- 内定辞退の連絡は電話がベスト
- 電話後にメールを送るとより丁寧
- 内定辞退の理由は簡潔に伝える
- ネガティブな理由や批判は避ける
複数の企業から内定通知を受けた場合、入社を決意した1社以外には内定辞退の連絡をする必要があります。しかし、内定辞退を申し出る場合は電話が良いのか、それともメールを送るべきなのか、最適な連絡方法に悩む方も多いでしょう。せっかく自分を評価してくれた企業に対して、失礼のないように基本的なマナーは守りたいものです。
本記事では、内定辞退を申し出る際の連絡手段としての電話とメールの選び方や、それぞれの伝え方のマナー、注意点について具体的な例文とともに詳しく解説します。内定辞退の際に適切な対応ができるよう、ぜひ参考にしてください。
内定辞退を伝える連絡手段は？
内定辞退を伝える際は、電話で連絡を入れてからフォローアップとしてメールを送るという流れが最も印象が良い方法になります。内定辞退を申し出る場合は、配慮と丁寧さをもって、お世話になった企業に連絡をすることが非常に大切です。
メールより電話での連絡がベスト
内定辞退の連絡をする場合、基本的には電話で伝えることがマナーです。電話で直接連絡することで、内定辞退の意向を真摯に伝えることができ、また相手の反応をすぐに確認することができます。
メールでは伝わりづらい微妙なニュアンスや、辞退の理由についても詳しく説明しやすく、相手の理解を得るために効果的です。
電話の後にメールでフォローアップすると丁寧
電話で内定辞退を伝えた後には、フォローアップとしてメールを送るとより丁寧です。電話での連絡は口頭でのやりとりであるため、あとから内容を確認するのが難しい場合があります。
メールを送ることで、電話での会話内容を確認できる文書として残すことができ、相手に対する丁寧な配慮を示すことができます。
内定辞退の電話をかける際のマナー
内定辞退の連絡は、できるだけ早く行うことが望ましいです。企業に対して迷惑をかけないよう、早めに連絡をし、円滑な対応を心がけましょう。特に、内定を受け入れる意思がないことを伝える際には、相手に対する配慮が必要です。
話す内容を事前にメモしておく
内定辞退の電話をかける前に、話す内容をメモしておくことが大切です。メモを用意しておくと、冷静に要点を整理し、伝え忘れを防ぐことができます。
辞退の理由やお礼の言葉、謝罪の表現などをあらかじめ書き出しておくと、スムーズに電話を進めることができるでしょう。慣れていないシチュエーションだからこそ、事前に準備を整えておき、相手に対してわかりやすく伝えることが大切です。
タイミングを考える
企業の担当者が忙しくない時間帯を選んで電話をかけるといった配慮も大切です。一般的には、相手方の営業時間に合わせて連絡を入れます。
例えば、平日の午前中やお昼過ぎの時間帯が望ましいです。相手の業務に支障をきたさないよう、可能であれば事前に適切な連絡時間を確認しておくとよいでしょう。
担当者に直接連絡する
内定辞退の電話は、基本的には担当者に直接連絡するようにしましょう。担当者が不在の場合は、再度こちらから連絡を入れることを伝え、担当者が戻る時間を尋ねておくようにします。直接話すことで、より誠意を示すことができ、相手にも配慮を示すことができます。
相手の都合を確認する
電話をかけて、内定を辞退したいことを伝える前に、相手の都合を確認することが大切です。例えば、「今、お時間よろしいでしょうか」と確認することで、相手が忙しい時間に電話をかけることを避け、配慮を示すことができます。相手の時間を尊重する姿勢が、マナーとして重要です。
辞退する旨をしっかり伝える
内定辞退の意向を伝える際は、はっきりとした言葉で伝えましょう。「この度は、内定を辞退させていただきたくご連絡しました」といった具体的な表現を用いることで、誤解を避けることができます。曖昧な言い方は避け、明確に意思を示すことが重要です。
辞退理由は簡潔に述べる
