内定通知メールにお礼の返信は必須！承諾・保留・辞退するときの書き方とマナー

企業から内定通知をメールで受けた際に、「お礼のメールはするべきだろうか」「返信メールはどのように書けば良いのだろうか」と悩む就活生は多いでしょう。結論を述べると、内定をメールで受け取った場合は、お礼のメールを送る必要があります。

内定を承諾する場合も、そうでない場合も正しいマナーを心得ていないと、マイナスの印象を与えかねません。

本記事では、内定通知メールに対するお礼はどうするべきなのか、承諾や辞退などの状況別に返信メールの書き方やマナーについて例文を交えて詳しく解説します。

内定通知メールにお礼の返信は必要？

内定通知は企業からの「あなたは採用です」という意思表示であり、正式な入社手続きへ進むためには就活生、つまりあなたの同意が必要です。よって、必ず返信を送る必要があります。また、お礼の気持ちを示す一言があるのとないのでは、受け取る側の印象も大きく変化します。

お礼の返信メールで印象アップに繋がる

お礼の返信メールをすることでさらに好印象を与えることができます。内定通知を受け取った場合は、承諾や保留、辞退と自分の状況を伝える必要があります。これに加えて、採用担当者へ感謝の気持ちを示すことで、メールを受け取った側は非常に良い印象を持ちます。

企業の連絡手段に応じて返事をする

お礼の返事をする際は、必ずしもメールでなければならないというわけではありません。大切なことは、企業からの連絡手段に応じて返事をすることです。

現在は、メールで内定通知を送る企業が多いですが、中には電話で連絡をする企業もあります。ビジネスマナーとしては、相手の連絡手段に合わせることが大事ですので、電話で内定通知を受けた際は電話でお礼を伝えましょう。

内定通知メールを受け取ったらどうするべき？

メールで内定通知を受信した場合、行うべきことは大きく分けて2つあります。それは、挿入に返信メールを送ることと内定承諾書に署名をすることです。採用されたことでほっとして、やるべきことを放置しないように気をつけましょう。

早急に返信メールを送る

企業から「採用です」と内定通知メールを受け取った場合は、できるだけすぐに返信メールを送りましょう。企業はあなたが内定を承諾するのか、保留なのか、それとも辞退するのか同意や返事を待っています。返信が遅くなると、それだけ担当者を待たせてしまうので、迅速に対応するのがベストです。

また、内定通知に対する返信は、入社に向けての最初のコミュニケーションでもあります。冒頭に選考のお礼を述べてから、承諾や保留、辞退と自分の意思を伝えるようにしましょう。

内定承諾書に署名をする

内定を承諾するにあたって、内定承諾書の提出を求められる場合があります。その場合は、お礼の返信メールに加えて、内定承諾書に署名をして提出します。

内定承諾書とは、企業からの内定に承諾し、入社することを誓約する書類です。署名した後に辞退を申し出ると、企業に多大な迷惑をかけてしまいます。

そのため、内定通知を受け取ったら、契約内容や入社準備、他企業の選考状況などを確認したうえで内定承諾書に署名をしましょう。

内定通知メールに返信する際の基本的なマナー

24時間以内に返信をする

基本的には、内定通知メールに対して24時間以内に返信をするのがマナーです。できればその日のうち、企業の営業時間内に返信するのがベストです。もし、メールに気付いたのが遅い時間である場合は、日を跨いで返信をしたほうが良いでしょう。

内定を承諾する場合、できるだけ早く返信することで企業に対する熱意が伝わります。また、保留や辞退をする場合、企業は他の人材を確保しなければなりません。学生からの返信が遅くなると、その分企業の採用活動が滞ります。

なるべく早く返信することで、企業とのスムーズなコミュニケーションが図れます。

件名と本文はそのまま残して返信する

返信する際は、元々送られてきたメールの件名と本文は残したままにしましょう。件名には「Re:」を付け、内定通知に関する本文はわざわざ削除しなくても良いです。ただし、件名に大学名と自分の名前を加えることは失礼にあたりませんので、記載しても問題ありません。

例えば、「選考結果の件」という件名で届いたとしたら、「Re: 選考結果の件」もしくは「Re: 選考結果の件　〇〇大学　山田太郎」と記載します。

中には、新規メールを作成して企業に返信する学生もいますが、その必要はありません。なぜなら、件名が変わっていたり、元の本文が記載されていないメールを送ると、企業側は内定通知に対する返信であることを把握しづらくなる可能性があるからです。

