- 企業から届いたメールはすべて返信する
- メールの返信は24時間以内に行う
- 返信がこない場合はフォローアップメールを送る
- メールの返信が遅れた理由には触れない
インターンシップにまつわるメールの返信には、覚えておくべきルールやマナーが存在します。ルールを知らないと、先方に悪い印象を与えてしまうことがあるため、注意が必要です。
本記事では、メール返信における基本ルール・構成について解説するとともに、場面に合わせたメール返信文の書き方例についても紹介します。あわせて、返信がこない場合や返信が遅れてしまった場合の対処法についても触れていきますので、ぜひ参考にしてください。
インターンシップにおけるメール返信の基本ルール
届いたメールにはすべて返信する
基本的に、企業の担当者から送られたメールについては、すべて返信します。
例えば送られてきたメールに対して、「確認しました。」といったように、一言で済むような簡単な内容であったとしても、返信する必要があります。
企業の担当者に、「メールを受信し、理解した」ことをしっかりと伝えるために、必ず返信するようにしましょう。
可能な限り返信は24時間以内に行う
企業の担当者からメールを受信した際、長い時間放置するのはNGです。メールが届いたら、その日のうちに返信しましょう。
場合によっては、すぐにメールを返信できないこともあります。そのような場合でも、可能な限り返信は24時間以内に行うようにしましょう。
ただし、深夜帯の返信は避けてください。もし先方が深夜にメールをチェックしていた場合、「すぐに対応しなければ」と考えてしまうかもしれません。そうなると、相手に負担をかけてしまう可能性があります。
仮に24時間以内に返信できなかった場合は、「返信が遅くなってしまい、申し訳ございません」とメールの冒頭でお詫びを添えましょう。
ccも含めた全員に返信する
メールを返信する場合には、送り主だけに返信する方法と、ccに入っている人も含めて返信する全員返信があります。
メール返信のルールとしては、「全員返信」を行うようにしましょう。その理由として、先方が上長やチームのメンバーにメールの内容を共有する目的で、意図的にccに加えていることがあるためです。
先方にメールの内容を共有する負担をかけないためにも、全員返信で対応するようにしましょう。
インターンシップの返信メールの書き方
宛先
宛先は、メールアドレスのことを指します。返信の際は、既に宛先が入った状態であるため、特に入力する必要はありません。
ただし、メールのやりとりが続いて、当初の内容と用件が変わった場合は、新たにメールを作成したほうがよい場合もあります。
その場合は、宛先を入力してメールを作成しましょう。その際、宛先を手打ちしてしまうとミスにつながる恐れがあるため、署名欄に記載されているメールアドレスを確認して、コピー＆ペーストで対応するようにするとミスを防ぐことができます。
件名
メールの返信の際には「Re：」がついた状態で送信となりますが、こちらはそのままにして返信します。
件名を変えて返信してしまうと、担当者は何についてのメールだったのかがすぐにわからなくなり、配慮に欠けた印象を与える可能性があります。
新しくメールを作成し件名を設定する場合は、送信者と用件がわかるようにしておく必要があります。具体的には、「用件」と「学校名」と「氏名」が入っている状態が望ましいです。
宛名
宛名を書く場合は、「企業名」と「部署名」と「担当者名」を明確に記入するようにしましょう。
注意すべき点として、会社名を記載する際に「（株）」のように略称は使わないようにしてください。
担当者名を記載する場合は、「〇〇部 〇〇課 〇〇様」といった形で記載し、担当者名がわからない場合は、「採用担当者様」で記載しておきましょう。
本文
本文を書く場合は、まずは挨拶から書くようにしてください。初めて返信する場合は、「初めてメールを送らせていただきます」と添えましょう。2回目以降は、「お世話になっております」が適切です。
本文は相手に読みやすいようにする工夫も大切です。内容によって書くボリュームは変わってきますが、1行で30文字程度、3〜5行ごとに改行すると読みやすくなります。
本文の最後には、「何卒よろしくお願いいたします」「今後ともよろしくお願いします」といった形で締めくくりましょう。
署名
メールの最後には、誰からの連絡であるかを明示する署名が必要です。署名には、自分の「氏名」「大学名」「学部・学科」「電話番号」「メールアドレス」を入れるようにしましょう。
インターンシップに関する返信メールの例文
受け入れの際のお礼の返信メール例文
お礼の返信メールを書く際は、冒頭で簡潔に感謝の内容を述べましょう。その後、自身の意気込みなどを添えると、インターンシップへの参加に対する高い意欲が相手に伝わります。