内定辞退の理由については、簡潔に述べるようにしましょう。詳細な理由を説明する必要はありませんが、簡単な説明を加えることで、相手に納得してもらいやすくなります。
例えば、「検討した結果、別の会社に入社することを決意しました」というような短い説明で十分です。長々と理由を述べると、逆に不快に思われることがあるため、マナーとして覚えておきましょう。
電話後にメールで再度感謝と謝罪を伝える
電話での内定辞退後には、感謝と謝罪の気持ちを再度メールで伝えましょう。メールで正式に感謝の気持ちや謝罪を伝えることで、最後まで丁寧な対応を示すことができます。メールは文書として残るため、内定辞退の意向を正式に確認する手段にもなります。
内定辞退の電話をする際の注意点
内定辞退の電話は決意した時点で連絡する
内定辞退の気持ちが固まった時点で、できるだけ早く電話をかけるようにしましょう。連絡が遅れると、企業側に不安感を与え、採用スケジュールの面でも迷惑をかけてしまいます。早く連絡することで、企業の採用活動に対する誠実な態度を表すことができます。
ネガティブなコメントや批判をしない
内定辞退の際、企業や面接官についてのネガティブなコメントや批判はNGです。辞退の理由がどうであれ、企業に対して敬意を払い、前向きな言葉を使うことが大切です。
否定的な意見は相手を不快にさせてしまいます。円満な関係を保つためにも、ポジティブな表現で辞退の意向を伝えるよう心がけましょう。
無礼な言葉遣いや態度を心がける
電話での対応においては、無礼な言葉遣いや態度は厳禁です。丁寧で礼儀正しい言葉遣いを心がけ、相手に対して敬意を示すことが重要です。
また、電話の際は落ち着いた声で話し、冷静かつ配慮ある態度を保ちましょう。相手の顔が見えない分、不快感を与えないよう、細心の注意を払うことが求められます。
辞退後にキャンセルや変更はしない
内定辞退の連絡をした後に、再度辞退の気持ちを変えたり、キャンセルを申し出たりすることは避けるべきです。内定を辞退するという決定は、企業側に対する重要な通知であり、変更やキャンセルが発生すると混乱を招く恐れがあります。決断が固まったら、その意向を一貫して守り、再度の変更やキャンセルは避けるようにしましょう。
内定辞退の電話をかける際の具体的な流れ
企業へ電話をかけた際、最初は担当者以外の方が電話に出る場合もあります。その場合は、担当者名を伝えて、担当者本人に繋いでもらってください。担当者に繋いでもらった後は、丁寧かつ適切に内定辞退を伝えましょう。
①自己紹介をする
担当者に繋いでもらった後は、まず自分の名前や大学名を伝えます。もし、内定を受けたポジションがあればこのときに伝えると、自分のことをすぐにわかってもらえやすいです。誰からの電話であるかをはっきりとさせることで、担当者が電話の内容を理解しやすくなります。
②内定へのお礼を伝える
自己紹介の後には、内定に対する感謝の気持ちを伝えます。いきなり「内定を辞退したい」ということから話し始めるのは失礼です。最初に、丁寧にお礼の気持ちを伝え、相手に対する感謝を示すことが社会人としてのマナーです。
③内定辞退の意向を伝える
感謝の気持ちを伝えた後は、内定辞退の意向を明確に伝えます。内定を辞退したいことを伝えた後、担当者から「差し支えなければ理由をお聞かせください」と理由を問われる場合もあります。
理由を簡潔に説明し、自分の決定をはっきりと伝えることが大切です。この段階では、相手が電話の内容を理解しやすいよう配慮しましょう。
④締めの挨拶の言葉を述べる
電話の最後には、再度感謝の気持ちを伝え、締めの挨拶を行います。また、すぐに電話を切るのは失礼な印象になりますので、数秒経ってから静かに通知終了ボタンを押しましょう。最後の最後、丁寧に締めくくり、礼儀正しい対応を心がけることが大切です。
理由別｜電話で内定辞退を伝える際の例文
他の企業での内定が決まった場合
複数の企業から内定を貰った場合、入社を決めた企業以外に辞退する旨を伝える必要があります。内定辞退の理由を伝える際は、相手が不快にならないように注意しましょう。
