【例文あり】就活メールで「確認しました」は返信するべき？マナーと注意点

就活中、企業とメールでのやりとりをする中で、送られてきたメールを読んだあと「確認しました」と返信するべきかどうかで悩む方は多いです。

本記事では、就活中に届いた企業からのメールに対し「確認しました」と返信したほうが良いのかを解説します。また、返信するときに気を付けるポイントや例文、メールにおけるビジネスマナーもあわせて解説しています。企業に「確認しました」と返信すべきか迷っている方は、ぜひ参考にしてください。

メールを確認したら企業に返信しよう

就活中に企業からメールが届いたら、原則すべて返信しましょう。返信することで「メールが確実に届いたこと」や「内容を確認したこと」を相手に伝えることができます。

返信が来ない場合、企業が「メールが届いていないのではないか」「内容を理解していないのではないか」と考えるかもしれません。その場合、企業は就活生に再度メールを送ることになり、企業の手を煩わせてしまう可能性があります。ただし、本文中に「返信は不要」と指示がある場合や「送信専用」と書かれたメールには、返信しなくても問題ありません。

また、一通一通を大切にやりとりすることで、企業に対し丁寧な印象を与えることができます。メールも選考の一部だと考えて、企業からのメールは基本的に返信するようにしましょう。

メールを企業に返信するときのポイント

24時間以内に返信する

企業からメールが届いたら、なるべく早く返信しましょう。遅くとも24時間以内に返信するのがマナーです。

迅速で丁寧なやり取りをすることは、相手との信頼関係を築くのに欠かせないものです。企業に誠実な印象を持ってもらえるよう、メールに気付いたら早めに返信するのを心がけましょう。

件名は消さない

件名は変更せず、そのまま返信しましょう。企業は同時に複数の就活生とメールのやり取りをしています。件名を勝手に変えてしまうと、話の内容や流れが分かりにくくなったり、企業側が見落としたりする可能性があります。

返信するときには件名を変えず「Re：」を付けたまま返信しましょう。

返信は自分で終わるようにする

企業とのメールは、原則として自分の返信で終わるようにしましょう。こちらがメールを返し、企業から返信がなければそのやりとりは終わりといえます。文末に「ご対応いただきありがとうございました」などの文言を使えば、こちらでメールを締めくくることができ、丁寧な印象になるのでおすすめです。

また、ビジネスメールにおいては、何度も相手に手を煩わせることなく、なるべく少ないやりとりで要点を伝え合うことが大切です。要点を簡潔に伝えられる文面を心がけましょう。

就活にも使える！ビジネスメールのマナー

就活であっても、基本的なビジネスメールのマナーを知っておくことは大切です。メールのやり取りも選考の一部だと考え、ビジネスメールのマナーに沿った対応を心がけましょう。

宛名や署名は略さない

宛名や署名は略さず、正式名称を記載しましょう。「（株）」と略したり略称を使ったりするのはマナー違反です。相手に対して失礼に当たるだけでなく、ビジネスマナーが欠如していると捉えられる可能性もあります。会社名、部署名、個人名などは略さず、正式名称で書きましょう。

分かりやすい文章や構成を心がける

本文は結論を先に書き、簡潔に用件を伝えるようにしましょう。

また、一行の文字数が多すぎたり、改行がなかったりすると相手は読みにくく感じます。一行は20～30文字程度にし、文章のまとまりごとに改行すると読みやすくなります。また、文章のまとまりは3行以内にすると、より分かりやすくなるのでおすすめです。

ビジネスメールは相手が読みやすく、一度読んだだけで理解できるような文章を心がけましょう。

正しい敬語を使い誤字などがないようにする

正しい敬語を使い、誤字脱字がないように、メールを送る前にしっかりと確認しましょう。誤った敬語や誤字が目立つと「ケアレスミスが多い」という印象を与える可能性があります。声に出して読むと、文章の違和感や誤字脱字に気付きやすくなるのでおすすめです。

敬語に自信がない場合やビジネスでの表現に迷った場合には、自分で調べたり誰かにチェックしてもらったりして、不安のない状態で送信できるようにしましょう。

送る時間帯を配慮する

メールであっても送る時間帯には配慮し、基本的には企業の就業時間内に送るようにしましょう。深夜や早朝など、就業時間外のメールに対し、よい印象を抱かない担当者もいるかもしれません。就業時間は、企業のウェブサイトや就活サイトなどで知ることができます。

緊急時など、どうしても就業時間外にメールをしなければいけない場合には「就業時間外に失礼いたします。」と一言添えるとよいでしょう。

クッション言葉を使う

クッション言葉とは、相手にそのまま伝えると不快感を与えてしまうかもしれないことをやわらかく伝えるため、前置きとして使う言葉のことを指します。相手を気遣う気持ちが含まれる言葉のため、コミュニケーションを円滑に進めることにもつながり、さまざまな場面で役立ちます。

これらの一言を付け加えるだけで、丁寧でやわらかい印象になります。何か意思表示が必要な場合には、使ってみましょう。

【例文あり】確認しましたメールの返信方法

「了解しました」はNG表現

確認したことを伝えるとき、「了解しました」という表現を使ってしまいがちですが、ビジネスの場で「了解しました」はマナー違反です。

「了解しました」は丁寧語で、謙譲語ではありません。つまり、同僚や部下に使う言葉のため、上司や取引先など目上の人に対して使う表現ではなく、失礼にあたるのです。

就活であれば、企業に対し「分かりました」という気持ちを表すには「承知しました」を使うのが正しい表現です。さらに丁寧に表現したい場合には「承知いたしました」を使うとよいでしょう。

ほかにもビジネスメールにおいて、間違いやすい敬語や言葉遣いがあります。

間違いやすい表現	適切な表現
御社	貴社
ご苦労さまです、お世話さまです	お疲れさまです、お世話になっております
すいません	すみません
ご教授ください	ご教示ください
よろしくお願い致します	よろしくお願いいたします
～になります	～です
～のほう	なくてもよい
よろしかったでしょうか	よろしいでしょうか

理解していたつもりでも、勘違いしていた場合や微妙にニュアンスが異なる表現があるかもしれません。企業とのやり取りにおいて、正しい敬語を使うことや誤字脱字をしないことは基本的なビジネスマナーです。

間違いやすい表現に注意し、正しい言葉を使って企業にメールの返信をしましょう。

確認したことを知らせる企業への返信例

ビジネスメールの基本的な構成に従ってメールを作成しましょう。件名は変えずに、企業の会社名などは略さず記入します。

まずは、連絡をもらったことに対してのお礼を述べてから「指定された日時や場所」を改めて本文に記入することで「確認しました」という意思表示にもなります。

最後に、面接の機会をもらったことへの感謝を述べ、署名を付けて返信しましょう。

「確認しました」メールはビジネスマナーを押さえて返信しよう

企業からのメールは、基本的に返信するようにしましょう。気付いたらなるべく早く返すことや、正しい敬語や表現を使って誤字脱字のない文章にすることなど、基本的なマナーを守り返事をするのが大切です。

一般的なビジネスメールのマナーは、就活にも通じるものです。メールのやり取りも選考の一部と考え、失礼のないようにやり取りを進めましょう。丁寧なやり取りを行えば、担当者からのよい評価につながるだけでなく、企業への本気度も伝わります。

メールの一通一通も大切に考え、志望する企業の内定をつかみ取れるように丁寧な対応を心がけましょう。