誰からどのような件でメールが届いたのかが一目で分かるように、返信メールを作成することがポイントとなります。

設定してある宛先は全て入れる

企業へ返信する際は、必ず設定してある宛先は全て入れるようにしましょう。メールには、送り先である「TO」の他に「CC（カーボンコピー）」や「BCC（ブラインドカーボンコピー）」というように送信履歴を共有する項目が設定されている場合があります。

CCやBCCが入っているということは、この人にも情報を把握しておいてほしいということです。BCCの宛先は、TOの人とCCの人には見えない設定になっています。一般的に、CC付きメールへの返信は、全ての人に送るのがマナーです。そのため、CCが設定されている場合は、TOの人とCCの人に返信します。

会社名や敬称などは略さない

メールを送る際の宛名は、会社名や敬称などは略さずに記載しましょう。ビジネスシーンにおけるメールでは、本文の前に宛名を記載するのがマナーです。

1行目に会社名を記載しますが、「株式会社」や「有限会社」などは「（株）」や「（有）」と略さずに正しく書きます。次の行には担当者名を記載しますが、ここでも相手の部署名や名前、敬称までしっかりと記載しましょう。

また、CCが設定している場合は、CCの人も宛名に記載するとより丁寧です。

内定の承諾・保留・辞退の意思を記載する

内定通知メールに対するお礼メールを送る際は、内定を承諾するのか、保留にするのか、辞退するのか自分の意思を明確に記載しましょう。時々、承諾する意思の記載がなくお礼の言葉に移る人もいますが、曖昧なメールになってしまう場合があります。

しっかりと内定をもらえた喜びを表すためにも、承諾する場合は「貴社からの内定をお受けしたいです。」と明確に示すようにしましょう。

内定通知へのお礼メールの書き方

挨拶文を入れ、自分の名前を名乗る

メールの書き始めは、挨拶文と自分の名前を記載します。自分の名前は後ほど紹介する署名でも記載しますが、冒頭に名乗ることも大切なマナーです。社会人になってからも使うマナーですので、しっかり覚えておきましょう。

内定への感謝の言葉を述べる

次に内定をもらったことへの感謝の言葉を述べます。ダラダラと長く書くと伝わりにくい内容になってしまうため、シンプルにお礼の言葉を記載しましょう。

または、

このように、選考面接に対する感謝の言葉を述べるのも良いでしょう。

入社後の意欲や意気込みを述べる

内定への意思を示す部分では、承諾する場合は入社後の意欲や意気込みを述べましょう。入社する意思を伝える際は、「内定をお受けします」「内定を受諾します」というようにわかりやすい表現が適切です。

そして、今後の抱負を伝える一言があると、入社意欲の熱意をアピールでき、より好印象を与えることができます。

内定を悩む場合は保留期間を記載する

内定を保留にしたい場合は、保留期間を記載します。内定を承諾するか、辞退するか悩む場合、すぐに結論が出ないことから返信が遅くなってしまいがちです。この場合は、返信を遅らせるより、先方に保留したい旨を伝えるほうが良いです。

保留期間の明確な期限はありませんが、おおよそ1週間を目安にすると良いでしょう。ただし、企業によって保留できる期間は異なりますので、担当者から期日の申し出がある場合はそれに従いましょう。

辞退する場合は丁寧に謝罪する

内定を辞退する場合は、丁寧に謝罪することが大切です。「辞退するから今後関わることはないし、適当に返信すれば良いだろう」という不誠実な対応は絶対にNGです。

あなたを評価してくれた企業に対して、感謝や謝罪の気持ちを込めて、丁寧に対応しましょう。また、辞退する理由も簡潔に伝えます。ただし、ネガティブな理由は伝えないように配慮しましょう。

質問や連絡事項があれば記載しておく

内定を承諾するにあたって、契約や入社前に準備しておくべきことなど担当者に確認しておきたいこともあるでしょう。その場合は、返信メールの本文に質問として記載すると良いです。

「1点お伺いしたいことがあります」「お願いしたいことがあります」と記載すると、担当者に伝えたいことが明確になります。

メールの最後に署名を入れる

返信メールの最後に、署名を入れることも忘れずないようにしましょう。そもそも、署名はメールを自分で作成したことを示す、いわゆるサインのようなものであり、ビジネスシーンでは必ず記載する必要があります。