他の企業に決めたことは伝えても構いませんが、辞退した企業のことを悪く言うのはNGです。どんな理由であれ、相手に対して敬意を持って接しましょう。企業との関係を良好に保ち、誠意や敬意を持って接することで、将来的にまたその企業との接点を持つ可能性も考えられます。
自分のキャリアプランに合わない場合
自分のキャリアプランに合わないという理由を伝える際には、ポジティブで建設的な表現を使うように心がけましょう。企業の業務内容や条件を批判するのは避けるべきです。
また、丁寧な言葉遣いで、相手への配慮を示すことも大切です。内定辞退の理由を説明する際も、尊重の気持ちを表しましょう。
内定辞退のメールを送る際のポイント
件名を明確に記載する
メールの件名は明確でわかりやすく記載しましょう。例えば、「内定辞退のお知らせ」や「内定辞退のご連絡」など、内容が一目でわかるようにします。
担当者は日々たくさんのメールでのやりとりを行っていると想定されます。自分が送ったメールが見落とされないようにするためにも、受取人がメールの内容をすぐに把握できるような件名を付けましょう。
内定への感謝を伝えた後に辞退する旨を記載する
電話と同様にメールの本文では、まず内定に対する感謝の気持ちを伝え、その後に内定辞退の意向を明確に記載します。基本的には、電話で伝えた内容と同じで問題ありません。
このとき企業のことを言い表すときは、「貴社」と表記します。ビジネスマナーとしては、電話でのやりとりは「御社」ですが、メールや書類でのやりとりは「貴社」と表記する必要があるため、注意しましょう。
相手への配慮の一言で締める
メール本文の最後には、相手への配慮を示す一言を添えて締めくくりましょう。相手への感謝と理解を求める一文があると、ビジネスマナーを心得ていると思われ、良い印象を与えることができます。また、相手の反応も柔らかくなる可能性があり、とても効果的です。
自分の連絡先を署名する
メール全体の最後には、自分の連絡先を署名しておくことも重要です。万が一、確認事項や追加の連絡が必要な場合に備えて、署名を記載しておきましょう。氏名や電話番号、メールアドレスといった情報を記載し、相手が簡単に連絡できるようにします。
読みやすいメール構成を意識する
メールの構成はシンプルで読みやすくすることが重要です。段落ごとに内容を分け、簡潔に書くことで、相手がメールの内容を理解しやすくなります。
長文や複雑な表現は避け、要点を押さえた内容でメールを作成しましょう。また、敬語や礼儀正しい言葉遣いを心がけることも大切です。
パターン別｜メールで内定辞退を伝える際の例文
電話をかけたが担当者が不在だった場合
電話をかけた際、担当者が不在だった場合は本文の冒頭に一言添えることで、メールでの連絡が失礼な印象になりません。一度連絡を入れていることが伝わるため、折り返し担当者から連絡がくる可能性もあります。その場合は、電話の例のように再度丁寧に辞退する旨を伝えるようにしましょう。
電話後のフォローアップメールを送る場合
電話で担当者に辞退する旨を伝えた場合は、メールでのフォローアップを入れることをおすすめします。文章で残すことで、記録がしっかりと残るため、お互いの誤解が生じずに済みます。
「改めてメールでご連絡いたします」という内容が含まれていることで、たくさんの採用業務を担当する相手方が、誰からの連絡なのかをすぐ理解することができるでしょう。
内定辞退は電話やメールで礼儀を尽くすことが第一
内定辞退をする際は、電話やメールで誠実で丁寧な対応をすることが大切です。内定をいただいた企業への感謝の気持ちを表し、辞退の理由をポジティブに伝えることで、企業との良好な関係を保つことができます。
電話で直接伝えられる場合は、相手に敬意を払い、配慮ある言葉遣いを心がけましょう。また、電話後はフォローアップのメールを送ることで、書面でも礼儀を尽くすことができます。これにより、将来的な関係にもプラスの影響を与えるでしょう。
