。
また、複数日程のインターンを開催している場合もあるため、必ず対象となるインターンの日付も記載するようにしてください。
本文の最初に会社名と担当者名を書く
本文の最初には、会社名と担当者名を記載しましょう。この時、会社名や「株式会社」などの部分は略さずに表記してください。「（株）」といった表記は失礼にあたります。
また、担当者の名前が不明な場合には、わかる限りの部署名までを書き、担当者名の箇所は「採用担当者様」としましょう。
理由と謝罪の言葉を明記する
理由にかかわらず、辞退が自身の都合であるというニュアンスは欠かさないようにし、必ず率直な謝罪の言葉を記載してください。
貴重な機会を設けてもらったことや、辞退によって迷惑をかけてしまうことなどを伝えられると、悪い印象にはなりにくいでしょう。
ただし、何度も謝罪の言葉が並ぶと、かえって誠意がないようにも見えてしまうため、多くても途中に1回と最後の締めにもう1回、謝罪を述べる程度が丁度いいといえます。
締めに今後の機会について触れると高い意欲を伝えられる
メールの締めは「貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」といった無難な文章でも良いですが、今後の選考への意欲や、志望度が低いために辞退したわけではないことを伝えるために、「また別の機会があれば関わりたい」という文章も付しておくのがおすすめです。
インターンに参加できないことで少なからず不利にはなりますが、自身の熱意を伝えることで次の機会に恵まれるチャンスが生まれることもあります。
文末に署名する
本文を書き終えたら、最後に自身の署名をしましょう。
署名の内容は、氏名・大学・連絡先の3点です。辞退するのが誰であるのかを明確にするためにも、必ず記載します。企業とメールでのやり取りをする場合に署名は必須になるので、忘れずに添付しましょう。
【理由別】インターンの辞退メールの例文
学業の都合で辞退する場合
学業の都合による辞退の場合は、企業に不信感を与えないために、その内容を明記しましょう。
大学の場合、試験やゼミの発表会、部活動の大会など、様々な要因で予定が重なってしまうことがあります。サークルの催し事などを理由にするのはNGですが、外せない用事であることが伝われば悪い印象にはなりにくいでしょう。
家庭の事情で辞退する場合
身内の不幸など、家庭の事情で参加を辞退する場合も、率直にそのことを伝えましょう。
詳細は書かずに「身内の不幸」としても良いですが、辞退するための口実だと思われたくない場合には、ある程度具体的なことを記載しても問題ありません。
当日に体調不良で辞退する場合
当日、予期せぬ体調不良によってインターンに参加ができなくなってしまった場合は、参加ができないことが明確にわかるように自身の状態を付した上で、辞退を申し出ましょう。
体調不良のままインターンに参加することは、企業や参加者にとっても大変な迷惑となります。無理をして参加するよりも、素直にそのことを伝え、辞退しましょう。
他の企業での都合のために辞退する場合
他の企業のインターンや説明会などと予定が重なってしまい、辞退したいという場合には、そのことを事細かに書く必要はありません。
他の企業を優先するということは「志望度が低い」と見なされる可能性もあるため、単に「一身上の都合」といったように濁した表現で記載しましょう。
直前に電話で連絡をした後の場合
インターンの直前に辞退することになり、その旨を伝える電話をした後にも、必ず辞退を伝えるメールを送りましょう。
電話だけでは担当者が忘れてしまったり、上手く伝達されなかったりする場合もありますので、メールという形で辞退の記録を残しておくための対応となります。
インターン辞退の電話のかけ方
電話で辞退の意思を伝える場合も、メール同様に「理由」と「謝罪の言葉」をはっきりと伝えることが重要です。
ただし、締めの挨拶が長くなっても担当者の迷惑となってしまうため、次の機会への熱意などはメールで伝え、電話では端的に用件を伝えることが望ましいといえます。
インターンを辞退する時は誠意を持って対応しよう
インターンは企業や担当者が力を入れて取り組む行事です。やむを得ない理由で辞退することになったとしても、準備をしてきた企業に対して失礼のないよう、メールや電話での対応を行いましょう。
選考へ進めなくとも、将来的に別の企業の一員として、その企業と関わる機会が生まれる可能性もあります。その時に悪い印象を持たれていると、自分だけでなく企業にまで損害が及ぶことにもなり得ます。
インターンを辞退すること自体は珍しいことではないため、辞退することが決まったらすぐに連絡を行い、誠意を持って対応しましょう。