就活生がメールを作成する際は、主に自分の名前や連絡先を記載します。また、相手が読みやすいように罫線を使用して本文との間に区別を付けましょう。

【例文】内定承諾・保留・辞退のお礼メール

内定通知に対するお礼の返信メールは、内定を承諾するのか、保留するのか、辞退するのかによって記載すべき文言が異なります。就活生の中には、複数の企業の選考を受ける人も多いでしょう。

それぞれの状況に合わせて、どのようなお礼メールを送るべきなのか書き方やマナーを押さえておきましょう。

例文①内定を承諾する場合

内定を承諾する旨をはっきりと伝え、採用してもらったことへのお礼の言葉を述べましょう。最後に、入社への意欲を伝えることで、ポジティブな印象を与えることができます。

長文になりすぎると内容が伝わりにくくなるため、シンプルかつ丁寧な対応を心がけましょう。

例文②内定を保留する場合

今の状況を簡潔に伝え、保留してもらいたい旨を伝えましょう。伝え方によっては、企業に対してマイナスの印象を与えてしまう恐れがあります。

返事を待ってもらって当たり前という態度を取らず、謙虚で誠実な対応を心がけましょう。

例文③内定を辞退する場合

内定を辞退する場合は、お礼とお詫びの言葉、辞退する理由を丁寧に伝えることがポイントです。辞退を伝えることに気まずさを感じると思いますが、相手に迷惑をかけないためにも、辞退を決めたら早めに連絡を入れましょう。

内定通知へのお礼メールを作成する時の注意点

誤字脱字がないかチェックする

お礼のメールを作成したら、誤字脱字がないかを確認しましょう。せっかく丁寧にお礼メールを作成しても、誤字脱字があると残念な印象になってしまいます。

特に、相手の会社名や名前を間違えてしまうと、大変失礼になります。完成したメールをすぐに送らずに、一度声に出して読み、確認するようにしましょう。

読みやすい文字数を意識する

メールを作成する際は、相手が読みやすい文字数で収めることも大切です。メールは、長すぎても短すぎても相手に伝わりにくいです。

目安としては、20〜30字程度で改行を入れると読みやすい文章になります。改行を上手く入れて、全体的に読みやすい文章を意識しましょう。

企業の営業時間内に返信する

ビジネスシーンでは、メールを送る時間帯にも注意する必要があります。企業の営業時間内に返信することが基本ですが、始業直後やお昼時、終業間際は避けたほうが良いです。

始業直後や終業間際は担当者が忙しい時間帯である可能性が高く、お昼時は休憩を取っているかもしれません。できるだけ相手がメールに目を通しやすい時間帯に返信するようにしましょう。

感謝や意欲はできるだけ自分の言葉で書く

内定通知に返信する場合、感謝や意欲を伝えることは大切ですが、特別にかしこまった言葉を使う必要はありません。選考で自分の能力や人間力などを評価してくれたことに対して、感謝の気持ちを伝え、入社するにあたっての熱意や意欲を伝えることが大事です。

例えば、「貴社で働けることを楽しみにしています」「1日でも早く即戦力として活躍できるように精進いたします」というようなポジティブな言葉を一言盛り込んでメールを作成してみましょう。

添付書類も忘れずに送信する

企業によっては、内定承諾書や契約書などをメールで提出することを求めてくる場合があります。メールでの提出物を求められた場合は、添付書類も忘れずに送信しましょう。

添付ファイル名は、「書類名_自分の名前」や「書類名_自分の名前_日付」というように相手が見て分かりやすくします。また、添付ファイルがある場合は、メール本文内で何の書類を添付しているかを伝えるという気遣いを示しましょう。

心を込めたお礼メールで就活を気持ちよく終えよう！

企業から内定を受けた際には、丁寧にお礼のメールを送ることが大切です。メールの返信が遅くなると、それだけ担当者に迷惑をかけてしまいます。承諾や保留、辞退の気持ちが固まったらできるだけすぐに返信しましょう。

件名や宛名、お礼の書き方など基本的なマナーを押さえながら、自分の言葉を盛り込むことでさらに好印象を与えることができます。最後の最後まで、丁寧に対応することで気持ちよく就活を終えることができるでしょう。最後まで気を抜かず誠実な態度を心がけていきましょう。