メールにおける「御中」の正しい使い方｜各位・様との違い【例文あり】

この記事のまとめ

ビジネスメールでの敬称は本文文頭で使う
個人の敬称は「様」、団体の敬称は「御中」
最も適した敬称を1つだけ選ぶ

就活が始まると企業やOB・OGの他、様々な人とのやり取りも多くなるでしょう。そのなかにはメール連絡や封書での応募書類の郵送など、誰かに宛てた連絡が必ずあります。その連絡において、相手に合わせた相応しい宛名の敬称が使えることは重要なビジネスマナーです。

また、この敬称のマナーは働き始めてからだけではなく、私生活でも重要です。一社会人として相応しい敬称が使えるようになりましょう。この記事ではそれぞれの宛名に相応しい敬称の使い方を解説していきます。

そもそも「御中」とはどういう意味？

敬称は、はがきや封筒の宛先のほか、メールなどの宛先を書くときになど、誰かに対して書面で連絡するときに使用されます。そのなかで相手が会社や団体、もしくはその一部の不特定多数の人が所属する組織に対して使われる敬称が「御中」です。

「御中」の「御」は相手への敬意を示し、「中」は組織や団体の中の人という意味です。つまり、会社や団体に所属する人全体に対する敬意を示した言葉です。言い換えると「〇〇社の皆様へ」という意味になります。

御中が使える相手

「御中」は特定の個人ではなく、「組織の誰かに読んでほしい」という意味があります。そのため、企業や組織に対してメールや手紙を送るときは、企業名や組織名の後ろに御中を付けます。また、店舗や官公庁、学校などの施設に対しても「御中」を使うことが一般的です。

また、大きな組織の中の一部署、例えば、〇〇株式会社の営業部や人事部、さらに小さい営業部の〇〇課などの特定の部署に向けるメールも「御中」を使いましょう。細かい部署や集団名が分かる場合は、その後ろに1回だけ付けます。

「御中」の使用例

〇〇株式会社　御中
〇〇株式会社　人事部　御中
〇〇株式会社　営業部　〇〇課　御中

「様」や「各位」、「殿」との違い

他に使われる敬称としては、「様」が一般的です。これは特定の個人に対する連絡で使われるものです。相手が目上・目下とどちらであっても使用することができるため、担当者の名前まで分かっているような場合は、「様」を使うとよいでしょう。

ただ、「様」は「代表取締役」や「部長」といった役職の後ろに用いることはできません。よく「〇〇部長様」というように役職の後ろに「様」を付けた宛名を見かけますが、これはNGな使い方です。「様」を用いる場合は、役職名、個人名の順で書き、その後ろに「様」を付けましょう。

「様」の使用例

〇〇株式会社　人事部部長　山田太郎　様
〇〇株式会社　山田太郎　様

同様に、特定の個人に対して使用する敬称として「殿」があります。ただ、こちらは目下の相手にのみ使用する敬称です。就活のときには使わない敬称ですが、語のイメージから「様」よりも敬意ある敬称だと誤解している人も多いため注意しましょう。

その他、「各位」という敬称もあります。こちらも「御中」同様に複数人に対して送る場合の敬称ですが、「御中」が「組織の皆様へ」という意味ならば、「各位」は集団の中のひとりひとりに敬意を込めた敬称です。ふつう、メールやビジネス文書などで用いられ、組織への宛名では使わないため、混同しないようにしましょう。

「各位」の使用例

〇〇株式会社　人事部　各位
〇〇株式会社　〇〇担当　各位

「行」「宛」との違い

郵便物に返信用の手紙や封筒を用意する場合に、自分や自分が所属する組織名に対して「様」や「御中」と書くのは相応しくありません。敬称は送り手や書き手から相手に対する敬意を示すものです。これでは自分から自分に対して敬意を示すというマナーとしてあり得ないことになってしまいます。

そのため、自分宛の返送として使うのが「行」や「宛」です。どちらを使っても問題ありませんが、組織に対しては「行」、個人の場合は「宛」を使うことが適切とされています。この使い分けができると、非常に好印象になります。