参加日程の調整の返信メール例文
参加日程の調整の返信メールのポイントは、先方に参加可能な日程を正確に伝えることです。メール返信の前に、希望する日時と曜日、時間が誤っていないか確認してから返信しましょう。最後に感謝の言葉も添えると、好印象です。
参加を辞退する場合の返信メール例文
参加を辞退する場合の返信メールでは、冒頭で採用いただいたことに対して感謝の意を述べます。その後、参加を辞退したい旨と、参加ができなくなってしまった理由を伝え、謝罪の言葉を添えましょう。
メールの結びの言葉として、先方の今後の成功や発展を願う言葉を添えることで、礼儀正しい印象を与えることができます。
質問がある場合の返信メール例文
質問がある場合の返信メールでは、質問したい内容を整理して明確に伝えることが大切です。例文のように、質問したい内容ごとに番号を振ることで、先方も回答しやすくなります。
インターンシップに関するメールの返信がこない時の対処法
応募や面接後、先方からメールの返信がこないと、不安や疑問が募ります。しかし、焦らず適切な対処を行うことで、状況を改善できる場合があります。
まずは冷静に状況を整理し、返信が遅れている可能性や、自分のメールが届いていない可能性を考慮しましょう。
その上で、フォローアップメールを送るなどの具体的なアクションを起こすことで、円滑なコミュニケーションを図ることが大切です。
フォローアップメールの書き方
フォローアップメールとは、進捗状況の確認や追加情報の提供を行うメールのことを指し、相手から返信がない場合に再度連絡を促す役割を果たします。
フォローアップメールを書く際は、まず感謝の意を示し、次に自分の確認したい用件について簡潔に振り返ります。
その後、相手の忙しさに理解を示しつつ、返信をお願いする旨を丁寧に伝えましょう。
最後に、自分の連絡先情報を再度記載し、返信を待ちます。メール全体を簡潔かつ丁寧にまとめることで、相手に好印象を与えることができます。
適切なフォローアップのタイミング
フォローアップメールを送る適切なタイミングは、状況に応じて異なりますが、一般的には初めの連絡から1週間程度が目安です。
応募や面接の直後は相手も忙しい可能性が高いため、少し時間を置いてからフォローアップするのが望ましいです。
ただし、重要な締め切りがある場合や、急を要する場合は早めに連絡することも大切。相手の都合を考慮しつつ、適切なタイミングでフォローアップすることで、スムーズなコミュニケーションを図ることができます。
返信がこない原因の分析と対策
返信がこない原因はさまざまです。まず、相手の多忙やメールの見落としが考えられます。迷惑メールフォルダに入ってしまうこともあります。送信したメールに誤りがあったり、伝達内容が不十分だった可能性も考慮しましょう。
対策としては、フォローアップメールを送る前にメールが正常に送信されたか、先方にこちらの用件が明確に伝わっているかどうか確認します。
また、メールの返信がない場合は、電話での確認や別の連絡手段を利用することも有効です。
インターンシップに関わるメールの返信が遅れた際の対処法
まず、メールの返信が遅れてしまった場合、気がついた時点ですぐに返信するようにしましょう。その際、「返信が遅くなってしまい、申し訳ございません」など、謝罪の文章を簡潔に入れるようにします。
ここでは、返信が遅れた場合の例文についても紹介します。
遅延の理由については特に触れない
メール返信が遅れた際、理由について詳しく説明したくなるかもしれませんが、遅延の理由については触れる必要はありません。
「うっかりしていました」や「忘れていました」といった言い訳をしてしまうと、先方の心証を悪くしてしまう可能性もあります。
「言い訳がましい」と捉えられてしまう恐れもあるため、素直に非を認めて、簡潔にまとめることが大切です。
返信が遅れた場合の例文
謝罪文を書く際は、メールの冒頭で返信が遅くなってしまったことに対して、率直に謝罪します。返信が遅くなってしまった理由については触れません。その後は先方からの確認事項について、簡潔に用件を伝えるようにしましょう。
インターンシップにまつわるメールの返信はルール・マナーを守り丁寧に対応しよう
インターンシップにまつわるメール返信には基本的なルールや構成が存在しています。返信を行う際は、マナーを守り、失礼のないよう対応することが大切です。
時には、メールの返信がこない場合や返信が遅れてしまうといったケースもあるでしょう。そのような際は焦らず、落ち着いて冷静に対応するようにしましょう。
インターンシップは、貴重な経験を積むことができる絶好の機会です。快く受け入れてもらえる企業に感謝し、誠意を持って対応するようにしましょう。