また、封筒を返信するときは宛先の敬称をそのままにしないようにしましょう。相手が書いた「行」や「宛」の字を二重線で消し、そのすぐ横に改めて「様」や「御中」などの敬称を書くようにします。

ビジネスメールで「御中」は使ってよい？

メールであっても敬称の使い方は変わりません。ビジネスメールで「御中」を使うときも、複数人の団体相手にメールを送るときに添えることがマナーです。メールを送る相手が社外であっても、社内であっても組織が相手ならば「御中」を使うようにしましょう。

ただ、これはあくまでも組織の代表に対してメールする場合か、全員に一斉送信する場合だけです。個人宛のメールアドレスを使って、その人に対してだけ送るメールで「〇〇株式会社　御中」というような敬称を使うということはありません。

誤送信には要注意

「御中」や「各位」などの全員に一斉メールを送るときは、誤送信や送信漏れに注意しましょう。御中としているメールで送信漏れがあると、漏れた人に対して非常に失礼なことになってしまいます。また、誤送信は部外秘の情報が外に漏れる危険性も考えられます。

なんて事はない連絡であっても「つながりがある」と知られてしまうと、そこから分かる人には様々な情報が筒抜けになります。一斉送信をする前に、相手先は必要な人だけになっているか、また必要に応じてToやCCなどの使い分けができているかの確認を忘れないようにしましょう。

To・CC・BCCの使い分け

	宛名の記載	誰に送るときに使うか	自分宛の場合
To	必要	・メールを送る主体となる人・記載内容の対応をしてほしい人	必ず返信する
CC	必要	・Toで送った内容を確認してほしい人・主に上司や責任者	基本的に不要場合によっては対応
BCC	不要	・Toで送った内容を確認してほしいが、　他の受信者には伏せるべき人	返信しない

Toのメールは、「貴方宛てに送っています」という意味です。そのためメールで「御中」を使う相手には、Toを使って送ることが一般的です。この場合、送る相手先は企業の代表メールか、もしくは、その組織の代表者や窓口となっている人の個人アドレスを選択しましょう。

CCに入れた宛先は、メールの内容を共有したい相手です。これを使うシーンとしては、例えば、送ったメールを自分の上長と共有するという身内に送る場合と、送ったメール相手以外にもその部署内で共有してほしいという外部に送る場合が考えられます。

BCCに入れた宛先は、他のToやCCに入れた宛先の相手からは確認することができません。基本的にあまり使うことはありませんが、例えば、顧客からのクレームに対して、その関係部署とも共有したいという場合は「クレーム相手だけに送っている」という体のために使われることがあります。

メールで「御中」を使うときの注意

敬称は本文冒頭で使う

封書やはがきであれば宛先につけますが、メールの場合は本文の冒頭に1度だけ使います。時々、件名に「〇〇御中」という宛名が入ったメールがありますが、ビジネスメールという観点で考えると、このような件名はあまりよい書き方とは言えません。

ビジネスメールで求められるのは、分かりやすさです。突き詰めていえば、件名を一読しただけで何についての内容なのかが分からなければなりません。件名に宛名を入れてしまうと、どんなメールか分からなくなってしまい、相手が見逃してしまう可能性が高くなります。

ほかの敬称との併用はできない

敬称は宛名の最後にひとつだけ使うというのがルールです。よくある間違いとして、「〇〇株式会社　御中　人事部長　〇〇様」というように会社と個人名に対して、それぞれ敬称を付けてしまっているものを見ますが、宛先に対して二重に敬称は使えません。

この場合は、御中を消して「〇〇株式会社　人事部長　〇〇様」と書くのが正解です。宛先は順番に会社名から始まり、順番に部署名、役職名や職務名、個人名が一般的です。氏名や役職名、職務名に敬称を付けるならば「様」、会社名や部署名なら団体なので「御中」を使うと考えましょう。

これは他の敬称を使う場合でも同様で、「〇〇株式会社　御中　人事部　各位」や「関係者　様　各位」という使い方はできません。あくまでもひとつの宛先に使う敬称はひとつだけです。ただ例外的に、「お客様　各位」だけは成立するので注意しましょう。